公司檔合同管理制度

公司檔合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案合同管理，規(guī)范檔案合同的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經營管理活動中形成的各類檔案合同。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案合同由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.完整性原則：確保檔案合同內容完整、準確，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案合同信息泄露。4.高效利用原則：便于檔案合同的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案合同管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案合同管理制度，并組織實施。2.負責檔案合同的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立檔案合同數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案合同的信息化管理。4.定期對檔案合同進行檢查、鑒定和銷毀。5.為公司各部門及員工提供檔案合同查詢、借閱等服務。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作。2.按照檔案合同管理要求，及時將合同原件及相關資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作。（三）合同審批部門職責1.對合同進行合法性、合規(guī)性、合理性審查。2.提出審批意見，確保合同符合公司利益和相關法律法規(guī)要求。（四）其他部門職責1.在各自職責范圍內，協(xié)助檔案管理部門做好檔案合同管理工作。2.遵守檔案合同管理制度，不得擅自處理檔案合同。三、檔案合同的收集（一）收集范圍1.公司與外部單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。2.公司內部各部門之間簽訂的協(xié)議、責任書等。3.與合同簽訂、履行相關的補充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。4.合同談判過程中的往來文件、會議紀要、信函等。5.合同履行過程中的相關資料，如送貨單、驗收單、發(fā)票、對賬單等。（二）收集要求1.合同承辦部門應在合同簽訂后[x]個工作日內，將合同原件及相關資料移交檔案管理部門。2.合同承辦部門應確保收集的合同及相關資料完整、準確，不得遺漏重要信息。3.對于合同履行過程中的資料，合同承辦部門應及時收集整理，并在合同履行完畢后[x]個工作日內移交檔案管理部門。（三）收集方式1.主動收集：檔案管理部門定期對各部門合同簽訂及履行情況進行檢查，主動收集檔案合同。2.移交收集：合同承辦部門按照規(guī)定將合同原件及相關資料移交檔案管理部門。3.歸檔收集：檔案管理部門在接收合同承辦部門移交的檔案合同后，及時進行整理、歸檔。四、檔案合同的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照合同的性質、類別進行分類，如買賣合同、租賃合同等。2.編號：為每份合同編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對合同原件及相關資料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制合同目錄，注明合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、承辦部門等信息。（三）整理流程1.檔案管理部門接收合同承辦部門移交的檔案合同后，首先進行初步審核，檢查合同及相關資料是否齊全、完整。2.對審核合格的檔案合同進行分類，確定每份合同的類別和編號。3.按照分類和編號順序，對合同進行裝訂，并編制合同目錄。4.將整理好的檔案合同存入檔案柜或檔案庫房。五、檔案合同的歸檔（一）歸檔范圍經整理合格的各類檔案合同及相關資料。（二）歸檔時間合同承辦部門應在合同簽訂后[x]個工作日內，將合同原件及相關資料移交檔案管理部門歸檔。對于合同履行過程中的資料，應在合同履行完畢后[x]個工作日內歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案合同應齊全、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.歸檔的合同及相關資料應按照分類和編號順序排列，便于查找和利用。3.檔案管理部門應建立檔案合同歸檔臺賬，記錄檔案合同的歸檔時間、編號、名稱、承辦部門等信息。（四）歸檔流程1.合同承辦部門將整理好的檔案合同及相關資料填寫《檔案合同歸檔清單》，一式兩份，一份隨檔案合同移交檔案管理部門，一份留存本部門。2.檔案管理部門接收檔案合同及《檔案合同歸檔清單》后，對檔案合同進行核對，確認無誤后在《檔案合同歸檔清單》上簽字，并將其中一份返還合同承辦部門。3.檔案管理部門將歸檔的檔案合同按照規(guī)定存入檔案柜或檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。六、檔案合同的保管（一）保管期限1.一般合同檔案的保管期限為[x]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。2.涉及公司重大權益、重要資產、知識產權等合同檔案的保管期限為[x]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定標準。3.檔案管理部門應定期對檔案合同進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案合同的安全保管。4.對破損、褪色的檔案合同，應及時進行修復或復制。（三）保管方式1.紙質檔案保管：將整理好的檔案合同裝訂成冊，存入檔案柜或檔案庫房。2.電子檔案保管：建立檔案合同電子數(shù)據庫，將紙質檔案合同掃描錄入電子數(shù)據庫，進行信息化管理。電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據丟失。（四）檔案合同的借閱與歸還1.借閱流程公司內部人員因工作需要借閱檔案合同的，應填寫《檔案合同借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門對《檔案合同借閱申請表》進行審核，批準后將檔案合同借給借閱人，并在《檔案合同借閱登記簿》上登記。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案合同，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還要求借閱人歸還檔案合同時，應確保檔案合同完整無損，如有損壞或遺失，應照價賠償。檔案管理部門對歸還的檔案合同進行檢查，確認無誤后在《檔案合同借閱登記簿》上注銷登記。（五）檔案合同的查閱1.查閱流程公司內部人員因工作需要查閱檔案合同的，應填寫《檔案合同查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門對《檔案合同查閱申請表》進行審核，批準后安排專人陪同查閱，并在《檔案合同查閱登記簿》上登記。查閱人只能查閱批準范圍內的檔案合同內容，不得擅自摘抄、復制、拍照等。如需摘抄、復制、拍照等，應另行辦理審批手續(xù)。2.查閱要求查閱人應遵守檔案管理制度，愛護檔案合同，不得在檔案合同上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，查閱人應將檔案合同歸還檔案管理部門，陪同查閱人員應及時對檔案合同進行檢查，確認無誤后在《檔案合同查閱登記簿》上注銷登記。（六）檔案合同的復印1.復印流程公司內部人員因工作需要復印檔案合同的，應填寫《檔案合同復印申請表》，注明復印原因、復印內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門對《檔案合同復印申請表》進行審核，批準后安排專人進行復印，并在《檔案合同復印登記簿》上登記。復印完成后，檔案管理部門將復印件交給申請人，并在復印件上加蓋"與原件核對無誤"章。2.復印要求復印份數(shù)應根據申請人的實際需要確定，不得隨意多印。復印的檔案合同應清晰、完整，不得模糊、缺頁等。（七）檔案合同的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應定期對保管期限已滿的檔案合同進行鑒定，提出鑒定意見。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同合同承辦部門、法務部門等相關人員共同進行。鑒定意見應明確檔案合同是否仍具有保存價值，如需銷毀，應注明銷毀方式、時間等信息。2.銷毀經鑒定需要銷毀的檔案合同，應填寫《檔案合同銷毀申請表》，報公司領導審批。審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定的銷毀方式進行銷毀，并在《檔案合同銷毀登記簿》上登記。銷毀檔案合同應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保檔案合同信息無法恢復。七、檔案合同的信息化管理（一）建立檔案合同數(shù)據庫1.檔案管理部門應建立檔案合同電子數(shù)據庫，將紙質檔案合同掃描錄入數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案合同的信息化管理。2.數(shù)據庫應包含檔案合同的基本信息、簽訂情況、履行情況、變更情況等內容，便于查詢和統(tǒng)計。（二）數(shù)據錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責檔案合同數(shù)據的錄入工作，確保數(shù)據準確、完整。2.定期對檔案合同數(shù)據庫進行維護，更新數(shù)據信息，保證數(shù)據庫的正常運行。（三）信息安全管理1.加強檔案合同數(shù)據庫的信息安全管理，設置不同的用戶權限，防止數(shù)據泄露。2.定期對數(shù)據庫進行備份，防止數(shù)據丟失。3.采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止網絡攻擊和病毒感染。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門檔案合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案合同的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改