行政采購(gòu)日常管理制度

行政采購(gòu)日常管理制度?總則目的為了規(guī)范公司行政采購(gòu)日常管理工作，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制，確保采購(gòu)工作的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，滿(mǎn)足公司日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因行政辦公需要進(jìn)行的各類(lèi)物資、服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)流程合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和供應(yīng)商管理，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保競(jìng)爭(zhēng)充分，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.及時(shí)性原則：及時(shí)響應(yīng)各部門(mén)的采購(gòu)需求，確保物資和服務(wù)按時(shí)供應(yīng)，不影響公司正常運(yùn)營(yíng)。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、需求日期等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性，簽字批準(zhǔn)后提交至行政采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)審批1.行政采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)格式是否規(guī)范、信息是否完整。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批：采購(gòu)金額在[x]元以下的，由行政采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。采購(gòu)金額在[x]元至[x]元之間的，經(jīng)行政采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)金額在[x]元以上的，需經(jīng)行政采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的特點(diǎn)、市場(chǎng)供應(yīng)情況及采購(gòu)金額等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，包括但不限于招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于通用性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的物資或服務(wù)，優(yōu)先采用招標(biāo)采購(gòu)或詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資或服務(wù)，或因技術(shù)復(fù)雜、特殊要求等原因不適合公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式，但需按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。2.供應(yīng)商選擇與管理行政采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，向其發(fā)送詢(xún)價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，要求其提供報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件。組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物資或服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向行政采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。到貨驗(yàn)收1.物資或服務(wù)到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知使用部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.使用部門(mén)按照采購(gòu)合同要求，對(duì)到貨的物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，使用部門(mén)在《行政采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，直至驗(yàn)收合格為止。付款結(jié)算1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，整理相關(guān)付款資料，填寫(xiě)《行政采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，檢查采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料是否齊全、合規(guī)，付款金額是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款。對(duì)于符合預(yù)付款條件的采購(gòu)項(xiàng)目，在簽訂采購(gòu)合同后，按照合同約定支付預(yù)付款；對(duì)于貨到驗(yàn)收合格后付款的項(xiàng)目，在收到供應(yīng)商發(fā)票及驗(yàn)收單后，及時(shí)辦理付款手續(xù)。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門(mén)的需求預(yù)測(cè)，結(jié)合上一年度采購(gòu)實(shí)際情況，編制年度行政采購(gòu)預(yù)算。2.年度行政采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并按照公司規(guī)定的預(yù)算編制流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。3.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，各部門(mén)應(yīng)提前填寫(xiě)《行政采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的采購(gòu)項(xiàng)目，行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查找原因，并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整，確保采購(gòu)預(yù)算的順利執(zhí)行。采購(gòu)合同管理合同簽訂1.采購(gòu)人員在選定供應(yīng)商后，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整、準(zhǔn)確。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，方可簽訂合同。合同履行1.采購(gòu)人員和相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同約定，履行各自的義務(wù)，確保合同的順利履行。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除合同協(xié)議。合同歸檔1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至行政采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行歸檔管理。2.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)合同檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，并妥善保管，以備查閱。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資或服務(wù)的價(jià)格波動(dòng)情況，通過(guò)合理安排采購(gòu)時(shí)間、與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格調(diào)整等方式，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作；同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴(lài)單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約或供貨中斷的風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對(duì)驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)及時(shí)進(jìn)行處理，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)；在采購(gòu)合同簽訂前，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。考核評(píng)價(jià)1.建立行政采購(gòu)工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)采購(gòu)人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本控制、供應(yīng)商管理等方面。2.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的采購(gòu)人員進(jìn)行批評(píng)教育或相應(yīng)的處罰。信息管理采購(gòu)信息收集1.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集與采購(gòu)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息等。2.建立采購(gòu)信息收集機(jī)制，定期對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分析，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門(mén)與各部門(mén)之間的信息共享，方便各部門(mén)及時(shí)