電話單管理制度

電話單管理制度?一、總則（一）目的為加強公司電話使用管理，規(guī)范電話費用支出，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保工作需要原則：保障公司各項工作的順利開展，滿足員工必要的業(yè)務溝通需求。2.費用合理控制原則：在滿足工作需求的前提下，有效控制電話費用支出，避免浪費。3.責任明確原則：明確各部門及員工在電話使用及費用管理方面的責任。二、電話資源管理（一）電話配備1.公司根據工作崗位需要，為員工配備辦公電話。2.對于因工作需要經常外出的員工，經部門申請、公司審批后，可配備移動電話，并根據工作性質確定相應的話費補貼標準。（二）電話使用規(guī)定1.辦公電話僅供公司業(yè)務使用，嚴禁員工利用辦公電話撥打私人電話、進行與工作無關的聊天等。2.員工應愛護辦公電話，保持電話清潔，不得隨意拆卸、損壞電話設備。如因個人原因造成電話損壞，應照價賠償。3.移動電話在工作時間內必須保持暢通，以便及時接收工作任務和信息。員工應根據工作需要合理使用移動電話，避免因個人使用影響工作效率和公司形象。（三）電話變更管理1.員工因工作崗位變動、離職等原因需要變更辦公電話或移動電話信息時，應及時通知行政部門。2.行政部門負責對公司電話資源進行統一管理和調配，根據員工崗位變動情況及時調整電話配備和話費補貼標準。三、電話費用管理（一）費用標準1.辦公電話費用：包括固定電話費、網絡費等，由公司統一支付。行政部門應根據公司實際使用情況，與電信運營商協商確定合理的費用套餐，并嚴格控制費用支出。2.移動電話話費補貼：根據員工工作崗位和業(yè)務需求，制定不同的話費補貼標準。具體補貼標準如下：銷售部門員工：根據業(yè)務量和通話需求，每月給予[X]元的話費補貼?？头块T員工：每月給予[X]元的話費補貼。其他部門員工：根據工作需要，每月給予[X]元的話費補貼。3.話費補貼原則上不超過員工實際發(fā)生的話費金額，如有超出部分，員工需自行承擔。（二）費用報銷1.辦公電話費用由行政部門統一支付，無需員工個人報銷。行政部門應定期向財務部門提供電話費用清單，以便進行費用核算和報銷。2.移動電話話費補貼按照公司規(guī)定的報銷流程進行報銷。員工應在每月[具體日期]前，將上月的話費發(fā)票及話費清單提交至所在部門負責人審核。部門負責人應根據員工的工作情況和話費使用情況進行審核，并簽字確認。審核通過后，員工將報銷材料提交至財務部門進行報銷。3.財務部門在收到員工的報銷材料后，應嚴格按照公司財務制度進行審核。對于符合報銷標準的費用，予以報銷；對于不符合報銷標準的費用，不予報銷，并向員工說明原因。（三）費用控制與監(jiān)督1.行政部門應定期對公司電話費用進行統計和分析，及時發(fā)現費用異常情況，并采取相應的措施進行控制。2.財務部門應加強對電話費用報銷的審核和監(jiān)督，確保費用報銷的真實性、合理性和合規(guī)性。對于發(fā)現的違規(guī)報銷行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。3.公司審計部門應定期對電話費用管理情況進行審計，檢查電話費用的使用是否符合公司規(guī)定，是否存在浪費和違規(guī)行為。對于審計發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。四、電話使用考核（一）考核指標1.電話使用時長：統計員工每月辦公電話和移動電話的通話時長，考核員工是否合理使用電話資源。2.電話費用支出：考核員工每月的電話費用支出是否超出公司規(guī)定的補貼標準。3.電話使用效率：根據員工的工作任務完成情況和電話使用頻率，考核員工是否能夠高效地利用電話進行工作溝通。（二）考核周期電話使用考核周期為每月一次，考核時間為次月的[具體日期]前。（三）考核方式1.行政部門負責收集員工每月的電話使用記錄和費用報銷清單，作為考核的依據。2.各部門負責人應根據員工的工作表現和電話使用情況，對員工進行綜合評價，并填寫《電話使用考核表》。3.考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。考核得分在[X]分及以上為優(yōu)秀，[X]分至[X]分為良好，[X]分至[X]分為合格，[X]分以下為不合格。（四）考核結果應用1.對于電話使用考核優(yōu)秀的員工，公司將給予一定的獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對于電話使用考核不合格的員工，公司將進行誡勉談話，并要求其制定整改措施。如連續(xù)兩個月考核不合格，公司將視情節(jié)輕重給予警告、降薪、調崗等處理。3.電話使用考核結果將作為員工績效考核的重要組成部分，與員工的薪酬調整、晉升、獎勵等掛鉤。五、附則（一