銷售訂單管理制度模板

銷售訂單管理制度模板?一、總則（一）目的為規(guī)范公司銷售訂單管理流程，提高銷售訂單處理效率，確保銷售業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，保障公司與客戶的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、變更、終止及結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：確?？蛻粜枨蟮玫郊皶r(shí)、準(zhǔn)確的響應(yīng)，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，滿足客戶期望，提高客戶滿意度。2.流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責(zé)分工，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序處理銷售訂單，保證訂單處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：對(duì)銷售訂單執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損失。4.信息共享原則：加強(qiáng)銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、物流等部門之間的信息溝通與共享，實(shí)現(xiàn)訂單信息的實(shí)時(shí)傳遞和協(xié)同工作，提高整體運(yùn)營(yíng)效率。二、訂單接收（一）客戶詢價(jià)1.客戶通過電話、郵件、傳真、上門拜訪等方式向公司銷售部門咨詢產(chǎn)品價(jià)格、規(guī)格、交貨期等信息。2.銷售業(yè)務(wù)員接到客戶詢價(jià)后，應(yīng)及時(shí)記錄客戶需求，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予客戶初步報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。（二）訂單意向確認(rèn)1.若客戶對(duì)初步報(bào)價(jià)感興趣，銷售業(yè)務(wù)員應(yīng)進(jìn)一步與客戶溝通，確認(rèn)訂單意向。了解客戶的具體需求，如產(chǎn)品特殊要求、包裝方式、運(yùn)輸方式等，并將相關(guān)信息詳細(xì)記錄在《客戶需求記錄單》上。2.銷售業(yè)務(wù)員與客戶達(dá)成訂單意向后，應(yīng)及時(shí)向客戶發(fā)送《銷售訂單確認(rèn)書》，明確訂單的主要條款，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式、交貨地點(diǎn)等，要求客戶簽字蓋章確認(rèn)。（三）訂單錄入1.銷售業(yè)務(wù)員在收到客戶簽字蓋章的《銷售訂單確認(rèn)書》后，應(yīng)立即將訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與《銷售訂單確認(rèn)書》一致。2.訂單錄入完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一的訂單編號(hào)，并將訂單狀態(tài)設(shè)置為"已接收"。銷售業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將訂單編號(hào)告知客戶，并通知相關(guān)部門訂單已接收。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審流程1.銷售部門收到訂單后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評(píng)審。評(píng)審部門包括銷售、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)、物流等。2.銷售部門負(fù)責(zé)組織評(píng)審會(huì)議，介紹訂單基本情況，包括客戶需求、訂單金額、交貨期等。各評(píng)審部門根據(jù)本部門職責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審，提出意見和建議。3.生產(chǎn)部門評(píng)審訂單的生產(chǎn)可行性，包括生產(chǎn)能力、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝等方面是否能夠滿足訂單需求。如生產(chǎn)能力不足，應(yīng)提出解決方案或建議調(diào)整訂單交貨期。4.技術(shù)部門評(píng)審訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求，包括產(chǎn)品規(guī)格、圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等是否明確、合理。對(duì)于有特殊技術(shù)要求的訂單，技術(shù)部門應(yīng)提供技術(shù)支持和解決方案。5.質(zhì)量部門評(píng)審訂單產(chǎn)品的質(zhì)量要求，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等是否符合公司規(guī)定和客戶要求。質(zhì)量部門應(yīng)確保產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿足客戶需求，避免出現(xiàn)質(zhì)量問題。6.采購(gòu)部門評(píng)審訂單所需原材料、零部件的采購(gòu)可行性，包括供應(yīng)商供貨能力、價(jià)格、交貨期等。如存在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，協(xié)商解決方案。7.物流部門評(píng)審訂單的運(yùn)輸可行性，包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸時(shí)間等。物流部門應(yīng)確保產(chǎn)品能夠按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。（二）評(píng)審結(jié)果處理1.訂單評(píng)審?fù)瓿珊?，各評(píng)審部門應(yīng)在《訂單評(píng)審表》上簽署意見和建議。評(píng)審結(jié)果分為"通過"、"有條件通過"和"不通過"三種。2.若評(píng)審結(jié)果為"通過"，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，并下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單。3.若評(píng)審結(jié)果為"有條件通過"，相關(guān)部門應(yīng)明確提出需要解決的問題和條件，銷售部門負(fù)責(zé)與客戶協(xié)商解決。解決問題并滿足條件后，再次進(jìn)行評(píng)審，直至評(píng)審結(jié)果為"通過"。4.若評(píng)審結(jié)果為"不通過"，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。如無法達(dá)成一致意見，銷售部門應(yīng)將訂單情況上報(bào)公司管理層，由管理層做出最終決策。四、訂單下達(dá)（一）生產(chǎn)任務(wù)單下達(dá)1.銷售部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)任務(wù)單應(yīng)明確訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.生產(chǎn)部門接到生產(chǎn)任務(wù)單后，應(yīng)安排生產(chǎn)計(jì)劃，組織生產(chǎn)。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)合理安排生產(chǎn)進(jìn)度，確保產(chǎn)品按時(shí)完成生產(chǎn)任務(wù)。（二）物料需求計(jì)劃下達(dá)1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單，制定物料需求計(jì)劃，并下達(dá)給采購(gòu)部門。物料需求計(jì)劃應(yīng)明確原材料、零部件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)部門接到物料需求計(jì)劃后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，下達(dá)采購(gòu)訂單，確保原材料、零部件按時(shí)到貨。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)過程控制1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)工藝和操作規(guī)程，確保產(chǎn)品質(zhì)量。2.質(zhì)量部門對(duì)生產(chǎn)過程進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。對(duì)檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。3.生產(chǎn)部門應(yīng)定期向銷售部門反饋訂單生產(chǎn)進(jìn)度，銷售部門及時(shí)將生產(chǎn)進(jìn)度信息告知客戶，確?？蛻袅私庥唵螆?zhí)行情況。（二）物流配送1.物流部門根據(jù)訂單交貨期和運(yùn)輸要求，安排產(chǎn)品的運(yùn)輸和配送。在產(chǎn)品發(fā)貨前，物流部門應(yīng)確保產(chǎn)品包裝完好、數(shù)量準(zhǔn)確，并辦理好相關(guān)發(fā)貨手續(xù)。2.物流部門應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司，確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。在運(yùn)輸過程中，如發(fā)生產(chǎn)品損壞、丟失等情況，物流部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）客戶溝通與協(xié)調(diào)1.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶保持密切溝通，及時(shí)了解客戶需求和意見。在訂單執(zhí)行過程中，如客戶提出變更需求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定的程序辦理訂單變更手續(xù)。2.對(duì)于客戶的投訴和反饋，銷售部門應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給客戶，確?？蛻魸M意。六、訂單變更（一）變更申請(qǐng)1.客戶提出訂單變更需求時(shí)，應(yīng)填寫《訂單變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更內(nèi)容，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價(jià)格等。2.客戶將《訂單變更申請(qǐng)表》提交給銷售部門，銷售業(yè)務(wù)員接到變更申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)變更原因和變更內(nèi)容，并將變更申請(qǐng)錄入銷售管理系統(tǒng)。（二）變更評(píng)審1.銷售部門收到客戶訂單變更申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評(píng)審。評(píng)審流程與訂單評(píng)審流程相同，各評(píng)審部門根據(jù)本部門職責(zé)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，提出意見和建議。2.評(píng)審結(jié)果分為"通過"、"有條件通過"和"不通過"三種。若評(píng)審結(jié)果為"通過"，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)變更細(xì)節(jié)，并下達(dá)變更通知。3.若評(píng)審結(jié)果為"有條件通過"，相關(guān)部門應(yīng)明確提出需要解決的問題和條件，銷售部門負(fù)責(zé)與客戶協(xié)商解決。解決問題并滿足條件后，再次進(jìn)行評(píng)審，直至評(píng)審結(jié)果為"通過"。4.若評(píng)審結(jié)果為"不通過"，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。如無法達(dá)成一致意見，銷售部門應(yīng)將訂單變更情況上報(bào)公司管理層，由管理層做出最終決策。（三）變更通知下達(dá)1.銷售部門根據(jù)變更評(píng)審結(jié)果，下達(dá)變更通知給生產(chǎn)、采購(gòu)、物流等相關(guān)部門。變更通知應(yīng)明確訂單編號(hào)、變更內(nèi)容、變更時(shí)間等詳細(xì)信息。2.相關(guān)部門接到變更通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃和物流配送計(jì)劃，確保訂單變更后的要求得到有效執(zhí)行。七、訂單終止（一）終止申請(qǐng)1.客戶提出訂單終止需求時(shí)，應(yīng)填寫《訂單終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明終止原因。2.客戶將《訂單終止申請(qǐng)表》提交給銷售部門，銷售業(yè)務(wù)員接到終止申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)終止原因和終止時(shí)間，并將終止申請(qǐng)錄入銷售管理系統(tǒng)。（二）終止評(píng)審1.銷售部門收到客戶訂單終止申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行終止評(píng)審。評(píng)審部門包括銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等。2.銷售部門負(fù)責(zé)介紹訂單終止基本情況，各評(píng)審部門根據(jù)本部門職責(zé)對(duì)訂單終止進(jìn)行評(píng)審，提出意見和建議。3.生產(chǎn)部門評(píng)審訂單終止對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃的影響，如已生產(chǎn)部分產(chǎn)品，應(yīng)評(píng)估產(chǎn)品的處理方式。4.采購(gòu)部門評(píng)審訂單終止對(duì)采購(gòu)訂單的影響，如已下達(dá)采購(gòu)訂單，應(yīng)評(píng)估供應(yīng)商的處理方式。5.財(cái)務(wù)部門評(píng)審訂單終止對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)算的影響，如已收款或已開票，應(yīng)評(píng)估相關(guān)財(cái)務(wù)處理方式。（三）終止通知下達(dá)1.訂單終止評(píng)審?fù)瓿珊?，銷售部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果下達(dá)終止通知給相關(guān)部門。終止通知應(yīng)明確訂單編號(hào)、終止原因、終止時(shí)間等詳細(xì)信息。2.相關(guān)部門接到終止通知后，應(yīng)及時(shí)停止相關(guān)工作，如生產(chǎn)部門停止生產(chǎn)，采購(gòu)部門停止采購(gòu)，物流部門停止發(fā)貨等。（四）后續(xù)處理1.生產(chǎn)部門對(duì)已生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)行盤點(diǎn)和處理，如庫存產(chǎn)品可重新安排銷售或進(jìn)行其他處理；已生產(chǎn)但未完工的產(chǎn)品，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整或報(bào)廢處理。2.采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商取消采購(gòu)訂單，如已支付預(yù)付款，應(yīng)按照合同約定辦理退款手續(xù)。3.物流部門對(duì)已發(fā)貨但未到達(dá)客戶的產(chǎn)品進(jìn)行跟蹤和處理，如召回或重新安排運(yùn)輸?shù)取?.財(cái)務(wù)部門根據(jù)訂單終止情況進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算，如退還客戶預(yù)付款、調(diào)整應(yīng)收賬款等。八、訂單結(jié)算（一）結(jié)算流程1.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶核對(duì)訂單發(fā)貨數(shù)量、金額等信息，確認(rèn)無誤后，填寫《銷售結(jié)算單》。2.《銷售結(jié)算單》經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)《銷售結(jié)算單》和相關(guān)合同約定，進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括應(yīng)收貨款、增值稅發(fā)票開具、收款等。4.財(cái)務(wù)部門完成結(jié)算后，將結(jié)算結(jié)果反饋給銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通結(jié)算結(jié)果，并及時(shí)跟進(jìn)收款情況。（二）收款管理1.銷售部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)跟進(jìn)客戶收款情況。對(duì)于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。2.催款措施包括電話催款、郵件催款、上門催款等。對(duì)于長(zhǎng)期拖欠貨款的客戶，銷售部門應(yīng)將情況上報(bào)公司管理層，由公司采取進(jìn)一步的法律措施追討貨款。（三）發(fā)票管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售結(jié)算情況，及時(shí)開具增值稅發(fā)票給客戶。發(fā)票開具應(yīng)符合國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.銷售部門負(fù)責(zé)將增值稅發(fā)票及時(shí)送達(dá)客戶，并做好發(fā)票簽收記錄。九、訂單檔案管理（一）檔案收集1.銷售部門負(fù)責(zé)收集訂單執(zhí)行過程中的各類文件和資料，包括訂單確認(rèn)書、訂單評(píng)審表、生產(chǎn)任務(wù)單、物料需求計(jì)劃、采購(gòu)訂單、發(fā)貨單、運(yùn)輸單據(jù)、客戶變更申請(qǐng)、終止申請(qǐng)、銷售結(jié)算單等。2.相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的與訂單有關(guān)的文件和資料提交給銷售部門，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理與歸檔1.銷售部門收到訂單檔案資料后，應(yīng)按照訂單編號(hào)進(jìn)行分類整理。整理內(nèi)容包括文件資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。2.整理完成后，將訂單檔案資料裝訂成冊(cè)，并建立電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查詢和管理。3.訂單檔案應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求進(jìn)行歸檔，保存期限為[X]年。（三）檔案查詢與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢訂單檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到銷售部門查詢。2.如需借閱訂單檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得損壞、丟失或擅自復(fù)制。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。十、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.訂單處理及時(shí)率：考核銷售業(yè)務(wù)員接到訂單后，按照規(guī)定時(shí)間完成訂單處理的比例。2.訂單評(píng)審?fù)ㄟ^率：考核訂單評(píng)審過程中，評(píng)審結(jié)果為"通過"的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例。3.訂單交貨準(zhǔn)時(shí)率：考核實(shí)際交貨時(shí)間與訂單約定交貨時(shí)間相符的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例。4.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查，考核客戶對(duì)公司銷售訂單處理過程和產(chǎn)品服務(wù)的滿意程度。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在訂單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)訂單處理及時(shí)、評(píng)審?fù)ㄟ^率高、交貨準(zhǔn)時(shí)率高、客戶滿意度高的