公司加油卡管理制度

公司加油卡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用，降低公司車輛運營成本，提高車輛使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備加油卡的車輛及相關(guān)使用人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格管理原則：加油卡的申請、領(lǐng)用、使用、充值、掛失、補辦等環(huán)節(jié)均應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保加油卡的安全與規(guī)范使用。2.節(jié)約成本原則：鼓勵合理使用加油卡，倡導(dǎo)節(jié)約用油，降低車輛油耗，控制車輛運行成本。3.責(zé)任明確原則：明確加油卡各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實到人，避免出現(xiàn)管理漏洞和責(zé)任推諉現(xiàn)象。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)公司加油卡的統(tǒng)一申請、辦理、領(lǐng)取、保管及注銷等工作。2.定期與加油站核對加油卡交易明細(xì)，確保賬目清晰，并及時向財務(wù)部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。3.負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查加油卡的使用情況，對違規(guī)使用加油卡的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核加油卡充值費用，確保充值資金的合理性和合規(guī)性。2.按照公司財務(wù)制度對加油卡相關(guān)費用進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與行政部門核對賬目。3.根據(jù)行政部門提供的加油卡交易明細(xì)，進(jìn)行費用分析和成本控制。（三）車輛使用部門及人員1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用加油卡，不得將加油卡轉(zhuǎn)借他人或用于非公司車輛加油。2.每次加油后，及時在車輛加油登記表上記錄加油時間、地點、加油量等信息，并簽字確認(rèn)。3.發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜，應(yīng)立即向行政部門報告，并配合進(jìn)行掛失和補辦手續(xù)。三、加油卡的申請與辦理（一）申請1.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《加油卡申請表》，詳細(xì)注明申請加油卡的車輛車牌號、使用人姓名、預(yù)計月加油量等信息。2.將申請表提交至行政部門，行政部門審核申請信息的真實性和合理性后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）辦理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理加油卡。辦理時，需提供車輛行駛證、經(jīng)辦人身份證等相關(guān)資料，并確保所辦加油卡與申請信息一致。2.加油卡辦理完成后，行政部門及時領(lǐng)取加油卡，并進(jìn)行初始密碼設(shè)置。初始密碼由行政部門妥善保管，在交付車輛使用人時告知其初始密碼，并要求其及時修改密碼。四、加油卡的領(lǐng)用與保管（一）領(lǐng)用1.車輛使用人憑有效證件到行政部門領(lǐng)取加油卡，并在《加油卡領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。2.行政部門應(yīng)向車輛使用人詳細(xì)介紹加油卡的使用方法、注意事項及相關(guān)管理制度。（二）保管1.加油卡由車輛使用人負(fù)責(zé)保管，應(yīng)妥善存放，防止丟失、損壞或被盜。2.如加油卡不慎丟失，車輛使用人應(yīng)立即向行政部門報告，并配合辦理掛失手續(xù)。因保管不善導(dǎo)致加油卡被盜用或造成經(jīng)濟(jì)損失的，由車輛使用人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.嚴(yán)禁將加油卡與易燃、易爆物品放置在一起，避免加油卡受到損壞或影響其正常使用。五、加油卡的使用（一）使用范圍加油卡僅限公司指定車輛在正規(guī)加油站用于車輛加油，不得用于其他任何非公司車輛加油或其他消費。（二）加油流程1.車輛到達(dá)加油站后，駕駛員應(yīng)將加油卡交給加油站工作人員，告知加油金額或加油量。2.工作人員刷卡加油后，駕駛員應(yīng)仔細(xì)核對加油憑證上的加油時間、地點、加油量、金額等信息，并在加油憑證上簽字確認(rèn)。3.每次加油后，駕駛員應(yīng)及時在車輛加油登記表上記錄加油時間、地點、加油量、金額等詳細(xì)信息，并簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）特殊情況處理1.如遇加油站設(shè)備故障或其他特殊原因無法正常刷卡加油時，駕駛員應(yīng)及時與加油站工作人員協(xié)商解決辦法。可采用現(xiàn)金加油的方式，但事后必須憑加油站開具的有效發(fā)票及加油憑證到行政部門辦理報銷手續(xù)，并在車輛加油登記表上注明現(xiàn)金加油情況。2.若因加油卡芯片損壞、密碼錯誤等原因?qū)е聼o法正常加油，駕駛員應(yīng)及時聯(lián)系行政部門協(xié)助解決。行政部門核實情況后，可根據(jù)實際情況進(jìn)行換卡、重置密碼等操作。六、加油卡的充值（一）充值申請1.當(dāng)加油卡余額不足時，車輛使用人應(yīng)提前向行政部門提交《加油卡充值申請表》，注明申請充值的金額、充值原因及預(yù)計使用時間等信息。2.申請表經(jīng)車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）充值審核與辦理1.行政部門收到充值申請表后，對申請信息進(jìn)行審核，并根據(jù)公司資金狀況和加油卡使用情況，確定充值金額和充值時間。2.審核通過后，行政部門填寫《加油卡充值審批表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門持審批表到財務(wù)部門領(lǐng)取充值資金，并及時到指定加油站為加油卡充值。（三）充值記錄與核對1.行政部門在完成加油卡充值后，應(yīng)及時記錄充值時間、充值金額、充值加油站等信息，并將充值憑證復(fù)印件存檔。2.定期（每月）與加油站核對加油卡充值明細(xì)，確保充值金額準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時與加油站溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行處理。同時，行政部門應(yīng)將核對情況反饋給財務(wù)部門，以便進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。七、加油卡的掛失與補辦（一）掛失1.車輛使用人發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜后，應(yīng)立即撥打加油卡客服電話進(jìn)行掛失，并同時向行政部門報告。2.行政部門接到報告后，及時記錄掛失時間、加油卡卡號、掛失原因等信息，并協(xié)助車輛使用人辦理相關(guān)掛失手續(xù)。掛失手續(xù)完成后，加油卡將被凍結(jié)，無法進(jìn)行加油操作。（二）補辦1.掛失后的加油卡如需補辦，車輛使用人應(yīng)填寫《加油卡補辦申請表》，詳細(xì)說明加油卡丟失情況，并提交至行政部門。2.行政部門審核申請表后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，行政部門到原發(fā)卡銀行辦理補辦手續(xù)。3.補辦新的加油卡后，行政部門及時領(lǐng)取并將新卡交付車輛使用人。車輛使用人應(yīng)重新設(shè)置密碼，并將新卡與車輛加油登記表等相關(guān)資料進(jìn)行核對，確保信息準(zhǔn)確無誤。（三）費用承擔(dān)加油卡掛失與補辦過程中產(chǎn)生的費用，如掛失手續(xù)費、補辦卡工本費等，由車輛使用人承擔(dān)。因加油卡掛失不及時導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失，由車輛使用人負(fù)責(zé)賠償。八、加油卡的注銷（一）注銷原因1.車輛報廢、轉(zhuǎn)讓或不再使用公司加油卡時，應(yīng)及時辦理加油卡注銷手續(xù)。2.因加油卡損壞無法正常使用且無法修復(fù)，或其他原因需要注銷加油卡的。（二）注銷申請與審批1.車輛使用部門填寫《加油卡注銷申請表》，注明注銷原因及加油卡卡號等信息，并提交至行政部門。2.行政部門審核申請表后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，方可辦理加油卡注銷手續(xù)。（三）注銷流程1.行政部門持審批通過的《加油卡注銷申請表》到原發(fā)卡銀行辦理加油卡注銷業(yè)務(wù)。在注銷前，應(yīng)確保加油卡內(nèi)無余額或已將余額退回公司指定賬戶。2.銀行辦理完注銷手續(xù)后，行政部門收回加油卡，并將相關(guān)注銷憑證存檔。同時，更新公司加油卡管理臺賬，確保加油卡信息準(zhǔn)確無誤。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對加油卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括加油記錄的完整性、準(zhǔn)確性，加油卡是否存在轉(zhuǎn)借他人等違規(guī)行為。2.財務(wù)部門定期對加油卡費用進(jìn)行分析和審計，核實加油費用的合理性和合規(guī)性，檢查是否存在異常支出情況。（二）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用加油卡的行為，如將加油卡轉(zhuǎn)借他人、用于非公司車輛加油、虛報加油量等，行政部門將進(jìn)行調(diào)查核實。2.一經(jīng)查實，視情節(jié)輕重給予違規(guī)責(zé)任人相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、扣減績效獎金等。對于造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將按照