項目經(jīng)濟資料管理制度

項目經(jīng)濟資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目經(jīng)濟資料的管理，規(guī)范項目經(jīng)濟資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等行為，確保項目經(jīng)濟資料的真實性、完整性和時效性，為項目成本控制、經(jīng)濟分析、決策支持以及后續(xù)項目提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在建工程項目以及與項目經(jīng)濟活動相關(guān)的各類資料管理。（三）管理原則1.真實性原則：項目經(jīng)濟資料應(yīng)如實反映項目經(jīng)濟活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項目從前期策劃到竣工結(jié)算等全過程涉及的各類經(jīng)濟資料，確保資料無遺漏。3.時效性原則：及時收集、整理和歸檔項目經(jīng)濟資料，保證資料與項目進度同步，便于及時查閱和使用。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的項目經(jīng)濟資料，嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）項目管理部門1.負責組織項目經(jīng)濟資料的收集、整理工作，確保資料的準確性和完整性。2.督促項目各部門及時提交相關(guān)經(jīng)濟資料，并對資料進行初步審核。3.配合公司檔案管理部門做好項目經(jīng)濟資料的歸檔工作。（二）財務(wù)部門1.負責提供項目財務(wù)核算資料，包括成本費用支出、資金收支等相關(guān)憑證和報表。2.協(xié)助項目管理部門對項目經(jīng)濟資料進行財務(wù)分析和審核，確保資料符合財務(wù)規(guī)定。（三）造價部門1.負責編制和審核項目工程造價相關(guān)資料，如工程量清單、招標控制價、投標報價、工程結(jié)算等。2.對項目經(jīng)濟資料中的造價數(shù)據(jù)進行準確性審核，提供造價咨詢和專業(yè)意見。（四）物資部門1.負責收集和整理項目物資采購、供應(yīng)及庫存管理等方面的資料，包括物資采購合同、出入庫記錄等。2.配合項目管理部門對物資成本進行核算和分析，提供物資成本相關(guān)資料。（五）檔案管理部門1.負責制定項目經(jīng)濟資料歸檔規(guī)范和標準，指導項目管理部門進行資料歸檔工作。2.對歸檔的項目經(jīng)濟資料進行統(tǒng)一保管，建立檔案檢索系統(tǒng)，確保資料的安全和可查閱性。（六）項目負責人1.對項目經(jīng)濟資料的管理工作負總責，確保項目經(jīng)濟資料管理工作的有效開展。2.協(xié)調(diào)項目各部門之間的工作，督促各部門按時、按質(zhì)提交項目經(jīng)濟資料。三、項目經(jīng)濟資料的分類與內(nèi)容（一）項目前期經(jīng)濟資料1.項目可行性研究報告：包括項目投資估算、經(jīng)濟效益分析、市場前景預(yù)測等內(nèi)容。2.項目立項批復(fù)文件：政府部門對項目立項的批準文件。3.項目招投標文件：招標文件、投標文件、中標通知書等，包含商務(wù)條款、技術(shù)規(guī)格、報價明細等。4.項目合同文件：與項目相關(guān)的各類合同，如工程承包合同、物資采購合同、勞務(wù)分包合同等，明確雙方權(quán)利義務(wù)、價格條款、付款方式等。（二）項目實施過程經(jīng)濟資料1.成本預(yù)算資料項目成本預(yù)算書：按照項目分解結(jié)構(gòu)編制的詳細成本預(yù)算，包括直接成本（人工、材料、機械等）和間接成本（管理費、規(guī)費、利潤、稅金等）。成本預(yù)算調(diào)整記錄：記錄因項目變更、市場價格波動等原因?qū)е碌某杀绢A(yù)算調(diào)整情況。2.成本核算資料成本費用臺賬：按月或按階段記錄項目實際發(fā)生的成本費用，包括各項成本費用的明細及累計發(fā)生額。成本分析報表：定期對項目成本進行分析，對比預(yù)算成本與實際成本的差異，分析成本偏差原因及采取的措施。3.物資管理資料物資采購計劃：根據(jù)項目進度和預(yù)算編制的物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。物資采購合同及執(zhí)行情況記錄：包括物資采購合同的簽訂、履行過程中的變更、到貨驗收、付款等情況記錄。物資出入庫臺賬：詳細記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、領(lǐng)用部門等信息。4.勞務(wù)管理資料勞務(wù)分包合同：明確勞務(wù)分包的工作內(nèi)容、價格、付款方式、質(zhì)量要求等條款。勞務(wù)人員考勤記錄：記錄勞務(wù)人員的出勤情況，作為勞務(wù)費用結(jié)算的依據(jù)。勞務(wù)費用結(jié)算單：根據(jù)勞務(wù)人員考勤和工作完成情況編制的勞務(wù)費用結(jié)算憑證。5.工程變更資料工程變更申請單：項目實施過程中因設(shè)計變更、施工條件變化等原因提出的工程變更申請，說明變更內(nèi)容、原因及對造價和進度的影響。工程變更審批文件：相關(guān)部門對工程變更申請的審批意見和文件。工程變更費用核算資料：對工程變更引起的費用增加或減少進行核算的相關(guān)資料，包括變更工程量計算、單價調(diào)整依據(jù)等。6.現(xiàn)場簽證資料現(xiàn)場簽證單：記錄施工現(xiàn)場發(fā)生的與合同約定不符且需要調(diào)整造價的事項，如額外的工作內(nèi)容、施工條件變化等?，F(xiàn)場簽證審批文件：經(jīng)相關(guān)部門和人員審批的現(xiàn)場簽證文件?，F(xiàn)場簽證費用核算資料：對現(xiàn)場簽證費用進行核算的依據(jù)和明細。（三）項目竣工結(jié)算經(jīng)濟資料1.工程竣工結(jié)算書：按照合同約定和相關(guān)規(guī)定編制的項目最終工程結(jié)算文件，包括結(jié)算總價、各項費用明細、結(jié)算依據(jù)等。2.竣工圖紙：反映工程實際完成情況的竣工圖紙，作為工程結(jié)算的重要依據(jù)。3.工程竣工驗收報告：項目通過竣工驗收的相關(guān)報告，證明工程已按合同要求完成并具備交付使用條件。4.結(jié)算審核報告：由具備資質(zhì)的造價咨詢機構(gòu)或?qū)徲嫴块T對工程竣工結(jié)算進行審核后出具的報告。四、項目經(jīng)濟資料的收集與整理（一）收集要求1.項目各部門應(yīng)指定專人負責本部門項目經(jīng)濟資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.經(jīng)濟資料應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后及時收集，不得拖延積壓。對于時效性較強的資料，如工程變更申請、現(xiàn)場簽證等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交。3.收集的經(jīng)濟資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。（二）整理要求1.項目管理部門負責對收集到的項目經(jīng)濟資料進行統(tǒng)一整理，按照資料類別和時間順序進行分類、編號。2.對每份經(jīng)濟資料進行核對和審核，確保資料內(nèi)容真實、準確，相關(guān)數(shù)據(jù)邏輯一致。對于不符合要求的資料，及時返回原提交部門進行補充或修正。3.整理后的經(jīng)濟資料應(yīng)裝訂成冊，并編制目錄，便于查閱和管理。五、項目經(jīng)濟資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目管理部門應(yīng)在項目經(jīng)濟資料整理完成后，按照公司檔案管理部門的要求及時進行歸檔。2.歸檔的項目經(jīng)濟資料應(yīng)一式兩份，一份交公司檔案管理部門保管，一份由項目管理部門留存?zhèn)洳椤?.歸檔資料應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范進行裝訂、編目和裝盒，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的項目經(jīng)濟資料檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對項目經(jīng)濟資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.項目經(jīng)濟資料的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，項目竣工結(jié)算完成后，相關(guān)經(jīng)濟資料應(yīng)保管至項目保修期滿后一定期限。六、項目經(jīng)濟資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目經(jīng)濟資料的，應(yīng)填寫《項目經(jīng)濟資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和查閱范圍，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及項目核心機密或敏感信息的經(jīng)濟資料，需經(jīng)項目負責人或公司主管領(lǐng)導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱項目經(jīng)濟資料的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)印或傳播資料內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱項目經(jīng)濟資料，不得將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄部分資料，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛護查閱的項目經(jīng)濟資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀，確保資料的完整性和準確性。3.查閱人員對查閱過程中知悉的公司商業(yè)機密和項目敏感信息負有保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露。七、項目經(jīng)濟資料的銷毀（一）銷毀條件1.項目經(jīng)濟資料保管期限已滿，且按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度無需繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要對部分項目經(jīng)濟資料進行清理銷毀的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出項目經(jīng)濟資料銷毀申請，填寫《項目經(jīng)濟資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，檔案管理部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的項目經(jīng)濟資料進行清點和核對。3.銷毀小組采用適當?shù)姆绞綄椖拷?jīng)濟資料進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程徹底、安全。4.銷毀完成后，銷毀小組應(yīng)填寫《項目經(jīng)濟資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，由銷毀小組成員簽字確認。5.《項目經(jīng)濟資料銷毀申請表》、《項目經(jīng)濟資料銷毀記錄》等相關(guān)文件應(yīng)作為檔案進行保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門負責對項目經(jīng)濟資料管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司將項目經(jīng)濟資料管理工作納入對項目管理部門和相關(guān)人員的績效考核體系，對資料管理工作成績突