公司複印紙管理制度

公司複印紙管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司複印紙的管理，規(guī)范複印紙的使用，提高紙張使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約用紙，鼓勵(lì)雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用複印紙，確保使用的合理性和規(guī)范性。3.統(tǒng)一管理原則：複印紙由公司統(tǒng)一采購、發(fā)放和管理，避免分散采購造成的浪費(fèi)和管理不便。複印紙的采購與庫存管理采購1.行政部門負(fù)責(zé)根據(jù)公司的紙張使用情況，定期制定複印紙的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)綜合考慮公司各部門的業(yè)務(wù)需求、預(yù)計(jì)使用量以及紙張的庫存情況等因素。2.采購人員應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，要嚴(yán)格按照公司的采購流程進(jìn)行操作，確保采購的合法性和合規(guī)性。3.采購的複印紙應(yīng)符合公司的辦公需求，包括紙張的規(guī)格、質(zhì)量等方面。同時(shí)，要注重環(huán)保，優(yōu)先選擇再生紙等環(huán)保型紙張。庫存管理1.設(shè)立專門的複印紙倉庫，由專人負(fù)責(zé)管理。倉庫管理人員要建立詳細(xì)的庫存臺(tái)賬，記錄複印紙的出入庫情況，包括日期、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.定期對(duì)複印紙的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或其他異常情況，要及時(shí)查明原因并向上級(jí)報(bào)告。3.庫存複印紙應(yīng)分類存放，按照不同的規(guī)格、型號(hào)和用途進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和取用。同時(shí)，要保持倉庫的整潔和通風(fēng)良好，防止紙張受潮、發(fā)霉等情況發(fā)生。複印紙的使用規(guī)定申請(qǐng)與審批1.各部門因工作需要使用複印紙時(shí)，應(yīng)填寫《複印紙使用申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)日期、部門、申請(qǐng)人、用途、預(yù)計(jì)使用數(shù)量等信息。2.《複印紙使用申請(qǐng)表》由部門負(fù)責(zé)人簽字審批，對(duì)于用量較大或特殊用途的申請(qǐng)，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)人憑審批后的《複印紙使用申請(qǐng)表》到行政部門領(lǐng)取複印紙。行政部門根據(jù)申請(qǐng)表上的數(shù)量發(fā)放相應(yīng)的紙張，并在申請(qǐng)表上注明發(fā)放日期和實(shí)際發(fā)放數(shù)量。使用規(guī)范1.提倡雙面打印、復(fù)印，以減少紙張消耗。在打印、復(fù)印前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，避免因錯(cuò)誤而造成紙張浪費(fèi)。2.對(duì)于非正式文件或內(nèi)部資料，可使用單面打印或復(fù)印后的廢紙背面進(jìn)行打印、復(fù)印。3.禁止使用複印紙打印、復(fù)印與工作無關(guān)的內(nèi)容，如私人信件、娛樂資料等。4.如因工作需要復(fù)印大量文件，應(yīng)合理安排復(fù)印順序，避免多次進(jìn)紙和空頁復(fù)印，提高復(fù)印效率。5.復(fù)印機(jī)操作人員應(yīng)熟練掌握復(fù)印機(jī)的操作技能，定期對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保復(fù)印機(jī)的正常運(yùn)行，減少卡紙等故障的發(fā)生，降低紙張浪費(fèi)。剩余紙張?zhí)幚?.各部門在使用完複印紙后，對(duì)于剩余的紙張應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。2.剩余紙張可交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一調(diào)配使用。行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的需求，合理分配剩余紙張，避免浪費(fèi)。3.對(duì)于確實(shí)無法再使用的廢紙，應(yīng)按照公司的垃圾分類規(guī)定進(jìn)行處理，可回收的廢紙應(yīng)統(tǒng)一收集交予廢品回收公司處理。複印機(jī)的使用管理操作培訓(xùn)1.行政部門負(fù)責(zé)組織復(fù)印機(jī)操作培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握復(fù)印機(jī)的基本操作技能，如復(fù)印、打印、掃描、雙面復(fù)印等功能的使用方法。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括復(fù)印機(jī)的操作規(guī)程、注意事項(xiàng)、常見故障排除等方面。培訓(xùn)后，應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行考核，確保員工能夠獨(dú)立、正確地操作復(fù)印機(jī)。3.對(duì)于新入職員工或不熟悉復(fù)印機(jī)操作的員工，行政部門應(yīng)安排專人進(jìn)行指導(dǎo)，直至其能夠熟練操作復(fù)印機(jī)為止。使用登記1.建立復(fù)印機(jī)使用登記制度，員工在使用復(fù)印機(jī)前，應(yīng)在《復(fù)印機(jī)使用登記表》上記錄使用時(shí)間、部門、申請(qǐng)人、復(fù)印或打印的文件名稱及頁數(shù)等信息。2.《復(fù)印機(jī)使用登記表》應(yīng)放置在復(fù)印機(jī)旁，便于員工隨時(shí)登記。登記信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)或漏報(bào)。3.行政部門定期對(duì)《復(fù)印機(jī)使用登記表》進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，了解復(fù)印機(jī)的使用情況，如使用頻率、紙張消耗情況等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的措施。維護(hù)保養(yǎng)1.制定復(fù)印機(jī)維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維修。維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)由專業(yè)的維修人員或經(jīng)過培訓(xùn)的人員進(jìn)行操作。2.維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔復(fù)印機(jī)內(nèi)部的灰塵、雜物，檢查硒鼓、墨盒等耗材的使用情況，更換磨損的部件等。同時(shí)，要定期對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行軟件升級(jí)，確保復(fù)印機(jī)的性能穩(wěn)定和安全。3.如復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)在接到通知后盡快到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，并記錄故障原因和維修情況。對(duì)于故障頻發(fā)的復(fù)印機(jī)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，考慮是否需要更換新的設(shè)備?？己伺c監(jiān)督考核指標(biāo)1.設(shè)立紙張節(jié)約率考核指標(biāo)，計(jì)算公式為：紙張節(jié)約率=（上月紙張實(shí)際使用量本月紙張實(shí)際使用量）÷上月紙張實(shí)際使用量×100%。2.各部門的紙張節(jié)約率納入部門績(jī)效考核體系，作為考核部門工作業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)之一。監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)各部門的複印紙使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括申請(qǐng)表的填寫與審批情況、紙張的使用規(guī)范、剩余紙張的處理等方面。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改情況納入部門績(jī)效考核。3.鼓勵(lì)員工對(duì)浪費(fèi)複印紙的行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。罰則1.對(duì)于違反複印紙使用規(guī)定，如未按規(guī)定申請(qǐng)審批、浪費(fèi)紙張、用于非工作用途等行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.首次違規(guī)的，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正；多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等處罰，直至解除勞動(dòng)合同。3.對(duì)于因管理不