鑄造行業(yè)采購(gòu)管理制度

鑄造行業(yè)采購(gòu)管理制度?總則1.目的為規(guī)范鑄造行業(yè)采購(gòu)工作流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保證所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司鑄造生產(chǎn)所需的各類(lèi)原材料、輔助材料、設(shè)備、工具、辦公用品等物資及相關(guān)服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)。3.原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓庫(kù)存。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資符合公司生產(chǎn)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)生產(chǎn)需求及時(shí)采購(gòu)所需物資和服務(wù)。開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和要求。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，保證物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作，配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好采購(gòu)成本核算和控制。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和管理水平。采購(gòu)人員職責(zé)按照采購(gòu)計(jì)劃和工作流程，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)操作，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。收集、整理供應(yīng)商信息，進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查和評(píng)估，為供應(yīng)商的選擇提供依據(jù)。參與采購(gòu)談判，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件和價(jià)格。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤，確保合同的有效履行。及時(shí)反饋采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和異常情況，協(xié)助解決采購(gòu)中的困難和糾紛。遵守公司采購(gòu)制度和相關(guān)法律法規(guī)，保守采購(gòu)工作中的商業(yè)秘密。2.其他相關(guān)部門(mén)生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃，提前向采購(gòu)部門(mén)提供準(zhǔn)確的物資需求計(jì)劃，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等。參與對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋物資質(zhì)量問(wèn)題。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)處理與生產(chǎn)相關(guān)的緊急采購(gòu)需求和問(wèn)題。質(zhì)量部門(mén)制定采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，參與采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求。對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見(jiàn)和改進(jìn)建議。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的付款條款，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理采購(gòu)付款手續(xù)。參與采購(gòu)成本的核算和控制，提供財(cái)務(wù)分析和建議。監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保資金安全。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存情況等，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購(gòu)申請(qǐng)交采購(gòu)部門(mén)。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。采購(gòu)人員對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或問(wèn)卷調(diào)查，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如質(zhì)量部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估結(jié)果分為合格、不合格和待定。對(duì)于合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，納入公司供應(yīng)商名錄；對(duì)于不合格供應(yīng)商，不再考慮其參與公司采購(gòu)業(yè)務(wù)；對(duì)于待定供應(yīng)商，視情況進(jìn)一步跟蹤評(píng)估。3.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》?！恫少?gòu)訂單》應(yīng)明確物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行訂單。4.采購(gòu)合同簽訂對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)或重要物資的采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)按照公司合同管理制度進(jìn)行起草、審核、簽訂和備案。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。在簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)人員應(yīng)將合同草本提交相關(guān)部門(mén)（如法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等）進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、符合公司利益。5.采購(gòu)訂單跟蹤與催貨采購(gòu)人員應(yīng)定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題，確保按時(shí)交貨。在交貨期臨近時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時(shí)發(fā)貨。6.物資驗(yàn)收物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知質(zhì)量部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)等相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商共同核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等，確保物資與采購(gòu)訂單一致。質(zhì)量部門(mén)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.采購(gòu)付款采購(gòu)物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)預(yù)算管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，編制年度采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等。年度采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行，在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)支出，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。2.價(jià)格談判與成本分析采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行分析，與市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，評(píng)估采購(gòu)成本的合理性。通過(guò)成本分析，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)成本過(guò)高的原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如優(yōu)化采購(gòu)渠道、降低采購(gòu)批量、與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)等。3.采購(gòu)成本核算與考核財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)成本核算體系，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行準(zhǔn)確核算和分析。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本控制情況進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，公司對(duì)采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)成本控制工作進(jìn)行考核。將采購(gòu)成本控制指標(biāo)納入采購(gòu)人員的績(jī)效考核體系，對(duì)采購(gòu)成本控制效果顯著的采購(gòu)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)采購(gòu)成本超支的采購(gòu)人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與準(zhǔn)入采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。新供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。采購(gòu)部門(mén)對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和實(shí)地考察后，填寫(xiě)《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交相關(guān)部門(mén)（如質(zhì)量部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等）進(jìn)行綜合評(píng)估。經(jīng)綜合評(píng)估合格的新供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄，成為公司合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等。采購(gòu)人員根據(jù)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行月度或季度評(píng)價(jià)，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》。采購(gòu)部門(mén)每年組織一次對(duì)供應(yīng)商的全面評(píng)估，綜合各方面評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與合作，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。定期與供應(yīng)商召開(kāi)溝通會(huì)議，反饋公司需求和意見(jiàn)，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。對(duì)于供應(yīng)商提出的問(wèn)題和困難，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)助解決，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和挑戰(zhàn)。通過(guò)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，選擇多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，分散風(fēng)險(xiǎn)；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，建立質(zhì)量追溯體系。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，采取套期保值等方式規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同管理制度進(jìn)行合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，確保合同的合法性和有效性。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門(mén)采取應(yīng)對(duì)措施。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。采購(gòu)信息化管理1.采購(gòu)管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息化管理。采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單下達(dá)、合同管理、訂單跟蹤、物資驗(yàn)收、采購(gòu)付款等功能模塊。通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的實(shí)時(shí)共享和協(xié)同工作，提高采購(gòu)工作效率和管理水平。2.數(shù)據(jù)維護(hù)與管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)和管理工作。及時(shí)更新供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單信息、合同信息等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息化應(yīng)用培訓(xùn)公司應(yīng)組織采購(gòu)人員參加采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能。通過(guò)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的信息化應(yīng)用能力，促進(jìn)采購(gòu)工作的規(guī)范化和信息化。監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)成本控