作業(yè)本發(fā)放管理制度

作業(yè)本發(fā)放管理制度?總則目的為規(guī)范公司作業(yè)本的發(fā)放管理，確保作業(yè)本的合理使用與有效供應(yīng)，滿足公司正常辦公及業(yè)務(wù)開展需求，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工。基本原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工實(shí)際工作需要，合理確定作業(yè)本的發(fā)放數(shù)量和種類。2.成本控制原則：在保證工作正常開展的前提下，盡量降低作業(yè)本采購及發(fā)放成本。3.規(guī)范管理原則：對(duì)作業(yè)本的采購、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。作業(yè)本的分類與標(biāo)準(zhǔn)分類1.辦公類作業(yè)本：如筆記本、便簽紙、文件紙等，用于日常辦公記錄、文件起草與打印等。2.業(yè)務(wù)類作業(yè)本：根據(jù)不同業(yè)務(wù)需求定制的專用作業(yè)本，如財(cái)務(wù)賬本、銷售訂單本、項(xiàng)目文檔本等。3.培訓(xùn)類作業(yè)本：為培訓(xùn)課程配套的作業(yè)本，如培訓(xùn)教材、練習(xí)冊(cè)等。標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：作業(yè)本應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，紙張質(zhì)量良好，書寫順滑，不易褪色。2.規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)不同用途確定相應(yīng)規(guī)格，如辦公筆記本一般為A4、B5等常見尺寸；業(yè)務(wù)類作業(yè)本可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求定制特殊規(guī)格，但應(yīng)保持相對(duì)統(tǒng)一和規(guī)范。3.內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：培訓(xùn)類作業(yè)本內(nèi)容應(yīng)與培訓(xùn)課程緊密結(jié)合，準(zhǔn)確涵蓋知識(shí)點(diǎn)和練習(xí)題；業(yè)務(wù)類作業(yè)本應(yīng)包含必要的業(yè)務(wù)信息記錄格式和規(guī)范。采購管理采購計(jì)劃1.各部門需求統(tǒng)計(jì)：每月末，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下月預(yù)計(jì)業(yè)務(wù)量、員工人數(shù)及工作安排，填寫《作業(yè)本需求統(tǒng)計(jì)表》，詳細(xì)列出所需作業(yè)本的種類、規(guī)格和數(shù)量。2.審核與匯總：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提交的需求統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行審核后，報(bào)至人事部門。人事部門匯總各部門需求信息，結(jié)合庫存情況，編制《作業(yè)本采購計(jì)劃表》。3.審批流程：《作業(yè)本采購計(jì)劃表》經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可實(shí)施采購。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：人事部門通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，建立《作業(yè)本供應(yīng)商名錄》。對(duì)名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、供貨能力、售后服務(wù)等方面。2.實(shí)地考察：對(duì)于新入選的重要供應(yīng)商，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系等情況，確保其具備良好的合作條件。3.確定供應(yīng)商：綜合評(píng)估結(jié)果，選擇23家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為公司作業(yè)本的主要采購對(duì)象，并與之簽訂年度采購框架協(xié)議。采購實(shí)施1.訂單下達(dá)：根據(jù)審批后的采購計(jì)劃表，人事部門向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。訂單應(yīng)明確作業(yè)本的種類、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.采購跟蹤：采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇交貨延遲或質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.到貨驗(yàn)收：作業(yè)本到貨前，倉庫管理人員應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作。到貨時(shí)，倉庫管理人員會(huì)同采購人員按照采購訂單及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商處理，并做好記錄。庫存管理倉庫設(shè)置1.倉庫布局：根據(jù)作業(yè)本的種類、規(guī)格和數(shù)量，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如辦公類作業(yè)本存儲(chǔ)區(qū)、業(yè)務(wù)類作業(yè)本存儲(chǔ)區(qū)、培訓(xùn)類作業(yè)本存儲(chǔ)區(qū)等。2.存儲(chǔ)條件：倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，避免作業(yè)本受潮、發(fā)霉或變形。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防盜、防蟲等安全措施。入庫管理1.入庫登記：驗(yàn)收合格的作業(yè)本，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《作業(yè)本入庫登記表》，詳細(xì)記錄入庫日期、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.標(biāo)識(shí)管理：對(duì)入庫的作業(yè)本進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批次、入庫日期等信息，以便于識(shí)別和管理。存儲(chǔ)管理1.分類存放：按照作業(yè)本的分類和規(guī)格，將其存放在相應(yīng)的存儲(chǔ)區(qū)域，并遵循先進(jìn)先出的原則，確保作業(yè)本在有效期內(nèi)得到合理使用。2.盤點(diǎn)清查：定期對(duì)倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)清查，每月末進(jìn)行小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存數(shù)量與《作業(yè)本入庫登記表》及庫存臺(tái)賬是否一致。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)相關(guān)部門處理。出庫管理1.領(lǐng)用申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要領(lǐng)用作業(yè)本時(shí)，應(yīng)填寫《作業(yè)本領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用日期、部門、姓名、作業(yè)本種類、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交至倉庫管理人員。2.出庫發(fā)放：倉庫管理人員根據(jù)審批后的《作業(yè)本領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量發(fā)放作業(yè)本，并在《作業(yè)本出庫登記表》上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、姓名、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.簽字確認(rèn)：領(lǐng)用人員領(lǐng)取作業(yè)本時(shí)，應(yīng)在《作業(yè)本出庫登記表》上簽字確認(rèn)。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)與流程發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.辦公類作業(yè)本普通辦公筆記本：新入職員工每人每月發(fā)放1本A4或B5筆記本；其他員工根據(jù)工作需求，每人每月發(fā)放12本。便簽紙：根據(jù)部門實(shí)際使用情況，每月按需發(fā)放適量便簽紙。文件紙：根據(jù)公司文件打印需求，每月由行政部門統(tǒng)一領(lǐng)取發(fā)放。2.業(yè)務(wù)類作業(yè)本財(cái)務(wù)賬本：根據(jù)財(cái)務(wù)部門工作安排，按需定期發(fā)放。銷售訂單本：銷售部門根據(jù)業(yè)務(wù)量，按照一定周期（如每季度）領(lǐng)取發(fā)放。項(xiàng)目文檔本：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和文檔記錄需求，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)領(lǐng)取適量項(xiàng)目文檔本，項(xiàng)目過程中如有補(bǔ)充需求，另行申請(qǐng)。3.培訓(xùn)類作業(yè)本培訓(xùn)教材：培訓(xùn)部門根據(jù)培訓(xùn)課程安排，在培訓(xùn)前將培訓(xùn)教材發(fā)放給參加培訓(xùn)的員工。練習(xí)冊(cè)：根據(jù)培訓(xùn)課程需要，在培訓(xùn)過程中適時(shí)發(fā)放給員工。發(fā)放流程1.員工申請(qǐng)：?jiǎn)T工填寫《作業(yè)本領(lǐng)用申請(qǐng)表》，并提交至部門負(fù)責(zé)人。2.部門審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)是否合理必要，審核通過后簽字批準(zhǔn)。3.倉庫發(fā)放：?jiǎn)T工持審批后的《作業(yè)本領(lǐng)用申請(qǐng)表》到倉庫領(lǐng)取作業(yè)本，倉庫管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。特殊情況處理臨時(shí)需求1.因工作突發(fā)緊急情況，員工急需作業(yè)本時(shí)，可口頭向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人同意后，通知倉庫管理人員先行發(fā)放，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦《作業(yè)本領(lǐng)用申請(qǐng)表》的審批手續(xù)。2.倉庫管理人員對(duì)臨時(shí)發(fā)放的作業(yè)本應(yīng)做好記錄，以便后續(xù)核對(duì)和補(bǔ)充庫存。超量領(lǐng)用1.如員工因特殊工作任務(wù)需要超量領(lǐng)用作業(yè)本，應(yīng)填寫《超量領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明超量領(lǐng)用的原因及預(yù)計(jì)使用期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員應(yīng)對(duì)超量領(lǐng)用的情況進(jìn)行跟蹤，確保超量領(lǐng)用的作業(yè)本得到合理使用，避免浪費(fèi)。報(bào)廢處理1.對(duì)于破損、過期、不再使用的作業(yè)本，由使用部門填寫《作業(yè)本報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交至倉庫。2.倉庫管理人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)后，按照規(guī)定的報(bào)廢流程進(jìn)行處理。報(bào)廢作業(yè)本應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)作業(yè)本的采購、庫存及發(fā)放情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、庫存管理是否規(guī)范、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位等。2.日常檢查：人事部門及倉庫管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)作業(yè)本管理工作的日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題?？己宿k法1.對(duì)部門的考核：將作業(yè)本管理工作納入部門績(jī)效考核體系，考核內(nèi)容包括部門對(duì)作業(yè)本需求統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性、領(lǐng)用審批的規(guī)范性、庫存管理的合理性等方面。對(duì)在作業(yè)本管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題較多的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求限期整改。2.對(duì)