寫檔案管理制度

寫檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應全面收集，涵蓋公司經營管理的各個方面，保證檔案的齊全。4.時效性原則：及時整理、歸檔各類文件資料，確保檔案信息的及時有效。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理工作的組織、協(xié)調和指導，履行以下職責：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、整理、保管公司各類檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)。3.負責檔案的鑒定、銷毀工作。4.負責檔案的查閱、借閱服務。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導。（二）各部門各部門負責本部門文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理，接受綜合管理部的業(yè)務指導和監(jiān)督，履行以下職責：1.負責本部門日常工作中文件資料的收集、積累，確保文件資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的文件資料整理、立卷，移交綜合管理部歸檔。3.負責本部門檔案的查閱、借閱登記工作，并及時歸還。4.協(xié)助綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司規(guī)章制度，會議紀要，工作計劃與總結，行政公文等。2.人力資源類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關文件。3.財務審計類：包括財務預算、決算，財務報表，審計報告，稅務資料等。4.市場營銷類：包括市場調研，營銷策劃，銷售合同，客戶資料等。5.生產管理類：包括生產計劃，工藝流程，質量控制，設備管理等相關文件。6.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項，技術方案，實驗報告，專利申請等相關文件。7.物資采購類：包括采購計劃，采購合同，供應商資料，物資驗收等相關文件。8.質量管理類：包括質量體系文件，質量標準，檢驗報告，質量事故處理等相關文件。9.法務合規(guī)類：包括法律事務文件，合同審核意見，合規(guī)檢查報告等。10.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用"分類號+年度+順序號"的編碼方式，具體如下：1.分類號：按照檔案分類的十大類，分別用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J表示。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年表示為"2023"。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從001開始編號。例如，行政管理類2023年的第5份檔案編號為"A2023005"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在各項活動中形成的具有保存價值的文件資料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。3.公司員工個人提交的工作總結、述職報告、科研成果、榮譽證書等。4.其他與公司相關的有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.對于重要文件資料，應及時收集并妥善保管，防止丟失、損壞。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和密級，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，將收集到的文件資料進行分類。2.組卷：將同一類別的文件資料按照一定的原則和方法組成案卷，每卷厚度不宜過厚，一般以2050頁為宜。3.編目：對每卷檔案進行編號、編制目錄，目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等內容。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在次年3月底前，將上一年度形成的文件資料整理、立卷后移交綜合管理部歸檔。2.對于緊急、重要的文件資料，應隨時收集、整理并及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應齊全、完整、真實，符合檔案整理的要求。2.移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內容，并由移交人和接收人簽字確認。六、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲介質，分別存放于不同的地點，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.聲像檔案應按照類別和時間順序整理，注明內容、拍攝時間、拍攝地點等信息，并妥善保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時期內具有重要參考價值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是公司在日常工作中形成的一般性文件資料。檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，由綜合管理部會同相關部門共同研究決定。（四）檔案清查1.綜合管理部應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結束后，應編制《檔案清查報告》，對檔案清查情況進行總結和分析，提出改進措施和建議。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，對檔案進行科學、準確的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員為成員。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，判斷檔案的價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其重要程度和利用價值。3.效益評估法：從檔案的利用效益和經濟效益等方面進行評估，確定檔案的保留或銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報公司領導審批。2.經公司領導批準后，綜合管理部負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀審批表》上簽字確認，并將《檔案銷毀審批表》歸檔保存。八、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時，應在綜合管理部指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合管理部同意，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，確保檔案的完整和安全。（二）借閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等，經所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案人員應妥善保管檔案，不得轉借他人或用于非工作目的，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。4.借閱檔案歸還時，借閱人應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向綜合管理部報告。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應提前向公司提交查閱或借閱申請，說明查閱或借閱的目的、內容、期限等，并加蓋單位公章。2.公司綜合管理部應根據(jù)外單位的申請，對查閱或借閱檔案的必要性和安全性進行審核，報公司領導批準。3.經公司領導批準后，外單位查閱或借閱檔案時，應安排專人陪同，并按照公司的規(guī)定進行查閱或借閱。查閱或借閱檔案的期限、歸還要求等按照公司內部人員查閱或借閱的規(guī)定執(zhí)行。九、檔案的保密（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。3.未經公司領導批準，任何人不得擅自復制、傳播、轉讓公司檔案。（二）保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.檔案管理人員應定期更換密碼，防止密碼泄露。3.對檔案查閱、借閱情況進行記錄，以便跟蹤檔案流向，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.綜合管理部應安排專人負責檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定