公司樣衣間管理制度

公司樣衣間管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣衣間的管理，規(guī)范樣衣的存放、使用、維護(hù)及相關(guān)流程，確保樣衣的安全、完整和有序管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣衣管理的部門和人員，包括但不限于設(shè)計部、生產(chǎn)部、銷售部、市場部等。（三）管理原則1.安全第一原則：確保樣衣在存放和使用過程中的安全，防止火災(zāi)、盜竊、損壞等事故發(fā)生。2.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的樣衣管理流程和操作規(guī)范，保證樣衣的存放、取用等工作有序進(jìn)行。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在樣衣管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.高效利用原則：在保證樣衣安全和質(zhì)量的前提下，提高樣衣的使用效率，為公司的業(yè)務(wù)活動提供有力支持。二、樣衣間的設(shè)置與布局（一）樣衣間選址樣衣間應(yīng)選擇在相對獨立、通風(fēng)良好、干燥且便于管理的區(qū)域，盡量減少人員和貨物的頻繁進(jìn)出對樣衣的影響。（二）樣衣間面積與空間規(guī)劃根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和樣衣數(shù)量，合理確定樣衣間的面積。樣衣間內(nèi)應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括：1.樣衣陳列區(qū)：用于展示各類樣衣，應(yīng)設(shè)置展示架、展示臺等，按照款式、季節(jié)、系列等進(jìn)行分類陳列，便于查找和展示。2.樣衣存儲區(qū)：存放暫時不展示的樣衣，可采用貨架、衣柜、抽屜等存儲設(shè)備，根據(jù)樣衣的尺寸、材質(zhì)、款式等進(jìn)行分區(qū)存放，并做好標(biāo)識。3.整理加工區(qū)：配備必要的裁剪臺、縫紉機(jī)、熨燙設(shè)備等，用于樣衣的修改、整理和簡單加工。4.辦公區(qū)：放置電腦、文件柜等辦公設(shè)備，用于樣衣資料的管理、訂單處理等工作。（三）樣衣間設(shè)施與設(shè)備1.安全設(shè)施：安裝防火門、煙霧報警器、滅火器等消防設(shè)施，確保樣衣間的消防安全。同時，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.存儲設(shè)備：選用質(zhì)量可靠、適合樣衣存放的貨架、衣柜、抽屜等存儲設(shè)備，確保樣衣能夠得到妥善保存。3.展示設(shè)備：配備展示架、展示臺、模特等展示設(shè)備，展示架應(yīng)具有可調(diào)節(jié)性，便于根據(jù)樣衣的特點進(jìn)行展示。4.整理加工設(shè)備：根據(jù)樣衣加工的需求，配備裁剪臺、縫紉機(jī)、熨燙設(shè)備、蒸汽發(fā)生器等設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。5.照明與通風(fēng)設(shè)備：保證樣衣間有充足的自然采光和良好的通風(fēng)條件，必要時可安裝人工照明設(shè)備和通風(fēng)設(shè)備，以保持樣衣間內(nèi)的空氣清新和適宜的溫度、濕度。三、樣衣的出入庫管理（一）樣衣入庫1.樣衣制作完成后：制作部門應(yīng)及時填寫《樣衣入庫單》，詳細(xì)記錄樣衣的款式、編號、尺碼、顏色、材質(zhì)、制作日期、制作人等信息。2.檢驗合格：樣衣經(jīng)質(zhì)量檢驗部門檢驗合格后，由制作部門將樣衣連同《樣衣入庫單》一并送至樣衣間。3.樣衣間管理人員核對：樣衣間管理人員收到樣衣和入庫單后，應(yīng)認(rèn)真核對樣衣的信息與入庫單是否一致，并對樣衣的外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。確認(rèn)無誤后，在《樣衣入庫單》上簽字確認(rèn)，并將樣衣按照規(guī)定的位置存放。（二）樣衣出庫1.申請部門填寫申請表：因業(yè)務(wù)需要使用樣衣時，申請部門應(yīng)填寫《樣衣出庫申請表》，注明樣衣的款式、編號、數(shù)量、使用目的、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.樣衣間管理人員審核：樣衣間管理人員收到《樣衣出庫申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，在申請表上簽字，并根據(jù)申請內(nèi)容發(fā)放樣衣。3.交接手續(xù)：發(fā)放樣衣時，樣衣間管理人員與領(lǐng)取人員應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方在《樣衣發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還樣衣，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。四、樣衣的存放管理（一）分類存放1.按款式分類：將樣衣按照不同的款式進(jìn)行分類存放，如連衣裙、上衣、褲子、外套等，便于查找和管理。2.按季節(jié)分類：根據(jù)服裝的穿著季節(jié)，將樣衣分為春、夏、秋、冬四季進(jìn)行存放，同一季節(jié)的樣衣集中放置。3.按系列分類：對于有系列設(shè)計的服裝，將同一系列的樣衣放在一起，體現(xiàn)品牌的風(fēng)格和設(shè)計理念。4.按尺碼分類：按照樣衣的尺碼從小到大或從大到小的順序進(jìn)行排列存放，方便取用。（二）標(biāo)識管理1.樣衣架標(biāo)識：在每個樣衣架上應(yīng)標(biāo)明該架存放樣衣的款式、系列、季節(jié)等信息，以便快速定位樣衣。2.樣衣標(biāo)識：每件樣衣上應(yīng)懸掛或粘貼標(biāo)識牌，注明樣衣的款式、編號、尺碼、顏色、材質(zhì)等信息，確保樣衣信息清晰準(zhǔn)確。（三）存儲環(huán)境要求1.溫度與濕度：樣衣間應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在20℃25℃，濕度控制在40%60%。避免樣衣因溫度、濕度變化而發(fā)生變形、發(fā)霉等問題。2.防塵、防蟲、防潮：樣衣間應(yīng)做好防塵、防蟲、防潮措施，定期清掃，保持樣衣間的清潔衛(wèi)生。可放置干燥劑、防蟲劑等物品，防止樣衣受到灰塵、蟲害和潮濕的侵害。3.防火、防盜：樣衣間內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，消防設(shè)施應(yīng)定期檢查，確保完好有效。同時，加強(qiáng)門禁管理，防止樣衣被盜。五、樣衣的使用管理（一）使用規(guī)定1.僅限授權(quán)人員使用：樣衣僅供公司內(nèi)部授權(quán)人員使用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自借用或帶出樣衣間。2.使用目的明確：使用樣衣應(yīng)明確使用目的，僅限于產(chǎn)品展示、銷售推廣、設(shè)計參考、質(zhì)量檢驗等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的活動，不得用于其他非業(yè)務(wù)目的。3.保持樣衣整潔：使用樣衣過程中，應(yīng)注意保持樣衣的整潔，避免樣衣受到污染、損壞。如發(fā)現(xiàn)樣衣有污漬、破損等情況，應(yīng)及時告知樣衣間管理人員，并進(jìn)行處理。（二）借用流程1.填寫申請表：因業(yè)務(wù)需要借用樣衣時，借用部門應(yīng)填寫《樣衣借用申請表》，注明借用樣衣的款式、編號、數(shù)量、借用時間、借用用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.樣衣間管理人員審核發(fā)放：樣衣間管理人員收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，在申請表上簽字，并根據(jù)申請內(nèi)容發(fā)放樣衣。借用人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還樣衣，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）歸還管理1.按時歸還：借用樣衣的人員應(yīng)按照約定的時間及時歸還樣衣，不得拖延。如未能按時歸還，應(yīng)提前向樣衣間管理人員說明原因，并辦理延期手續(xù)。2.檢查驗收：樣衣歸還時，樣衣間管理人員應(yīng)對樣衣進(jìn)行檢查驗收，確認(rèn)樣衣的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否與借用時一致。如發(fā)現(xiàn)樣衣有損壞、丟失等情況，借用人員應(yīng)照價賠償。3.記錄歸還情況：樣衣間管理人員應(yīng)在《樣衣借用登記表》上記錄樣衣的歸還情況，包括歸還時間、樣衣狀態(tài)等信息。六、樣衣的維護(hù)與保養(yǎng)（一）定期檢查1.樣衣間管理人員定期檢查：樣衣間管理人員應(yīng)定期對樣衣進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括樣衣的存放狀態(tài)、標(biāo)識是否清晰、有無損壞、發(fā)霉等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.使用部門反饋：使用樣衣的部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)樣衣有問題，應(yīng)及時向樣衣間管理人員反饋，以便及時進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。（二）清潔與整理1.定期清潔：根據(jù)樣衣的材質(zhì)和使用情況，定期對樣衣進(jìn)行清潔。對于易臟的樣衣，應(yīng)及時清洗；對于不易清洗的樣衣，可采用干洗或局部清潔的方式進(jìn)行處理。2.整理歸位：定期對樣衣進(jìn)行整理，將樣衣按照規(guī)定的分類和存放位置進(jìn)行歸位，確保樣衣擺放整齊、有序。同時，檢查樣衣的標(biāo)識是否清晰，如有模糊或損壞，應(yīng)及時更換。（三）修復(fù)與保養(yǎng)1.及時修復(fù)：對于樣衣出現(xiàn)的破損、變形等問題，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)工作應(yīng)由專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行，確保修復(fù)后的樣衣質(zhì)量和外觀不受影響。2.保養(yǎng)措施：根據(jù)樣衣的材質(zhì)特點，采取相應(yīng)的保養(yǎng)措施。如對于絲綢、羊毛等材質(zhì)的樣衣，應(yīng)注意防潮、防蟲；對于皮革材質(zhì)的樣衣，應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)，防止皮革干裂。七、樣衣的盤點與清查（一）盤點計劃1.制定盤點計劃：樣衣間管理人員應(yīng)定期制定樣衣盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法和人員分工等。盤點時間一般為每季度或每半年進(jìn)行一次，特殊情況下可根據(jù)需要臨時增加盤點次數(shù)。2.通知相關(guān)部門：盤點計劃制定后，應(yīng)提前通知相關(guān)部門，包括設(shè)計部、生產(chǎn)部、銷售部等，以便各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點實施1.實地盤點：按照盤點計劃，組織相關(guān)人員對樣衣間的樣衣進(jìn)行實地盤點。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對樣衣的數(shù)量、款式、編號、尺碼、顏色、材質(zhì)等信息，確保盤點結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.記錄盤點結(jié)果：盤點人員應(yīng)將盤點結(jié)果詳細(xì)記錄在《樣衣盤點表》上，包括實際盤點數(shù)量、賬面數(shù)量、差異數(shù)量等信息。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行記錄。（三）結(jié)果處理1.差異分析：對盤點結(jié)果進(jìn)行差異分析，查找差異產(chǎn)生的原因。差異原因可能包括樣衣的出入庫記錄錯誤、樣衣丟失、損壞未及時記錄等。2.調(diào)整賬目：根據(jù)差異分析的結(jié)果，對樣衣的賬目進(jìn)行調(diào)整，確保賬實相符。如因樣衣丟失、損壞等原因造成的差異，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.總結(jié)報告：盤點結(jié)束后，應(yīng)編寫盤點總結(jié)報告，將盤點結(jié)果、差異分析及處理情況等內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)匯報。盤點總結(jié)報告應(yīng)提交給公司管理層，為公司的決策提供參考依據(jù)。八、樣衣的報廢管理（一）報廢條件1.嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)：樣衣因使用、保管不當(dāng)?shù)仍蛟斐蓢?yán)重?fù)p壞，無法通過修復(fù)恢復(fù)其使用價值的。2.款式陳舊不再使用：由于服裝款式更新?lián)Q代較快，樣衣款式陳舊，不再具有展示、參考等使用價值的。3.其他原因：因其他特殊原因，如公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等，導(dǎo)致樣衣不再需要的。（二）報廢申請1.填寫申請表：樣衣使用部門或樣衣間管理人員認(rèn)為樣衣符合報廢條件時，應(yīng)填寫《樣衣報廢申請表》，注明樣衣的款式、編號、報廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審核批準(zhǔn)：《樣衣報廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司管理層審批。公司管理層根據(jù)申請內(nèi)容和實際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行報廢處理。（三）報廢處理1.統(tǒng)一銷毀：樣衣經(jīng)批準(zhǔn)報廢后，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保樣衣的信息不被泄露。2.記錄銷毀情況：在樣衣銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并記錄銷毀的時間、地點、方式、樣衣數(shù)量等信息。記錄材料應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、樣衣資料管理（一）資料分類1.樣衣設(shè)計資料：包括樣衣的設(shè)計圖紙、效果圖、設(shè)計說明等，記錄樣衣的設(shè)計理念、風(fēng)格、特點等信息。2.樣衣制作資料：包括樣衣的制作工藝單、裁剪圖、縫制記錄等，反映樣衣的制作過程和技術(shù)要求。3.樣衣使用資料：包括樣衣的展示記錄、銷售記錄、客戶反饋等，體現(xiàn)樣衣在公司業(yè)務(wù)活動中的使用情況和效果。（二）資料歸檔1.及時收集整理：樣衣制作完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時將樣衣資料進(jìn)行收集整理，并移交樣衣間管理人員。樣衣間管理人員應(yīng)按照資料分類，對樣衣資料進(jìn)行歸檔保存。2.建立電子檔案：除了紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)建立樣衣資料的電子檔案，方便查詢和管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）資料查閱1.授權(quán)查閱：公司內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)需要查閱樣衣資料時，應(yīng)填寫《樣衣資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到樣衣間查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出樣衣間或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。2.登記記錄：樣衣間管理人員應(yīng)對資料查閱情況進(jìn)行登記記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，確保資料查閱的可追溯性。十、人員職責(zé)與權(quán)限（一）樣衣間管理人員職責(zé)1.樣衣間日常管理：負(fù)責(zé)樣衣間的日常管理工作，包括樣衣的出入庫管理、存放管理、維護(hù)保養(yǎng)、盤點清查等。2.樣衣信息記錄：認(rèn)真記錄樣衣的相關(guān)信息，如款式、編號、尺碼、顏色、材質(zhì)、出入庫時間、使用情況等，確保樣衣信息的準(zhǔn)確完整。3.樣衣安全保障：做好樣衣間的安全防范工作，確保樣衣的安全。定期檢查樣衣間的設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)：與設(shè)計部、生產(chǎn)部、銷售部等相關(guān)部門保持密切溝通協(xié)調(diào)，及時了解樣衣的需求和使用情況，為公司業(yè)務(wù)活動提供支持。（二）設(shè)計部職責(zé)1.樣衣設(shè)計制作：負(fù)責(zé)樣衣的設(shè)計和制作工作，確保樣衣符合公司的設(shè)計理念和質(zhì)量要求。2.樣衣資料提供：及時向樣衣間管理人員提供樣衣的設(shè)計資料和制作資料，包括設(shè)計圖紙、效果圖、制作工藝單等。3.樣衣使用反饋：在樣衣使用過程中，收集客戶和市場的反饋意見，為樣衣的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。（三）生產(chǎn)部職責(zé)1.樣衣制作執(zhí)行：按照設(shè)計部提供的樣衣制作資料，負(fù)責(zé)樣衣的制作工作，確保樣衣的制作質(zhì)量和進(jìn)度。2.樣衣質(zhì)量檢驗：對制作完成的樣衣進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保樣衣符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。檢驗合格的樣衣方可入庫。3.樣衣制作問題反饋：在樣衣制作過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)計資料或制作工藝存在問題，應(yīng)及時向設(shè)計部反饋，以便及時解決。（四）銷售部職責(zé)1.樣衣使用申請：根據(jù)銷售業(yè)務(wù)需要，填寫《樣衣出庫申請表》，申請使用樣衣進(jìn)行產(chǎn)品展示、銷售推廣等活動。2.樣衣使用反饋：在樣衣使用過程中，收集客戶對樣衣的意見和建議，及時反饋給設(shè)計部和樣衣間管理人員。3.樣衣歸還管理：按照規(guī)定的時間和要求歸還借用的樣衣，確保樣衣的及時回收和妥善保管。（五）其他部門職責(zé)其他部門如需使用樣衣，應(yīng)按照規(guī)定的流程向樣衣間管理人員申請，并在使用過程中遵守樣衣間的相關(guān)管理制度。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，定期對樣衣間的管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。監(jiān)督小組由公司管理層、樣衣間管理人員及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)檢查樣衣間的設(shè)施設(shè)備、樣衣存放、出入庫管理、維護(hù)保養(yǎng)等工作是否符合制度要求。2.自我監(jiān)督：樣衣間管理人員應(yīng)加