防疫物質(zhì)采購管理制度

防疫物質(zhì)采購管理制度?總則目的為加強公司防疫物資的采購管理，規(guī)范采購流程，確保防疫物資的及時供應和合理使用，保障公司員工的健康與安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有防疫物資的采購活動，包括但不限于口罩、手套、防護服、消毒液、體溫槍、護目鏡等各類防疫用品?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司實際需求，合理確定防疫物資的采購數(shù)量和種類，避免浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購符合國家標準和防疫要求的優(yōu)質(zhì)防疫物資。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判，降低采購成本。4.合規(guī)采購原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。職責分工采購部門1.負責防疫物資采購計劃的制定與執(zhí)行，根據(jù)需求部門的申請，及時采購所需防疫物資。2.尋找合格的供應商，進行詢價、比價、議價，選擇合適的供應商簽訂采購合同。3.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。需求部門1.根據(jù)本部門實際工作需要，提前向采購部門提交防疫物資采購申請，明確物資的種類、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負責對采購回的防疫物資進行驗收，并及時反饋驗收結果。3.合理使用防疫物資，做好物資的保管和發(fā)放工作。質(zhì)量管理部門1.參與防疫物資供應商的評估和選擇，對采購物資的質(zhì)量進行抽檢和監(jiān)督。2.協(xié)助處理采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，確保所采購的防疫物資符合質(zhì)量標準。財務部門1.負責審核防疫物資采購預算，確保采購費用的合理支出。2.按照公司財務制度，辦理采購款項的支付手續(xù)。采購計劃管理需求預測1.各需求部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展、人員數(shù)量、工作場所面積等因素，結合疫情防控形勢，定期對防疫物資的需求進行預測，并填寫《防疫物資需求預測表》。2.需求預測應包括不同類型防疫物資的預計使用量、使用時間等信息，以便采購部門提前做好采購準備。采購申請1.需求部門根據(jù)預測結果，在防疫物資庫存低于安全庫存時，填寫《防疫物資采購申請表》，詳細說明申請采購的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、申請理由等。2.《防疫物資采購申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購計劃制定1.采購部門收到需求部門的采購申請后，結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定防疫物資采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容，并報部門負責人審批。3.對于緊急采購需求，采購部門應在確保合規(guī)的前提下，優(yōu)先安排采購，以滿足公司防疫工作的緊急需要。供應商管理供應商選擇1.采購部門應建立防疫物資供應商名錄，通過多種渠道尋找合格的供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資質(zhì)審核，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、醫(yī)療器械注冊證（如有）等相關資質(zhì)證明文件。3.實地考察供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽等情況，綜合評估后選擇優(yōu)質(zhì)供應商納入名錄。供應商評估1.定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平等方面。2.采購部門收集需求部門、質(zhì)量管理部門等相關部門對供應商的反饋意見，填寫《供應商評估表》。3.根據(jù)評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰處理。供應商合作1.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息，確保物資按時供應。3.建立供應商投訴處理機制，對于供應商在供貨過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應商協(xié)商解決，如無法解決，可按照合同約定追究供應商的責任。采購流程詢價與比價1.采購部門根據(jù)采購計劃，向多家供應商發(fā)送詢價單，要求供應商提供防疫物資的報價、產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標準、交貨期等信息。2.對供應商的報價進行整理和比較，分析不同供應商的價格優(yōu)勢、產(chǎn)品質(zhì)量、服務水平等因素，選擇性價比最高的供應商。議價與合同簽訂1.與選定的供應商進行議價，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。2.雙方達成一致后，簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等詳細內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。訂單跟蹤與到貨驗收1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息，確保物資按時到達公司。2.物資到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備。到貨時，由需求部門、質(zhì)量管理部門等相關人員按照合同要求和質(zhì)量標準對物資進行驗收。3.驗收合格的物資，填寫《防疫物資驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商更換或處理。付款結算1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)，及時支付供應商貨款。3.采購部門應定期與財務部門核對采購款項的支付情況，確保賬目清晰。物資庫存管理庫存盤點1.定期對防疫物資進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點工作由倉庫管理人員負責實施，需求部門可派人協(xié)助。盤點結束后，填寫《防疫物資庫存盤點表》，詳細記錄物資的實際庫存數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。3.對盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，填寫《防疫物資盤盈盤虧處理表》，報相關部門審批后進行處理。庫存預警1.設定防疫物資的安全庫存和最低庫存標準，當庫存數(shù)量低于最低庫存時，系統(tǒng)自動發(fā)出預警信息。2.倉庫管理人員收到預警信息后，及時通知采購部門進行補貨，確保物資庫存始終保持在合理水平。物資保管1.防疫物資應存放在專門的倉庫或儲物區(qū)域，按照物資的種類、規(guī)格、性質(zhì)等進行分類存放，并做好標識。2.倉庫應保持通風、干燥、清潔，溫度、濕度應符合物資存放要求。對于有特殊儲存條件要求的物資，如易燃易爆物資、易腐物資等，應嚴格按照相關規(guī)定進行儲存。3.建立物資出入庫登記制度，詳細記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、領用部門、領用人等信息，做到賬目清晰、可追溯。物資發(fā)放與使用發(fā)放流程1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《防疫物資領用申請表》，注明領用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批簽字。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《防疫物資領用申請表》，按照先進先出的原則發(fā)放物資，并在《防疫物資發(fā)放登記表》上做好記錄。3.領用人領取物資時，應在登記表上簽字確認。使用規(guī)范1.各部門應教育員工正確使用防疫物資，按照防疫要求和操作規(guī)程佩戴口罩、手套、防護服等防護用品。2.嚴格控制防疫物資的使用范圍，嚴禁將防疫物資挪作他用。對于一次性使用的防疫物資，使用后應按照規(guī)定進行妥善處理，避免造成環(huán)境污染。3.定期對防疫物資的使用情況進行統(tǒng)計和分析，總結經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化物資使用方案，提高物資使用效率。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對防疫物資采購、庫存管理、發(fā)放使用等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查各項制度的執(zhí)行情況和相關財務收支的真實性、合法性、合規(guī)性。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。紀檢監(jiān)察1.公司紀檢監(jiān)察部門負責對防疫物資采購過程中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防止發(fā)生違規(guī)違紀行為。2.對違反本制度和廉潔紀律的單位和個人，紀檢監(jiān)察部門將按照有關規(guī)定進行嚴肅處理。培訓與宣傳培訓1.組織相關人員參加防疫物資采購、管理、使用等方面的培訓，提高員工的業(yè)務水平和責任意識。2.培訓內(nèi)容包括防疫物資的種類、功能、使用方法、質(zhì)量標準、采購流程、庫存管理等方面的知識和技能。宣傳1.通過內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站、微信群等渠道，宣傳防疫知識和公司防疫物資管理制度，提高員工的防疫意識和遵守制度的自覺性。2.及時發(fā)布防疫物資采購、使用、庫存等方面的信息，讓員工了解公司防疫工作的進展情況，增強員工的信心。應急管理應急采購預案1.制定防疫物資應急采購預案，明確在緊急情況下的采購渠道、采購方式、審批流程等內(nèi)容。2.當出現(xiàn)防疫物資短缺或其他緊急情況時，能夠迅速啟動應急采購預案，確保防疫物資的及時供應。應急物資調(diào)配1.建立防疫物資應急調(diào)