行政管理制度傳媒公司

行政管理制度傳媒公司?總則制度目的本行政管理制度旨在規(guī)范傳媒公司內(nèi)部行政事務(wù)的管理，確保公司各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，提高工作效率，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)，為實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)提供有力支持。適用范圍本制度適用于傳媒公司全體員工，包括但不限于公司總部各部門、分公司、子公司以及駐外辦事處的員工?；驹瓌t1.合法性原則：各項(xiàng)行政管理制度的制定應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保公司運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的合法性。2.規(guī)范化原則：明確各項(xiàng)行政事務(wù)的流程、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，實(shí)現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。3.效率原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.服務(wù)原則：行政部門應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。辦公環(huán)境管理辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公地點(diǎn)。2.辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置必要的功能區(qū)域，如會(huì)議室、接待區(qū)、休息區(qū)等，并確保布局合理，方便員工使用。辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)工作需要，為各部門配備相應(yīng)的辦公文具、文件資料柜等辦公用品。辦公環(huán)境維護(hù)1.保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每日安排專人進(jìn)行清掃，定期進(jìn)行全面清潔消毒。2.員工應(yīng)保持個(gè)人辦公區(qū)域的整潔，物品擺放整齊有序，不得在辦公區(qū)域內(nèi)堆放雜物。3.愛(ài)護(hù)辦公設(shè)施和公共財(cái)物，不得隨意損壞或挪用，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告并照價(jià)賠償。4.維護(hù)辦公區(qū)域的安靜，避免大聲喧嘩、播放高分貝音樂(lè)等影響他人工作的行為。辦公用品管理辦公用品采購(gòu)1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求和庫(kù)存情況，定期采購(gòu)辦公用品。2.采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.采購(gòu)的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并進(jìn)行登記和驗(yàn)收，確保數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量符合要求。辦公用品發(fā)放1.員工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取辦公用品。2.行政部門按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量等信息。3.對(duì)于限量使用的辦公用品，如筆記本、簽字筆等，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)，如紙張應(yīng)雙面打印、復(fù)印，墨盒、硒鼓等應(yīng)及時(shí)更換，以延長(zhǎng)使用壽命。2.鼓勵(lì)員工自帶水杯，減少一次性紙杯的使用；提倡無(wú)紙化辦公，盡量通過(guò)電子文檔進(jìn)行文件傳遞和存儲(chǔ)。3.行政部門定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，提高辦公用品的使用效率。會(huì)議管理會(huì)議分類1.公司例會(huì)：包括周例會(huì)、月例會(huì)等，由公司管理層主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。2.部門會(huì)議：由各部門自行組織召開(kāi)，傳達(dá)公司會(huì)議精神，安排本部門工作，解決部門內(nèi)部問(wèn)題。3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)公司特定項(xiàng)目、業(yè)務(wù)或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目策劃會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、問(wèn)題解決會(huì)等。4.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議，時(shí)間和參會(huì)人員根據(jù)具體情況確定。會(huì)議組織1.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。2.會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議場(chǎng)地布置、資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試等工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。3.嚴(yán)格遵守會(huì)議保密制度，對(duì)于會(huì)議討論的機(jī)密事項(xiàng)，不得擅自泄露。會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤1.會(huì)議決議形成后，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照決議要求認(rèn)真執(zhí)行，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，定期向公司管理層匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)度，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。3.業(yè)務(wù)檔案：公司各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃方案、合同文本、執(zhí)行記錄、客戶資料等。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。檔案收集與整理1.各部門負(fù)責(zé)收集和整理本部門產(chǎn)生的檔案資料，并定期移交至行政部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.行政部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等，確保檔案資料的安全存放。2.建立檔案管理制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.嚴(yán)格控制檔案借閱權(quán)限，借閱檔案需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案保管部門審批后，方可借閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。檔案銷毀1.對(duì)于已過(guò)保存期限或失去保存價(jià)值的檔案資料，由檔案保管部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，確保檔案信息的安全銷毀。車輛管理車輛使用1.公司車輛主要用于公務(wù)活動(dòng)，如業(yè)務(wù)拜訪、客戶接送、會(huì)議組織、文件傳遞等。2.員工因工作需要使用公司車輛，應(yīng)提前填寫(xiě)車輛使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理車輛使用手續(xù)。3.行政部門根據(jù)車輛使用情況，合理安排車輛調(diào)度，確保車輛使用的合理性和高效性。車輛調(diào)度1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛調(diào)度計(jì)劃，根據(jù)各部門的用車需求和車輛狀況，合理安排車輛的使用時(shí)間和行駛路線。2.在車輛調(diào)度過(guò)程中，應(yīng)優(yōu)先保障重要公務(wù)活動(dòng)和緊急任務(wù)的用車需求，同時(shí)兼顧其他部門的工作需要。3.對(duì)于多人同時(shí)申請(qǐng)用車的情況，行政部門應(yīng)根據(jù)工作的輕重緩急和車輛承載能力，進(jìn)行合理調(diào)配。車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門負(fù)責(zé)建立車輛檔案，記錄車輛的購(gòu)置時(shí)間、行駛里程、維修保養(yǎng)記錄等信息。2.定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，按照車輛使用說(shuō)明書(shū)的要求，按時(shí)更換機(jī)油、機(jī)濾、空濾等部件，確保車輛性能良好。3.車輛出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，行政部門安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。駕駛員管理1.駕駛員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛證和從業(yè)資格證，遵守交通法規(guī)，確保行車安全。2.駕駛員應(yīng)定期參加安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識(shí)和駕駛技能。3.駕駛員負(fù)責(zé)車輛的日常清潔和保養(yǎng)，保持車輛內(nèi)外整潔衛(wèi)生。4.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司車輛使用規(guī)定，不得將車輛擅自借給他人使用，不得利用車輛從事與公務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)。安全與保密管理安全管理1.安全制度：建立健全公司安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高員工的安全意識(shí)。2.辦公區(qū)域安全：加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保辦公區(qū)域的人員和財(cái)產(chǎn)安全。3.消防安全：配備必要的消防器材，定期組織消防演練，確保員工熟悉消防知識(shí)和應(yīng)急逃生技能，保障消防安全。4.信息安全：加強(qiáng)公司信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、加密數(shù)據(jù)等措施，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。保密管理1.保密制度：制定公司保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)公司機(jī)密信息的保護(hù)。2.保密培訓(xùn)：定期組織員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。3.文件保密：對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料等進(jìn)行嚴(yán)格管理，標(biāo)明密級(jí)，限制知悉范圍，妥善保管。4.信息系統(tǒng)保密：對(duì)公司信息系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，加強(qiáng)用戶認(rèn)證和密碼管理，防止信息泄露。5.對(duì)外交流保密：在對(duì)外交流、合作等活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露公司機(jī)密信息。費(fèi)用報(bào)銷管理報(bào)銷范圍1.員工因公務(wù)發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)等費(fèi)用，符合公司規(guī)定的可以報(bào)銷。2.報(bào)銷費(fèi)用應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開(kāi)發(fā)票。報(bào)銷流程1.員工填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票和憑證。2.將報(bào)銷申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)情況審核費(fèi)用的合理性和必要性。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)銷申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性。4.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)銷申請(qǐng)表提交給公司管理層進(jìn)行最終審批，審批通過(guò)后予以