項(xiàng)目招待煙酒管理制度

項(xiàng)目招待煙酒管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司項(xiàng)目招待煙酒的管理，確保招待行為符合公司規(guī)定，合理控制費(fèi)用支出，同時(shí)展現(xiàn)公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及項(xiàng)目招待活動(dòng)中煙酒的采購(gòu)、使用、管理等相關(guān)事宜。3.原則必要性原則：招待煙酒應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需要，用于與項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)務(wù)往來(lái)、客戶接待等必要場(chǎng)合，避免不必要的浪費(fèi)。適度原則：招待煙酒的規(guī)格和檔次應(yīng)與項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模以及客戶的重要程度相匹配，既要體現(xiàn)公司誠(chéng)意，又要防止過(guò)度鋪張。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格控制招待煙酒費(fèi)用支出，納入公司年度預(yù)算管理，確保費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)合理使用。合規(guī)性原則：所有招待煙酒的采購(gòu)、使用等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。二、管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定招待煙酒采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，建立合格供應(yīng)商名錄。根據(jù)項(xiàng)目需求，審核招待煙酒的采購(gòu)申請(qǐng)，統(tǒng)籌安排采購(gòu)工作。負(fù)責(zé)招待煙酒的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管及發(fā)放工作，確保煙酒的質(zhì)量和安全。定期對(duì)招待煙酒的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)更新庫(kù)存信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核招待煙酒的采購(gòu)發(fā)票，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。對(duì)招待煙酒費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，定期提供費(fèi)用分析報(bào)告，為費(fèi)用控制提供數(shù)據(jù)支持。3.項(xiàng)目部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目業(yè)務(wù)需要，提前提交招待煙酒的采購(gòu)申請(qǐng)，明確招待事由、預(yù)計(jì)用量等信息。負(fù)責(zé)招待煙酒的使用管理，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行招待，并做好使用記錄。配合行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)做好招待煙酒的相關(guān)管理工作，提供必要的信息和資料。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、客戶群體以及招待場(chǎng)合的不同，制定相應(yīng)的招待煙酒采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，明確各類煙酒的品牌、規(guī)格、檔次等要求。優(yōu)先選擇市場(chǎng)上口碑良好、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的煙酒品牌和產(chǎn)品。2.供應(yīng)商選擇行政部門(mén)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，建立招待煙酒合格供應(yīng)商名錄。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。3.采購(gòu)流程項(xiàng)目部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目招待需求，填寫(xiě)《招待煙酒采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明招待事由、預(yù)計(jì)招待人數(shù)、所需煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)招待事由的真實(shí)性和合理性，以及采購(gòu)數(shù)量是否在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。審核通過(guò)后，按照采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。行政部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)產(chǎn)品的品牌、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。供應(yīng)商按照合同要求將招待煙酒送達(dá)公司，行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與合同約定一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。四、庫(kù)存管理1.入庫(kù)管理招待煙酒到貨后，行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)合同和送貨清單，對(duì)煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《招待煙酒入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和送貨人員簽字確認(rèn)。將驗(yàn)收合格的招待煙酒按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存臺(tái)賬，記錄庫(kù)存數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門(mén)等信息。2.保管要求招待煙酒應(yīng)存放在專門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)存區(qū)域，保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止煙酒受潮、變質(zhì)、損壞。建立嚴(yán)格的倉(cāng)庫(kù)管理制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，確保庫(kù)存安全。定期對(duì)庫(kù)存的招待煙酒進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.出庫(kù)管理項(xiàng)目部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用招待煙酒時(shí)，填寫(xiě)《招待煙酒領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用事由、預(yù)計(jì)招待人數(shù)、所需煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)領(lǐng)用信息的真實(shí)性和合理性，按照庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，填寫(xiě)《招待煙酒出庫(kù)單》，詳細(xì)記錄出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)出庫(kù)單及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。五、使用管理1.使用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不同的招待場(chǎng)合和客戶級(jí)別，制定明確的招待煙酒使用標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)于重要客戶或大型項(xiàng)目的招待活動(dòng)，可提供較高檔次的煙酒；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)往來(lái)，應(yīng)選擇符合相應(yīng)規(guī)格的煙酒。嚴(yán)格控制招待煙酒的使用量，避免浪費(fèi)。在招待過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際招待人數(shù)和需求合理安排煙酒的使用，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超量使用。2.使用流程項(xiàng)目部門(mén)在進(jìn)行項(xiàng)目招待活動(dòng)前，按照規(guī)定的使用標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)《招待煙酒使用登記表》，詳細(xì)記錄招待日期、招待事由、招待地點(diǎn)、參與人員、使用煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量等信息。在招待活動(dòng)中，招待人員應(yīng)按照使用標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行招待，確保煙酒的使用符合規(guī)定。招待活動(dòng)結(jié)束后，招待人員應(yīng)及時(shí)將《招待煙酒使用登記表》提交至項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后交行政部門(mén)備案。3.監(jiān)督檢查行政部門(mén)定期對(duì)各項(xiàng)目部門(mén)招待煙酒的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，核實(shí)使用記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確，使用標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用招待煙酒的行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、費(fèi)用管理1.預(yù)算編制財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算安排，結(jié)合以往招待煙酒費(fèi)用支出情況，編制年度招待煙酒費(fèi)用預(yù)算。年度招待煙酒費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)和金額，并分解到各個(gè)季度和月份，確保預(yù)算的合理性和可操作性。2.費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目部門(mén)在招待活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票和使用記錄，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與招待煙酒的采購(gòu)和使用情況相符。同時(shí)，附上《招待煙酒采購(gòu)申請(qǐng)表》、《招待煙酒領(lǐng)用申請(qǐng)表》、《招待煙酒使用登記表》等相關(guān)審批文件。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，對(duì)不符合要求的報(bào)銷申請(qǐng)予以退回。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷付款。3.費(fèi)用控制財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)招待煙酒費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用偏差。對(duì)于費(fèi)用超預(yù)算的項(xiàng)目，項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)