預(yù)制卡管理制度

預(yù)制卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)制卡的管理，規(guī)范預(yù)制卡的制作、發(fā)放、使用、回收及銷(xiāo)毀等流程，確保預(yù)制卡的安全、有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及預(yù)制卡管理的部門(mén)和員工，包括但不限于門(mén)禁卡、就餐卡、考勤卡等各類(lèi)預(yù)制卡。（三）基本原則1.合法性原則：預(yù)制卡的管理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。2.安全性原則：確保預(yù)制卡信息的安全，防止信息泄露和非法使用。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行預(yù)制卡的各項(xiàng)操作。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在預(yù)制卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、預(yù)制卡的分類(lèi)及功能（一）門(mén)禁卡1.用于員工進(jìn)入公司辦公區(qū)域、倉(cāng)庫(kù)等特定場(chǎng)所，限制非授權(quán)人員進(jìn)入。2.根據(jù)不同的工作區(qū)域和權(quán)限，設(shè)置不同級(jí)別的門(mén)禁權(quán)限。（二）就餐卡1.員工在公司食堂就餐的憑證，記錄員工的就餐消費(fèi)情況。2.可用于充值，方便員工就餐結(jié)算。（三）考勤卡1.作為員工考勤的工具，記錄員工的出勤情況。2.支持多種考勤方式，如刷卡考勤、指紋考勤等，以滿足不同的考勤需求。（四）其他預(yù)制卡根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，可能還會(huì)涉及到其他類(lèi)型的預(yù)制卡，如停車(chē)卡、訪客卡等，其功能根據(jù)實(shí)際需求設(shè)定。三、預(yù)制卡的制作（一）制作需求申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《預(yù)制卡制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明預(yù)制卡的類(lèi)型、數(shù)量、使用人員范圍、制作時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門(mén)。（二）制作審核1.人力資源部門(mén)收到《預(yù)制卡制作申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)的合理性、必要性、人員信息的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通并要求修改。3.審核通過(guò)后，人力資源部門(mén)將申請(qǐng)表提交至行政部門(mén)，由行政部門(mén)安排預(yù)制卡的制作。（三）制作流程1.行政部門(mén)根據(jù)審核后的申請(qǐng)表，與預(yù)制卡供應(yīng)商聯(lián)系，確定制作細(xì)節(jié)和費(fèi)用。2.供應(yīng)商按照公司要求進(jìn)行預(yù)制卡的設(shè)計(jì)和制作，確?？嫘畔?zhǔn)確無(wú)誤，包括公司標(biāo)志、持卡人姓名、卡號(hào)、有效期、使用說(shuō)明等。3.預(yù)制卡制作完成后，行政部門(mén)對(duì)卡片進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保卡片外觀無(wú)損壞、信息清晰可讀。4.檢查合格的預(yù)制卡進(jìn)行編號(hào)登記，建立預(yù)制卡臺(tái)賬，記錄每張卡片的編號(hào)、類(lèi)型、制作時(shí)間、領(lǐng)取時(shí)間、使用人員等信息。四、預(yù)制卡的發(fā)放（一）發(fā)放準(zhǔn)備1.人力資源部門(mén)根據(jù)預(yù)制卡制作臺(tái)賬，整理出待發(fā)放的預(yù)制卡清單，并通知相關(guān)部門(mén)和人員領(lǐng)取。2.各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取預(yù)制卡，并提前做好人員信息的核對(duì)工作。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)取人憑有效身份證件到行政部門(mén)領(lǐng)取預(yù)制卡。2.行政部門(mén)發(fā)放人員核對(duì)領(lǐng)取人身份信息無(wú)誤后，在預(yù)制卡臺(tái)賬上登記領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人姓名等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于門(mén)禁卡，發(fā)放人員需告知持卡人門(mén)禁權(quán)限范圍及使用注意事項(xiàng)。4.如因特殊原因需他人代領(lǐng)預(yù)制卡，代領(lǐng)人需出示領(lǐng)取人和代領(lǐng)人的有效身份證件，并在領(lǐng)取登記表上注明代領(lǐng)關(guān)系。五、預(yù)制卡的使用（一）門(mén)禁卡使用1.持卡人應(yīng)妥善保管門(mén)禁卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人。2.進(jìn)入公司門(mén)禁區(qū)域時(shí)，持卡人應(yīng)將門(mén)禁卡貼近讀卡器，待門(mén)禁系統(tǒng)驗(yàn)證通過(guò)后，方可通行。3.如遇門(mén)禁卡無(wú)法正常使用或門(mén)禁系統(tǒng)故障，持卡人應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門(mén)或相關(guān)技術(shù)人員處理。4.嚴(yán)禁使用非本公司門(mén)禁卡或通過(guò)其他非法手段強(qiáng)行進(jìn)入公司門(mén)禁區(qū)域。（二）就餐卡使用1.員工在公司食堂就餐時(shí)，應(yīng)將就餐卡放置在食堂收費(fèi)系統(tǒng)的讀卡器上，進(jìn)行刷卡消費(fèi)。2.就餐卡如有丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)到行政部門(mén)掛失和補(bǔ)辦。掛失前發(fā)生的消費(fèi)損失由持卡人自行承擔(dān)。3.食堂工作人員應(yīng)定期核對(duì)就餐卡消費(fèi)記錄，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。如有異常情況，及時(shí)與行政部門(mén)溝通。（三）考勤卡使用1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的考勤制度，按時(shí)使用考勤卡進(jìn)行考勤。2.考勤方式為刷卡考勤的，員工應(yīng)在規(guī)定的考勤時(shí)間內(nèi)，將考勤卡貼近考勤機(jī)讀卡器進(jìn)行刷卡操作。3.考勤數(shù)據(jù)由考勤系統(tǒng)自動(dòng)采集和統(tǒng)計(jì)，人力資源部門(mén)定期對(duì)考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和分析，作為員工績(jī)效考核和工資核算的依據(jù)。4.如因考勤卡故障或其他原因?qū)е驴记跀?shù)據(jù)異常，員工應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)說(shuō)明情況，并提供相關(guān)證明材料。（四）其他預(yù)制卡使用其他預(yù)制卡的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定和使用說(shuō)明進(jìn)行操作，確保其功能的正常發(fā)揮。六、預(yù)制卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.持卡人發(fā)現(xiàn)預(yù)制卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部門(mén)掛失。2.掛失時(shí)，持卡人需提供本人有效身份證件和預(yù)制卡相關(guān)信息，如卡號(hào)、類(lèi)型等。3.行政部門(mén)接到掛失申請(qǐng)后，及時(shí)對(duì)該預(yù)制卡進(jìn)行掛失處理，防止卡片被他人冒用。（二）補(bǔ)辦1.掛失成功后，持卡人可向行政部門(mén)申請(qǐng)補(bǔ)辦預(yù)制卡。2.補(bǔ)辦時(shí)，持卡人需填寫(xiě)《預(yù)制卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并繳納相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用。3.行政部門(mén)審核通過(guò)后，通知預(yù)制卡供應(yīng)商重新制作預(yù)制卡，并按照發(fā)放流程發(fā)放給持卡人。4.補(bǔ)辦后的預(yù)制卡信息與原卡一致，但有效期重新計(jì)算。七、預(yù)制卡的回收（一）回收情形1.員工離職、調(diào)崗或退休時(shí)，應(yīng)將其持有的預(yù)制卡交回行政部門(mén)。2.預(yù)制卡損壞無(wú)法正常使用時(shí)，持卡人應(yīng)將損壞的卡片交回行政部門(mén)。3.因其他原因不再需要使用預(yù)制卡時(shí)，持卡人應(yīng)主動(dòng)交回行政部門(mén)。（二）回收流程1.員工辦理離職、調(diào)崗或退休手續(xù)時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)通知其將預(yù)制卡交回行政部門(mén)。2.持卡人將預(yù)制卡交回行政部門(mén)時(shí)，行政部門(mén)發(fā)放人員在預(yù)制卡臺(tái)賬上登記回收時(shí)間、回收原因等信息，并收回預(yù)制卡。3.對(duì)于損壞的預(yù)制卡，行政部門(mén)發(fā)放人員確認(rèn)卡片損壞情況后，在臺(tái)賬上注明，并收回卡片。4.行政部門(mén)定期對(duì)回收的預(yù)制卡進(jìn)行整理和核對(duì)，確?；厥盏目ㄆc臺(tái)賬記錄一致。八、預(yù)制卡的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.回收的預(yù)制卡已不再具有使用價(jià)值，如卡片損壞嚴(yán)重、信息過(guò)期等。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，需要對(duì)預(yù)制卡進(jìn)行統(tǒng)一銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.行政部門(mén)根據(jù)預(yù)制卡回收情況，定期整理出需要銷(xiāo)毀的預(yù)制卡清單。2.清單經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，行政部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)預(yù)制卡的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、消磁等物理方法，確?？ㄆ畔o(wú)法恢復(fù)。4.在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)《預(yù)制卡銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀數(shù)量、監(jiān)督人等信息。5.銷(xiāo)毀記錄由行政部門(mén)妥善保存，保存期限為[X]年。九、預(yù)制卡的信息管理（一）信息錄入1.在預(yù)制卡制作過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)確錄入持卡人的相關(guān)信息，包括姓名、性別、部門(mén)、職務(wù)、卡號(hào)等。2.對(duì)于門(mén)禁卡，還應(yīng)根據(jù)持卡人的工作權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的門(mén)禁區(qū)域和通行時(shí)間。（二）信息更新1.當(dāng)持卡人的個(gè)人信息發(fā)生變更時(shí)，如姓名、部門(mén)、職務(wù)等，持卡人應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)提交《預(yù)制卡信息變更申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料。2.行政部門(mén)審核通過(guò)后，及時(shí)更新預(yù)制卡系統(tǒng)中的持卡人信息。（三）信息安全1.嚴(yán)格保護(hù)預(yù)制卡信息的安全，禁止將持卡人信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.加強(qiáng)對(duì)預(yù)制卡制作、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)的信息管理，防止信息被篡改或丟失。3.定期對(duì)預(yù)制卡信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)定期對(duì)預(yù)制卡的發(fā)放、使用、回收等情況進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)操作符合規(guī)定流程。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)預(yù)制卡的制作質(zhì)量、庫(kù)存管理等進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工預(yù)制卡使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并上報(bào)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用預(yù)制卡的行為，如轉(zhuǎn)借、冒用、偽造等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處