餐飲配送采購(gòu)管理制度

餐飲配送采購(gòu)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)餐飲配送采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)的食品及相關(guān)物資符合質(zhì)量要求，保障餐飲配送服務(wù)的安全、高效運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司餐飲配送業(yè)務(wù)中涉及的食品原料、包裝材料、調(diào)味品、餐具等各類物資的采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則確保質(zhì)量原則：所采購(gòu)的物資必須符合國(guó)家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的質(zhì)量要求。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、可靠的供應(yīng)商隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估與管理。規(guī)范操作原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，做到流程規(guī)范、手續(xù)齊全。二、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算1.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)餐飲配送業(yè)務(wù)的訂單量、庫(kù)存情況以及市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，每月制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確各類物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交相關(guān)部門審核。2.預(yù)算編制結(jié)合采購(gòu)計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)編制采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)資金的安排。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況進(jìn)行合理調(diào)整，確保資金的合理使用。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等信息。采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、食品安全保障措施、價(jià)格水平、交貨期等方面。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入經(jīng)過(guò)評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂采購(gòu)合同或合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并確保其在有效期內(nèi)。3.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。對(duì)于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，建立良好的合作關(guān)系。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。對(duì)于金額較大或特殊物資的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或訂單，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。4.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同或訂單的要求，對(duì)到貨物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。對(duì)于食品原料等物資，需檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)證明文件。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收單，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。5.入庫(kù)管理驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物資的出入庫(kù)情況，確保賬實(shí)相符。6.付款結(jié)算采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收單和采購(gòu)合同，填寫付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司的財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。五、采購(gòu)質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)和公司的要求，制定各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的外觀、口感、營(yíng)養(yǎng)成分、衛(wèi)生指標(biāo)等方面的要求。2.供應(yīng)商質(zhì)量保證要求供應(yīng)商建立完善的質(zhì)量管理體系，確保所提供的物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商應(yīng)提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.采購(gòu)過(guò)程質(zhì)量控制采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，不得采購(gòu)質(zhì)量不合格的物資。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的抽檢，確保所采購(gòu)的物資質(zhì)量穩(wěn)定可靠。4.驗(yàn)收環(huán)節(jié)質(zhì)量控制驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防止不合格物資流入餐飲配送環(huán)節(jié)。六、采購(gòu)成本控制1.價(jià)格調(diào)研采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，了解各類物資的價(jià)格動(dòng)態(tài)。與多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.成本分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。采購(gòu)部門根據(jù)成本分析結(jié)果，采取有效措施降低采購(gòu)成本。3.批量采購(gòu)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)情況，合理安排批量采購(gòu)，爭(zhēng)取獲得更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條款。4.庫(kù)存管理加強(qiáng)庫(kù)存管理，合理控制庫(kù)存水平，避免物資積壓或缺貨。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)處理積壓物資，降低庫(kù)存成本。七、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同執(zhí)行采購(gòu)部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定履行各自的義務(wù)。在合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)爭(zhēng)議或糾紛，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過(guò)法律途徑解決。3.合同變更與解除如需變更或解除采購(gòu)合同，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議的約定處理相關(guān)事宜。4.合同檔案管理采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同檔案，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行分類整理、編號(hào)歸檔。采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、履行記錄等資料，以便查閱和管理。八、采購(gòu)人員管理1.人員資質(zhì)要求采購(gòu)人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。采購(gòu)人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。2.培訓(xùn)與考核定期組織采購(gòu)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。建立采購(gòu)人員考核制度，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進(jìn)行考核。3.崗位職責(zé)采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)物資的驗(yàn)收與入庫(kù)等工作。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程和相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)成本的控制情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2