公司檔案管理制度實施細則范文

公司檔案管理制度管理細則為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：1、組織實施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細則。制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。在統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。5、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責是：1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：1、行政部：（1）公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；（3）行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復，員工民主生活會方面的記錄等；人資部：人事方面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續(xù)、員工資料等。企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內(nèi)容5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄6、設(shè)計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表等。7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內(nèi)容8、財務(wù)部：主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、市場部：有關(guān)營銷促銷活動方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實物文件。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等5年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等3年檔案編號方法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF設(shè)計部：SJ市場部：SC工程部：GC財務(wù)部：CW法務(wù)與檔案部：FD企劃部：QH倉管部：CG工程項目命名。以上七部門（主要是設(shè)計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：NHKC-3-1-2。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下：201306.NHKC.3-1-2日期客戶地址詳細信息4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務(wù)部為例：編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財務(wù)報表）其中201406為日期，CW為財務(wù)部編號，01為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容（02為財務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內(nèi)容和歷史進程。2、涉及項目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準確概括卷內(nèi)文件材料主要責任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務(wù)與檔案部、市場部及設(shè)計、工程、客服部門中日常管理的材料），應(yīng)在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復印件及掃描電子件。各部門涉及項目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復印件及掃描電子件。檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交檔案部。檔案經(jīng)檔案部主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計（一）公司設(shè)置專用檔案庫房，庫房應(yīng)堅固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫房管理人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細清點，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、行政與人資總監(jiān)及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實際情況，檔案部統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在行政與人力總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫房。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴肅處理。九、公司員工獎懲及法律責任有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或50-1000元不等的處罰，嚴重者將追究法律責任：未按照本實施細則規(guī)定進行文件編號、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等所需材料的；未按規(guī)定時間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；借閱檔案未登記或超出借閱時間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當保存的文件材料和檔案；對檔案進行涂改、偽造的；對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟損失的；擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；對各部門檔案工作監(jiān)督指導不到位，嚴重影響工作秩序的；對各部門反饋的問題或建議未及時解決或處理，嚴重影響工作秩序的。對于各部門積極配合檔案部工作的，由檔案部門按月度或季度評選出最佳部門及人員，經(jīng)層報執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎勵，具體獎勵辦法參考公司相關(guān)規(guī)定。十、附則本實施細則經(jīng)征求各部門意見，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準后立即執(zhí)行。本實施細則解釋權(quán)歸公司董事會所有。卷內(nèi)目錄序號編號責任人文件名稱日期頁數(shù)備注業(yè)之峰檔案封面檔案號保密等級檔案名稱整理人所屬部門歸檔時間保管期限備注卷內(nèi)備考表本案卷情況說明：整理人：檢查人：整理日期：檔案調(diào)閱單日期：姓名部門職務(wù)調(diào)閱申請部門主管意見行政與人力總監(jiān)意見總經(jīng)理意見備注檔案調(diào)閱登記日期姓名部門職務(wù)調(diào)閱原因調(diào)閱內(nèi)容是否復制簽字歸還日期密級：編號：XXX文件歸檔制度編制：審核：會簽：批準：1、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。2、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義3.1檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3.2檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責4.1辦公室檔案管理員4.1.1負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理和項目檔案管理。4.1.2學習和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定；4.1.2建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；4.1.3收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4.1.4負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作。4.2各職能部門負責人4.2.1負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識，及時上交辦公室存檔。負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知辦公室檔案管理員；4.2.2生產(chǎn)部、化驗室、財務(wù)部負責管理運營過程中質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄及文件保存。4.3常務(wù)副總經(jīng)理負責對公司檔案日常管理工作監(jiān)督檢查以及相關(guān)制度流程、方案、報告的審批。4.4總經(jīng)理負責公司檔案管理工作的決策和考核。內(nèi)容5.1文件、資料的來源和范圍：接收、發(fā)放，內(nèi)部文件和外來文件5.1.1接收到文件時須填寫《文件接收登記表》5.1.2發(fā)放的文件須填寫《文件發(fā)放登記表》5.2公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類5.2.1行政類：公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。5.2.2經(jīng)營業(yè)務(wù)類：公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。5.2.3人事類：勞動人事檔案、勞動工資檔案、社保繳納明細、獎懲情況等。5.2.4政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件（分類依據(jù)：以政府職能部門劃分）。5.2.5財務(wù)類：在、各種財務(wù)票證、票據(jù)，財務(wù)審計檔案、會計檔案、統(tǒng)計資料等。5.2.6音像類：公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。5.3公司文件歸檔的編制及編號：公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合：統(tǒng)一歸類、輕重有別、一案一號、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。5.3.1編號：公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料，一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號。如：公司辦公室文件編號FNB（分部、內(nèi)部、辦公室），燃氣公司人事部文件SWR（公司、外部、人事部）5.3.2分類：代碼1--行政類、2--經(jīng)營業(yè)務(wù)類、3--人事類、4--政府類、5--財務(wù)類、6--音像類。5.3.3日期：按照文件入檔時間先后，以年月日加十進行歸編。5.3.4密級：文檔分為C--一般級、B--重要級、A--機密級“C”一般級文檔包含：公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和方針、各類通知、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導講話、一般會議資料等?！癇”重要級文檔包含：公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、人事薪資檔案資料、勞動合同、技術(shù)資料、財務(wù)資料等?！癆”機密級文檔包含：內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱計劃、戰(zhàn)略性合作協(xié)議及其合同。5.3.5完整編號：文件來源、文件范圍、部門+類別+年月日+歸檔序號+密級程度。如:2013年5月6日公司辦公室公開發(fā)布的第一號通知，編號：FNB120130506(C）5.4檔案資料的日常管理5.4.1文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。5.4.2文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。5.4.3電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。5.5檔案借閱5.5.1借閱權(quán)限：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。機密級：機密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準。重要級：重要級檔案需經(jīng)副總經(jīng)理批準。一般級：一般級檔案借閱由部門經(jīng)理批準，借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理審核外，還需其他部門經(jīng)理審核。5.5.2借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準；5.5.3檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；5.5.4借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；5.5.5借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5.5.6外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；5.5.7外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。5.6檔案資料的歸檔時間5.6.1即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。5.6.2定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交辦公室。部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室。5.6.3電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。5.7歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存（15～50年）：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。5.8檔案交接員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負責人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。5.8.1檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。5.8.2檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標題、編號是否與清單相符：正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦；與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。5.9檔案銷毀5.9.1對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門主管、副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。5.9.2執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由部門主管和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和副總、總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔并永久保存。5.10檔案保管5.10.1已歸檔的公司文件，由檔案管理人員統(tǒng)一編號，根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性做好歸檔保存。5.10.2已歸檔的公司文件、資料，由檔案管理人員填寫《文檔管理登記表》，并按指定的專柜分類進行存放和保管，并注意防霉、防火、防丟失。5.10.3檔案管理人員做好文檔的歸檔、發(fā)放、借閱、銷毀等記錄。6獎勵與處罰6.1公司定期對檔案管理工作進行檢查，各級檔案管理人員認真落實檔案管理制度，工作表現(xiàn)優(yōu)異的，每月績效考評予以通報表揚并給予績效加2-5分；部門檔案管理工作成績突出的，公司年終給予部門負責人表彰及現(xiàn)金獎勵。6.2各級檔案管理員未認真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，總裁辦給予責任人通報批評一次，扣績效2分。6.3經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，公司給予責任人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責人績效2分/次；連續(xù)兩月檢查不達標的，處罰加倍。6.4部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負責人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責人各績效3分并要求整改；整改不合格的，經(jīng)辦人和部門負責人當月績效按照減半。6.5檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急、嚴重程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導通報批評一次，并各扣罰績效1-5分；涉及公司利益損失的，保留追究責任人相關(guān)法律責任的權(quán)利。7附則7.1本辦法由公司辦公室制定并負責解釋。7.2本制度未提及部分或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善，以前凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準，本公司涉及文檔管理工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。7.3本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。8、附件支持性文件無相關(guān)記錄《各部門檔案歸檔范圍及名錄》《文件檔案移交目錄》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》《文件（合同）管理記錄目錄》《檔案移交清單表》《歸檔案卷目錄》《檔案催還單》《歸檔文件目錄》《檔案月度報表》附表一：各部門檔案歸檔范圍及名錄部門名稱歸檔范圍及名錄人力資源部應(yīng)聘人員檔案、離職人員檔案、在職員工檔案薪資檔案：歷月各公司工資表；社保檔案：歷月員工社保扣款情況考勤檔案：歷月各分公司考勤情況員工外出公務(wù)活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料勞動合同檔案反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘財務(wù)部財務(wù)憑證、財務(wù)帳薄、稅務(wù)報表進項發(fā)票、收據(jù)審計報告（年檢報告）往來組回單運營部司機協(xié)議書車輛檢查記錄表回單交接簽收表總裁辦質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等公司領(lǐng)導的批示、指示對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料酒水、茶葉等禮品用印申請表重要的會議材料行政部固定資產(chǎn)筆記本電腦領(lǐng)用、歸還登記表臺帳管理公司執(zhí)照及實物檔案各種實物檔案如：獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等信息部總部電腦故障維護登記表檔案、保修卡、說明書本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像解決方案部客戶合同復印件招投標資料合同外包價采購部與司機簽訂的運輸類合同原件客服部貨物、倉庫保險合同供應(yīng)鏈戰(zhàn)略管理中心本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料公司項目建設(shè)全程檔案其他其他具有利用和保存價值的文件資料單》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政中心總監(jiān)和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔并永久保存。檔案管理細則檔案資料的歸檔范圍詳見以下附表一《各部門檔案歸檔范圍及名錄》。檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。檔案資料的歸檔主體技術(shù)部負責公司服務(wù)器、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和歸檔，總裁辦指導公司其他部門的電子文檔及數(shù)據(jù)、電子聲像的歸檔管理。各部門及高層管理人員負責各自日常工作中形成的檔案資料的收集、管理和歸檔。供應(yīng)鏈管理中心負責公司對外宣傳、重大活動聲像檔案的制作和相關(guān)檔案的收集、歸檔。承辦部門負責承辦工作或會議的材料、紀要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會議文件的收集歸檔；負責搜集和匯總由多個部門參與的工作所形成的檔案資料。員工外出公務(wù)活動的檔案資料歸檔的主體為員工。其他檔案歸檔和保管主體參見《各部門檔案歸檔范圍和保管期限表》。檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交檔案室；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，總裁辦核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。每周備份公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存（15～50年）：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。檔案交接部門內(nèi)檔案交接員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負責人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標題、編號是否與清單相符：正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦；與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。檔案保管建檔立卷檔案分類檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按項目或業(yè)務(wù)、部門分類。檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。案件編號檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。案卷編號新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。檔案整理歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。文件整理的原則中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢；文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。檔卷清理檔案管理人員應(yīng)隨時維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。安全措施科學選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險鎖。嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災。定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進行搶救。檔案人員外出時，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經(jīng)批準不得進入檔案室。嚴格執(zhí)行《保密管理制度》所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。檔案利用檔案開發(fā)公司檔案管理員負責根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時在公司部門負責人及以上人員內(nèi)共享該目錄。部門檔案管理人員負責編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時在部門內(nèi)部共享該目錄。調(diào)用審批各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)部門負責人核準、行政中心批準后向檔案員調(diào)閱。檔案員審查“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項檔案，將檔案交與調(diào)卷人員。在檔案室當場調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)總裁辦負責人批準。檔案歸還時，經(jīng)檔案員核對無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導。調(diào)卷/借閱管理“調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分內(nèi)容時，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由檔案員負責處理。調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如