酒店直撥材料管理制度

酒店直撥材料管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店直撥材料的管理，規(guī)范采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放及使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保酒店運(yùn)營(yíng)所需物資的及時(shí)供應(yīng)，保證物資質(zhì)量，控制成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各類直撥材料的管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、工程維修材料等。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門負(fù)責(zé)根據(jù)酒店各部門需求，編制直撥材料采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。確保采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)對(duì)直撥材料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購(gòu)合同一致。對(duì)驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，對(duì)不合格物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)直撥材料的儲(chǔ)存管理，建立物資臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，確保物資安全、完好。根據(jù)各部門領(lǐng)料單及時(shí)發(fā)放物資，保證物資發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。使用部門負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際需求填寫領(lǐng)料單，注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。合理使用直撥材料，避免浪費(fèi)，及時(shí)反饋物資使用情況。二、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃編制各部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求和庫(kù)存情況，每月[具體日期]前向采購(gòu)部門提交下月直撥材料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。采購(gòu)部門匯總各部門需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存狀況，編制酒店直撥材料采購(gòu)總計(jì)劃。采購(gòu)總計(jì)劃應(yīng)考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)等因素，確保物資的合理采購(gòu)量。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰，并補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。3.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判時(shí)，應(yīng)明確物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。根據(jù)談判結(jié)果，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給驗(yàn)收部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。4.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物資按時(shí)到貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y不能按時(shí)到貨，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施，如催促發(fā)貨、變更運(yùn)輸方式等，減少對(duì)酒店運(yùn)營(yíng)的影響。物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。三、驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備驗(yàn)收部門在收到采購(gòu)人員的到貨通知后，應(yīng)安排驗(yàn)收人員，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和場(chǎng)地。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)合同中規(guī)定的物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量等要求，以便準(zhǔn)確進(jìn)行驗(yàn)收。2.數(shù)量驗(yàn)收驗(yàn)收人員按照送貨單或發(fā)票核對(duì)物資的數(shù)量，確保實(shí)際到貨數(shù)量與采購(gòu)合同一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系核實(shí)，并做好記錄。3.質(zhì)量驗(yàn)收驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于食品、飲料等物資，應(yīng)檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、外觀、口感等；對(duì)于客房用品、辦公用品等物資，應(yīng)檢查其規(guī)格、型號(hào)、材質(zhì)等是否符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.驗(yàn)收記錄與入庫(kù)驗(yàn)收人員對(duì)驗(yàn)收合格的物資填寫《物資驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、供應(yīng)商名稱等信息?！段镔Y驗(yàn)收單》經(jīng)驗(yàn)收人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)后，作為物資入庫(kù)的依據(jù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》辦理物資入庫(kù)手續(xù)，將物資存放至指定倉(cāng)庫(kù)位置，并更新物資臺(tái)賬。四、儲(chǔ)存管理1.倉(cāng)庫(kù)布局規(guī)劃根據(jù)酒店直撥材料的類別、特點(diǎn)和使用頻率，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局。將物資分為食品庫(kù)、飲料庫(kù)、客房用品庫(kù)、辦公用品庫(kù)、工程維修材料庫(kù)等不同區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥、整潔，溫度、濕度應(yīng)符合各類物資儲(chǔ)存要求。2.物資入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》對(duì)驗(yàn)收合格的物資進(jìn)行入庫(kù)操作。將物資按照類別、規(guī)格整齊擺放，遵循先進(jìn)先出的原則，便于物資的發(fā)放和盤點(diǎn)。對(duì)入庫(kù)物資建立詳細(xì)的物資臺(tái)賬，記錄物資的入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.物資保管倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行檢查，查看物資的儲(chǔ)存狀況，如有無(wú)損壞、變質(zhì)等情況。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防霉等措施，如密封保存、放置干燥劑等。對(duì)貴重物資和易燃易爆物資應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的安全保管措施。4.庫(kù)存盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)整理物資，核對(duì)物資臺(tái)賬，確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物資數(shù)量，檢查物資質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫(kù)存盤點(diǎn)差異報(bào)告》。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整物資臺(tái)賬，對(duì)盤盈、盤虧的物資進(jìn)行相應(yīng)處理。五、發(fā)放管理1.領(lǐng)料申請(qǐng)使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫領(lǐng)料單，領(lǐng)料單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)料單應(yīng)由使用部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.領(lǐng)料審批倉(cāng)庫(kù)管理人員收到領(lǐng)料單后，應(yīng)檢查領(lǐng)料單的填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。對(duì)于貴重物資、限量發(fā)放物資等，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能發(fā)放。3.物資發(fā)放倉(cāng)庫(kù)管理人員按照領(lǐng)料單的要求，從倉(cāng)庫(kù)中領(lǐng)取相應(yīng)物資，并與領(lǐng)料人員進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資的質(zhì)量。物資發(fā)放后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，并更新物資臺(tái)賬，記錄物資的發(fā)放日期、數(shù)量等信息。4.退料管理使用部門對(duì)于多余或不再使用的物資，應(yīng)及時(shí)填寫退料單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、退料原因等，提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門。倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)退料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的質(zhì)量和數(shù)量。如退料物資符合要求，辦理退料入庫(kù)手續(xù)，并更新物資臺(tái)賬。六、成本控制1.采購(gòu)成本控制采購(gòu)部門在采購(gòu)直撥材料時(shí)，應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。定期分析市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)，避免因價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。與供應(yīng)商協(xié)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條款，如批量折扣、延長(zhǎng)付款期等。2.庫(kù)存成本控制倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)合理控制庫(kù)存水平，根據(jù)物資的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，確定合理的安全庫(kù)存和補(bǔ)貨點(diǎn)。避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，減少庫(kù)存占用資金和倉(cāng)儲(chǔ)成本。對(duì)于滯銷物資，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、退貨等措施進(jìn)行處理，降低庫(kù)存成本。3.使用成本控制使用部門應(yīng)合理使用直撥材料，避免浪費(fèi)。加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工對(duì)物資節(jié)約使用的意識(shí)。建立物資使用考核制度，對(duì)各部門物資使用情況進(jìn)行定期考核，對(duì)節(jié)約使用物資表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)浪費(fèi)嚴(yán)重的部門和個(gè)人進(jìn)行處罰。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督酒店內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)直撥材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查采購(gòu)部門、驗(yàn)收部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等應(yīng)定期對(duì)本部門工作進(jìn)行自查，確保各項(xiàng)工作符合制度要求。酒店運(yùn)營(yíng)管理部門應(yīng)不定期對(duì)直撥材料管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。3.投訴與處理酒店員工如發(fā)現(xiàn)直撥材料管理過(guò)程中存在問(wèn)題，可向相關(guān)