檔案資料管理規(guī)范制度

檔案資料管理規(guī)范制度一、總則第一條為加強(qiáng)檔案資料的管理工作，確保檔案資料的安全、完整和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。第二條本規(guī)范制度適用于本單位的檔案資料管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。第三條檔案資料管理工作應(yīng)遵循以下原則：1.集中統(tǒng)一管理：檔案資料應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的安全、完整和利用。2.分類管理：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、特點(diǎn)和利用要求，進(jìn)行分類管理。3.規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化：按照國(guó)家和行業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。4.安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料的安全保密制度，確保檔案資料不泄露、不丟失。二、檔案資料收集第四條檔案資料的收集應(yīng)遵循以下要求：1.完整性：收集檔案資料時(shí)應(yīng)確保其完整性，包括檔案資料的原始文件、副本、復(fù)制件等。2.實(shí)用性：收集檔案資料時(shí)應(yīng)注重其實(shí)用性，優(yōu)先收集與本單位業(yè)務(wù)、管理和科研相關(guān)的檔案資料。3.及時(shí)性：檔案資料的收集應(yīng)及時(shí)，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性。4.真實(shí)性：收集檔案資料時(shí)，要確保檔案資料的真實(shí)性，不得偽造、篡改檔案資料。第五條檔案資料的收集途徑包括：1.內(nèi)部收集：對(duì)本單位各部門、各崗位產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集。2.外部收集：從相關(guān)單位、個(gè)人或部門收集與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。3.市場(chǎng)采購(gòu)：根據(jù)需要，通過市場(chǎng)采購(gòu)相關(guān)檔案資料。4.數(shù)字化收集：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方式收集電子檔案資料。三、檔案資料整理第六條檔案資料的整理應(yīng)遵循以下要求：1.分類清晰：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、特點(diǎn)、用途等進(jìn)行分類，確保分類清晰、有序。2.編號(hào)規(guī)則：按照國(guó)家或行業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)。3.檔案資料排列：按照檔案資料的編號(hào)、時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。4.檔案資料裝訂：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的裝訂方式。第七條檔案資料的整理程序：1.確定檔案資料分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、特點(diǎn)、用途等進(jìn)行分類。2.編制檔案資料目錄：對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行編目，包括檔案資料名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)：按照編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)。4.裝訂檔案資料：按照裝訂要求對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂。四、檔案資料保管第八條檔案資料的保管應(yīng)遵循以下要求：1.保管環(huán)境：檔案資料保管場(chǎng)所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、通風(fēng)等條件，確保檔案資料的安全。2.保管設(shè)施：配備必要的檔案資料保管設(shè)施，如檔案柜、檔案架、溫濕度控制設(shè)備等。3.人員培訓(xùn)：定期對(duì)保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其保管檔案資料的業(yè)務(wù)水平。4.安全防范：加強(qiáng)安全防范措施，防止檔案資料被盜、損壞、丟失等。第九條檔案資料的保管期限：1.長(zhǎng)期保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值和使用價(jià)值的檔案資料，實(shí)行長(zhǎng)期保管。2.限期保管：對(duì)具有一般利用價(jià)值的檔案資料，實(shí)行限期保管。3.短期保管：對(duì)具有臨時(shí)性、輔助性利用價(jià)值的檔案資料，實(shí)行短期保管。五、檔案資料鑒定第十條檔案資料的鑒定應(yīng)遵循以下要求：1.鑒定原則：檔案資料的鑒定應(yīng)堅(jiān)持真實(shí)性、準(zhǔn)確性、客觀性、全面性原則。2.鑒定程序：檔案資料的鑒定應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（1）收集鑒定資料：收集檔案資料的相關(guān)信息、歷史背景、利用情況等。（2）進(jìn)行初步鑒定：對(duì)檔案資料進(jìn)行初步鑒定，確定其價(jià)值。（3）專家評(píng)審：組織專家對(duì)檔案資料進(jìn)行評(píng)審，提出鑒定意見。（4）審批鑒定結(jié)果：對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審批，確定檔案資料的保管期限。第十一條檔案資料的鑒定方法：1.文獻(xiàn)資料法：通過查閱文獻(xiàn)資料，了解檔案資料的歷史背景、價(jià)值等信息。2.實(shí)地考察法：通過實(shí)地考察，了解檔案資料的實(shí)際狀況。3.專家咨詢法：邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家對(duì)檔案資料進(jìn)行咨詢和評(píng)審。六、檔案資料銷毀第十二條檔案資料的銷毀應(yīng)遵循以下要求：1.鑒定銷毀：對(duì)鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，進(jìn)行銷毀。2.審批銷毀：檔案資料的銷毀需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀程序：檔案資料的銷毀應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（1）填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，報(bào)請(qǐng)銷毀。（2）銷毀檔案資料，確保銷毀過程安全、環(huán)保。（3）銷毀記錄：對(duì)銷毀檔案資料的過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息