公司采購及供應(yīng)商管理辦法

公司采購及供應(yīng)商管理辦法TOC\o"1-2"\h\u9327第一章采購管理總則 1298251.1采購原則 140701.2采購流程 230170第二章采購計劃與預(yù)算 2191442.1采購計劃制定 2271532.2采購預(yù)算編制 323213第三章供應(yīng)商選擇與評估 3254383.1供應(yīng)商篩選標準 3102193.2供應(yīng)商評估流程 413272第四章采購合同管理 4253494.1合同簽訂流程 4321474.2合同執(zhí)行與監(jiān)督 54824第五章采購訂單管理 6196295.1訂單下達 6309685.2訂單跟蹤 621160第六章采購驗收與入庫 797476.1驗收標準與程序 7219656.2入庫管理 79819第七章供應(yīng)商績效管理 8154677.1績效評估指標 8118407.2獎懲機制 86948第八章采購風險管理 9128038.1風險識別與評估 999068.2風險應(yīng)對措施 9第一章采購管理總則1.1采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：質(zhì)量優(yōu)先原則：保證所采購的物資、服務(wù)或工程符合規(guī)定的質(zhì)量標準，以滿足公司的生產(chǎn)、運營和發(fā)展需求。性價比原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購方式和渠道，獲取最優(yōu)的價格和功能比，降低采購成本。公平公正原則：對待所有潛在供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，提供公平的競爭環(huán)境，避免任何形式的歧視和偏見。誠實守信原則：采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德，與供應(yīng)商保持誠實守信的合作關(guān)系，不得謀取私利或損害公司利益。合規(guī)性原則：采購活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度，保證采購行為的合法性和規(guī)范性。1.2采購流程采購流程主要包括以下環(huán)節(jié)：需求提出：各部門根據(jù)實際工作需要，提出采購需求，并填寫采購申請表，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。采購計劃制定：采購部門根據(jù)各部門的采購需求，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃，明確采購的物品、數(shù)量、預(yù)算、采購時間等。供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購計劃，采購部門通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并進行初步評估。采購談判：采購部門與供應(yīng)商進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保證采購活動的順利進行。采購執(zhí)行：供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點、數(shù)量和質(zhì)量標準，交付采購物品。采購部門負責跟蹤采購進度，保證按時到貨。采購驗收：采購物品到貨后，由驗收部門按照驗收標準和程序進行驗收，保證采購物品符合合同約定的要求。入庫管理：驗收合格的采購物品，由倉庫部門進行入庫管理，辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬。付款結(jié)算：采購部門根據(jù)合同約定和驗收結(jié)果，填寫付款申請表，經(jīng)審核批準后，向供應(yīng)商支付貨款。第二章采購計劃與預(yù)算2.1采購計劃制定采購計劃的制定是采購管理的重要環(huán)節(jié)，具體步驟如下：收集需求信息：采購部門與各需求部門進行溝通，了解其物資、服務(wù)或工程的需求情況，包括需求的品種、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。分析市場情況：對市場進行調(diào)研，了解各類物資、服務(wù)或工程的供應(yīng)情況、價格走勢、潛在供應(yīng)商等信息，為采購計劃的制定提供依據(jù)。確定采購數(shù)量：根據(jù)需求信息和市場情況，結(jié)合庫存狀況，合理確定采購數(shù)量，避免過多或過少采購，造成庫存積壓或供應(yīng)不足。制定采購時間表：根據(jù)需求的緊急程度和供應(yīng)商的交貨周期，制定合理的采購時間表，保證采購物資、服務(wù)或工程能夠按時交付使用。編制采購計劃：將采購的物資、服務(wù)或工程的詳細信息，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、采購預(yù)算等，匯總編制成采購計劃。審核與批準：采購計劃編制完成后，提交給相關(guān)部門進行審核，如財務(wù)部門審核采購預(yù)算，需求部門審核采購內(nèi)容等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.2采購預(yù)算編制采購預(yù)算是采購計劃的重要組成部分，編制采購預(yù)算應(yīng)遵循以下步驟：明確預(yù)算范圍：確定采購預(yù)算所涵蓋的物資、服務(wù)或工程的范圍，避免遺漏或重復(fù)。收集歷史數(shù)據(jù)：收集以往采購?fù)愇镔Y、服務(wù)或工程的價格、數(shù)量等數(shù)據(jù)，作為預(yù)算編制的參考。分析市場行情：了解當前市場上各類物資、服務(wù)或工程的價格走勢，預(yù)測未來價格變化趨勢，為預(yù)算編制提供依據(jù)。確定預(yù)算金額：根據(jù)采購計劃中確定的采購數(shù)量和市場行情，合理估算采購金額，并考慮可能的價格波動因素，預(yù)留一定的彈性空間。編制預(yù)算表格：將采購預(yù)算的各項內(nèi)容，包括物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算單價、預(yù)算金額等，詳細列在預(yù)算表格中。審核與調(diào)整：采購預(yù)算編制完成后，提交給相關(guān)部門進行審核，如財務(wù)部門審核預(yù)算的合理性，采購部門審核預(yù)算的準確性等。根據(jù)審核意見，對采購預(yù)算進行調(diào)整和完善。批準與執(zhí)行：采購預(yù)算經(jīng)審核調(diào)整后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。批準后的采購預(yù)算作為采購活動的重要依據(jù)，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行采購，不得超預(yù)算采購。第三章供應(yīng)商選擇與評估3.1供應(yīng)商篩選標準供應(yīng)商篩選應(yīng)依據(jù)以下標準：資質(zhì)與信譽：供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等，且具有良好的商業(yè)信譽和口碑，無違法違規(guī)記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)符合國家相關(guān)標準和行業(yè)規(guī)范，質(zhì)量穩(wěn)定可靠，能夠滿足公司的需求。價格合理：供應(yīng)商的報價應(yīng)具有競爭力，價格合理，性價比高。交貨能力：供應(yīng)商應(yīng)具備按時、按量交付貨物的能力，交貨期準確可靠，能夠滿足公司的生產(chǎn)和運營需求。售后服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)提供良好的售后服務(wù)，能夠及時響應(yīng)客戶的需求，解決產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)的問題。創(chuàng)新能力：對于一些需要不斷創(chuàng)新的產(chǎn)品或服務(wù)，供應(yīng)商應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力，能夠不斷推出新產(chǎn)品、新服務(wù)，滿足市場的需求。3.2供應(yīng)商評估流程供應(yīng)商評估流程如下：初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商篩選標準，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，剔除不符合要求的供應(yīng)商。實地考察：對通過初步篩選的供應(yīng)商，進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、交貨能力等情況。樣品測試：對于需要提供樣品的供應(yīng)商，進行樣品測試，檢驗其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求。綜合評估：根據(jù)實地考察和樣品測試的結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨能力、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商檔案：對評估合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等。定期評估：對已合作的供應(yīng)商，定期進行評估，根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于不合格的供應(yīng)商，及時終止合作。第四章采購合同管理4.1合同簽訂流程采購合同簽訂流程如下：合同起草：采購部門根據(jù)采購談判的結(jié)果，起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交給相關(guān)部門進行審核，如法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性，財務(wù)部門審核合同的付款條款等。審核過程中，各部門應(yīng)提出修改意見和建議，采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同進行修改和完善。合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門代表公司與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂時，雙方應(yīng)仔細核對合同條款，保證合同內(nèi)容準確無誤。簽訂后的合同應(yīng)由雙方各執(zhí)一份，作為履行合同的依據(jù)。合同備案：采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本送交給相關(guān)部門備案，如財務(wù)部門、法務(wù)部門、檔案管理部門等，以便于各部門對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和管理。4.2合同執(zhí)行與監(jiān)督合同執(zhí)行與監(jiān)督是保證采購合同順利履行的重要環(huán)節(jié)，具體措施如下：合同執(zhí)行：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、數(shù)量和質(zhì)量標準，交付采購物品。采購部門應(yīng)及時跟蹤采購進度，督促供應(yīng)商按時交貨。如發(fā)覺供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商承擔違約責任。質(zhì)量檢驗：采購物品到貨后，驗收部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收程序，對采購物品進行檢驗。如發(fā)覺采購物品存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其進行整改或更換。付款管理：財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款時間，及時向供應(yīng)商支付貨款。如發(fā)覺供應(yīng)商存在違約行為或采購物品存在質(zhì)量問題，應(yīng)暫停付款，待問題解決后再進行支付。合同變更：如因客觀原因需要對采購合同進行變更，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，方可生效。合同糾紛處理：如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通，協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。第五章采購訂單管理5.1訂單下達采購訂單的下達應(yīng)按照以下步驟進行：確認采購需求：采購部門根據(jù)采購計劃和實際需求，確認需要采購的物資、服務(wù)或工程的詳細信息，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。選擇供應(yīng)商：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果和采購需求，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行溝通，確認采購價格、交貨期等細節(jié)。起草采購訂單：采購部門根據(jù)確認的采購需求和供應(yīng)商信息，起草采購訂單。采購訂單應(yīng)包括采購物品的詳細信息、供應(yīng)商信息、采購價格、交貨期、付款方式等內(nèi)容。審核采購訂單：采購訂單起草完成后，提交給相關(guān)部門進行審核，如財務(wù)部門審核采購訂單的價格和付款方式，需求部門審核采購訂單的物品信息和交貨期等。審核過程中，各部門應(yīng)認真核對訂單內(nèi)容，保證訂單的準確性和合理性。下達采購訂單：采購訂單經(jīng)審核通過后，由采購部門正式下達給供應(yīng)商。采購部門應(yīng)及時將采購訂單的下達情況通知相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。5.2訂單跟蹤為保證采購訂單的順利執(zhí)行，應(yīng)加強訂單跟蹤管理，具體措施如下：建立訂單跟蹤臺賬：采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤臺賬，詳細記錄采購訂單的下達時間、供應(yīng)商名稱、采購物品信息、交貨期、訂單執(zhí)行情況等內(nèi)容。定期與供應(yīng)商溝通：采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通，了解采購訂單的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時交貨。如發(fā)覺供應(yīng)商存在問題或困難，應(yīng)及時協(xié)助其解決，保證訂單的順利執(zhí)行。監(jiān)控交貨期：采購部門應(yīng)密切監(jiān)控采購訂單的交貨期，提前預(yù)警可能出現(xiàn)的延期情況。如發(fā)覺供應(yīng)商無法按時交貨，應(yīng)及時采取措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應(yīng)商等，以減少對公司生產(chǎn)和運營的影響。處理異常情況：如在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常情況，如質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、交貨延期等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通，協(xié)商解決方案。同時應(yīng)將異常情況及時通知相關(guān)部門，共同采取措施，降低損失。完成訂單結(jié)算：采購訂單執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商進行結(jié)算，核對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、價格等信息，保證結(jié)算的準確性和合理性。結(jié)算完成后，應(yīng)及時關(guān)閉采購訂單，并將相關(guān)資料歸檔保存。第六章采購驗收與入庫6.1驗收標準與程序采購驗收應(yīng)遵循以下標準和程序：驗收標準：采購驗收應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)標準、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部的驗收標準進行。驗收標準應(yīng)明確采購物品的質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、包裝等方面的內(nèi)容。驗收程序：準備工作：驗收人員應(yīng)在驗收前熟悉采購合同、驗收標準等相關(guān)文件，準備好驗收所需的工具和設(shè)備。核對憑證：驗收人員應(yīng)核對供應(yīng)商提供的送貨單、發(fā)票等憑證，保證憑證的真實性和完整性。外觀檢查：對采購物品的外觀進行檢查，包括包裝是否完好、標識是否清晰、有無破損等情況。數(shù)量清點：對采購物品的數(shù)量進行清點，保證數(shù)量與合同約定一致。質(zhì)量檢驗：對采購物品的質(zhì)量進行檢驗，可采用抽樣檢驗、全檢等方式。檢驗內(nèi)容包括物品的功能、規(guī)格、材質(zhì)等是否符合驗收標準。驗收記錄：驗收人員應(yīng)將驗收結(jié)果詳細記錄在驗收報告中，包括驗收物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收結(jié)論：根據(jù)驗收結(jié)果，驗收人員應(yīng)做出驗收合格或不合格的結(jié)論。如驗收合格，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，驗收人員應(yīng)注明不合格原因，并提出處理意見。6.2入庫管理入庫管理是采購管理的重要環(huán)節(jié)，具體要求如下：入庫手續(xù)：驗收合格的采購物品，應(yīng)由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)核對驗收報告、送貨單等憑證，保證物品信息準確無誤。填寫入庫單，詳細記錄入庫物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。分類存放：入庫物品應(yīng)按照分類存放的原則，進行合理的擺放和存儲。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、特點和用途，將其分類存放于相應(yīng)的貨架或區(qū)域，保證物品存放安全、整齊、有序。庫存管理：倉庫管理人員應(yīng)建立庫存臺賬，及時記錄入庫物品的數(shù)量、出庫物品的數(shù)量和庫存余額等信息。同時應(yīng)定期對庫存進行盤點，保證庫存數(shù)據(jù)的準確性和完整性。倉庫安全：倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、通風設(shè)備等，保證倉庫的安全。倉庫管理人員應(yīng)加強倉庫的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，保證庫存物品的安全。第七章供應(yīng)商績效管理7.1績效評估指標供應(yīng)商績效評估應(yīng)從以下幾個方面設(shè)置指標：質(zhì)量指標：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴次數(shù)等，用于評估供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量水平。交貨指標：包括按時交貨率、交貨提前期、交貨數(shù)量準確率等，用于評估供應(yīng)商的交貨能力和交貨及時性。價格指標：包括價格合理性、價格競爭力、成本降低率等，用于評估供應(yīng)商的價格水平和成本控制能力。服務(wù)指標：包括售后服務(wù)響應(yīng)時間、售后服務(wù)滿意度、問題解決率等，用于評估供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度。創(chuàng)新指標：包括新產(chǎn)品開發(fā)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力、管理創(chuàng)新能力等，用于評估供應(yīng)商的創(chuàng)新能力和發(fā)展?jié)摿Α?.2獎懲機制為了激勵供應(yīng)商提高績效，應(yīng)建立相應(yīng)的獎懲機制：獎勵措施：對于績效評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可以給予以下獎勵：增加采購份額：提高該供應(yīng)商在公司采購中的占比，以鼓勵其繼續(xù)保持良好的績效。優(yōu)先合作機會：在新的采購項目中，優(yōu)先考慮與該供應(yīng)商合作，提高其市場競爭力。榮譽表彰：對表現(xiàn)突出的供應(yīng)商進行公開表彰，提升其企業(yè)形象和聲譽?，F(xiàn)金獎勵或折扣：根據(jù)供應(yīng)商的績效表現(xiàn)，給予一定的現(xiàn)金獎勵或采購價格折扣，以降低公司的采購成本。懲罰措施：對于績效評估不合格的供應(yīng)商，公司可以采取以下懲罰措施：減少采購份額：降低該供應(yīng)商在公司采購中的占比，直至終止合作。要求整改：向供應(yīng)商提出整改要求，限期內(nèi)未完成整改的，將暫停合作。扣除保證金：如供應(yīng)商在合同中約定了保證金，對于績效不達標的情況，公司可以扣除相應(yīng)的保證金作為違約金。列入黑名單：對于嚴重違反合同約定或存在欺詐行為的供應(yīng)商，將其列入公司的供應(yīng)