安全評價檔案管理規(guī)范

安全評價檔案管理規(guī)范范圍本標準規(guī)定了安全評價檔案管理的基本要求、基礎檔案管理要求、評價項目檔案管理要求、安全評價師技術檔案管理要求、儀器設備檔案管理要求、檔案保管要求以及檔案保存期限。本標準適用于從事安全評價的技術服務機構對安全評價機構基礎檔案、評價檔案、人員技術檔案以及儀器設備檔案的管理，相關法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T1.1標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術語DA/T22歸檔文件整理規(guī)則AQ/T8001安全評價通則術語和定義下列術語和定義適用于本文件。

檔案管理archivesmanagement對國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的有保存價值的材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。

安全評價檔案technicalarchivesofSafetyevaluation安全評價檔案是指安全評價機構在技術服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等，主要包括基礎檔案、評價項目檔案、人員技術檔案、儀器設備檔案。

電子檔案electronicarchives電子文件以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件?；疽蟀踩u價機構應建立安全評價檔案管理制度，明確責任部門和相關人員的職責，對本單位安全評價各類技術資料做好收集、整理、立卷、裝盒、歸檔、保管和銷毀等工作。安全評價機構應設置專（兼）職的檔案管理員，負責檔案室及檔案日常管理工作。安全評價師超過50人的機構，應設置專職檔案管理員。檔案管理員應熟悉檔案管理工作。鼓勵檔案管理員學習安全評價有關知識。安全評價機構應設有獨立的專用檔案室，檔案室的面積不得少于100m2，且應滿足防盜、防火、防潮等要求，并有控制進入的安全措施。檔案室應配備必要的設施，包括檔案柜（架）、檔案盒、門禁、消防報警設備、溫度和濕度控制設施及必要的桌椅等相關設備設施。檔案同時存在紙質和電子兩種載體形式的，在內容、相關說明及描述上應保持一致。不一致時，宜以紙質檔案記載信息為準。安全評價檔案實行電子化管理的，應按照國家法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求，采取有效的檔案管理措施，保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。安全評價機構主要負責人是本單位安全評價檔案管理工作的第一責任人，應指派1名檔案分管負責人具體負責本單位檔案管理工作。安全評價機構是檔案管理的責任主體，應對本單位的評價檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。安全評價機構發(fā)生解散、破產等情形的，應及時報告資質認可機關，提出處置意見并妥善處置相關檔案?；A檔案管理要求安全評價機構應以年度為單位建立本機構的基礎檔案。安全評機構應指定專人負責基礎檔案資料的收集、整理，每年3月份之前完成更新?；A檔案應至少包括以下內容：營業(yè)執(zhí)照影或法人證書影印件；安全評價機構資質證書影印件；法人承諾書原件；過程控制手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格（文件）；過程控制體系運行過程中形成的文件和記錄（含人員培訓計劃和記錄）；安全評價師基本信息匯總表（含人員簽字）；安全評價師資格證書原件或影印件；安全評價師學歷證書、技術職稱證書及認定專業(yè)能力有關證明文件等的影印件；安全評價師法定勞動關系證明材料影印件（包括勞動合同，基本養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明）；儀器設備基本信息匯總表（類別、儀器編號、名稱、規(guī)格型號、生產廠家、檢定或校準證書有效期和證書編號、有效期）；其他與安全評價技術服務相關的基礎檔案；本年度的內部審核計劃及記錄；本年度管理評審計劃及記錄。評價項目檔案管理要求安全評價機構應按照“一項目一檔案”的立檔原則建立評價檔案。評價檔案可采用電子版或紙質版歸檔文件。每項安全評價檔案應至少包括以下內容：風險分析記錄；被評價單位評價委托書（或評價合同）；評價任務通知書；評價計劃書；現場考察原始記錄；客戶提供的原始材料（含法定檢測檢驗報告復印件）及清單；評價報告內部審核痕跡稿；評價報告內部審核記錄表；評價報告技術負責人審核痕跡稿；評價報告技術負責人審核記錄表；過程控制負責人審核記錄表；評價報告報審稿（紙質版）；評價報告外審意見；評價報告修改說明；評價報告?zhèn)浒父澹堎|版）；安全評價工作業(yè)績記錄表；安全評價從業(yè)告知書；評價過程中采集的各類影像資料。技術服務機構應在對項目組下達項目任務書的同時，派發(fā)項目編號，項目編號應連續(xù)且唯一。若項目任務書下達后項目中止，該項目的項目負責人應及時向負責發(fā)放項目編號的部門報告，相關部門要做好登記，確?？杖钡捻椖烤幪栍袚裳?。評價檔案以技術服務項目為單位，檔案材料收集整理工作完成后，各項目組應編制歸檔目錄（參考格式見附錄B），歸檔人、項目負責人審核后簽字確認。檔案材料移交給檔案管理員后，檔案管理員應對照歸檔目錄對歸檔材料進行形式審查，核對無誤后簽字辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔工作應當自報告簽發(fā)之日起的20個工作日之內完成。評價檔案經核對無誤后，由檔案管理員對非裝訂成冊材料按形成時間先后順序排列，并按“第幾頁共幾頁”的格式統(tǒng)一編寫頁碼，建立索引和目錄。編碼后的有關評價資料應裝訂成冊，資料較多的可分冊裝訂。評價項目的項目負責人對該項目歸檔材料的真實性、完整性和規(guī)范性負總責。負責歸檔的項目組成員對歸檔材料的完整性和規(guī)范性具體負責；負責形成或收集檔案材料的項目組成員對相關材料的真實性具體負責。各項目組應按照規(guī)定的檔案內容形成和收集歸檔材料。相關材料原則上應保留原件，項目委托方提供的復印件上應有委托單位或其陪同人員的簽章；評價過程形成的記錄表格應保存原件，如必須謄寫，原件應一并保存；檔案材料中所有簽名均應為本人簽字；技術服務過程中形成的影像資料應同其他紙質材料一同歸檔。評價檔案的檔案盒面或盒脊應注明年度、項目名稱、項目編號、類型（安全預評價（設立評價）、安全現狀評價、安全驗收評價等）、保管期限等信息。安全評價機構主要負責人每年應至少親自抽查3份評價檔案，重點檢查檔案的真實性和完整性。安全評價師技術檔案管理要求安全評價機構應按照“一人一檔”的原則建立安全評價師技術檔案。安全評價師技術檔案可采用電子版或紙質版歸檔文件。安全評價機構應指定專人負責安全評價師技術檔案資料的收集、整理，每年3月份之前完成更新。安全評價師技術檔案應至少包括以下內容：安全評價師簡歷表；安全評價師資格證書（或影印件）；安全評價師學歷證明（或影印件）；安全評價師職稱證書（或影印件）；認定專業(yè)能力的其他證明材料（或影印件）；注冊安全工程師資格證書（或影印件）；勞動合同（或影印件）；每年度安全評價業(yè)績登記表；每年度繼續(xù)教育結業(yè)證書；參加外部培訓學習情況或證明；其他相關證明資料。儀器設備檔案管理要求安全評價機構應按照“一設備一檔案”的立檔原則建立儀器設備檔案。儀器設備檔案可采用電子版或紙質版歸檔文件。安全評價機構應指定專人負責儀器設備檔案資料的收集、整理，每年3月份之前完成更新。儀器設備管理檔案內應至少包括以下內容：儀器設備購置憑證（或影印件）；儀器設備操作規(guī)程（使用說明書、指南）；儀器設備定期維護保養(yǎng)和校驗記錄；檢定及校準證書；其他有關資料。檔案保管要求紙質檔案檔案應定期清理核對，檔案數量發(fā)生變化時應有記錄說明。檔案應定期檢查，對破損褪變的檔案應進行修裱、復制和其它技術處理。安全評價機構應建立檔案鑒定和銷毀制度，檔案達到保存期限后經鑒定可以銷毀的，按程序進行銷毀。銷毀檔案前，銷毀人員應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章。安全評價機構應建立健全檔案管理制度，借閱、更改、復印、交接、保存、銷毀檔案應辦理相關手續(xù)，并做好登記。電子檔案電子檔案的保管應符合紙質檔案的要求。歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。單片載體應裝盒，且避免擠壓。存放室應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，參照9.1.3，其刪除和銷毀應符合GB/T18894的要求。檔案保密管理安全評價機構應制定實施檔案保密管理制度，設置合理的保密密級。涉及國家保密方面的安全評價檔案應按照有關保守國家秘密的法律法規(guī)的規(guī)定和要求執(zhí)行。定期檢查安全評價機構應定期進行檔案管理檢查。檢查內容包括檔案室的消防安全、環(huán)境設施安全、各項檔案管理制度的執(zhí)行情況等。安全評價機構應將檔案管理納入本單位內審計劃，對本單位安全評價檔案管理流程及有關執(zhí)行情況實施審核，并至少每年開展一次對項目及時歸檔情況的專項檢查。開展定期檢查時，應包括對機構電子存檔資料的管理狀況檢查。檔案索引為方便檔案的使用和檢索，提高檔案資料的使用和管理效率，安全評價機構應編制檔案資料索引目錄。編制的檔案索引目錄應結構合理、信息準確、方便使用。其他安全評價機構應不斷完善檔案管理制度，持續(xù)改進檔案管理水平，確保檔案管理規(guī)范、合理、科學。檔案保存期限安全評價機構應根據檔案管理相關法規(guī)及行業(yè)的特點，明確檔案保存期限。檔案資料的管理分永久、定期兩種，定期一般分為20年、10年。安全評價報告為永久性檔案。安全評價檔案保管期限見附錄B表B.1。電子文檔存檔期限可參照紙質文檔保存期限設定。

（資料性）

表A.1安全評價項目檔案歸檔目錄（式樣）報告名稱：序號資料名稱數量頁數備注（紙質或光盤）項目負責人：歸檔