車輛加油報銷管理制度

車輛加油報銷管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司車輛加油管理，規(guī)范加油費用報銷流程，合理控制車輛運行成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備公務(wù)車輛的部門及員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：加油費用報銷必須符合國家法律法規(guī)及公司財務(wù)制度的相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：報銷的加油費用應(yīng)真實發(fā)生，嚴禁虛報、假報。3.合理性原則：根據(jù)車輛的實際使用情況和油耗標準，合理控制加油費用支出。4.便捷性原則：在確保管理規(guī)范的前提下，盡量簡化報銷流程，提高工作效率。二、車輛管理（一）車輛登記1.公司綜合管理部負責建立車輛檔案，詳細記錄每輛車的車型、車牌號、購置時間、購置價格、保險情況、維修保養(yǎng)記錄等信息。2.新購置車輛應(yīng)及時辦理車輛登記手續(xù)，包括行駛證、車輛購置稅完稅證明等，并將相關(guān)資料復(fù)印件交綜合管理部備案。（二）車輛調(diào)度1.各部門因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，報綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)車輛使用情況和調(diào)度原則，合理安排車輛，并及時通知駕駛員。3.駕駛員應(yīng)嚴格按照調(diào)度安排出車，不得擅自改變行車路線或更換駕駛員。（三）車輛油耗標準制定1.綜合管理部根據(jù)公司車輛的車型、使用年限、行駛里程等因素，結(jié)合實際油耗情況，制定每輛車的油耗標準。2.油耗標準應(yīng)定期進行評估和調(diào)整，確保其合理性和科學(xué)性。三、加油管理（一）加油卡管理1.公司統(tǒng)一辦理加油卡，由綜合管理部指定專人負責加油卡的保管和使用。2.加油卡應(yīng)設(shè)置密碼，并嚴格保密。密碼由加油卡管理人員掌握，不得告知他人。3.加油卡充值由綜合管理部根據(jù)車輛油耗情況和使用頻率，定期進行充值。充值時應(yīng)填寫《加油卡充值申請表》，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到指定加油站辦理充值手續(xù)。4.加油卡管理人員應(yīng)定期核對加油卡余額，并將余額情況及時反饋給綜合管理部。（二）定點加油1.公司指定[X]家信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的加油站作為定點加油站。2.駕駛員應(yīng)在定點加油站加油，不得在其他加油站加油。如因特殊情況需要在非定點加油站加油，應(yīng)提前向綜合管理部報告，并說明原因。3.加油時，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員提供正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油日期、車牌號、加油金額等信息。（三）加油流程1.駕駛員在加油前，應(yīng)檢查車輛油箱液位，并記錄液位數(shù)值。2.到達定點加油站后，駕駛員應(yīng)將車輛停放在指定加油位置，告知加油站工作人員加油金額或加油升數(shù)，并提供加油卡。3.加油站工作人員加油完畢后，駕駛員應(yīng)檢查加油槍是否歸零，確認加油金額無誤后，在發(fā)票上簽字確認。4.駕駛員返回公司后，應(yīng)及時將加油發(fā)票和車輛行駛里程記錄交綜合管理部審核。四、報銷管理（一）報銷憑證要求1.加油費用報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等信息。2.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章清晰可辨。3.除發(fā)票外，還應(yīng)提供車輛行駛里程記錄，行駛里程記錄可以是車輛自帶的里程表讀數(shù)，也可以是通過手機APP等方式記錄的里程信息。行駛里程記錄應(yīng)與加油時間相對應(yīng)，能夠準確反映車輛在加油期間的行駛情況。（二）報銷流程1.駕駛員將加油發(fā)票和車輛行駛里程記錄整理粘貼在《費用報銷單》上，填寫報銷日期、車牌號、加油金額、行駛里程等信息，并簽字確認。2.將《費用報銷單》提交給本部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)車輛使用情況和油耗標準，對加油費用的合理性進行審核，并簽字確認。3.審核通過后，將《費用報銷單》提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核無誤后，按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行報銷支付。（三）報銷時間加油費用報銷應(yīng)在加油后[X]個工作日內(nèi)提交，逾期不予受理。特殊情況需要延期報銷的，應(yīng)提前向綜合管理部和財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)批準后方可延期。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司審計部門定期對車輛加油費用報銷情況進行審計，檢查報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及加油費用的合理性和合規(guī)性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。（二）日常檢查綜合管理部和財務(wù)部門不定期對車輛加油情況進行檢查，包括核對加油發(fā)票、車輛行駛里程記錄、加油卡使用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）違規(guī)處理1.對于虛報、假報加油費用的行為，一經(jīng)查實，除追回虛報、假報的費用外，還將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責任人警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于未按規(guī)定在定點加油站加油、未提供正規(guī)發(fā)票、未按要求填寫報銷憑證等違規(guī)行為，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并要求相關(guān)責任人重新提供合規(guī)的報銷憑證。3.對于違反加油卡管理規(guī)定，如加油卡丟失、密碼泄露等，給公司造成經(jīng)濟損失的，由責任人負責賠償。六、附則（一）解