發(fā)貨票管理制度

發(fā)貨票管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司發(fā)貨票的管理，規(guī)范發(fā)貨票的開具、使用、保管等行為，確保公司財務信息的準確、完整，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及發(fā)貨票管理的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、財務部門、物流部門等。（三）發(fā)貨票定義本制度所指發(fā)貨票是指公司在銷售商品、提供勞務等經營活動中，向購買方開具的收款憑證，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等各類發(fā)票。二、發(fā)貨票的開具（一）開具原則1.發(fā)貨票的開具必須以真實的交易為基礎，確保所開具的發(fā)貨票內容與實際交易情況相符。2.發(fā)貨票應按照國家稅收法律法規(guī)及相關發(fā)票管理規(guī)定的要求開具，做到項目齊全、內容真實、字跡清楚、全部聯(lián)次一次打印，內容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。（二）開票信息審核1.銷售部門在收到客戶訂單后，應及時與客戶核對開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。確保開票信息準確無誤，如有變更，應要求客戶及時提供相關證明文件，并進行更新。2.對于新客戶，銷售部門應在簽訂銷售合同前，將客戶開票信息提交給財務部門進行審核。財務部門應根據國家稅收法規(guī)及公司財務管理制度的要求，對客戶開票信息的合法性、準確性進行審核。審核通過后，方可簽訂銷售合同。（三）開票流程1.銷售部門根據已審核的銷售訂單及開票信息，填寫發(fā)貨票開具申請單，詳細注明客戶名稱、開票金額、貨物或勞務名稱、規(guī)格型號、數量、單價等內容，并提交給財務部門。2.財務部門收到發(fā)貨票開具申請單后，對申請單內容進行再次審核，確認無誤后，在系統(tǒng)中開具發(fā)貨票。3.發(fā)貨票開具完成后，財務部門應及時將發(fā)貨票傳遞給銷售部門。銷售部門負責將發(fā)貨票送達客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認。（四）特殊情況開票1.對于退貨、折讓等情況，銷售部門應在取得客戶同意后，及時填寫紅字發(fā)票開具申請單，并提交給財務部門。財務部門審核通過后，開具紅字發(fā)票進行沖減。2.對于發(fā)票開具錯誤的情況，如發(fā)票抬頭錯誤、金額錯誤等，銷售部門應在發(fā)現錯誤后及時通知財務部門。財務部門應在當月內收回全部聯(lián)次的發(fā)票，并開具紅字發(fā)票進行沖減，然后重新開具正確的發(fā)票。三、發(fā)貨票的使用（一）專人負責公司指定專人負責發(fā)貨票的領購、開具、保管等工作，確保發(fā)貨票的安全使用。（二）領用登記1.發(fā)貨票管理人員應建立發(fā)貨票領用登記簿，詳細記錄發(fā)貨票的領用日期、發(fā)票號碼、數量、起止號碼等信息。2.發(fā)貨票領用人在領用發(fā)貨票時，應在發(fā)貨票領用登記簿上簽字確認，并注明領用用途。（三）使用規(guī)范1.發(fā)貨票應按照順序號依次開具，不得跳號、拆本使用。2.發(fā)貨票上的各項內容應如實填寫，不得涂改、挖補、撕毀。如有填寫錯誤，應按照規(guī)定開具紅字發(fā)票進行沖減，然后重新開具正確的發(fā)票。3.發(fā)貨票僅限于本公司在規(guī)定的經營范圍內使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票。（四）作廢處理1.對于開具錯誤或因其他原因需要作廢的發(fā)貨票，應在全部聯(lián)次上加蓋"作廢"戳記，并注明作廢原因。2.作廢發(fā)貨票應與存根聯(lián)一同保存，不得擅自銷毀。四、發(fā)貨票的保管（一）保管要求1.發(fā)貨票管理人員應妥善保管發(fā)貨票，確保發(fā)貨票的安全、完整。發(fā)貨票應存放在安全、干燥、通風的地方，防止受潮、霉變、丟失等情況發(fā)生。2.發(fā)貨票應按照類別、號碼順序進行存放，便于查找和核對。（二）保管期限發(fā)貨票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及相關發(fā)票管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應保存5年。（三）銷毀處理1.發(fā)貨票保管期滿后，發(fā)貨票管理人員應填寫發(fā)貨票銷毀申請單，詳細注明發(fā)票名稱、號碼、數量、起止日期、銷毀原因等信息，并提交給財務部門審核。2.財務部門審核通過后，報經主管稅務機關批準，由發(fā)貨票管理人員按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。五、發(fā)貨票的遺失處理（一）遺失報告1.如發(fā)生發(fā)貨票遺失情況，發(fā)貨票管理人員應立即向財務部門報告，并詳細說明遺失發(fā)票的名稱、號碼、數量、開具日期、購貨方名稱等信息。2.財務部門在接到報告后，應及時向主管稅務機關報告，并按照稅務機關的要求辦理相關手續(xù)。（二）登報聲明1.根據稅務機關的要求，公司應在規(guī)定的報刊上刊登遺失聲明，聲明遺失發(fā)票的作廢。2.登報聲明的內容應包括公司名稱、發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、遺失原因等信息。（三）后續(xù)處理1.遺失發(fā)票如涉及稅務處理的，公司應按照稅務機關的要求提供相關證明材料，并接受稅務機關的檢查和處理。2.對于因遺失發(fā)票給公司造成損失的，公司應追究相關責任人的責任。六、發(fā)貨票的檢查與監(jiān)督（一）內部檢查1.財務部門應定期對發(fā)貨票的開具、使用、保管等情況進行檢查，確保發(fā)貨票管理符合本制度及國家稅收法律法規(guī)的要求。2.檢查內容包括發(fā)貨票的開具是否規(guī)范、使用是否合規(guī)、保管是否妥善等。對于檢查中發(fā)現的問題，應及時進行整改，并追究相關責任人的責任。（二）稅務機關檢查1.公司應積極配合稅務機關對發(fā)貨票的檢查工作，如實提供相關資料和信息。2.對于稅務機關檢查中發(fā)現的問題，公司應按照稅務機關的要求及時進行整改，并補繳相應的稅款、滯納金及罰款。（三）監(jiān)督考核1.公司建立發(fā)貨票管理監(jiān)督考核機制，對發(fā)貨票管理工作進行考核評價。2.考核內容包括發(fā)貨票開具的準確性、及時性，使用的合規(guī)性，保管的安全性等。對于在發(fā)貨票管理工作中表現優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反本制度及國家稅收法律法規(guī)的部門和個人，給予批評教育、經濟處罰直至追究法律責任。七