檔案管理規(guī)定的文件保存期限與銷毀程序

檔案管理規(guī)定的文件保存期限與銷毀程序一、文件保存期限1.公司內(nèi)部文件公司內(nèi)部文件是指公司內(nèi)部各部門在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的文件，包括但不限于以下幾種：（1）公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作報(bào)告、工作計(jì)劃等文件，保存期限為5年。（2）合同、協(xié)議、授權(quán)書、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等文件，保存期限為10年。（3）員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、離職等人事檔案，保存期限為10年。（4）財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件，保存期限為10年。2.項(xiàng)目文件項(xiàng)目文件是指公司在實(shí)施項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件，包括但不限于以下幾種：（1）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等文件，保存期限為5年。（2）項(xiàng)目實(shí)施過程中的合同、協(xié)議、變更通知等文件，保存期限為10年。（3）項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖紙、驗(yàn)收文件等文件，保存期限為10年。（4）項(xiàng)目檔案材料、電子數(shù)據(jù)等，保存期限為10年。3.專項(xiàng)檔案專項(xiàng)檔案是指公司為特定事項(xiàng)或項(xiàng)目建立的檔案，包括但不限于以下幾種：（1）環(huán)境保護(hù)檔案、安全生產(chǎn)檔案等，保存期限為15年。（2）知識產(chǎn)權(quán)檔案、科技成果檔案等，保存期限為15年。（3）對外捐贈、贊助、捐助等檔案，保存期限為15年。二、文件銷毀程序1.文件鑒定（1）公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對需要銷毀的文件進(jìn)行鑒定，確保文件已達(dá)到保存期限，且不存在繼續(xù)保存的必要。（2）鑒定過程中，需對文件進(jìn)行編號、登記，并編制《文件銷毀鑒定清單》。2.報(bào)批（1）檔案管理部門將《文件銷毀鑒定清單》報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，公司檔案管理部門將審批結(jié)果通知相關(guān)部門。3.實(shí)施銷毀（1）檔案管理部門組織人員進(jìn)行文件銷毀，確保文件被徹底銷毀，無泄露風(fēng)險。（2）銷毀過程中，需對銷毀人員進(jìn)行保密教育，確保信息安全。4.報(bào)告（1）文件銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)銷毀情況。（2）匯報(bào)內(nèi)容包括：銷毀文件種類、數(shù)量、時間、地點(diǎn)、參與人員等。5.檔案清查（1）檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，確保文件保存期限符合規(guī)定。（2）清查過程中，如發(fā)現(xiàn)文件保存期限不符合規(guī)定，應(yīng)及時處理。6.監(jiān)督檢查（1）公司內(nèi)部審計(jì)部門或外聘審計(jì)機(jī)構(gòu)定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查。（2）監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：文件保存期限、銷毀程序、檔案管理制度等。三、其他規(guī)定1.公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行文件保存期限與銷毀程序，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.公司員工應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，不得隨意處置檔案文件。3.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。4.公司檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管