銷售項(xiàng)目公章管理制度

銷售項(xiàng)目公章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售項(xiàng)目公章的管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司銷售項(xiàng)目相關(guān)的所有公章，包括但不限于銷售合同專用章、項(xiàng)目章等。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章存放安全。3.使用登記原則：每次公章使用都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用情況。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反公章管理制度的行為，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、公章的種類與用途（一）銷售合同專用章用于公司與客戶簽訂銷售合同、協(xié)議等法律文件。（二）項(xiàng)目章1.用于與銷售項(xiàng)目相關(guān)的各類文件、資料的蓋章確認(rèn)，如項(xiàng)目報(bào)告、進(jìn)度文件等。2.在符合公司規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際需求的情況下，可用于與項(xiàng)目合作方的往來(lái)信函、文件等蓋章，但不得用于簽訂銷售合同等重要法律文件。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.因業(yè)務(wù)需要刻制銷售項(xiàng)目公章時(shí)，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至公司行政部門(mén)統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.行政部門(mén)應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位進(jìn)行刻制，確保公章質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章在完成制作后，由行政部門(mén)通知申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)取。2.申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)取公章后，應(yīng)填寫(xiě)《公章啟用登記表》，注明啟用日期、公章名稱、保管人等信息。3.同時(shí)，將公章啟用情況告知公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)知曉并按照規(guī)定使用。四、公章的保管（一）保管人員確定1.銷售合同專用章由公司銷售部門(mén)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致等品質(zhì)。2.項(xiàng)目章由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管，保管人員應(yīng)熟悉項(xiàng)目情況，嚴(yán)格遵守公章管理制度。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱，確保公章存放環(huán)境安全，防止被盜、丟失或損壞。2.保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書(shū)面委托手續(xù)。3.保管人員應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。五、公章的使用流程（一）申請(qǐng)1.使用人填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用公章的事由、文件名稱、使用時(shí)間、使用份數(shù)等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保使用事由真實(shí)、合理、合法。（二）審批1.根據(jù)公章使用的具體情況，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：銷售合同專用章用于簽訂銷售合同等重要法律文件時(shí)，需經(jīng)銷售部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項(xiàng)目章用于一般項(xiàng)目文件蓋章時(shí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批；用于重要項(xiàng)目文件或涉及較大金額的項(xiàng)目相關(guān)文件蓋章時(shí)，需經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)表內(nèi)容，核實(shí)使用事由的真實(shí)性和必要性，如不同意使用，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明原因并退回申請(qǐng)。（三）蓋章1.經(jīng)審批同意使用公章后，保管人員憑審批通過(guò)的《公章使用申請(qǐng)表》在指定位置蓋章，并確保蓋章清晰、端正。2.蓋章過(guò)程中，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的蓋章范圍和方式進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大蓋章范圍或改變蓋章用途。（四）登記1.每次公章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、申請(qǐng)部門(mén)、使用人、使用事由、文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。2.登記簿應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、特殊情況的公章使用（一）緊急情況1.在緊急情況下，如因客戶要求急需簽訂合同或處理重要文件等，無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行申請(qǐng)時(shí)，使用人應(yīng)電話向部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后可先行使用公章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)和審批手續(xù)。2.補(bǔ)辦手續(xù)應(yīng)在使用公章后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，如未能按時(shí)補(bǔ)辦，應(yīng)說(shuō)明原因并接受相應(yīng)處理。（二）異地使用1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章時(shí)，使用人應(yīng)提前向公司申請(qǐng)，并說(shuō)明異地使用的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等情況。2.經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采取郵寄或?qū)Ｈ藬y帶公章的方式前往異地辦理蓋章事宜。在異地使用公章期間，公章保管人員應(yīng)與使用人保持密切聯(lián)系，確保公章使用安全、規(guī)范。3.異地使用公章返回公司后，使用人應(yīng)及時(shí)將使用情況向保管人員反饋，并在《公章使用登記簿》上詳細(xì)記錄異地使用的相關(guān)信息。七、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等原因，銷售項(xiàng)目公章不再使用時(shí)，由保管人員填寫(xiě)《公章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、公章名稱等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將公章交回公司行政部門(mén)。（二）銷毀1.行政部門(mén)對(duì)停用的公章進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期組織銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)至少有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀徹底。2.銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時(shí)間、公章名稱、銷毀方式等信息。3.《公章銷毀登記表》應(yīng)妥善保存，作為公章管理檔案的一部分。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)銷售項(xiàng)目公章的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查公章使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限。2.審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)人員可查閱《公章使用申請(qǐng)表》、《公章使用登記簿》等相關(guān)資料，核實(shí)公章使用的真實(shí)性和合法性。（二）日常檢查1.公司行政部門(mén)不定期對(duì)公章保管情況進(jìn)行檢查，確保公章存放安全，保管人員嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括公章存放環(huán)境、保管人員職責(zé)履行情況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對(duì)未按規(guī)定流程申請(qǐng)、審批使用公章的，責(zé)令改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。對(duì)擅自轉(zhuǎn)借、挪用公章或因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜、損壞的，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、罰款、降職、辭退等處理，并要求責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)