【客戶案例】教育行業(yè)任務(wù)管理工具：日事清優(yōu)化「同桌教育」協(xié)作效率?

【客戶案例】教育行業(yè)任務(wù)管理工具：日事清優(yōu)化「同桌教育」協(xié)作效率?日事清V8產(chǎn)品發(fā)布會(huì)|嘉賓分享稿整理珠海同桌教育科技有限公司：一家專注于在線英語(yǔ)培訓(xùn)的公司，主營(yíng)互聯(lián)網(wǎng)加教育，簡(jiǎn)稱是EP：EnglishPartner。致力于成為學(xué)生學(xué)習(xí)路上的好搭檔，陪伴學(xué)生一起成長(zhǎng)。公司自2011年成立以來(lái)，致力于「沒(méi)有難說(shuō)的英語(yǔ)」，全心全意為顧客服務(wù)，專注于雅思教育、游學(xué)服務(wù)、少兒英語(yǔ)教學(xué)。目前已設(shè)立了佛山、珠海辦事處以及菲律賓、澳洲等多個(gè)海外辦事處，任教老師已超過(guò)了200人。以在線實(shí)時(shí)語(yǔ)音對(duì)話進(jìn)行一對(duì)一的英語(yǔ)教學(xué)服務(wù)方式，為學(xué)生提供全方面選擇以及便捷。

大家好，我是同桌教育的品牌總監(jiān)，我叫Jenny。同桌教育的文化是提倡更高效的工作，我們的上班時(shí)間是相對(duì)固定的，但是下班時(shí)間是非常自由，每天會(huì)有8個(gè)小時(shí)的工作量，那么你早完成就可以早下班，不需要在工位要坐到6:00。這個(gè)時(shí)候我們?nèi)绻胍缦掳?，就?huì)對(duì)我們工作效率有提升的需求，那需要怎么去做？那個(gè)時(shí)候，我們就找了市面上很多的時(shí)間管理軟件，最后我們選擇了日事清。1、使用日事清之前在使用日事清之前，我們的主要工作流程是這個(gè)樣子的首先是任務(wù)協(xié)作方面，我們通過(guò)QQ微信和釘釘進(jìn)行任務(wù)下發(fā)，布置任務(wù)之后，我們并不知道它的完成狀況是什么樣的，相關(guān)成員也不會(huì)時(shí)時(shí)刻刻跟我們進(jìn)行工作進(jìn)度的反饋，那么到每周的回顧時(shí)候才發(fā)現(xiàn)。工作進(jìn)度跟我們需要的或者是我們理想中的一個(gè)進(jìn)度是完全不一樣的，是事與愿違的。第二個(gè)，組織流程方面，起初我們是通過(guò)口頭去進(jìn)行命令發(fā)布，成員之間不明確自己的工作主要對(duì)誰(shuí)負(fù)責(zé)，可能還不是會(huì)找到任務(wù)發(fā)出的那個(gè)人，協(xié)作是非?；靵y的，工作流程是隨意的，并沒(méi)有習(xí)慣去進(jìn)行「我要跟誰(shuí)進(jìn)交接」，往往做到哪里就算哪里了，也沒(méi)有明確的一個(gè)行為責(zé)任人，在這種情況之下產(chǎn)生失誤的風(fēng)險(xiǎn)是非常之大，給我們的管理帶來(lái)了困難。第三個(gè)，時(shí)間規(guī)劃方面，其實(shí)大部分員工是沒(méi)有明確細(xì)致的時(shí)間規(guī)劃理念的，任務(wù)安排是非常自由的。就是說(shuō)，我們交代他們今天上午完成這個(gè)東西，沒(méi)有辦法把控自己的工作效率，他/她只會(huì)覺(jué)得我在上午完成就可以了，那么上午你可能也是會(huì)選擇我在12:00～12:30做完，經(jīng)常一個(gè)任務(wù)布置下來(lái)，到了截止時(shí)間才發(fā)現(xiàn)這里還沒(méi)有做，就會(huì)把所有的任務(wù)集中到最后一天去完成，很可能在這一天就會(huì)出現(xiàn)加班，通宵完成工作。2、為什么選擇日事清？后來(lái)，我們就找到了日事清，因?yàn)槲覀冇X(jué)得日事清是滿足去解決我們這些問(wèn)題的一個(gè)條件。首先在任務(wù)協(xié)作方面，使用了日事清之后，我們可以隨時(shí)去通過(guò)日事清的「任務(wù)」去查看全員的閱讀狀態(tài)，了解任務(wù)完成狀況，可以在評(píng)論區(qū)回復(fù)任務(wù)情況怎么樣，我們可以非常實(shí)時(shí)的在評(píng)論區(qū)進(jìn)行進(jìn)一步跟蹤。打個(gè)比方，我們布置了一個(gè)任務(wù)，需要各個(gè)部門的主管去發(fā)布自己部門的女生節(jié)的活動(dòng)方案，以前我們可能會(huì)通過(guò)QQ或者是釘釘進(jìn)行通知，再進(jìn)行方案的收集，再進(jìn)行登記。那么現(xiàn)在，通過(guò)日事清可以非常簡(jiǎn)單的可以去完成。我們?cè)凇溉粘獭剐聞?chuàng)建一個(gè)「任務(wù)」，把所有的部門主管需要通知的人全部勾選上，然后設(shè)定時(shí)間作為截止時(shí)期，在我設(shè)定的這個(gè)時(shí)間之前，他們需要回復(fù)我們他們的方案是什么樣子的，我們?cè)谠u(píng)論區(qū)可以很輕松的看到他們的回饋。第二個(gè)是組織流程方面，我們通過(guò)日事清進(jìn)行的組織架構(gòu)的梳理，協(xié)作流程的細(xì)化，把所有的常規(guī)任務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目化，降低了產(chǎn)生失誤的風(fēng)險(xiǎn)，也明確了每個(gè)任務(wù)的責(zé)任人。比如說(shuō)我們常規(guī)的入職流程，是每個(gè)公司都會(huì)有的常規(guī)業(yè)務(wù)流程，以前我們是用Excel表去跟進(jìn)登記員工入職的完成程度，大部分可能還是需要靠他們自己的腦子去記住的?！靶氯送瓿闪耸裁礀|西？給了我什么資料？那么我要跟他交代什么？我需要跟組長(zhǎng)講什么？”，一不小心很可能就會(huì)遺漏掉某個(gè)步驟，那么到后期進(jìn)行工作交接的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)我不知道這個(gè)東西，我們就可能會(huì)非常迷惑到底是誰(shuí)沒(méi)有做，我們找不到行為責(zé)任人。那么現(xiàn)在我們通過(guò)日事清可以去給每個(gè)任務(wù)設(shè)定一個(gè)行為責(zé)任人，然后設(shè)定時(shí)間，日事清就會(huì)提醒你今天要做什么。日事清的「日程」功能可以明確到每個(gè)時(shí)間段需要做什么，有效提高大家的工作效率。你可以非常清晰地看到這個(gè)時(shí)間段我需要做什么，那么做完之后我接下來(lái)需要做什么。在你完成工作之后，不需要再多花時(shí)間去想接下來(lái)的工作，非常有效的提高了工作效率。那么它還有一個(gè)作用就是：你可以明確我在這個(gè)時(shí)間段應(yīng)該做什么，那么如果因?yàn)闆](méi)有做完，那么可能就會(huì)開始需要思考我為什么沒(méi)有做完，是我的效率問(wèn)題還是其他人導(dǎo)致的。我們就可以去進(jìn)行反思復(fù)盤。

3、日事清常用場(chǎng)景那么提及到日事清應(yīng)用方面，我們使用頻率最高的幾個(gè)項(xiàng)目：應(yīng)用一：入離職管理首先第一個(gè)就是入職離職管理，入職離職是每個(gè)公司都會(huì)存在的最為頻繁的人事變動(dòng)，那么在這種情況之下，如果責(zé)任人不明確，事到臨頭之后才會(huì)發(fā)現(xiàn)，“為什么這個(gè)資料我沒(méi)有，為什么他不知道這些事情”，當(dāng)老師的才會(huì)發(fā)現(xiàn)這件事情非常的麻煩，那么日事清可以很好的去劃分任務(wù)的責(zé)任人以及清晰任務(wù)時(shí)間，我們通過(guò)日事清的模板下載，去給每個(gè)人去標(biāo)注任務(wù)責(zé)任人，然后去在任務(wù)上面填充上他需要完成什么東西，然后將時(shí)間標(biāo)注之上之后，我們就可以通過(guò)日事清進(jìn)行任務(wù)發(fā)布。那么如果產(chǎn)生了失誤之后，我們很快就可以找到任務(wù)的責(zé)任人，然后去跟他進(jìn)行問(wèn)詢和復(fù)盤。應(yīng)用二：重復(fù)性提醒工作第二個(gè)是重復(fù)性工作，重復(fù)性出現(xiàn)的提醒工作，如果是靠自己去記，在前期形成記憶之前很可能會(huì)忘記，有時(shí)候你過(guò)了一段時(shí)間之后才會(huì)想起來(lái)看什么都需要我們做。其實(shí)可以非常簡(jiǎn)單的去解決這個(gè)問(wèn)題。首先一個(gè)方法就是在日事清建立重復(fù)的任務(wù)，然后時(shí)間方面可以設(shè)立一個(gè)周期，每天提醒每周提醒或者是每個(gè)月提醒一次。那么另一個(gè)方法是適用于內(nèi)容不斷變更的重復(fù)性任務(wù)，比如說(shuō)我給某某設(shè)定的一個(gè)任務(wù)，但是他這個(gè)星期完成之后，他下個(gè)星期的任務(wù)是不一樣的，但是他時(shí)間是固定的，那么這個(gè)時(shí)候我們可以通過(guò)日事清的模板進(jìn)行任務(wù)更改，然后再上傳到日事清，它就可以非常輕松地幫我們對(duì)進(jìn)行任務(wù)的跟進(jìn)提醒。

應(yīng)用三：項(xiàng)目性工作第三個(gè)是項(xiàng)目性工作，日事清有一個(gè)功能叫做思維導(dǎo)圖，我們?cè)谒季S導(dǎo)圖里面建立自己的思維模型之后，可以把思維導(dǎo)圖自動(dòng)生成「計(jì)劃」，然后再給「計(jì)劃」中的任務(wù)添加行為責(zé)任人、時(shí)間，那么我們就可以很簡(jiǎn)單的把我們的想法進(jìn)行任務(wù)的實(shí)施落地，它可以把我們每個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)步驟進(jìn)行拆解，然后再進(jìn)行到一個(gè)實(shí)施的步驟，不需要我們?cè)倭硗馊ミM(jìn)行任務(wù)創(chuàng)建、再進(jìn)行人員通知等等，非常有效的節(jié)省了我們的時(shí)間。

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