中儲糧會議管理制度

中儲糧會議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范中儲糧各級各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，使會議能夠真正成為傳達上級精神、部署工作任務(wù)、溝通協(xié)調(diào)情況、解決實際問題的重要平臺，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于中儲糧總公司及各分公司、直屬庫等各級機構(gòu)召開的各類會議，包括但不限于工作會議、業(yè)務(wù)會議、專題會議、視頻會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題。2.分級負責(zé)原則：按照會議的性質(zhì)和規(guī)模，實行分級負責(zé)組織和管理。3.規(guī)范有序原則：會議的組織、籌備、召開等各個環(huán)節(jié)都要嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行，確保會議規(guī)范有序。二、會議分類及職責(zé)分工（一）會議分類1.總公司會議：由總公司召開的涉及全系統(tǒng)的重要會議，如年度工作會議、黨風(fēng)廉政建設(shè)會議等。2.分公司會議：由分公司召開的本轄區(qū)內(nèi)的重要會議，如分公司年度工作會議、轄區(qū)內(nèi)專項工作會議等。3.直屬庫會議：由直屬庫召開的本單位內(nèi)部的各類會議，如庫務(wù)會、工作例會等。4.視頻會議：通過視頻系統(tǒng)召開的會議，包括總公司與分公司、直屬庫之間，以及分公司與直屬庫之間的遠程會議。（二）職責(zé)分工1.總公司辦公廳：負責(zé)總公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、組織安排和服務(wù)保障工作；制定總公司年度會議計劃；審核總公司各類會議的議題、議程等；協(xié)調(diào)會議相關(guān)部門和單位做好會議籌備工作；負責(zé)會議文件的起草、印發(fā)、歸檔等工作。2.分公司辦公室：負責(zé)分公司會議的組織管理工作；根據(jù)總公司會議計劃和本轄區(qū)工作實際，制定分公司年度會議計劃；審核分公司各類會議的議題、議程等；組織分公司會議的籌備工作；負責(zé)分公司會議文件的起草、印發(fā)、歸檔等工作；協(xié)助總公司辦公廳做好涉及本轄區(qū)的視頻會議組織工作。3.直屬庫辦公室：負責(zé)直屬庫會議的組織管理工作；根據(jù)總公司和分公司會議計劃，結(jié)合本單位實際，制定直屬庫年度會議計劃；組織直屬庫會議的籌備工作；負責(zé)直屬庫會議文件的起草、印發(fā)、歸檔等工作；協(xié)助總公司和分公司做好涉及本單位的視頻會議組織工作。4.其他相關(guān)部門：按照各自職責(zé)，負責(zé)相關(guān)會議議題的提出、材料準備、會議發(fā)言等工作；配合會議組織部門做好會議的各項籌備和服務(wù)保障工作。三、會議計劃管理（一）年度會議計劃制定1.總公司辦公廳應(yīng)于每年年底前，結(jié)合國家糧食政策、行業(yè)發(fā)展趨勢和中儲糧工作重點，制定下一年度總公司會議計劃草案，報總公司領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)執(zhí)行。2.分公司辦公室應(yīng)根據(jù)總公司會議計劃和本轄區(qū)工作實際，于每年年底前制定分公司年度會議計劃草案，報分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)，并報總公司辦公廳備案。3.直屬庫辦公室應(yīng)根據(jù)總公司和分公司會議計劃，結(jié)合本單位實際，于每年年初制定直屬庫年度會議計劃草案，報直屬庫領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)，并報分公司辦公室備案。（二）會議計劃調(diào)整1.因工作需要臨時增加或調(diào)整會議計劃的，應(yīng)提前填寫《會議計劃調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、會議名稱、時間、地點、參會人員等信息，按照會議審批權(quán)限進行審批。2.總公司會議計劃的調(diào)整，由總公司辦公廳提出申請，報總公司領(lǐng)導(dǎo)審批；分公司會議計劃的調(diào)整，由分公司辦公室提出申請，報分公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并報總公司辦公廳備案；直屬庫會議計劃的調(diào)整，由直屬庫辦公室提出申請，報直屬庫領(lǐng)導(dǎo)審批，并報分公司辦公室備案。四、會議籌備管理（一）會議議題確定1.會議議題應(yīng)圍繞中心工作、重點任務(wù)和實際問題提出，具有針對性和可操作性。2.總公司會議議題由相關(guān)部門提出，經(jīng)總公司辦公廳審核后，報總公司領(lǐng)導(dǎo)審定；分公司會議議題由相關(guān)部門提出，經(jīng)分公司辦公室審核后，報分公司領(lǐng)導(dǎo)審定；直屬庫會議議題由相關(guān)部門提出，經(jīng)直屬庫辦公室審核后，報直屬庫領(lǐng)導(dǎo)審定。3.重要會議議題應(yīng)提前征求相關(guān)部門和單位的意見，確保議題的科學(xué)性和合理性。（二）會議材料準備1.根據(jù)會議議題，相關(guān)部門應(yīng)提前準備會議材料，包括會議報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案、匯報材料等。2.會議材料應(yīng)內(nèi)容準確、重點突出、邏輯清晰、格式規(guī)范。材料字數(shù)應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和要求合理控制，一般工作會議材料篇幅不宜過長，重要決策性會議材料應(yīng)深入分析、充分論證。3.會議材料應(yīng)提前印發(fā)給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。對于保密性較強的會議材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理。（三）會議通知發(fā)送1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議計劃和參會人員范圍，提前發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的時間、地點、議題、參會人員、會議要求等信息。2.對于總公司會議，會議通知由總公司辦公廳統(tǒng)一發(fā)送；對于分公司會議，會議通知由分公司辦公室統(tǒng)一發(fā)送；對于直屬庫會議，會議通知由直屬庫辦公室統(tǒng)一發(fā)送。3.會議通知應(yīng)通過正式公文、電子郵件、短信等多種方式發(fā)送，確保參會人員及時收到通知。對于重要會議，應(yīng)進行電話確認，確保參會人員按時參會。（四）會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，合理安排會議場地。會議場地應(yīng)選擇交通便利、設(shè)施齊全、環(huán)境適宜的地點。2.對于大型會議，應(yīng)提前進行場地預(yù)訂，并做好會場布置、音響設(shè)備調(diào)試、座位安排等準備工作。會場布置應(yīng)莊重、簡潔、大方，體現(xiàn)中儲糧的企業(yè)文化和會議主題。3.對于視頻會議，應(yīng)確保視頻設(shè)備正常運行，圖像清晰、聲音流暢，提前測試網(wǎng)絡(luò)連接，做好會議保障工作。（五）會議人員安排1.根據(jù)會議需要，合理安排會議主持人、記錄人、發(fā)言人等會議工作人員。會議主持人應(yīng)具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和語言表達能力，能夠掌控會議節(jié)奏，引導(dǎo)會議順利進行。2.會議記錄人應(yīng)認真做好會議記錄，確保記錄內(nèi)容準確、完整，會后及時整理會議紀要。會議紀要應(yīng)明確會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門和完成時限等。3.會議發(fā)言人應(yīng)提前準備好發(fā)言材料，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)緊扣會議主題，觀點明確，條理清晰，語言簡潔。五、會議召開管理（一）會議簽到1.會議開始前，會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議簽到工作，確保參會人員按時簽到。2.參會人員應(yīng)在簽到表上如實填寫姓名、單位、職務(wù)等信息，不得代簽。對于未按時簽到的參會人員，應(yīng)及時進行催簽。（二）會議紀律1.參會人員應(yīng)嚴格遵守會議紀律，按時參會，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并安排其他人員代會。2.參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話、玩手機等，確保會議秩序。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得擅自離會。對于會議討論的內(nèi)容，應(yīng)嚴格保密，不得泄露。（三）會議發(fā)言1.會議發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，觀點明確，論據(jù)充分，語言簡潔。發(fā)言時間應(yīng)根據(jù)會議安排合理控制，一般不超過規(guī)定時間。2.參會人員如需發(fā)言，應(yīng)提前舉手示意，經(jīng)會議主持人同意后，方可發(fā)言。發(fā)言時應(yīng)注意禮貌，尊重他人發(fā)言。3.對于重要會議的發(fā)言，應(yīng)提前準備好書面材料，并在發(fā)言時簡要闡述主要觀點，避免長篇大論。（四）會議記錄1.會議記錄人應(yīng)認真做好會議記錄，詳細記錄會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、討論情況、決議事項等。2.會議記錄應(yīng)使用專用的會議記錄本，記錄內(nèi)容應(yīng)字跡工整、清晰可辨。會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀要。3.會議紀要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后印發(fā)給參會人員，并報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。會議紀要應(yīng)明確會議決議事項的責(zé)任部門和完成時限，以便跟蹤落實。（五）會議決議執(zhí)行1.會議形成的決議事項，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，按照規(guī)定的時間和要求完成任務(wù)。2.會議組織部門應(yīng)負責(zé)對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。3.對于未按時完成會議決議事項的責(zé)任部門，應(yīng)及時進行督促和問責(zé)，確保會議決議得到有效落實。六、會議服務(wù)保障管理（一）餐飲服務(wù)1.根據(jù)會議規(guī)模和時間安排，合理安排會議餐飲。會議餐飲應(yīng)注重營養(yǎng)搭配，衛(wèi)生安全，滿足參會人員的飲食需求。2.對于大型會議，應(yīng)提前與餐飲服務(wù)提供商簽訂合同，明確餐飲標準、服務(wù)要求等事項。餐飲服務(wù)提供商應(yīng)嚴格按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.會議期間，應(yīng)安排專人負責(zé)餐飲服務(wù)監(jiān)督，確保餐飲質(zhì)量和服務(wù)水平。（二）住宿服務(wù)1.對于需要安排住宿的會議，應(yīng)根據(jù)參會人員的數(shù)量和需求，合理選擇住宿地點。住宿地點應(yīng)交通便利、環(huán)境舒適、安全衛(wèi)生。2.會議組織部門應(yīng)提前與住宿服務(wù)提供商簽訂合同，明確住宿標準、房間數(shù)量、入住時間、退房時間等事項。住宿服務(wù)提供商應(yīng)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.會議期間，應(yīng)安排專人負責(zé)住宿服務(wù)管理，及時解決參會人員在住宿過程中遇到的問題。（三）車輛服務(wù)1.根據(jù)會議需要，合理安排會議車輛。會議車輛應(yīng)確保安全性能良好，整潔衛(wèi)生。2.會議組織部門應(yīng)提前與車輛服務(wù)提供商簽訂合同，明確車輛數(shù)量、車型、服務(wù)時間、行駛路線等事項。車輛服務(wù)提供商應(yīng)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.會議期間，應(yīng)安排專人負責(zé)車輛調(diào)度和管理，確保車輛按時接送參會人員，保障會議順利進行。（四）其他服務(wù)1.根據(jù)會議實際需求，還應(yīng)提供其他相關(guān)服務(wù)，如茶水、文具、醫(yī)療保障等。2.會議組織部門應(yīng)提前做好各項服務(wù)準備工作，確保服務(wù)質(zhì)量和水平，為參會人員提供便利和舒適的會議環(huán)境。七、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模、時間、地點、參會人員等情況，提前編制會議費用預(yù)算。會議費用預(yù)算應(yīng)包括會議場地租賃、餐飲、住宿、交通、材料印刷、設(shè)備租賃等各項費用。2.會議費用預(yù)算應(yīng)嚴格按照規(guī)定的標準和程序進行編制，確保預(yù)算的合理性和準確性。預(yù)算編制完成后，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費用報銷1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照財務(wù)制度的規(guī)定進行報銷。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、會議通知、簽到表、費用清單等。2.會議費用報銷應(yīng)嚴格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算報銷。對于超預(yù)算部分，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。3.財務(wù)部門應(yīng)認真審核會議費用報銷憑證，確保報銷手續(xù)齊全、合規(guī)，費用支出合理。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，應(yīng)予以退回。八、會議檔案管理（一）檔案收集1.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后，及時收集會議相關(guān)資料，包括會議通知、會議材料、會議記錄、會議紀要、會議照片、視頻等。2.會議資料應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議檔案的整理工作，將收集到的會議資料進行分類、編號、裝訂等處理。2.會議檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)進行備份，確保檔案的安全性和可查閱性。（三）檔案保管1.會議檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。2