財務(wù)報銷結(jié)算管理制度

財務(wù)報銷結(jié)算管理制度?總則1.目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)報銷結(jié)算行為，合理控制費用支出，確保公司各項經(jīng)濟(jì)活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因業(yè)務(wù)需要與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的外部單位和個人。3.基本原則合法性原則：報銷結(jié)算必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。真實性原則：報銷憑證必須真實、有效，如實反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實際情況。合理性原則：費用支出應(yīng)合理、必要，符合公司業(yè)務(wù)開展和成本控制要求。審批規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行報銷結(jié)算，確保審批環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。報銷結(jié)算流程1.費用申請員工因業(yè)務(wù)需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)填寫費用申請表，詳細(xì)注明費用項目、金額、用途、預(yù)計發(fā)生時間等信息。費用申請表需按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，依次提交部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批。經(jīng)審批同意的費用申請，方可作為后續(xù)報銷的依據(jù)。2.費用發(fā)生與報銷憑證取得員工應(yīng)按照費用申請的用途和標(biāo)準(zhǔn)，真實、合規(guī)地發(fā)生費用，并及時取得相應(yīng)的報銷憑證。報銷憑證包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、車票、機票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等，必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的合法有效票據(jù)，并加蓋開票單位發(fā)票專用章。對于發(fā)票的開具要求，應(yīng)符合國家稅收法規(guī)的規(guī)定，如發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，填寫項目齊全，包括發(fā)票抬頭（必須為公司全稱）、日期、金額、貨物或服務(wù)名稱、稅率、稅額等。3.報銷粘貼與整理員工應(yīng)將取得的報銷憑證按照費用類別和時間順序進(jìn)行分類整理，并整齊粘貼在報銷粘貼單上。報銷粘貼單應(yīng)填寫清晰，注明費用明細(xì)、金額合計等信息。粘貼時應(yīng)注意發(fā)票等憑證的正面朝上，便于審核查閱，且不得覆蓋發(fā)票等憑證的重要信息。對于車票、機票等憑證，應(yīng)在粘貼單上注明起止地點、日期、事由等相關(guān)信息。4.報銷提交與初審員工將整理好的報銷資料提交至所在部門的財務(wù)聯(lián)絡(luò)人或指定的報銷受理崗位。財務(wù)聯(lián)絡(luò)人或報銷受理崗位對報銷資料進(jìn)行初步審核，檢查報銷憑證的真實性、完整性、合法性，以及費用申請與報銷憑證的一致性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時退回員工補充或更正。5.部門負(fù)責(zé)人審核初審?fù)ㄟ^的報銷資料提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人主要審核費用支出是否與業(yè)務(wù)相關(guān)、是否符合部門預(yù)算安排、是否在合理范圍內(nèi)，對費用的真實性和必要性負(fù)責(zé)，并簽署審核意見。6.分管領(lǐng)導(dǎo)審核部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報銷資料提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和職責(zé)范圍，對報銷事項進(jìn)行審批，重點關(guān)注費用支出的合理性、合規(guī)性以及對公司業(yè)務(wù)的影響，簽署審核意見。7.財務(wù)負(fù)責(zé)人審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，報銷資料提交至財務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。財務(wù)負(fù)責(zé)人主要從財務(wù)制度、預(yù)算控制、資金安排等方面進(jìn)行審核，檢查報銷憑證是否符合財務(wù)規(guī)定、費用是否超預(yù)算、是否有足夠的資金支付等，簽署審核意見。8.總經(jīng)理審批財務(wù)負(fù)責(zé)人審核通過后，報銷資料提交至總經(jīng)理進(jìn)行最終審批?？偨?jīng)理對重大費用支出或特殊事項進(jìn)行全面審查，根據(jù)公司整體經(jīng)營狀況和戰(zhàn)略規(guī)劃做出審批決定，簽署審批意見。9.報銷支付經(jīng)總經(jīng)理審批同意的報銷申請，財務(wù)部門按照公司財務(wù)支付流程進(jìn)行報銷支付。對于符合現(xiàn)金支付條件的報銷事項，財務(wù)部門以現(xiàn)金形式支付給報銷人；對于需要通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的，財務(wù)部門將報銷款項轉(zhuǎn)至報銷人指定的銀行賬戶。報銷支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記入賬，并將報銷憑證等資料進(jìn)行歸檔保存。費用報銷標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費交通費用員工因公務(wù)出差乘坐飛機、火車、輪船等交通工具，應(yīng)根據(jù)職級和實際需要選擇合適的艙位或座位等級。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：公司高層管理人員：可乘坐頭等艙、商務(wù)座或一等艙。中層管理人員：可乘坐經(jīng)濟(jì)艙全價票或一等座。一般員工：乘坐經(jīng)濟(jì)艙折扣票或二等座，特殊情況需乘坐更高等級艙位或座位的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。乘坐飛機時，如因特殊情況需要購買保險，可憑有效票據(jù)實報銷，但最高不超過保險金額的[x]%。乘坐火車時，符合乘坐臥鋪條件的，可乘坐臥鋪；如因工作需要乘坐軟座或軟臥的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則只能按照硬座或硬臥票價報銷。市內(nèi)交通費用：員工在出差地市內(nèi)辦理公務(wù)，可乘坐公交車、地鐵等公共交通工具，憑有效票據(jù)實報銷；如需乘坐出租車，應(yīng)注明事由并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，市內(nèi)出租車費用原則上每天不超過[x]元。住宿費用公司高層管理人員：住宿標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/天，可選擇四星級及以上酒店。中層管理人員：住宿標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/天，可選擇三星級及以上酒店。一般員工：住宿標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/天，根據(jù)實際情況可選擇經(jīng)濟(jì)型酒店或招待所。兩人及以上一同出差，同性員工應(yīng)合住一間房，如需單獨住宿，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，住宿費超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。餐飲補貼公司員工出差期間，按照實際出差天數(shù)給予餐飲補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/天。出差期間如有招待客戶等特殊情況，需在餐飲補貼中扣除相應(yīng)費用，并單獨填寫招待費用報銷單，按照招待費用報銷流程辦理。2.業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制在公司預(yù)算范圍內(nèi)，用于公司業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護(hù)等必要的招待活動。招待費用發(fā)生前，應(yīng)填寫招待費用申請表，詳細(xì)注明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，并按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。招待費用報銷時，應(yīng)提供正式發(fā)票、消費清單、招待事由說明等相關(guān)憑證。招待費標(biāo)準(zhǔn)如下：招待公司重要客戶或合作伙伴時，人均單次招待費用標(biāo)準(zhǔn)一般不超過[x]元；如有特殊情況需要提高標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。一般性業(yè)務(wù)招待，人均單次招待費用標(biāo)準(zhǔn)不超過[x]元。招待費用應(yīng)合理安排，避免鋪張浪費，嚴(yán)禁用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的個人消費。3.辦公費辦公費主要包括辦公用品、辦公設(shè)備、耗材等費用支出。各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，制定辦公用品采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門統(tǒng)一采購。辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。采購后應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并由專人負(fù)責(zé)保管。員工領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取。辦公設(shè)備及耗材的購置應(yīng)遵循公司固定資產(chǎn)管理和采購流程，達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)進(jìn)行固定資產(chǎn)登記入賬，并按照規(guī)定進(jìn)行折舊計提和管理。辦公費報銷時，應(yīng)提供購買發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用清單等相關(guān)憑證。4.通訊費公司根據(jù)員工工作需要，給予一定的通訊費補貼。補貼標(biāo)準(zhǔn)如下：公司高層管理人員：通訊費補貼標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/月。中層管理人員：通訊費補貼標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/月。一般員工：通訊費補貼標(biāo)準(zhǔn)為[x]元/月。員工憑手機話費發(fā)票報銷通訊費補貼，發(fā)票抬頭必須為公司全稱，發(fā)票金額應(yīng)與補貼標(biāo)準(zhǔn)相符。如實際發(fā)生的通訊費用低于補貼標(biāo)準(zhǔn)，按照實際金額報銷；如高于補貼標(biāo)準(zhǔn)，超出部分由員工自理。對于使用公司統(tǒng)一通訊設(shè)備的員工，不再享受通訊費補貼。5.差旅費員工因公務(wù)出差，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程填寫出差申請表，并注明出差事由、時間、地點等信息。出差期間的交通、住宿、餐飲等費用按照差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如因特殊情況需要超出標(biāo)準(zhǔn)的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。出差結(jié)束后，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)，提交出差申請表、出差費用發(fā)票、行程單等相關(guān)憑證。財務(wù)部門對差旅費報銷進(jìn)行嚴(yán)格審核，對于不符合規(guī)定的報銷憑證或超標(biāo)準(zhǔn)支出不予報銷。報銷憑證要求1.基本要求報銷憑證必須是合法、有效的票據(jù)，包括但不限于稅務(wù)發(fā)票、財政收據(jù)等。發(fā)票應(yīng)加蓋開票單位的發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章或收費專用章。報銷憑證的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票抬頭（必須為公司全稱）、日期、金額、貨物或服務(wù)名稱、稅率、稅額等。發(fā)票不得涂改、挖補，如有錯誤應(yīng)重開或由開票單位更正并加蓋印章。對于外來原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，應(yīng)確保其真實性和完整性，不得接受虛假或無效的憑證。2.特殊要求購買辦公用品、耗材等物品的發(fā)票，應(yīng)附詳細(xì)的商品清單，清單應(yīng)加蓋銷售單位印章，并注明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。差旅費報銷時，機票、車票、船票等票據(jù)應(yīng)注明起止地點、日期、事由等信息；住宿發(fā)票應(yīng)注明住宿日期、房間號等信息；餐飲發(fā)票應(yīng)注明用餐日期、人數(shù)等信息。業(yè)務(wù)招待費報銷時，應(yīng)提供招待對象的名單、招待事由說明、消費清單等相關(guān)憑證，以便核實招待費用的真實性和合理性。對于通過電子支付方式取得的報銷憑證，如電子發(fā)票、電子收據(jù)等，應(yīng)確保其真實性和有效性，并按照公司要求進(jìn)行打印和保存。打印的電子發(fā)票應(yīng)清晰可辨，具備完整的發(fā)票信息，同時應(yīng)提供電子發(fā)票查驗的相關(guān)鏈接或截圖，以便財務(wù)部門進(jìn)行核實。審批權(quán)限與責(zé)任1.審批權(quán)限費用報銷審批權(quán)限按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工進(jìn)行設(shè)定，具體如下：報銷金額在[x]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批。報銷金額在[x]元至[x]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。報銷金額在[x]元以上的，由總經(jīng)理審批。對于重大費用支出或特殊事項的報銷，應(yīng)提交公司管理層會議討論決定，必要時需經(jīng)過董事會審批。2.審批責(zé)任各級審批人應(yīng)對報銷事項進(jìn)行認(rèn)真審核，確保費用支出的真實性、合理性、合規(guī)性，并對審批意見負(fù)責(zé)。如因?qū)徟藢徍瞬粐?yán)，導(dǎo)致不符合規(guī)定的費用報銷，審批人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對審批人進(jìn)行批評教育、績效考核扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等處理。對于違規(guī)報銷費用的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理，并追回違規(guī)報銷的費用。報銷結(jié)算時間規(guī)定1.日常報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，原則上應(yīng)在一個月內(nèi)提交報銷申請。如因特殊原因未能及時報銷的，需向部門負(fù)責(zé)人說明情況并經(jīng)批準(zhǔn)。2.差旅費報銷員工出差結(jié)束后，應(yīng)在返回公司后的[x]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。逾期未辦理的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。3.年終結(jié)算每年年底，財務(wù)部門應(yīng)對全年的報銷結(jié)算情況進(jìn)行清理和核對。對于當(dāng)年已發(fā)生但尚未報銷的費用，員工應(yīng)在次年[x]月[x]日前辦理報銷手續(xù)，逾期視為自動放棄。財務(wù)審核要點1.真實性審核審核報銷憑證是否真實有效，是否與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符。包括發(fā)票的真?zhèn)?、業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實性、簽字蓋章的完整性等。通過與相關(guān)業(yè)務(wù)人員核實、查看合同協(xié)議、查詢業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄等方式，確認(rèn)費用發(fā)生的真實性。2.合法性審核審核報銷事項是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。如費用支出是否涉及違規(guī)違紀(jì)行為、是否符合稅收法規(guī)要求等。檢查報銷憑證的開具是否符合稅務(wù)規(guī)定，發(fā)票的使用是否合規(guī)，有無虛開發(fā)票等問題。3.合理性審核審核費用支出是否合理、必要，是否符合公司業(yè)務(wù)開展和成本控制要求。如差旅費、業(yè)務(wù)招待費等是否超出標(biāo)準(zhǔn)，是否存在不必要的浪費。根據(jù)公司預(yù)算安排，審核費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)，對于超預(yù)算的費用支出，是否有相應(yīng)的審批手續(xù)。4.完整性審核審核報銷資料是否齊全，包括費用申請表、報銷憑證、發(fā)票清單、行程單、招待事由說明等相關(guān)附件。檢查報銷憑證的填寫是否完整，各項信息是否準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章是否齊全。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定員工有下列行為之一的，視為違規(guī)報銷：提供虛假報銷憑證，虛報、多報費用的。未經(jīng)審批擅自發(fā)生費用支出并報銷的。故意拆分費用，規(guī)避審批權(quán)限的。報銷內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)不符，套取公司資金的。其他違反公司財務(wù)報銷結(jié)算管理制度的行為。2.違規(guī)處理措施對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)