酒店用品管理制度規(guī)定

酒店用品管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店用品的管理，確保酒店用品的合理采購、有效使用、妥善保管和定期盤點(diǎn)，保障酒店運(yùn)營的正常進(jìn)行，特制定本管理制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門涉及的各類用品，包括但不限于客房用品、餐飲用品、前臺(tái)用品、辦公區(qū)域用品等。（三）基本原則1.經(jīng)濟(jì)性原則在滿足酒店運(yùn)營需求的前提下，盡量降低采購成本，提高用品的性價(jià)比。2.適用性原則所采購和使用的用品應(yīng)符合酒店的檔次定位和實(shí)際運(yùn)營需要，確保其質(zhì)量和功能能夠滿足服務(wù)要求。3.計(jì)劃性原則根據(jù)酒店的經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理制定用品采購計(jì)劃，避免積壓和浪費(fèi)。4.責(zé)任明確原則明確各部門在用品管理過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)管理工作有序開展。二、組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)各部門需求和庫存情況，編制年度、季度、月度用品采購計(jì)劃。2.尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的用品供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商洽談采購合同，簽訂采購協(xié)議，確保采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款明確。4.跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購過程中的問題，保證用品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)酒店用品的入庫、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.建立詳細(xì)的庫存臺(tái)賬，記錄用品的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)庫存用品進(jìn)行分類存放，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，保證用品質(zhì)量不受損。4.根據(jù)各部門的領(lǐng)料申請(qǐng)，及時(shí)發(fā)放用品，并做好發(fā)放記錄。（三）使用部門1.定期向采購部門提交用品需求計(jì)劃，詳細(xì)說明所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用用品的使用管理，合理使用和節(jié)約用品，避免浪費(fèi)。3.對(duì)領(lǐng)用的用品進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，并配合相關(guān)部門進(jìn)行處理。4.協(xié)助倉庫管理部門進(jìn)行盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同和報(bào)銷憑證，確保采購費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。2.參與制定用品采購預(yù)算，并對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。3.定期對(duì)酒店用品的成本進(jìn)行核算，提供成本分析報(bào)告，為管理決策提供依據(jù)。三、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，向采購部門提交次月的用品需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)量、設(shè)備設(shè)施狀況、庫存情況等因素進(jìn)行合理預(yù)估，并詳細(xì)列出所需用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.采購部門結(jié)合各部門需求計(jì)劃、庫存情況以及酒店的經(jīng)營計(jì)劃，綜合考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)等因素，編制月度采購計(jì)劃。月度采購計(jì)劃應(yīng)明確采購用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性、突發(fā)性的用品需求，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《緊急采購申請(qǐng)表》，說明需求原因、所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)先安排緊急采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找合適的用品供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶介紹等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等內(nèi)容。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和考核，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和優(yōu)質(zhì)性。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同應(yīng)經(jīng)酒店法律顧問審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。4.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解產(chǎn)品供應(yīng)情況、質(zhì)量狀況、價(jià)格變動(dòng)等信息，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于供應(yīng)商提供的不合格產(chǎn)品，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、索賠等。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃或緊急采購申請(qǐng)表，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，通過電話、郵件等方式與供應(yīng)商保持溝通，確保用品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.用品到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購訂單核對(duì)到貨用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系處理。4.用品驗(yàn)收合格后，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。采購部門根據(jù)入庫單和采購合同，辦理報(bào)銷手續(xù)，支付供應(yīng)商貨款。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的到貨信息后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)收貨。收貨人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和送貨單，對(duì)到貨用品進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，檢查用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否與訂單一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的用品，收貨人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并將用品搬運(yùn)至倉庫指定區(qū)域存放。同時(shí)，填寫《入庫單》，詳細(xì)記錄用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息?！度霂靻巍窇?yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的用品，收貨人員應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。如因特殊情況需要暫存不合格用品，應(yīng)在倉庫中單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)，防止與合格用品混淆。（二）存儲(chǔ)管理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)用品的性質(zhì)、用途、規(guī)格等因素，對(duì)庫存用品進(jìn)行分類存放。例如，客房用品可分為床上用品、洗漱用品、清潔用品等類別；餐飲用品可分為餐具、廚具、食品原材料等類別。各類用品應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。2.倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合用品存儲(chǔ)要求。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的用品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防火、防盜等措施。例如，食品原材料應(yīng)存放在冷藏庫或冷凍庫中；貴重物品應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的儲(chǔ)物間內(nèi)。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存用品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，查看用品的存儲(chǔ)狀況、數(shù)量變化等情況。如發(fā)現(xiàn)用品有損壞、變質(zhì)、過期等問題，應(yīng)及時(shí)清理并記錄，同時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（三）發(fā)放管理1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《領(lǐng)料單》，詳細(xì)注明所需用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.《領(lǐng)料單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)使用部門留存，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。倉庫管理人員根據(jù)審批后的《領(lǐng)料單》，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放用品，并在《領(lǐng)料單》上簽字確認(rèn)。同時(shí)，更新庫存臺(tái)賬，記錄用品的發(fā)放日期、數(shù)量等信息。3.對(duì)于限量領(lǐng)用的用品，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放，不得超量發(fā)放。如因特殊情況需要超量領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解各部門用品的領(lǐng)用規(guī)律和需求變化，為采購計(jì)劃的制定提供參考依據(jù)。（四）盤點(diǎn)管理1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)庫存用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)兩種方式。定期盤點(diǎn)每月進(jìn)行一次，于每月末最后一天進(jìn)行；不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際工作需要，由財(cái)務(wù)部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排進(jìn)行。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理庫存、核對(duì)賬目、準(zhǔn)備盤點(diǎn)工具等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)各類用品的實(shí)際數(shù)量，并與庫存臺(tái)賬進(jìn)行逐一核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《盤點(diǎn)差異表》，詳細(xì)記錄差異情況、差異原因等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)告中應(yīng)包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果、差異情況及處理建議等內(nèi)容?！侗P點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。4.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈或盤虧情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。如因人為原因造成的盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如因管理不善等原因?qū)е掠闷窊p壞、變質(zhì)等，應(yīng)分析原因，采取改進(jìn)措施，避免類似情況再次發(fā)生。五、使用管理（一）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門用品的管理工作，明確其職責(zé)和權(quán)限。2.對(duì)本部門領(lǐng)用的用品進(jìn)行合理使用和節(jié)約，教育員工養(yǎng)成愛護(hù)用品的良好習(xí)慣，避免浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。3.定期對(duì)本部門使用的用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)用品損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《用品損壞丟失報(bào)告表》，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交倉庫管理部門進(jìn)行處理。4.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求的變化，及時(shí)向采購部門反饋用品使用情況和需求信息，協(xié)助采購部門做好采購計(jì)劃的調(diào)整工作。（二）員工培訓(xùn)1.人力資源部門應(yīng)將酒店用品管理制度納入新員工入職培訓(xùn)內(nèi)容，向新員工介紹酒店用品的種類、用途、管理規(guī)定等方面的知識(shí)，使其了解正確使用和愛護(hù)用品的重要性。2.各部門應(yīng)定期組織員工進(jìn)行用品使用培訓(xùn)，針對(duì)不同類型的用品，向員工講解其使用方法、注意事項(xiàng)、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)等內(nèi)容，提高員工的操作技能和管理水平。3.通過張貼宣傳標(biāo)語、發(fā)放宣傳手冊(cè)、開展節(jié)約能源和資源活動(dòng)等方式，加強(qiáng)對(duì)員工的宣傳教育，營造節(jié)約使用用品的良好氛圍。（三）監(jiān)督與考核1.酒店應(yīng)建立健全用品使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門的用品使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括用品的使用數(shù)量、使用質(zhì)量、節(jié)約情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等方面。2.對(duì)于在用品使用管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，酒店應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在浪費(fèi)、損壞用品等違規(guī)行為的部門和個(gè)人，應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育，并按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。處罰措施包括警告、罰款、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金等。3.將用品使用管理情況納入部門和員工的績效考核體系，與部門的業(yè)績考核和員工的薪酬、晉升等掛鉤，激勵(lì)各部門和員工積極做好用品管理工作。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.用品因使用年限過長、損壞嚴(yán)重、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.用品存在質(zhì)量問題，經(jīng)維修后仍無法正常使用，且維修成本過高的，可申請(qǐng)報(bào)廢。3.因酒店裝修改造、經(jīng)營業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，不再使用的用品，可申請(qǐng)報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.使用部門發(fā)現(xiàn)用品符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)填寫《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置日期、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料（如損壞照片、維修記錄等）。2.《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)倉庫管理部門審核。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存臺(tái)賬和實(shí)物情況，對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的用品進(jìn)行核實(shí)，并在申請(qǐng)表上簽署審核意見。3.倉庫管理部門審核通過后，《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)酒店財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保報(bào)廢處理的合理性和合規(guī)性。4.財(cái)務(wù)部門審批通過后，《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的用品，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置。對(duì)于有殘值的用品，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行變賣或回收，變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門。2.倉庫管理部門應(yīng)做好報(bào)廢用品的處置記錄，包括報(bào)廢日期、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、收入金額等信息，并將處置記錄存檔備查。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)報(bào)廢申請(qǐng)和處置記錄，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷相關(guān)資產(chǎn)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、信息化管理（一）建立用品管理信息系統(tǒng)1.酒店應(yīng)建立完善的用品管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購、庫存、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。信息系統(tǒng)應(yīng)具備采購訂單管理、庫存管理、領(lǐng)料管理、盤點(diǎn)管理、報(bào)表生成等功能模塊，能夠?qū)崟r(shí)反映用品的庫存數(shù)量、出入庫情況、使用狀況等信息。2.采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)人員應(yīng)通過信息系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)錄入和更新。信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)崗位職責(zé)分配相應(yīng)的操作權(quán)限，保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.用品管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期生成各類報(bào)表，如采購報(bào)表、庫存報(bào)表、領(lǐng)用報(bào)表、盤點(diǎn)報(bào)表、成本報(bào)表等。相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解用品的采購情況、庫存