規(guī)范公章使用管理制度

規(guī)范公章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的使用管理，規(guī)范公章使用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，公司所有部門和員工在涉及公章使用的各類事務(wù)中均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度。（三）定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。二、公章的刻制與備案（一）刻制1.公司公章的刻制由行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)文件規(guī)定的印章種類、規(guī)格、樣式等要求，選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.申請刻制公章時，需填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、規(guī)格、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。3.行政管理部門應(yīng)在公章刻制完成后，及時與印章制作單位辦理交接手續(xù)，對公章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等進(jìn)行核對，并在《公章交接清單》上簽字確認(rèn)。（二）備案1.新刻制的公章必須按照國家法律法規(guī)和當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)的要求，及時辦理備案手續(xù)。2.行政管理部門負(fù)責(zé)整理、收集公章備案所需的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明、刻章許可證等，并在規(guī)定時間內(nèi)到公安機(jī)關(guān)辦理備案登記。3.備案完成后，行政管理部門應(yīng)妥善保管備案證明文件，并將備案信息錄入公司公章管理檔案。三、公章的保管（一）保管原則1.實行專人保管原則，明確公章保管責(zé)任人，確保公章的安全存放和規(guī)范使用。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，不得擅自將公章交予他人保管或使用。3.公章保管應(yīng)做到安全、保密，防止公章被盜、遺失或損壞。（二）保管職責(zé)1.公司公章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，合同專用章由合同管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人負(fù)責(zé)保管。2.公章保管人員應(yīng)建立公章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄公章使用的日期、事由、批準(zhǔn)人、用印文件名稱及編號、用印份數(shù)等信息，并妥善保存相關(guān)用印文件資料。3.公章保管人員應(yīng)定期對保管的公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并按照規(guī)定程序申請更換。4.公章保管人員因工作變動或其他原因不能繼續(xù)保管公章時，應(yīng)及時辦理公章交接手續(xù)，由行政管理部門指定新的保管人員，并在《公章交接清單》上簽字確認(rèn)。交接過程中，應(yīng)嚴(yán)格核對公章的數(shù)量、規(guī)格、樣式等信息，確保交接清楚。（三）保管場所1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在有專人負(fù)責(zé)的辦公室或檔案室。2.保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件，確保公章的安全存放。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格審批原則，公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用公章。2.一事一用原則，公章應(yīng)按照批準(zhǔn)的用途和范圍使用，不得用于與申請事項無關(guān)的其他用途。3.登記備案原則，公章使用過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并留存相關(guān)用印文件資料備案。（二）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于對外簽訂合同、協(xié)議、文件，出具證明、介紹信，辦理各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)手續(xù)，以及其他需要加蓋公章的事項。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)往來文件，不得用于其他用途。3.財務(wù)專用章僅用于公司財務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)，不得用于其他用途。4.法定代表人章僅用于公司法定代表人授權(quán)辦理的特定事項，如簽署合同、文件等，不得用于其他用途。（三）使用流程1.用印申請公司員工因工作需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事由、用印文件名稱及編號、用印份數(shù)、用印日期等信息，并按照審批權(quán)限提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。申請用印事項涉及多個部門的，應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門會簽后，再提交審批。2.審批流程一般事項用印，由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項用印，必須經(jīng)公司法定代表人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請內(nèi)容，對不符合規(guī)定或存在疑問的用印申請，應(yīng)及時與申請部門溝通核實，提出修改意見或不予批準(zhǔn)。3.用印登記公章保管人員在收到經(jīng)批準(zhǔn)的《公章使用申請表》后，應(yīng)嚴(yán)格按照申請表上的內(nèi)容進(jìn)行用印登記，詳細(xì)記錄用印時間、用印文件名稱及編號、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息，并在《公章使用登記臺賬》上簽字確認(rèn)。4.用印操作公章保管人員在用印前，應(yīng)認(rèn)真核對用印文件的內(nèi)容、格式、簽字等是否符合要求，確認(rèn)無誤后，方可在規(guī)定位置加蓋公章。加蓋公章時，應(yīng)確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。用印完成后，公章保管人員應(yīng)將用印文件與《公章使用申請表》、《公章使用登記臺賬》一并妥善保存。（四）特殊情況處理1.因緊急情況無法事先履行審批程序的，用印申請人應(yīng)通過電話、郵件等方式向有權(quán)審批人報告用印事由、用印文件名稱及編號、用印份數(shù)等信息，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時，應(yīng)根據(jù)實際情況選擇合適的方式進(jìn)行用印。如需郵寄公章的，應(yīng)由行政管理部門安排專人負(fù)責(zé)郵寄，并做好郵寄記錄；如需在異地現(xiàn)場用印的，應(yīng)由行政管理部門指定專人攜帶公章前往，并按照本制度規(guī)定的用印流程進(jìn)行操作。3.對于涉及重大法律風(fēng)險或可能給公司帶來較大經(jīng)濟(jì)損失的用印事項，除按照正常審批程序外，還應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行風(fēng)險評估和法律審核，確保用印行為合法合規(guī)。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、印章?lián)p壞、遺失、被盜等原因，需要停用公章時，行政管理部門應(yīng)及時發(fā)布公章停用通知，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。2.公章停用后，保管人員應(yīng)立即停止使用該公章，并將其妥善保管。（二）銷毀1.對于停用的公章，行政管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。2.公章銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《公章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。3.銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將《公章銷毀申請表》、《公章銷毀記錄》等相關(guān)資料整理歸檔，作為公司印章管理檔案的重要組成部分。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)定期對公章使用管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查公章使用是否符合本制度規(guī)定，審批程序是否規(guī)范，用印登記是否完整等。2.行政管理部門應(yīng)定期對公章保管人員的工作進(jìn)行檢查，督促其嚴(yán)格遵守公章保管和使用規(guī)定，確保公章安全。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致公章被盜、遺失或損壞的，公章保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如因公章被盜、遺失或損壞給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，公司將依法追究保