公司抽紙管理制度

公司抽紙管理制度?總則目的為了加強公司抽紙的管理，規(guī)范抽紙的采購、存儲、發(fā)放和使用等環(huán)節(jié)，確保抽紙能夠滿足公司日常辦公和生活需求，同時避免浪費，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工。管理原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實際使用情況，合理確定抽紙的采購數(shù)量，避免積壓和浪費。2.規(guī)范流程原則：明確抽紙管理的各個環(huán)節(jié)，嚴格按照規(guī)定的流程進行操作。3.節(jié)約使用原則：倡導員工節(jié)約使用抽紙，杜絕不合理的浪費行為。職責分工行政部門1.負責制定抽紙的年度采購計劃，并根據(jù)實際需求進行月度采購申請。2.負責抽紙供應(yīng)商的選擇、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。3.負責抽紙的驗收、入庫、存儲和發(fā)放工作，確保抽紙質(zhì)量合格、數(shù)量準確。4.定期對公司各部門抽紙使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出節(jié)約使用的建議和措施。使用部門1.負責本部門抽紙的領(lǐng)用和使用管理，指定專人負責抽紙的領(lǐng)取和發(fā)放。2.監(jiān)督本部門員工正確使用抽紙，教育員工養(yǎng)成節(jié)約使用的習慣，發(fā)現(xiàn)浪費行為及時制止并上報。財務(wù)部門1.負責審核抽紙采購費用的報銷，確保費用支出合理合規(guī)。2.對抽紙采購和使用情況進行財務(wù)核算和監(jiān)督。采購管理采購計劃1.行政部門應(yīng)于每年年末根據(jù)公司下一年度的預計人數(shù)、辦公區(qū)域分布以及過往抽紙使用情況，制定抽紙年度采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細列出不同規(guī)格抽紙的預計需求量、采購時間節(jié)點等信息。2.每月末，行政部門根據(jù)當月抽紙實際使用量和庫存情況，對次月抽紙需求進行預估，形成月度采購申請，經(jīng)部門負責人審核后提交至公司領(lǐng)導審批。供應(yīng)商選擇1.行政部門通過多種渠道收集抽紙供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商備選庫。2.對備選供應(yīng)商進行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。3.根據(jù)評估結(jié)果，選擇至少三家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為公司抽紙的合作對象，并與其簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購執(zhí)行1.行政部門根據(jù)審批通過的采購申請，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，訂單應(yīng)注明抽紙的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，確保抽紙按時、按質(zhì)、按量送達公司指定地點。3.行政部門在收到抽紙后，應(yīng)及時組織驗收工作，檢查抽紙的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。存儲管理倉庫設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)立專門的抽紙倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風良好，避免抽紙受潮、發(fā)霉。2.倉庫內(nèi)應(yīng)有明確的區(qū)域劃分，分別存放不同規(guī)格、不同批次的抽紙，并設(shè)置明顯的標識牌，注明抽紙的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。入庫管理1.抽紙到貨后，倉庫管理人員應(yīng)核對送貨單與采購訂單的一致性，確認無誤后，按照規(guī)定的驗收標準對抽紙進行驗收。2.驗收合格的抽紙應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明抽紙的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由倉庫管理人員和送貨人員簽字確認。3.入庫后的抽紙應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式進行擺放，確保整齊有序，便于查找和盤點。庫存盤點1.倉庫管理人員應(yīng)定期對抽紙庫存進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點時，應(yīng)逐一核對抽紙的實際數(shù)量與庫存記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異報告。3.對于盤盈或盤虧的抽紙，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行處理，調(diào)整庫存記錄，確保賬實相符。庫存安全1.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保抽紙存儲安全。2.倉庫管理人員應(yīng)加強對倉庫的日常巡查，防止抽紙被盜、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.倉庫應(yīng)制定庫存安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責，確保庫存抽紙的安全。發(fā)放管理領(lǐng)用流程1.各部門指定專人負責抽紙的領(lǐng)取，領(lǐng)取人應(yīng)填寫抽紙領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用部門、抽紙規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.倉庫管理人員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請表，按照規(guī)定的發(fā)放標準向領(lǐng)用部門發(fā)放抽紙，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認，同時更新庫存記錄。3.領(lǐng)用部門領(lǐng)取抽紙后，應(yīng)妥善保管，確保抽紙的正常使用。發(fā)放標準1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，制定合理的抽紙發(fā)放標準，如按照員工人數(shù)、辦公區(qū)域面積等因素確定每月的抽紙發(fā)放量。2.發(fā)放標準應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、人員變動等情況適時進行調(diào)整，確保發(fā)放標準的合理性和科學性。特殊情況處理1.如因特殊原因需要額外領(lǐng)用抽紙，領(lǐng)用部門應(yīng)填寫特殊抽紙領(lǐng)用申請表，詳細說明領(lǐng)用原因和數(shù)量，并經(jīng)部門負責人和公司領(lǐng)導審批后，方可到倉庫領(lǐng)取。2.對于臨時來訪人員等特殊情況，如需使用抽紙，可由接待部門向倉庫管理人員領(lǐng)取，并做好登記記錄。使用管理使用規(guī)范1.公司員工應(yīng)按照正確的方法使用抽紙，避免浪費。如在衛(wèi)生間使用抽紙時，應(yīng)適量抽取，避免過度抽取造成浪費。2.禁止將抽紙用于非辦公和生活用途，如擦拭設(shè)備、包裹物品等。節(jié)約倡導1.行政部門應(yīng)通過內(nèi)部宣傳、培訓等方式，向員工倡導節(jié)約使用抽紙的意識，鼓勵員工養(yǎng)成節(jié)約的好習慣。2.各部門負責人應(yīng)加強對本部門員工節(jié)約使用抽紙情況的監(jiān)督和管理，對節(jié)約使用抽紙表現(xiàn)突出的員工給予表揚和獎勵，對浪費抽紙的行為進行批評教育和糾正。監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對公司各部門抽紙使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括抽紙的領(lǐng)用記錄、使用情況、是否存在浪費現(xiàn)象等。2.如發(fā)現(xiàn)有浪費抽紙的行為，行政部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，要求其進行整改，并對浪費情況進行記錄和統(tǒng)計。3.對于多次出現(xiàn)浪費抽紙行為且拒不整改的部門或個人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行處理。成本控制預算管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營預算，對抽紙采購費用進行預算編制，明確抽紙采購的年度預算金額。2.行政部門應(yīng)嚴格按照預算控制抽紙的采購支出，確保采購費用不超出預算范圍。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應(yīng)按照公司預算調(diào)整流程進行審批。價格監(jiān)控1.財務(wù)部門應(yīng)定期對抽紙市場價格進行調(diào)研和分析，了解市場價格動態(tài)。2.行政部門在采購抽紙時，應(yīng)參考市場價格情況，與供應(yīng)商進行談判，爭取合理的采購價格，降低采購成本。成本分析1.財務(wù)部門應(yīng)定期對抽紙采購成本、存儲成本、使用成本等進行分析，評估成本控制效果。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，提出優(yōu)化成本控制的建議和措施，如優(yōu)化采購計劃、調(diào)整存儲方式、加強使用管理等，確保公司抽紙管理成本的合理性和有效性。報廢管理報廢標準1.抽紙如有以下情況之一，可申請報廢：超過保質(zhì)期且無法正常使用；受潮、發(fā)霉、損壞嚴重無法修復；因質(zhì)量問題被供應(yīng)商認定為不合格產(chǎn)品等。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存抽紙進行檢查，發(fā)現(xiàn)符合報廢標準的抽紙，應(yīng)及時填寫抽紙報廢申請表。報廢流程1.抽紙報廢申請表應(yīng)經(jīng)倉庫管理人員、行政部門負責人簽字確認后，提交至公司領(lǐng)導審批。2.審批通過后，倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的報廢處理方式對報廢抽紙進行處理，如統(tǒng)一銷毀等，并做好記錄。財務(wù)處理1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的抽紙報廢申請表，對報廢抽紙的成本進行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的庫存成本。2.報廢抽紙?zhí)幚磉^程中產(chǎn)生的相關(guān)費用，如銷毀費用等，應(yīng)