行政日常賬務(wù)管理制度

行政日常賬務(wù)管理制度?總則目的為了加強(qiáng)公司行政日常賬務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)行為，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，提高財(cái)務(wù)管理效率，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政日?；顒?dòng)中涉及的賬務(wù)處理?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保公司賬務(wù)處理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：各項(xiàng)賬務(wù)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司行政日常業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.及時(shí)性原則：及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，不得拖延，保證財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性。4.權(quán)責(zé)發(fā)生制原則：以權(quán)利和責(zé)任的發(fā)生來(lái)確定收入和費(fèi)用的歸屬期，正確計(jì)算各期損益。5.收支平衡原則：合理安排行政日常收支，確保公司財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)收支平衡。賬務(wù)管理職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政日常賬務(wù)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核各類行政費(fèi)用報(bào)銷憑證，確保其合規(guī)性、準(zhǔn)確性。3.進(jìn)行行政日常賬務(wù)的核算與處理，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。4.定期對(duì)行政費(fèi)用進(jìn)行分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。5.負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)的登記、清查及核算工作。行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)行政日常費(fèi)用的預(yù)算編制，并提交財(cái)務(wù)部門審核。2.按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，辦理行政費(fèi)用的支出申請(qǐng)和報(bào)銷手續(xù)。3.妥善保管行政日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類原始憑證，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門。4.負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管和使用管理工作，并定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)資產(chǎn)賬目。5.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行行政費(fèi)用的分析和控制工作。其他部門職責(zé)1.配合行政部門做好行政費(fèi)用的預(yù)算編制工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。2.按照公司規(guī)定，正確使用行政資產(chǎn)，不得擅自處置或損壞。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行行政費(fèi)用的清查和審計(jì)工作。行政日常費(fèi)用管理費(fèi)用分類1.辦公費(fèi)用：包括辦公用品、辦公設(shè)備、印刷品、水電費(fèi)、通訊費(fèi)等。2.差旅費(fèi)：?jiǎn)T工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：公司為開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)而發(fā)生的招待客戶的費(fèi)用。4.車輛費(fèi)用：包括車輛購(gòu)置、維修保養(yǎng)、燃油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、過(guò)路費(fèi)等。5.會(huì)議費(fèi)：公司召開(kāi)各類會(huì)議所發(fā)生的場(chǎng)地租賃、會(huì)議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲等費(fèi)用。6.培訓(xùn)費(fèi)：?jiǎn)T工參加各類培訓(xùn)所發(fā)生的培訓(xùn)費(fèi)用。7.其他費(fèi)用：不屬于上述分類的其他行政日常費(fèi)用。費(fèi)用預(yù)算管理1.行政部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制行政日常費(fèi)用預(yù)算草案，并提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)，報(bào)公司管理層審批后確定年度行政日常費(fèi)用預(yù)算。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算控制費(fèi)用支出，不得超預(yù)算開(kāi)支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。費(fèi)用報(bào)銷管理1.報(bào)銷憑證要求所有行政日常費(fèi)用報(bào)銷必須提供真實(shí)、合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、清單等。發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。報(bào)銷憑證上應(yīng)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額、經(jīng)辦人等信息，并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。2.報(bào)銷流程經(jīng)辦人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用項(xiàng)目、金額、事由等，并附上相關(guān)原始憑證。將報(bào)銷單提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費(fèi)用的合理性和必要性，簽署審批意見(jiàn)。報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證予以退回。財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，報(bào)銷單提交公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，簽署最終意見(jiàn)。報(bào)銷人持經(jīng)審批后的報(bào)銷單到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，財(cái)務(wù)人員按照審批金額支付報(bào)銷款項(xiàng)。費(fèi)用控制措施1.建立費(fèi)用預(yù)警機(jī)制，財(cái)務(wù)部門定期對(duì)行政日常費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)費(fèi)用支出接近或超過(guò)預(yù)算時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門采取控制措施。2.加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的審核力度，嚴(yán)格把關(guān)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和合理性，對(duì)不合理的費(fèi)用支出不予報(bào)銷。3.優(yōu)化行政日常業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，減少不必要的費(fèi)用支出。例如，合理安排辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃，避免浪費(fèi)；優(yōu)化會(huì)議安排，降低會(huì)議成本等。4.定期對(duì)行政日常費(fèi)用進(jìn)行分析和總結(jié)，找出費(fèi)用控制的薄弱環(huán)節(jié)，采取針對(duì)性的措施加以改進(jìn)。行政資產(chǎn)管理資產(chǎn)分類1.固定資產(chǎn)：?jiǎn)挝粌r(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用期限超過(guò)一年，并且在使用過(guò)程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如辦公設(shè)備、家具、車輛等。2.低值易耗品：?jiǎn)挝粌r(jià)值較低，使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如辦公用品、勞保用品等。3.無(wú)形資產(chǎn)：企業(yè)擁有或者控制的沒(méi)有實(shí)物形態(tài)的可辨認(rèn)非貨幣性資產(chǎn)，如商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)、著作權(quán)等。資產(chǎn)購(gòu)置管理1.固定資產(chǎn)購(gòu)置各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)，填寫固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表，詳細(xì)注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置理由等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部門審核。行政部門審核申請(qǐng)的合理性和必要性，并根據(jù)公司資產(chǎn)配置情況進(jìn)行綜合平衡。行政部門審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門審核資金預(yù)算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。固定資產(chǎn)購(gòu)置后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理驗(yàn)收手續(xù)，填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)移交使用部門使用。2.低值易耗品購(gòu)置低值易耗品的購(gòu)置由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。行政部門根據(jù)各部門的需求和庫(kù)存情況，定期編制低值易耗品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部門組織采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等原則，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。低值易耗品購(gòu)置后，行政部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫低值易耗品入庫(kù)單，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、供應(yīng)商等信息，并由入庫(kù)人員簽字確認(rèn)。資產(chǎn)使用與保管1.固定資產(chǎn)使用使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常管理和維護(hù)，確保資產(chǎn)的正常使用。使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用固定資產(chǎn)，不得擅自拆卸、改裝或轉(zhuǎn)借他人使用。如因使用不當(dāng)造成資產(chǎn)損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查盤點(diǎn)工作由行政部門牽頭，財(cái)務(wù)部門配合，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.低值易耗品使用行政部門應(yīng)建立低值易耗品領(lǐng)用制度，各部門根據(jù)實(shí)際需要填寫低值易耗品領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用日期、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)低值易耗品的管理，合理使用，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)低值易耗品丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。資產(chǎn)處置管理1.固定資產(chǎn)處置固定資產(chǎn)達(dá)到規(guī)定使用年限或因技術(shù)進(jìn)步等原因需要報(bào)廢的，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置日期、使用年限、報(bào)廢原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部門審核。行政部門組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。行政部門審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門審核資產(chǎn)賬面價(jià)值。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)組織報(bào)廢資產(chǎn)的處置工作。固定資產(chǎn)處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。2.低值易耗品處置低值易耗品因損壞、丟失等原因需要處置的，由使用部門填寫低值易耗品處置申請(qǐng)表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處置原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部門審核。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。低值易耗品處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。賬務(wù)核算與報(bào)表編制賬務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和公司財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)行政日常業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)核算。2.行政日常費(fèi)用應(yīng)按照費(fèi)用類別進(jìn)行明細(xì)核算，確保各項(xiàng)費(fèi)用準(zhǔn)確記錄。例如，辦公費(fèi)用應(yīng)按照辦公用品、辦公設(shè)備、印刷品等明細(xì)科目進(jìn)行核算；差旅費(fèi)應(yīng)按照出差地點(diǎn)、出差事由等進(jìn)行明細(xì)核算。3.行政資產(chǎn)應(yīng)按照資產(chǎn)類別進(jìn)行明細(xì)核算，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬和低值易耗品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、處置等情況。4.定期對(duì)行政日常賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，包括總賬與明細(xì)賬核對(duì)、明細(xì)賬與原始憑證核對(duì)等，確保賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性。報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制行政日常財(cái)務(wù)報(bào)表，包括行政費(fèi)用明細(xì)表、行政資產(chǎn)報(bào)表等。2.行政費(fèi)用明細(xì)表應(yīng)反映各項(xiàng)行政費(fèi)用的本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、預(yù)算執(zhí)行情況等信息，為公司管理層提供費(fèi)用控制和決策依據(jù)。3.行政資產(chǎn)報(bào)表應(yīng)反映行政資產(chǎn)的期初余額、本期增加額、本期減少額、期末余額等信息，以及資產(chǎn)的分布情況和使用狀況，確保公司資產(chǎn)安全完整。4.財(cái)務(wù)報(bào)表編制完成后，應(yīng)進(jìn)行審核和分析，確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。財(cái)務(wù)人員應(yīng)撰寫財(cái)務(wù)分析報(bào)告，對(duì)行政日常財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議。賬務(wù)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)行政日常賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查賬務(wù)處理是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注行政費(fèi)用的支出情況、資產(chǎn)的管理情況、預(yù)算的執(zhí)行情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)行政日常賬務(wù)進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正賬務(wù)處理中存在的問(wèn)題，不斷完善財(cái)務(wù)管理工作。外部審計(jì)1.公司應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)，包括行政日常賬務(wù)相關(guān)內(nèi)容。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立、客觀、公正地對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)