公司銷合同管理制度

公司銷合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同的規(guī)范化管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高銷售合同的簽訂、履行質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、銷售合同的簽訂（一）客戶資信調(diào)查1.業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)前，應(yīng)對客戶的資信狀況進(jìn)行調(diào)查，包括客戶的基本信息、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等。2.資信調(diào)查可通過多種途徑進(jìn)行，如實(shí)地考察、查閱客戶財(cái)務(wù)報(bào)表、查詢信用評級機(jī)構(gòu)報(bào)告、向相關(guān)銀行或其他企業(yè)咨詢等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《客戶資信調(diào)查表》，詳細(xì)記錄調(diào)查結(jié)果，并將其作為是否與客戶簽訂合同的重要依據(jù)。（二）合同條款擬定1.銷售合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等；付款方式、付款時(shí)間、結(jié)算方式等；包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、異議期限等；違約責(zé)任、爭議解決方式等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶需求和公司實(shí)際情況，擬定合同條款。合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。3.在擬定合同條款時(shí)，應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險(xiǎn)，對于可能影響公司權(quán)益的條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查和協(xié)商。（三）合同審批1.銷售合同擬定完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程如下：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同條款的合理性、完整性及與客戶需求的匹配性，并簽署審核意見；法務(wù)部門對合同的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并簽署審查意見；財(cái)務(wù)部門對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算方式、價(jià)格條款等，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理、可行，并簽署審核意見；總經(jīng)理根據(jù)各部門的審核意見，對合同進(jìn)行最終審批，并簽署審批意見。2.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成合同審批工作，如遇特殊情況需要延長審批時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門說明原因。3.對于審核通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見對合同文本進(jìn)行修改和完善；對于審核未通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見與客戶協(xié)商修改合同條款，或終止與客戶的合作。（四）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶簽訂正式合同。合同簽訂時(shí)，雙方應(yīng)加蓋單位公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本原件交至公司檔案室存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、生產(chǎn)部門等，以便各部門履行職責(zé)。3.在合同簽訂過程中，如發(fā)現(xiàn)合同條款存在重大問題或需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，并按照合同審批流程重新進(jìn)行審批。三、銷售合同的履行（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向參與合同履行的人員詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、履行要求及注意事項(xiàng)等。2.合同交底的內(nèi)容應(yīng)形成書面記錄，并由參與交底的人員簽字確認(rèn)。合同交底記錄應(yīng)作為合同履行過程中的重要參考文件。（二）訂單下達(dá)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的約定，及時(shí)下達(dá)訂單給生產(chǎn)部門或相關(guān)供應(yīng)商。訂單內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等，確保訂單信息與合同一致。2.生產(chǎn)部門或相關(guān)供應(yīng)商收到訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)或采購，并確保產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和交貨期符合合同約定。（三）貨物交付1.生產(chǎn)部門或相關(guān)供應(yīng)商完成產(chǎn)品生產(chǎn)或采購后，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門安排貨物交付。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，組織貨物運(yùn)輸和交付。2.在貨物交付過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶保持密切溝通，確保貨物按時(shí)、準(zhǔn)確交付給客戶。如因不可抗力或其他特殊原因?qū)е陆回浹舆t的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知客戶，并協(xié)商解決辦法。3.貨物交付時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求客戶簽署《貨物簽收單》，確認(rèn)貨物已收到?！敦浳锖炇諉巍窇?yīng)包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等信息，并由客戶簽字蓋章確認(rèn)。（四）貨款回收1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的約定，及時(shí)跟蹤貨款回收情況。在貨款到期前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提醒業(yè)務(wù)部門與客戶溝通收款事宜，確保貨款按時(shí)足額收回。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好貨款回收工作，及時(shí)與客戶協(xié)商付款方式和時(shí)間，如遇客戶拖欠貨款的情況，應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行催收。3.對于逾期未收回的貨款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《逾期貨款催收表》，詳細(xì)記錄客戶名稱、合同編號、逾期金額、逾期時(shí)間、催收情況等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門和公司管理層。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)《逾期貨款催收表》制定相應(yīng)的催收計(jì)劃，并組織實(shí)施催收工作。（五）售后服務(wù)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的約定，為客戶提供售后服務(wù)。售后服務(wù)內(nèi)容包括產(chǎn)品維修、保養(yǎng)、更換零部件、技術(shù)支持等。2.在客戶提出售后服務(wù)需求時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，并安排專業(yè)人員進(jìn)行處理。售后服務(wù)人員應(yīng)按照公司規(guī)定的服務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集客戶對售后服務(wù)的反饋意見，對客戶提出的問題和建議進(jìn)行分析和總結(jié)，并采取有效措施加以改進(jìn)，不斷提高售后服務(wù)質(zhì)量。四、銷售合同的變更、解除及終止（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、客戶需求變更等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。合同變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同變更協(xié)議及時(shí)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批，并按照合同簽訂流程進(jìn)行備案。合同變更后，各部門應(yīng)按照變更后的合同條款履行各自的職責(zé)。（二）合同解除1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同雙方可以協(xié)商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的；法律規(guī)定的其他情形。2.合同雙方協(xié)商解除合同的，應(yīng)簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、解除的時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。合同解除協(xié)議作為解除合同的依據(jù)，與原合同具有同等法律效力。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同解除協(xié)議及時(shí)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批，并按照合同簽訂流程進(jìn)行備案。合同解除后，雙方應(yīng)按照合同解除協(xié)議的約定，履行各自的義務(wù)，如辦理結(jié)算、退還貨物、支付違約金等。（三）合同終止1.銷售合同在以下情形下終止：合同履行完畢；合同解除；合同期滿；法律規(guī)定的其他情形。2.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定，履行各自的后合同義務(wù)，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財(cái)產(chǎn)、保密等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同終止的情況通知相關(guān)部門，并對合同終止后的后續(xù)事項(xiàng)進(jìn)行妥善處理。合同終止后，相關(guān)部門應(yīng)將合同文件整理歸檔，妥善保管。五、銷售合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)定期對銷售合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識別可采用多種方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。各部門應(yīng)將識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行整理和匯總，并形成《銷售合同風(fēng)險(xiǎn)識別清單》。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.根據(jù)《銷售合同風(fēng)險(xiǎn)識別清單》，對識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣法、層次分析法等。各部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分類和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對于重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案，明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的目標(biāo)、措施、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。3.在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對過程中，各部門應(yīng)密切配合，協(xié)同工作，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的有效實(shí)施。六、銷售合同的檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)銷售合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、解除及終止等過程中形成的各類文件資料齊全、完整。2.銷售合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批文件、客戶資信調(diào)查表、訂單、貨物簽收單、發(fā)票、往來函件、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對收集到的銷售合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.在檔案整理過程中，應(yīng)去除重復(fù)、無效的文件資料，并對文件資料進(jìn)行編號、編目，以便于查閱和管理。（三）檔案保管1.銷售合同檔案應(yīng)存放在公司檔案室，由專人負(fù)責(zé)保管。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如遇檔案資料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照《檔案查閱申請表》的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料，如需復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱銷售合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，并做好查閱記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立健全銷售合同監(jiān)督檢查制度，定期對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。檢查內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、貨款回收的情況、售后服務(wù)的質(zhì)量等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)建立銷售合同考核評價(jià)制度，對業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員在銷售合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)。