落實(shí)公司印章管理制度

落實(shí)公司印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的各類印章管理。印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)，代表法定代表人的個(gè)人簽章。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。4.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)的印章。5.部門章：各部門為履行職責(zé)而使用的印章，如行政章、業(yè)務(wù)章等。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司各類印章的刻制均由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)實(shí)際工作需要填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、使用范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批同意后，行政部門持審批表到公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)與刻章單位進(jìn)行核對(duì)，確保印章內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，無質(zhì)量問題。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、規(guī)格、使用范圍等信息，并附上印模。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，行政部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。3.印章啟用后，行政部門應(yīng)將印章的印模、啟用日期、使用范圍等信息進(jìn)行登記備案，建立印章管理檔案。印章的保管保管原則1.公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全存放，防止遺失、被盜或?yàn)E用。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。保管職責(zé)1.公章保管職責(zé)負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出公司。嚴(yán)格按照公司規(guī)定的印章使用流程審批使用公章，對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)。在用印過程中，要監(jiān)督用印情況，確保用印質(zhì)量，用印完畢后及時(shí)歸還印章，并對(duì)用印文件進(jìn)行登記備案。定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按規(guī)定進(jìn)行處理。2.法定代表人章保管職責(zé)負(fù)責(zé)法定代表人章的日常保管，確保印章存放安全。按照公司規(guī)定的法定代表人章使用流程審批使用印章，對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容符合法定代表人的授權(quán)范圍。在用印過程中，要監(jiān)督用印情況，確保用印質(zhì)量，用印完畢后及時(shí)歸還印章，并對(duì)用印文件進(jìn)行登記備案。3.合同專用章保管職責(zé)負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管，確保印章存放安全。嚴(yán)格按照公司規(guī)定的合同專用章使用流程審批使用印章，對(duì)簽訂的合同進(jìn)行認(rèn)真審核，確保合同條款合法、合規(guī)，內(nèi)容完整。在用印過程中，要監(jiān)督用印情況，確保用印質(zhì)量，用印完畢后及時(shí)歸還印章，并對(duì)合同用印情況進(jìn)行登記備案。4.財(cái)務(wù)專用章保管職責(zé)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的日常保管，確保印章存放安全，不得隨意放置。按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的財(cái)務(wù)專用章使用流程審批使用印章，對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容符合財(cái)務(wù)規(guī)定。在用印過程中，要監(jiān)督用印情況，確保用印質(zhì)量，用印完畢后及時(shí)歸還印章，并對(duì)財(cái)務(wù)用印文件進(jìn)行登記備案。5.部門章保管職責(zé)各部門指定專人負(fù)責(zé)部門章的保管，確保印章存放安全。按照公司規(guī)定的部門章使用流程審批使用印章，對(duì)部門內(nèi)部文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容符合部門職責(zé)范圍。在用印過程中，要監(jiān)督用印情況，確保用印質(zhì)量，用印完畢后及時(shí)歸還印章，并對(duì)部門用印文件進(jìn)行登記備案。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章委托他人代管，如因特殊原因需要臨時(shí)委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按規(guī)定進(jìn)行更換或處理。4.印章保管人員離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚，無遺漏、無差錯(cuò)。印章的使用使用原則1.公司各類印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得擅自使用。2.印章使用應(yīng)基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，確保用印文件內(nèi)容與公司利益相符，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。使用流程1.用印申請(qǐng)申請(qǐng)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附上用印文件的原件或復(fù)印件。用印申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人或授權(quán)代表審批。2.審批簽字公司法定代表人或授權(quán)代表根據(jù)用印申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)符合規(guī)定的用印申請(qǐng)予以簽字批準(zhǔn)，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)予以退回，并說明理由。3.印章使用印章保管人員根據(jù)審批通過的用印申請(qǐng)表，對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容與申請(qǐng)表一致。在用印過程中，要嚴(yán)格按照規(guī)定的用印方式進(jìn)行操作，確保用印清晰、完整，不得在空白紙張或文件上預(yù)先加蓋印章。用印完畢后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印申請(qǐng)人等信息，并由用印申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。使用范圍1.公司公章以公司名義對(duì)外發(fā)布的各類文件、函件、報(bào)告等。公司簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。公司對(duì)外出具的各類證明、介紹信等。其他需要加蓋公司公章的文件或事項(xiàng)。2.法定代表人章按照公司法定代表人授權(quán)，代表法定代表人簽署的相關(guān)文件。公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等需要法定代表人簽字的文件。其他經(jīng)法定代表人授權(quán)使用法定代表人章的事項(xiàng)。3.合同專用章公司簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。其他需要加蓋合同專用章的合同性文件。4.財(cái)務(wù)專用章公司財(cái)務(wù)結(jié)算票據(jù)、發(fā)票、收據(jù)等的開具。公司銀行賬戶的開戶、銷戶、變更等相關(guān)手續(xù)的辦理。其他財(cái)務(wù)相關(guān)文件的蓋章。5.部門章各部門內(nèi)部使用的文件、通知、報(bào)告等。部門與其他部門之間往來的工作聯(lián)系函件。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他用印事項(xiàng)。特殊情況用印1.如遇緊急情況，無法事先履行用印審批手續(xù)的，用印申請(qǐng)人應(yīng)電話請(qǐng)示公司法定代表人或授權(quán)代表同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用印文件，公司法定代表人或授權(quán)代表可要求對(duì)用印文件進(jìn)行法律審查或風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保用印文件合法、合規(guī)。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因，導(dǎo)致原印章不再適用的。2.印章?lián)p壞、變形、字跡模糊等，無法正常使用的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，需要停用印章的。停用流程1.印章保管部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并附上印章印模。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，行政部門應(yīng)將印章停用的相關(guān)信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。3.印章停用后，印章保管部門或保管人員應(yīng)將印章及時(shí)交回行政部門，由行政部門進(jìn)行統(tǒng)一保管。銷毀流程1.對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，根據(jù)印章的使用情況和重要性，確定是否需要銷毀。2.如需銷毀印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上印章印模。3.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，行政部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)印章進(jìn)行銷毀。4.印章銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保印章銷毀徹底，防止印章被非法利用。銷毀完成后，銷毀小組成員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。5.行政部門應(yīng)將印章銷毀的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)公司印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)，印章交接手續(xù)是否齊全。2.印章使用情況：檢查印章使用是否按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，用印文件是否真實(shí)、合法、有效，用印登記是否完整、準(zhǔn)確。3.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用手續(xù)是否齊全，印章銷毀是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因印