企業(yè)公文處管理制度

企業(yè)公文處管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間公文的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理、歸檔等公文處理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、黨和政府的方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)注重時(shí)效，及時(shí)傳遞、辦理，避免拖延，提高工作效率。緊急公文應(yīng)特事特辦，確保按時(shí)限要求完成。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文處理過程中的安全保密工作，防止公文丟失、泄密等情況發(fā)生。涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。4.精簡實(shí)用原則：公文應(yīng)精簡內(nèi)容，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用價(jià)值。避免冗長繁瑣、空話套話，力求簡潔明了、言簡意賅。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。2.決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4.公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。5.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10.報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。11.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。14.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15.紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注"絕密""機(jī)密""秘密"和保密期限。緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特急""加急"，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特提""特急""加急""平急"。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。附件說明：公文附件的順序號和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。頁碼：公文頁數(shù)順序號。2.特定格式信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加"命令"或"令"字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由"xxxxx紀(jì)要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排"出席"二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將"出席"二字改為"請假"或"列席"外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)、黨和政府的方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，觀點(diǎn)明確，內(nèi)容詳實(shí)，條理清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語言規(guī)范。2.起草公文應(yīng)深入調(diào)查研究，充分了解實(shí)際情況，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容真實(shí)可靠，具有針對性和可操作性。3.公文的語言應(yīng)簡潔明了，通俗易懂，避免使用生僻字、模糊不清的詞語和句子結(jié)構(gòu)，便于閱讀和理解。（二）起草流程1.明確主題和目的：根據(jù)公司工作安排和實(shí)際需要，確定公文的主題和目的，明確發(fā)文意圖。2.收集資料：圍繞公文主題，收集相關(guān)的政策法規(guī)、工作文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、典型案例等資料，為公文起草提供依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)公文主題和內(nèi)容要求，擬定公文的提綱，確定公文的結(jié)構(gòu)框架和主要內(nèi)容要點(diǎn)。4.撰寫初稿：按照提綱要求，組織語言，撰寫公文初稿。在撰寫過程中，要注意語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)、格式規(guī)范等方面的問題。5.審核修改：初稿完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行自我審核，檢查公文內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，語言表達(dá)是否通順、規(guī)范，格式是否符合要求等。如有問題，及時(shí)進(jìn)行修改完善。四、公文審核（一）審核原則1.全面審核原則：對公文的內(nèi)容、格式、語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等進(jìn)行全面審核，確保公文質(zhì)量。2.重點(diǎn)審核原則：重點(diǎn)審核公文的政策依據(jù)、事實(shí)依據(jù)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、語言規(guī)范性、格式完整性等關(guān)鍵要素，確保公文符合要求。3.分級審核原則：根據(jù)公文的重要程度和涉及范圍，實(shí)行分級審核制度，確保審核工作的準(zhǔn)確性和有效性。（二）審核內(nèi)容1.政策法規(guī)審核：審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、黨和政府的方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.事實(shí)依據(jù)審核：審核公文所涉及的事實(shí)是否真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，引用的事例是否具有代表性。3.語言表達(dá)審核：審核公文的語言表達(dá)是否簡潔明了、通俗易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，是否存在錯(cuò)別字、語病、標(biāo)點(diǎn)符號使用不當(dāng)?shù)葐栴}。4.格式規(guī)范審核：審核公文的格式是否符合本制度規(guī)定的要求，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等。（三）審核流程1.部門初審：公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合部門工作實(shí)際，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，在公文首頁右上角注明"初審?fù)ㄟ^"字樣，并簽字確認(rèn)。2.職能部門審核：涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的公文，由相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。職能部門應(yīng)從專業(yè)角度對公文內(nèi)容進(jìn)行審核，提出審核意見。審核通過后，在公文首頁右上角注明"職能部門審核通過"字樣，并簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：公文經(jīng)部門初審和職能部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對公文的內(nèi)容、格式、政策依據(jù)等進(jìn)行全面審核，提出審核意見。審核通過后，在公文首頁右上角注明"分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過"字樣，并簽字確認(rèn)。4.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：重要公文或涉及全局性工作的公文，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，對公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)，并在公文首頁右上角注明"簽發(fā)"字樣，并簽字確認(rèn)。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.公司行政公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。2.公司黨委公文由公司黨委書記簽發(fā)。3.涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的聯(lián)合發(fā)文，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.以部門名義印發(fā)的公文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.公文審核通過后，由起草部門將公文送呈相應(yīng)的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。2.簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，在公文簽發(fā)欄簽字或蓋章。3.經(jīng)簽發(fā)的公文，由起草部門負(fù)責(zé)按照簽發(fā)意見進(jìn)行修改完善，并及時(shí)印發(fā)。六、公文傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)公文傳遞：通過專人送達(dá)、機(jī)要交通、郵政特快專遞等方式進(jìn)行傳遞。2.電子公文傳遞：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。涉密電子公文應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行加密處理，并通過安全的傳輸渠道進(jìn)行傳遞。（二）傳遞要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)公文的傳遞工作，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.登記備案：建立公文傳遞登記制度，對公文的傳遞時(shí)間、傳遞方式、接收部門、接收人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯。3.安全保密：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保公文在傳遞過程中的安全保密。涉密公文應(yīng)按照保密要求進(jìn)行傳遞，防止泄密事件發(fā)生。七、公文辦理（一）收文辦理1.簽收登記：收到公文后，由專人負(fù)責(zé)簽收，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、緊急程度、份數(shù)、收文日期等。2.分發(fā)傳閱：根據(jù)公文內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員進(jìn)行傳閱。傳閱公文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得橫傳、倒傳。傳閱人員應(yīng)在公文傳閱單上簽字注明傳閱時(shí)間，確保公文傳閱的時(shí)效性和安全性。3.擬辦意見：對于需要辦理的公文，由辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)批示，提出擬辦意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。擬辦意見應(yīng)明確辦理部門、辦理要求、辦理時(shí)限等內(nèi)容。4.承辦落實(shí)：承辦部門應(yīng)按照擬辦意見認(rèn)真辦理公文，及時(shí)反饋辦理結(jié)果。對于涉及多個(gè)部門的公文，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同做好公文辦理工作。5.催辦督辦：辦公室負(fù)責(zé)對公文辦理情況進(jìn)行催辦督辦，定期檢查公文辦理進(jìn)度，及時(shí)提醒承辦部門按時(shí)限要求完成辦理工作。對于重要公文或緊急公文，應(yīng)重點(diǎn)跟蹤催辦，確保公文辦理工作順利進(jìn)行。6.辦結(jié)歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室，并將公文原件及相關(guān)資料整理歸檔。辦公室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對歸檔公文進(jìn)行分類整理、編號裝訂，妥善保管。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核登記：對已簽發(fā)的公文進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)復(fù)核公文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤、格式是否規(guī)范統(tǒng)一、附件是否齊全等。復(fù)核無誤后，進(jìn)行發(fā)文登記，登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、緊急程度、份數(shù)、印發(fā)日期等。2.印制分發(fā)：根據(jù)發(fā)文登記信息，安排專人進(jìn)行公文印制。印制公文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行，確保公文印制質(zhì)量。公文印制完成后，按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)，分發(fā)方式包括專人送達(dá)、郵寄、電子傳輸?shù)取?.歸檔備案：公文分發(fā)完畢后，辦公室應(yīng)將發(fā)文原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔公文應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號裝訂，妥善保管。同時(shí)，辦公室應(yīng)將發(fā)文情況進(jìn)行備案，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。八、公文歸檔（一）歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類公文，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。2.公司收到的上級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)及其他單位發(fā)來的與公司工作相關(guān)的公文。3.公司內(nèi)部各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告等。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔公文應(yīng)齊全完整，包括公文的正文、附件、發(fā)文稿紙、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)資料。2.分類準(zhǔn)確：按照公文的種類、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，確保歸檔公文分類準(zhǔn)確、便于查找。3.整理規(guī)范：對歸檔公文進(jìn)行整理，包括編號、裝訂、編目等，確保歸檔公文整齊規(guī)范、美觀大方。4.及時(shí)歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文原件及相關(guān)資料整理歸檔，不得拖延積壓。（三）歸檔流程1.收集整理：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門公文的收集整理工作，定期將辦理完畢的公文及相關(guān)資料移交辦公室。辦公室對各部門移交的公文進(jìn)行集中整理，檢查公文的完整性和規(guī)范性。2.分類編號：按照歸檔要求，對整理后的公文進(jìn)行分類編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于管理和查詢。3.裝訂編目：對分類編號后的公文進(jìn)行裝訂，確保公文牢固整齊。同時(shí)，編制歸檔公文目錄，目錄應(yīng)包括公文編號、標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、保管期限等內(nèi)容。4.移交歸檔：裝訂編目后的公文由辦公室按照檔案管理規(guī)定，移交公司檔案室進(jìn)行保管。檔案室應(yīng)建立檔案臺賬，對歸檔公文進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案管理工作規(guī)范有序。九、公