功能房管理制度

功能房管理制度?一、總則（一）目的為加強公司功能房的管理，確保功能房的安全、正常使用，提高使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有功能房，包括但不限于會議室、培訓室、實驗室、機房、檔案室等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保功能房及內(nèi)部設施設備的安全，保障人員生命和財產(chǎn)安全。2.規(guī)范使用原則：明確功能房的使用流程和規(guī)范，保證使用的有序性。3.高效利用原則：合理安排功能房的使用，提高資源利用率，滿足公司業(yè)務需求。二、功能房管理職責（一）行政部門職責1.負責功能房的整體規(guī)劃、布局調(diào)整和日常管理協(xié)調(diào)工作。2.制定功能房的管理制度和使用規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責功能房設施設備的采購、維護、維修及更新工作，確保設施設備正常運行。4.負責功能房的清潔衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等工作，營造良好的使用環(huán)境。（二）使用部門職責1.根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交功能房使用申請。2.負責本部門使用功能房期間的設施設備使用、保管及環(huán)境衛(wèi)生維護等工作。3.遵守功能房的各項管理制度，不得擅自更改功能房用途或損壞設施設備。（三）使用人員職責1.按照規(guī)定的使用流程和要求使用功能房，愛護設施設備。2.使用完畢后，及時清理功能房，關閉電源、門窗等，確保功能房安全。3.發(fā)現(xiàn)設施設備故障或安全隱患時，及時向行政部門報告。三、功能房使用管理（一）使用申請1.使用部門如需使用功能房，應提前[X]個工作日填寫《功能房使用申請表》，詳細說明使用時間、用途、參加人員等信息。2.《功能房使用申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至行政部門審核。3.行政部門根據(jù)功能房的使用情況進行審核，如申請時間與其他使用安排沖突，應與申請部門協(xié)商調(diào)整。審核通過后，在申請表上簽字確認，并安排相關事宜。（二）使用安排1.行政部門根據(jù)審核通過的申請，按照先來后到、合理安排的原則進行功能房使用安排，并及時通知申請部門。2.如遇多個部門同時申請使用同一功能房且使用時間沖突的情況，行政部門應根據(jù)使用的緊急程度、重要性等因素進行協(xié)調(diào)，必要時可組織相關部門進行協(xié)商解決。（三）使用變更與取消1.使用部門如需變更使用時間、用途或參加人員等信息，應提前[X]個小時通知行政部門，并提交《功能房使用變更申請表》。2.如因特殊原因需要取消功能房使用申請，使用部門應提前[X]個工作日通知行政部門，說明取消原因。3.對于因使用部門原因造成的功能房使用變更或取消，給其他部門使用造成影響的，使用部門應承擔相應責任。（四）使用期限1.功能房的單次使用期限一般不得超過[X]小時，如需延長使用時間，使用部門應提前向行政部門申請，經(jīng)同意后方可延長。2.連續(xù)使用功能房的時間不得超過[X]天，如需長期使用，應另行申請并說明原因。（五）使用秩序1.使用人員應遵守功能房的使用秩序，保持安靜，不得大聲喧嘩、追逐打鬧。2.不得在功能房內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾，保持功能房內(nèi)環(huán)境整潔。3.使用人員應愛護功能房內(nèi)的設施設備，不得隨意拆卸、損壞或挪用。如發(fā)現(xiàn)設施設備損壞，應及時向行政部門報告并說明原因。4.使用人員不得擅自更改功能房內(nèi)的布局和裝飾，如需進行必要的調(diào)整，應提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可實施。四、功能房設施設備管理（一）設施設備配備1.行政部門根據(jù)功能房的用途和實際需求，配備相應的設施設備，如桌椅、投影儀、音響設備、電腦、空調(diào)等。2.設施設備的配備應符合國家相關標準和規(guī)定，確保安全、可靠、實用。（二）設施設備登記1.行政部門應對功能房內(nèi)的設施設備進行詳細登記，建立設施設備臺賬，記錄設施設備的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、使用狀況等信息。2.設施設備臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（三）設施設備維護與維修1.行政部門負責制定功能房設施設備的維護計劃，定期對設施設備進行檢查、保養(yǎng)和維護，確保設施設備正常運行。2.使用人員在使用設施設備過程中如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行維修。3.對于設施設備的維修，維修人員應做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等信息。維修記錄應妥善保存，以備查閱。（四）設施設備更新與報廢1.隨著公司業(yè)務的發(fā)展和技術的進步，行政部門應根據(jù)實際情況，適時對功能房設施設備進行更新，以滿足工作需要。2.對于已損壞且無法修復或已達到報廢年限的設施設備，行政部門應按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行報廢處理。報廢處理應填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)相關部門審批后執(zhí)行。五、功能房安全管理（一）安全制度1.行政部門應制定功能房安全管理制度，明確安全責任和安全操作規(guī)程，確保功能房使用安全。2.安全管理制度應包括但不限于消防安全、用電安全、設備安全、信息安全等方面的內(nèi)容。（二）消防安全1.功能房內(nèi)應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。2.使用人員應熟悉消防器材的使用方法和功能房內(nèi)的安全疏散通道，不得在功能房內(nèi)堆放易燃、易爆物品。3.嚴禁在功能房內(nèi)私拉亂接電線，不得使用大功率電器設備，如需使用特殊電器設備，應提前向行政部門申請并經(jīng)批準。4.定期組織功能房使用人員進行消防安全培訓和演練，提高消防安全意識和應急處置能力。（三）用電安全1.功能房內(nèi)的電器設備應按照規(guī)定正確使用，不得過載運行。2.使用人員離開功能房時，應關閉所有電器設備電源，拔掉插頭，防止發(fā)生火災和觸電事故。3.行政部門應定期對功能房內(nèi)的用電線路和電器設備進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（四）設備安全1.使用人員在操作功能房內(nèi)的設施設備時，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得違規(guī)操作。2.設施設備在使用過程中如出現(xiàn)異常情況，應立即停止使用，并及時向行政部門報告，嚴禁擅自處理。3.行政部門應加強對功能房設施設備的安全管理，定期對設施設備進行安全檢查和維護，確保設施設備安全運行。（五）信息安全1.對于涉及公司機密信息的功能房，如檔案室、機房等，應采取嚴格的信息安全措施，防止信息泄露。2.使用人員應遵守公司信息安全管理制度，不得擅自將公司機密信息帶出功能房或泄露給無關人員。3.行政部門應加強對功能房信息安全的監(jiān)控和管理，定期進行信息安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理信息安全隱患。六、功能房環(huán)境衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生標準1.功能房內(nèi)應保持整潔衛(wèi)生，地面無雜物、無污漬，墻面無灰塵、無蜘蛛網(wǎng)。2.桌椅擺放整齊，桌面、椅子干凈整潔，無灰塵、無污漬。3.設施設備表面清潔，無灰塵、無污漬，設備周圍無雜物。4.垃圾桶及時清理，垃圾不外溢，保持功能房內(nèi)空氣清新。（二）清潔責任1.使用部門負責本部門使用功能房期間的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，應在使用完畢后及時清理功能房，保持功能房整潔。2.行政部門定期對功能房進行全面清潔，包括地面、墻面、門窗、桌椅、設施設備等的清潔，并做好清潔記錄。（三）衛(wèi)生檢查1.行政部門定期對功能房的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，檢查結(jié)果納入對使用部門的考核內(nèi)容。2.對于環(huán)境衛(wèi)生不達標的功能房，行政部門應及時通知使用部門進行整改，整改后進行復查，直至達到衛(wèi)生標準。七、功能房收費管理（一）收費標準1.公司內(nèi)部各部門使用功能房，原則上不收取費用。但對于因特殊情況需要收費的，如外單位使用、舉辦收費培訓或會議等，行政部門應根據(jù)實際成本制定收費標準，并報公司領導批準后執(zhí)行。2.收費標準應明確收費項目、收費金額、收費方式等內(nèi)容，并在公司內(nèi)部進行公示。（二）收費方式1.對于外單位使用功能房的收費，行政部門應在使用前與對方簽訂《功能房使用協(xié)議》，明確收費金額、支付方式、使用時間、使用要求等條款。2.收費方式可采用現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式，具體支付方式應在協(xié)議中明確約定。（三）費用結(jié)算1.行政部門應及時與使用部門或外單位進行費用結(jié)算，確保費用及時足額到賬。2.對于費用結(jié)算情況，行政部門應做好記錄，并定期進行核對和清理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責對功能房的使用、管理情況進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括使用申請、使用秩序、設施設備管理、安全管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、問卷調(diào)查等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.行政部門定期對各使用部門功能房的使用管理情況進行考核評價，考核評價結(jié)果納入公司部門績效考核體系。2.考核評價內(nèi)容包括功能房使用申請的規(guī)范性、使用秩序的維護情況、設施設備的保管和使用情況、安全管理措施的落實情況、環(huán)境衛(wèi)生狀況等方面