標(biāo)識卡管理制度

標(biāo)識卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司標(biāo)識卡的管理，規(guī)范標(biāo)識卡的制作、發(fā)放、使用、回收及銷毀等流程，確保標(biāo)識卡的正確使用，維護(hù)公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、外來訪客以及公司范圍內(nèi)涉及標(biāo)識卡使用的相關(guān)場所和活動。（三）職責(zé)分工1.人力資源部負(fù)責(zé)公司員工標(biāo)識卡的統(tǒng)一制作、編號、發(fā)放、回收及銷毀等管理工作。建立員工標(biāo)識卡信息檔案，記錄員工標(biāo)識卡的領(lǐng)取、使用、掛失、補(bǔ)辦等情況。定期對各部門標(biāo)識卡使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.行政部門負(fù)責(zé)外來訪客標(biāo)識卡的登記、發(fā)放及回收工作。協(xié)助人力資源部做好公司標(biāo)識卡的日常管理工作，如提供標(biāo)識卡制作所需的辦公場地等。3.各部門負(fù)責(zé)本部門員工標(biāo)識卡的日常管理，督促員工正確佩戴和使用標(biāo)識卡。配合人力資源部和行政部門做好標(biāo)識卡的相關(guān)管理工作，如員工離職時及時收回標(biāo)識卡等。4.財務(wù)部負(fù)責(zé)標(biāo)識卡制作費(fèi)用的審核與支付。二、標(biāo)識卡的種類及用途（一）員工標(biāo)識卡1.種類：分為正式員工標(biāo)識卡、試用期員工標(biāo)識卡。2.用途作為員工身份識別的唯一標(biāo)識，用于公司門禁管理、考勤打卡等。方便公司內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)作，員工憑標(biāo)識卡進(jìn)入相應(yīng)工作區(qū)域。作為公司福利發(fā)放、就餐、借閱圖書等相關(guān)服務(wù)的憑證。（二）外來訪客標(biāo)識卡1.種類：臨時一次性訪客標(biāo)識卡。2.用途用于識別外來訪客身份，方便訪客進(jìn)入公司特定區(qū)域。記錄訪客來訪信息，包括來訪時間、接待部門、被訪人等，以便于公司安全管理和追溯。三、標(biāo)識卡的制作（一）設(shè)計要求1.員工標(biāo)識卡應(yīng)包含員工姓名、部門、職位、照片、員工編號、有效期等基本信息。2.標(biāo)識卡設(shè)計應(yīng)簡潔明了、易于識別，采用統(tǒng)一的格式和顏色，體現(xiàn)公司企業(yè)文化和形象。3.外來訪客標(biāo)識卡應(yīng)包含訪客姓名、身份證號碼、來訪時間、接待部門、被訪人等信息。（二）制作流程1.人力資源部根據(jù)公司員工信息，整理標(biāo)識卡制作清單，包括員工姓名、部門、職位、照片等詳細(xì)信息。2.將制作清單提交給行政部門，由行政部門聯(lián)系指定的標(biāo)識卡制作供應(yīng)商。3.行政部門與供應(yīng)商溝通標(biāo)識卡的設(shè)計、材質(zhì)、制作工藝等要求，并簽訂制作合同。4.供應(yīng)商根據(jù)制作清單和設(shè)計要求進(jìn)行標(biāo)識卡制作，制作完成后提交行政部門進(jìn)行驗收。5.行政部門對標(biāo)識卡的數(shù)量、信息準(zhǔn)確性、外觀質(zhì)量等進(jìn)行驗收，驗收合格后交付人力資源部。（三）編號規(guī)則1.員工標(biāo)識卡編號采用[公司簡稱][入職年份][部門代碼][員工順序號]的格式。[公司簡稱]：取公司名稱的首字母縮寫。[入職年份]：取員工入職年份的后兩位數(shù)字。[部門代碼]：根據(jù)公司部門設(shè)置，由人力資源部統(tǒng)一制定部門代碼。[員工順序號]：按照員工入職順序依次編排，從001開始。2.外來訪客標(biāo)識卡編號采用[來訪日期][訪客順序號]的格式。[來訪日期]：取來訪日期的年、月、日數(shù)字組合。[訪客順序號]：按照當(dāng)天訪客來訪順序依次編排，從001開始。四、標(biāo)識卡的發(fā)放（一）員工標(biāo)識卡發(fā)放1.新員工入職時，人力資源部在辦理入職手續(xù)后，為員工發(fā)放標(biāo)識卡。2.員工應(yīng)認(rèn)真核對標(biāo)識卡上的個人信息是否準(zhǔn)確無誤，如有問題及時向人力資源部反饋。3.試用期員工標(biāo)識卡與正式員工標(biāo)識卡樣式相同，但在有效期標(biāo)注上有所區(qū)別，試用期員工標(biāo)識卡有效期為試用期時長。（二）外來訪客標(biāo)識卡發(fā)放1.外來訪客到達(dá)公司門口時，由門衛(wèi)引導(dǎo)至行政部門訪客接待處。2.行政部門接待人員對訪客身份進(jìn)行核實(shí)，包括身份證等有效證件，并填寫《外來訪客登記表》，詳細(xì)記錄訪客姓名、身份證號碼、來訪時間、接待部門、被訪人等信息。3.根據(jù)訪客來訪目的和所訪問部門，為訪客發(fā)放外來訪客標(biāo)識卡，并告知訪客標(biāo)識卡的使用注意事項和回收時間。五、標(biāo)識卡的使用（一）佩戴要求1.員工在工作時間內(nèi)應(yīng)佩戴標(biāo)識卡于胸前明顯位置，不得轉(zhuǎn)借他人或故意遮擋、損壞標(biāo)識卡。2.如有遺失或損壞，應(yīng)及時向所在部門報告，并按規(guī)定辦理掛失或補(bǔ)辦手續(xù)。3.員工離職時，應(yīng)將標(biāo)識卡交回人力資源部。（二）門禁管理1.公司各出入口設(shè)置門禁系統(tǒng)，員工憑標(biāo)識卡刷卡進(jìn)入相應(yīng)工作區(qū)域。2.門禁系統(tǒng)應(yīng)與考勤系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，員工刷卡進(jìn)入公司時記錄考勤時間，同時作為考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計的依據(jù)。3.外來訪客憑外來訪客標(biāo)識卡經(jīng)門衛(wèi)確認(rèn)后，由接待部門人員帶領(lǐng)進(jìn)入公司指定區(qū)域，未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入其他區(qū)域。（三）其他用途1.員工憑標(biāo)識卡到公司食堂就餐，食堂工作人員根據(jù)標(biāo)識卡信息進(jìn)行餐費(fèi)統(tǒng)計和結(jié)算。2.員工如需借閱公司圖書、使用公司內(nèi)部設(shè)施等，應(yīng)憑標(biāo)識卡辦理相關(guān)手續(xù)。3.外來訪客標(biāo)識卡僅作為臨時進(jìn)入公司的憑證，不得用于其他非來訪目的的活動。六、標(biāo)識卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)標(biāo)識卡遺失后，應(yīng)立即向所在部門報告。2.所在部門負(fù)責(zé)人核實(shí)情況后，通知人力資源部對該標(biāo)識卡進(jìn)行掛失處理，防止他人冒用。3.人力資源部在標(biāo)識卡管理系統(tǒng)中對掛失標(biāo)識卡進(jìn)行標(biāo)注，并記錄掛失時間和相關(guān)信息。（二）補(bǔ)辦1.掛失后的標(biāo)識卡如需補(bǔ)辦，員工應(yīng)填寫《標(biāo)識卡補(bǔ)辦申請表》，注明補(bǔ)辦原因、個人基本信息等。2.《標(biāo)識卡補(bǔ)辦申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交人力資源部。3.人力資源部審核通過后，通知行政部門重新制作標(biāo)識卡，并按規(guī)定收取補(bǔ)辦費(fèi)用。4.新標(biāo)識卡制作完成后，由人力資源部發(fā)放給員工，同時收回掛失的標(biāo)識卡（如有）。七、標(biāo)識卡的回收與銷毀（一）回收1.員工離職時，所在部門應(yīng)在員工辦理離職手續(xù)當(dāng)日收回其標(biāo)識卡，并交至人力資源部。2.外來訪客離開公司時，應(yīng)將外來訪客標(biāo)識卡交回行政部門訪客接待處。3.對于因員工崗位變動、標(biāo)識卡損壞等原因需要更換標(biāo)識卡的，原標(biāo)識卡應(yīng)收回至人力資源部。（二）銷毀1.人力資源部定期對回收的標(biāo)識卡進(jìn)行清理和核對，確認(rèn)無誤后填寫《標(biāo)識卡銷毀申請表》。2.《標(biāo)識卡銷毀申請表》經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由人力資源部會同行政部門共同對標(biāo)識卡進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、標(biāo)識卡數(shù)量等。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部每月組織一次對各部門標(biāo)識卡使用情況的檢查，檢查內(nèi)容包括員工標(biāo)識卡佩戴情況、標(biāo)識卡信息準(zhǔn)確性、標(biāo)識卡保管情況等。2.檢查結(jié)果以書面形式通報各部門，對存在問題的部門提出整改要求，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公司范圍內(nèi)標(biāo)識卡使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。九、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工如有下列行為之一，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：未按規(guī)定佩戴標(biāo)識卡的，每次給予警告，并責(zé)令立即改正；累計多次未佩戴的，給予一定金額的罰款。轉(zhuǎn)借、冒用他人標(biāo)識卡的，給予嚴(yán)重警告，并處以罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，給予紀(jì)律處分。故意損壞標(biāo)識卡的，責(zé)令其賠償標(biāo)識卡制作費(fèi)用，并視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。遺失標(biāo)識卡未及時掛失，導(dǎo)致他人冒用造成公司損失的，由遺失人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并給予相應(yīng)處罰。2.員工違反標(biāo)識卡管理制度的行為，將作為績效考核和員工晉升的參考依據(jù)之一。（二）部門違規(guī)處理1.部門如有下列行為之一，將對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令限期整改：未督促本部門員工正確佩戴和使