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文檔簡介
車間物料采購管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范車間物料采購管理工作,確保生產(chǎn)所需物料的及時供應(yīng)、質(zhì)量合格、成本合理,提高生產(chǎn)效率,保障車間生產(chǎn)活動的順利進行,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司車間生產(chǎn)所需各類物料的采購活動,包括原材料、零部件、輔助材料、包裝材料等。3.職責分工采購部門:負責根據(jù)生產(chǎn)需求制定采購計劃,選擇合格供應(yīng)商,簽訂采購合同,跟進采購訂單執(zhí)行情況,確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。生產(chǎn)部門:根據(jù)生產(chǎn)計劃,提前向采購部門提供準確的物料需求清單,及時反饋生產(chǎn)過程中物料需求的變更情況,配合采購部門做好供應(yīng)商的評價和管理工作。質(zhì)量部門:負責對采購物料進行檢驗和驗收,確保物料質(zhì)量符合公司要求,對不合格物料提出處理意見。財務(wù)部門:負責審核采購合同,安排采購資金,對采購成本進行核算和控制。倉儲部門:負責接收、儲存和發(fā)放采購物料,做好物料的庫存管理工作,定期盤點庫存,確保物料安全。二、采購計劃管理1.需求預(yù)測生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃以及歷史生產(chǎn)數(shù)據(jù),對車間物料需求進行預(yù)測。預(yù)測內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等。定期對需求預(yù)測進行分析和評估,結(jié)合市場變化、訂單波動等因素,及時調(diào)整預(yù)測結(jié)果,確保需求預(yù)測的準確性。2.采購申請生產(chǎn)部門根據(jù)物料需求預(yù)測和實際生產(chǎn)進度,填寫《采購申請表》,詳細注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息?!恫少徤暾埍怼沸杞?jīng)生產(chǎn)部門負責人審核簽字后,提交給采購部門。對于緊急采購需求,生產(chǎn)部門應(yīng)在申請表上注明"緊急"字樣,并說明緊急原因和預(yù)計到貨時間,優(yōu)先安排采購。3.采購計劃制定采購部門接到生產(chǎn)部門提交的《采購申請表》后,結(jié)合庫存情況進行綜合分析。根據(jù)分析結(jié)果,制定詳細的采購計劃,明確采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、交貨時間、供應(yīng)商等信息。采購計劃應(yīng)合理安排采購進度,避免因采購過早導(dǎo)致庫存積壓,或因采購過晚影響生產(chǎn)進度。將采購計劃提交給采購部門負責人審核,審核通過后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫,收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等信息。根據(jù)采購物料的要求和特點,制定供應(yīng)商選擇標準,包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽等方面。通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估,了解其實際情況,符合要求的納入供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇標準,從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商,向其發(fā)送《采購詢價單》,要求供應(yīng)商報價。對供應(yīng)商的報價進行比較和分析,綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素,選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估建立供應(yīng)商評估體系,定期對供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購部門負責收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息,如產(chǎn)品檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等,作為評估的依據(jù)。每季度或每半年組織一次供應(yīng)商評估會議,由采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員參加,對供應(yīng)商進行綜合評價,確定供應(yīng)商的等級。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果,對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵,如增加采購份額、優(yōu)先付款等;對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、限期整改,如仍無改進,可終止合作。3.供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。建立與供應(yīng)商的溝通機制,定期與供應(yīng)商進行溝通,及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等,協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件,如質(zhì)量檢驗報告、合格證等,確保采購物料的質(zhì)量符合要求。對供應(yīng)商的產(chǎn)品進行定期抽檢,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知供應(yīng)商整改,并按照合同約定進行處理。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果,起草《采購合同》。合同內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),確保合同的合法性、有效性和可操作性?!恫少徍贤方?jīng)采購部門負責人審核后,提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門對合同條款進行審查,提出修改意見,確保合同不存在法律風險。將審核通過的《采購合同》提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批,審批通過后加蓋公司公章,并與供應(yīng)商簽訂合同。采購合同簽訂后,采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門、倉儲部門等相關(guān)部門,以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。2.合同執(zhí)行采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等,確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量交貨。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等違約情況,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商,要求供應(yīng)商采取措施解決問題,并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、倉儲部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合采購部門,做好采購合同執(zhí)行過程中的各項工作。如生產(chǎn)部門根據(jù)合同交貨時間合理安排生產(chǎn)計劃,質(zhì)量部門對到貨物料進行及時檢驗,倉儲部門做好物料的接收和儲存工作等。3.合同變更與終止在采購合同執(zhí)行過程中,如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更合同條款,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商,簽訂《采購合同變更協(xié)議》?!恫少徍贤兏鼌f(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等,經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。如采購合同因不可抗力、供應(yīng)商破產(chǎn)等原因無法繼續(xù)履行,采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商,辦理合同終止手續(xù)。合同終止后,雙方應(yīng)按照合同約定進行結(jié)算和清理。五、采購過程控制1.訂單下達采購部門根據(jù)采購計劃和簽訂的采購合同,向供應(yīng)商下達《采購訂單》?!恫少徲唵巍窇?yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準等信息。將《采購訂單》發(fā)送給供應(yīng)商,并要求供應(yīng)商簽字確認。同時,采購部門應(yīng)留存《采購訂單》副本,作為跟蹤訂單執(zhí)行情況的依據(jù)。2.訂單跟蹤采購部門安排專人負責采購訂單的跟蹤工作,及時了解供應(yīng)商的訂單處理情況、生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。定期與供應(yīng)商溝通,通過電話、郵件、傳真等方式,獲取訂單執(zhí)行的最新信息。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于重要物料的采購訂單,采購部門應(yīng)到供應(yīng)商現(xiàn)場進行實地跟蹤,確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.到貨驗收物料到貨前,倉儲部門應(yīng)做好收貨準備工作,包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨工具等。物料到貨時,收貨人員應(yīng)根據(jù)《采購訂單》和送貨單,對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀等進行核對,確保物料與訂單一致。質(zhì)量部門按照相關(guān)質(zhì)量標準對到貨物料進行檢驗,檢驗合格的物料辦理入庫手續(xù);檢驗不合格的物料,質(zhì)量部門應(yīng)出具《不合格品檢驗報告》,采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商處理。倉儲部門根據(jù)質(zhì)量部門的檢驗結(jié)果,對合格物料進行入庫存儲,對不合格物料進行隔離存放,并做好標識。六、采購成本控制1.成本預(yù)算采購部門根據(jù)采購計劃和歷史采購數(shù)據(jù),制定采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括物料采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等各項費用。將采購成本預(yù)算提交給財務(wù)部門審核,財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和市場行情,對采購成本預(yù)算進行調(diào)整和審批。2.價格談判在選擇供應(yīng)商和簽訂采購合同過程中,采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行價格談判,爭取獲得最優(yōu)的采購價格。采購人員應(yīng)了解市場價格動態(tài),掌握同類產(chǎn)品的價格信息,為價格談判提供依據(jù)。在價格談判中,采購人員應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素,權(quán)衡利弊,確保采購價格合理。3.成本分析與控制定期對采購成本進行分析,對比采購成本預(yù)算與實際采購成本,找出成本差異的原因。根據(jù)成本分析結(jié)果,采取有效的成本控制措施,如優(yōu)化采購計劃、選擇合適的供應(yīng)商、降低運輸成本、減少庫存積壓等。采購部門應(yīng)與財務(wù)部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門密切配合,共同做好采購成本控制工作,提高公司的經(jīng)濟效益。七、信息管理1.采購信息收集采購部門應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的各種信息,包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購訂單執(zhí)行情況信息、質(zhì)量檢驗信息等。通過多種渠道收集采購信息,如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)期刊、供應(yīng)商提供的資料、實地考察獲取的信息等。對收集到的采購信息進行整理和分析,為采購決策提供依據(jù)。2.信息共享與溝通建立采購信息共享平臺,采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門、倉儲部門等相關(guān)部門可以通過該平臺共享采購信息,實現(xiàn)信息的及時傳遞和溝通。定期召開采購工作會議,各部門匯報采購工作進展情況、存在的問題及解決方案,加強部門之間的溝通與協(xié)調(diào)。在采購活動中,采購人員應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋采購信息,如采購訂單的下達、執(zhí)行情況、到貨時間等,確保各部門能夠及時掌握采購動態(tài)。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對車間物料采購管理工作進行審計監(jiān)督,檢查采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購成本的控制等方面是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。審計部門對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見,要求采購部門及相關(guān)部門限期整改,并跟蹤整改情況。2.考核機制建立采購工作考核機制,對采購部門及采購人員的工作績效進行考核??己藘?nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等方面。采購部門定期對采購人員的工作進行自評,填寫《采購人員工作考核表》,提交
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