企業(yè)行政后勤管理制度

資料來源于網(wǎng)絡(luò)整理，更多高質(zhì)量文檔請聯(lián)系。企業(yè)行政后勤管理制度一、總則為加強企業(yè)行政后勤管理，保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)全體員工及涉及行政后勤管理的相關(guān)事項。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公室布置各部門辦公區(qū)域應(yīng)根據(jù)工作流程及人員配置進行合理布局，確保辦公空間高效利用。公共辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的指示標(biāo)識，方便員工及來訪人員快速找到相關(guān)部門。辦公桌、椅等辦公家具應(yīng)統(tǒng)一擺放，保持整齊有序。辦公桌上除放置必要的辦公用品及文件資料外，不得隨意堆放雜物。文件架應(yīng)分類明確，便于文件查找與存放。辦公區(qū)域內(nèi)的電器設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，應(yīng)按照安全規(guī)范進行擺放，并確保電源線、數(shù)據(jù)線等布線整齊，避免雜亂無章導(dǎo)致安全隱患。（二）衛(wèi)生管理辦公區(qū)域衛(wèi)生實行部門責(zé)任制，各部門負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常清潔工作。每日上班前，各部門應(yīng)安排人員對辦公桌面、地面進行清潔，保持辦公環(huán)境整潔。公共區(qū)域（如走廊、樓梯間、衛(wèi)生間等）由專職保潔人員負責(zé)清潔。保潔人員應(yīng)按照規(guī)定的清潔流程和標(biāo)準進行作業(yè)，確保公共區(qū)域無垃圾、無污漬、無異味。衛(wèi)生間應(yīng)定時進行消毒，配備充足的衛(wèi)生紙、洗手液等衛(wèi)生用品。嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾。垃圾應(yīng)分類投放至指定垃圾桶內(nèi)，可回收垃圾與不可回收垃圾應(yīng)分開收集，便于后續(xù)處理。（三）文明辦公員工在辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持良好的精神面貌，著裝得體，舉止文明。不得穿奇裝異服、拖鞋進入辦公區(qū)域。保持辦公區(qū)域安靜，不得大聲喧嘩、追逐打鬧。在使用電話時，應(yīng)注意音量控制，避免影響他人工作。如有會議等需要較大聲音交流的情況，應(yīng)選擇在會議室等合適場所進行。愛護辦公設(shè)施及公共財物，不得隨意損壞。如有損壞，應(yīng)及時報告相關(guān)部門，并按照規(guī)定進行賠償。節(jié)約水電資源，做到人走燈滅、關(guān)閉電器設(shè)備電源，避免浪費。三、物資管理（一）辦公用品采購各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求，每月末填寫《辦公用品采購申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政后勤部門。行政后勤部門對各部門提交的采購申請進行匯總審核，結(jié)合庫存情況，制定月度辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)遵循節(jié)約成本、保證質(zhì)量的原則，合理選擇供應(yīng)商。對于金額較大的辦公用品采購項目，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價等方式選擇供應(yīng)商，確保采購價格合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨時間等關(guān)鍵條款。辦公用品到貨后，行政后勤部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)對照采購訂單及產(chǎn)品清單，仔細檢查辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。（二）辦公用品領(lǐng)用員工領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、姓名、部門、領(lǐng)用物品名稱及數(shù)量等信息。行政后勤部門根據(jù)員工的領(lǐng)用申請，按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準進行發(fā)放。對于一些消耗性辦公用品（如筆、紙等），可根據(jù)實際使用情況適量發(fā)放；對于一些貴重辦公用品（如筆記本電腦、打印機等），應(yīng)進行嚴格登記，并跟蹤其使用情況。員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公用品，不得隨意浪費或挪作他用。如因個人原因?qū)е罗k公用品損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進行賠償。（三）固定資產(chǎn)管理企業(yè)固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標(biāo)準以上，并在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如房屋、建筑物、機器設(shè)備、運輸工具、辦公設(shè)備等。行政后勤部門負責(zé)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理，建立固定資產(chǎn)臺賬，詳細記錄固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、使用人等信息。固定資產(chǎn)的購置應(yīng)按照企業(yè)規(guī)定的審批流程進行。使用部門提出購置申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政后勤部門負責(zé)采購。采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購到性價比高的固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的日常維護由使用部門負責(zé)。使用部門應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用固定資產(chǎn)，定期進行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知行政后勤部門安排維修。維修人員應(yīng)及時響應(yīng)，對故障進行診斷和修復(fù)，并填寫維修記錄。固定資產(chǎn)的報廢應(yīng)經(jīng)專業(yè)人員鑒定，確認無法修復(fù)或修復(fù)成本過高后，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，進行報廢處理。報廢的固定資產(chǎn)應(yīng)按照規(guī)定進行處置，如出售給廢舊物資回收公司等，處置收入應(yīng)及時上繳企業(yè)財務(wù)部門。四、會議管理（一）會議室預(yù)訂各部門如需使用會議室，應(yīng)提前填寫《會議室使用申請表》，注明會議日期、時間、時長、會議主題、參會人數(shù)等信息，并提交至行政后勤部門。行政后勤部門根據(jù)各部門的預(yù)訂申請，按照先申請先安排的原則進行會議室分配。如遇多個部門同時申請同一時間段的會議室，應(yīng)根據(jù)會議的重要性和緊急程度進行協(xié)調(diào)安排。預(yù)訂會議室的部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時清理會議室，保持會議室整潔。如因特殊情況需要取消預(yù)訂，應(yīng)提前通知行政后勤部門，以便重新安排。（二）會議組織會議組織者應(yīng)提前做好會議準備工作，包括確定會議議程、通知參會人員、準備會議資料等。會議通知應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、參會人員等信息，并提前發(fā)送給相關(guān)人員。會議期間，組織者應(yīng)負責(zé)維持會議秩序，確保會議按照議程順利進行。會議記錄人員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的事項、各方觀點、形成的決議等。會議記錄應(yīng)準確、完整，會后及時整理并分發(fā)給相關(guān)人員。會議結(jié)束后，組織者應(yīng)及時跟進會議決議的執(zhí)行情況，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)解決，并定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報執(zhí)行進度。（三）參會要求參會人員應(yīng)提前到達會議地點，不得遲到、早退。如因特殊情況不能按時參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排其他人員代為參會。參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表意見時應(yīng)簡潔明了、觀點明確。在會議過程中，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意接聽電話、玩手機，以免影響會議秩序。參會人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得隨意泄露會議機密信息。對于涉及企業(yè)重要決策、商業(yè)秘密等內(nèi)容的會議，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定。五、車輛管理（一）車輛使用企業(yè)車輛主要用于公務(wù)活動，各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車日期、時間、行程安排、用車事由等信息，并提交至行政后勤部門。行政后勤部門根據(jù)各部門的用車申請，結(jié)合車輛使用情況進行合理調(diào)度。在安排車輛時，應(yīng)優(yōu)先保障緊急、重要的公務(wù)用車需求。車輛使用人應(yīng)嚴格按照申請的行程安排使用車輛，不得私自改變行車路線或挪作他用。如因特殊情況需要改變行程，應(yīng)及時通知行政后勤部門。（二）車輛調(diào)度行政后勤部門負責(zé)企業(yè)車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理，建立車輛調(diào)度臺賬，詳細記錄車輛的使用情況，包括出車時間、返回時間、行駛里程、用車部門、用車事由等信息。調(diào)度人員應(yīng)根據(jù)車輛的使用需求和實際情況，合理安排車輛的調(diào)配，確保車輛使用效率最大化。在車輛調(diào)度過程中，應(yīng)充分考慮車輛的保養(yǎng)周期、駕駛員的工作負荷等因素，避免車輛過度使用或駕駛員疲勞駕駛。如遇車輛使用高峰期，調(diào)度人員應(yīng)及時與各部門溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)工作的重要性和緊急程度進行合理安排。對于無法滿足的用車需求，應(yīng)向申請部門說明原因，并提供相應(yīng)的解決方案。（三）車輛維護車輛的日常維護由駕駛員負責(zé)。駕駛員應(yīng)每天對車輛進行檢查，包括車輛外觀、輪胎氣壓、機油液位、剎車系統(tǒng)、燈光等，確保車輛處于良好的運行狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)車輛存在問題，應(yīng)及時報告行政后勤部門安排維修。車輛應(yīng)按照規(guī)定的保養(yǎng)周期進行定期保養(yǎng)。行政后勤部門應(yīng)根據(jù)車輛的使用情況和廠家的保養(yǎng)建議，制定車輛保養(yǎng)計劃，并通知駕駛員按時進行保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括更換機油、濾清器、空氣濾清器、火花塞等易損件，以及對車輛的各項性能進行檢測和調(diào)整。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家進行。駕駛員在發(fā)現(xiàn)車輛需要維修時，應(yīng)填寫《車輛維修申請表》，詳細說明車輛故障情況，經(jīng)行政后勤部門審核同意后，方可送修。維修過程中，駕駛員應(yīng)監(jiān)督維修廠家的維修工作，確保維修質(zhì)量。維修完成后，應(yīng)認真核對維修項目和費用清單，簽字確認后報銷。六、安全管理（一）防火安全企業(yè)辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的滅火器材，并定期進行檢查和維護，確保滅火器材處于良好的使用狀態(tài)。滅火器材的擺放位置應(yīng)明顯、易于取用，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)使用明火，如焚燒紙張、吸煙等。如需進行動火作業(yè)（如電氣焊等），應(yīng)提前向行政后勤部門申請，辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施，如配備滅火器材、安排專人監(jiān)護等。定期組織員工進行防火安全培訓(xùn)，提高員工的防火意識和應(yīng)急處置能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括火災(zāi)的預(yù)防、火災(zāi)報警方法、滅火器材的使用、火災(zāi)逃生技巧等。辦公區(qū)域內(nèi)的電氣設(shè)備應(yīng)符合安全標(biāo)準，不得私拉亂接電線。下班后，員工應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備的電源，避免因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。（二）防盜安全企業(yè)辦公區(qū)域應(yīng)安裝必要的防盜設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等，確保辦公區(qū)域的安全。門禁系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置合理的權(quán)限，限制無關(guān)人員進入辦公區(qū)域。監(jiān)控攝像頭應(yīng)覆蓋主要通道、出入口及重要辦公區(qū)域，確保監(jiān)控?zé)o死角。員工應(yīng)妥善保管個人財物及企業(yè)重要文件資料，不得隨意放置在辦公桌上。下班后，應(yīng)將貴重物品鎖入抽屜或保險柜內(nèi)。如有重要文件資料需要保存，應(yīng)按照規(guī)定進行分類歸檔，并妥善保管。加強對來訪人員的管理。來訪人員應(yīng)在門衛(wèi)處進行登記，說明來訪事由、被訪人等信息，并經(jīng)被訪人確認后方可進入辦公區(qū)域。來訪人員在辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)遵守企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，不得隨意走動、窺探企業(yè)機密信息。定期對企業(yè)的防盜設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)防盜設(shè)施出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行維修。（三）信息安全企業(yè)應(yīng)加強信息安全管理，保護企業(yè)的商業(yè)秘密和員工的個人信息。員工應(yīng)嚴格遵守企業(yè)的信息安全規(guī)定，不得隨意泄露企業(yè)的機密信息。辦公電腦應(yīng)設(shè)置開機密碼，并定期更換密碼。員工不得在辦公電腦上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件，不得隨意訪問不安全的網(wǎng)站，避免電腦感染病毒或遭受黑客攻擊。對于企業(yè)的重要數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進行備份，并采取安全的存儲方式。數(shù)據(jù)備份應(yīng)包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息，備