公司接貨日常管理制度

公司接貨日常管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司接貨日常管理工作，確保接貨流程順暢、高效，保障貨物安全、準確接收，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物接收的部門及相關工作人員。（三）基本原則1.準確性原則：確保所接收貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與送貨單、采購訂單等相關文件一致。2.及時性原則：及時安排接貨人員，在規(guī)定時間內(nèi)完成貨物接收工作，避免貨物積壓或延誤。3.安全性原則：保障接貨過程中貨物的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)工作人員的職責，做到責任到人。二、接貨準備（一）信息獲取1.采購部門應提前將采購訂單信息傳遞給接貨部門，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間、供應商信息等。2.接貨部門根據(jù)采購訂單信息，安排接貨人員，并提前了解貨物的特性、存儲要求等。（二）場地與設備準備1.確保接貨場地清潔、寬敞、通風良好，具備貨物臨時存放條件。2.檢查接貨所需的設備和工具，如叉車、托盤、計量器具、檢驗儀器等，確保其正常運行。（三）人員安排1.根據(jù)貨物數(shù)量和性質(zhì)，合理安排接貨人員，明確各人員職責。2.接貨人員應具備一定的貨物識別、計量、檢驗等知識和技能，熟悉接貨流程。三、接貨流程（一）到貨通知1.供應商發(fā)貨后，應及時通知公司接貨部門預計到貨時間、車次、貨物信息等。2.接貨部門收到到貨通知后，做好記錄，并通知相關人員做好接貨準備。（二）貨物核對1.貨物到達后，接貨人員首先與送貨司機核對送貨單信息，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱等。2.對照采購訂單，逐一核對貨物的實際情況，確保兩者一致。（三）外觀檢查1.對接收到的貨物進行外觀檢查，查看貨物是否有破損、變形、受潮、污染等情況。2.對于外包裝有明顯損壞的貨物，應詳細記錄損壞情況，并拍照留存。（四）數(shù)量清點1.使用合適的計量器具，對貨物的數(shù)量進行清點。2.如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應及時與送貨司機溝通，并在送貨單上注明實際數(shù)量。（五）質(zhì)量檢驗1.根據(jù)貨物性質(zhì)和質(zhì)量要求，按照相關標準或合同約定進行質(zhì)量檢驗。2.對于需要抽樣檢驗的貨物，應按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣，并送質(zhì)檢部門檢驗。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應立即停止接收，并及時通知采購部門和供應商協(xié)商處理。（六）貨物簽收1.經(jīng)核對、檢查、檢驗無誤后，接貨人員在送貨單上簽字確認。2.將送貨單留存聯(lián)交采購部門存檔，另一聯(lián)交送貨司機帶回。（七）貨物入庫或交接1.根據(jù)貨物的存儲要求和用途，將貨物及時安排入庫或交接給相關部門。2.在貨物入庫或交接過程中，應做好記錄，包括入庫時間、庫位、交接部門等。四、特殊情況處理（一）貨物短缺1.如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺，接貨人員應立即與送貨司機核實情況。2.屬于供應商少發(fā)的，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商補貨事宜。3.如因運輸途中丟失等原因造成短缺，應按照相關規(guī)定追究責任方的責任。（二）貨物損壞1.對于外觀有損壞的貨物，接貨人員應詳細記錄損壞情況，并拍照留存。2.經(jīng)檢驗確認貨物內(nèi)在質(zhì)量也有問題的，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商退換貨等處理辦法。3.如因運輸不當造成貨物損壞，應要求運輸方承擔相應責任。（三）貨物質(zhì)量不符1.檢驗發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量不符合要求時，接貨人員應拒絕接收，并及時通知采購部門。2.采購部門應與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、降價等措施解決質(zhì)量問題。3.如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應按照合同約定向供應商索賠。（四）交貨延遲1.若供應商交貨延遲，接貨部門應及時了解原因，并將情況反饋給采購部門。2.采購部門與供應商協(xié)商解決交貨延遲問題，評估對公司生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的影響，并采取相應的應對措施。五、接貨記錄與檔案管理（一）接貨記錄1.接貨人員應在接貨過程中及時填寫接貨記錄，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間、供應商名稱、送貨單號、接貨人員等信息。2.接貨記錄應字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。（二）檔案管理1.采購部門負責對接貨相關檔案進行整理和歸檔，包括采購訂單、送貨單、接貨記錄、檢驗報告、質(zhì)量問題處理記錄等。2.檔案應妥善保管，便于查詢和追溯，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期或不定期對接貨日常管理工作進行檢查。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括接貨流程執(zhí)行情況、貨物質(zhì)量檢驗情況、接貨記錄填寫情況等。（二）考核辦法1.對接貨人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核指標包括準確性、及時性、安全性等。2.對于在接貨工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予獎勵；對于違反制度、工作失誤的人員，視情節(jié)輕重給予相應處罰。七、培訓與溝通（一）培訓1.定期組織接貨人員進行業(yè)務培訓，包括貨物知識、接貨流程、質(zhì)量檢驗標準等方面的培訓。2.通過培訓，提高接貨人員的業(yè)務水平和工作能力。（二）溝通1.接貨部門與采購部門、供應商、質(zhì)檢部門等相關部門應保持密切溝通，及時解決接貨過程中出現(xiàn)的問題。2.建立有效的溝通機制，如定期召開溝通會議、設立溝通郵箱或電話等。八、附則