工程信息管理規(guī)定

工程信息管理規(guī)定?一、總則1.目的為了加強(qiáng)工程信息管理，規(guī)范信息收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、使用及歸檔等流程，確保工程建設(shè)過(guò)程中各類信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，為工程決策、施工管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度把控等提供有力支持，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司所有工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程建設(shè)項(xiàng)目。3.定義工程信息：指工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、影像等信息，包括但不限于項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理資料、進(jìn)度報(bào)表、變更通知等。信息管理：對(duì)工程信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、使用及歸檔等一系列活動(dòng)的總稱。二、信息管理職責(zé)1.項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定本項(xiàng)目信息管理計(jì)劃，明確信息管理的目標(biāo)、任務(wù)、流程及責(zé)任人。組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位之間的信息交流與共享，確保信息傳遞的暢通。定期對(duì)項(xiàng)目信息管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。2.參建單位施工單位：負(fù)責(zé)按照合同要求和項(xiàng)目管理部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理、存儲(chǔ)和傳遞本單位施工過(guò)程中的各類信息。監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中的信息進(jìn)行審核、監(jiān)督和管理，確保施工單位提供的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)提供工程設(shè)計(jì)文件及相關(guān)技術(shù)資料，并根據(jù)工程變更情況及時(shí)更新設(shè)計(jì)信息。其他相關(guān)單位：根據(jù)各自職責(zé)，負(fù)責(zé)提供和管理與工程建設(shè)相關(guān)的信息。3.信息管理人員負(fù)責(zé)具體實(shí)施工程信息的收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、使用及歸檔等工作。對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類、編碼和存儲(chǔ)，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保信息的安全和保密。及時(shí)處理信息查詢和使用需求，為項(xiàng)目管理人員提供信息支持。三、信息收集1.收集范圍項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。施工過(guò)程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、安全檢查記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。進(jìn)度報(bào)表：周進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度報(bào)告、季進(jìn)度總結(jié)、年度進(jìn)度報(bào)告等。變更文件：工程變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更實(shí)施記錄等。質(zhì)量驗(yàn)收文件：分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄等。安全管理文件：安全生產(chǎn)許可證、安全管理制度、安全培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。其他相關(guān)文件：會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、工程照片、影像資料等。2.收集要求及時(shí)性：各參建單位應(yīng)在信息產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集并提交相關(guān)信息，確保信息的時(shí)效性。準(zhǔn)確性：收集的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或篡改。完整性：應(yīng)全面收集與工程建設(shè)相關(guān)的各類信息，確保信息的完整性。規(guī)范性：信息的格式、內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司的規(guī)定要求。3.收集渠道定期會(huì)議：通過(guò)項(xiàng)目周會(huì)、月會(huì)、專題會(huì)議等形式，收集各參建單位的工作匯報(bào)及相關(guān)信息。文件往來(lái)：各參建單位之間通過(guò)文件、信函、電子郵件等方式傳遞工程信息?，F(xiàn)場(chǎng)檢查：項(xiàng)目管理部門(mén)及監(jiān)理單位通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、巡查等方式獲取工程建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際情況和相關(guān)信息。報(bào)表填報(bào)：施工單位按照規(guī)定格式定期填報(bào)工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的報(bào)表。四、信息整理1.整理原則分類清晰：按照工程建設(shè)的不同階段、不同專業(yè)、不同類別等對(duì)信息進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。層次分明：信息應(yīng)按照一定的邏輯層次進(jìn)行整理，形成條理清晰的信息體系。便于檢索：建立合理的索引和目錄結(jié)構(gòu)，方便快速檢索所需信息。2.整理方法分類編號(hào)：對(duì)各類信息進(jìn)行分類，并賦予唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。裝訂成冊(cè)：將相關(guān)信息文件按照順序裝訂成冊(cè)，并編制封面、目錄等。數(shù)字化處理：對(duì)重要的紙質(zhì)信息進(jìn)行掃描或拍照，轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子文檔的分類索引。3.整理內(nèi)容施工單位應(yīng)整理施工過(guò)程中的各項(xiàng)資料，包括施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理資料等，按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程的順序進(jìn)行分類整理。監(jiān)理單位應(yīng)整理監(jiān)理工作文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，按照監(jiān)理工作的不同階段和內(nèi)容進(jìn)行分類整理。設(shè)計(jì)單位應(yīng)整理設(shè)計(jì)文件及變更資料，按照設(shè)計(jì)階段和專業(yè)進(jìn)行分類整理。五、信息存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的原始文件、簽字蓋章的文件等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)，并建立紙質(zhì)檔案庫(kù)。電子存儲(chǔ)：利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各類工程信息進(jìn)行電子存儲(chǔ)。電子存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)要求安全保密：確保存儲(chǔ)的信息安全保密，防止信息泄露、篡改或丟失。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。便于訪問(wèn)：存儲(chǔ)的信息應(yīng)便于授權(quán)人員訪問(wèn)和查詢，建立合理的用戶權(quán)限管理機(jī)制。長(zhǎng)期保存：根據(jù)工程檔案管理的要求，對(duì)重要的工程信息進(jìn)行長(zhǎng)期保存，確保信息的完整性和可追溯性。3.存儲(chǔ)環(huán)境紙質(zhì)檔案庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)等良好的環(huán)境條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、滅火器等。電子信息存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。六、信息傳遞1.傳遞流程施工單位向監(jiān)理單位報(bào)送工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的報(bào)表及相關(guān)資料，監(jiān)理單位審核后報(bào)送項(xiàng)目管理部門(mén)。設(shè)計(jì)單位向項(xiàng)目管理部門(mén)及施工單位提供設(shè)計(jì)文件及變更資料。項(xiàng)目管理部門(mén)向各參建單位發(fā)布工程建設(shè)相關(guān)的通知、指令等信息。各參建單位之間因工作需要進(jìn)行信息交流時(shí)，應(yīng)通過(guò)規(guī)定的渠道進(jìn)行傳遞，并做好記錄。2.傳遞方式紙質(zhì)傳遞：對(duì)于一些重要的文件、資料等，可采用紙質(zhì)文件傳遞的方式，通過(guò)專人送達(dá)或郵寄等方式進(jìn)行。電子傳遞：利用電子郵件、項(xiàng)目管理軟件等電子手段進(jìn)行信息傳遞，電子傳遞應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。會(huì)議傳達(dá)：通過(guò)項(xiàng)目會(huì)議、專題會(huì)議等形式傳達(dá)工程建設(shè)相關(guān)信息。3.傳遞要求明確傳遞責(zé)任人：各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息傳遞工作，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。建立傳遞記錄：對(duì)每次信息傳遞的時(shí)間、內(nèi)容、接收人等進(jìn)行記錄，以便追溯和查詢。確保傳遞暢通：各參建單位應(yīng)積極配合信息傳遞工作，不得無(wú)故拒絕或延誤信息傳遞。七、信息使用1.使用權(quán)限項(xiàng)目管理人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查閱和使用相關(guān)工程信息。參建單位的相關(guān)人員在各自職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)本單位授權(quán)后可查閱和使用與本單位工作相關(guān)的工程信息。涉及工程機(jī)密信息的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。2.使用要求信息使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得將工程信息用于與工程建設(shè)無(wú)關(guān)的目的。使用信息時(shí)應(yīng)注意保護(hù)信息的安全和保密，不得擅自傳播、泄露或篡改信息。對(duì)使用工程信息過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)反饋給信息管理部門(mén)或相關(guān)責(zé)任人。3.信息共享建立工程信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各參建單位之間的信息共享。各參建單位應(yīng)按照平臺(tái)的使用規(guī)定，及時(shí)上傳和更新本單位的工程信息。通過(guò)信息共享平臺(tái)，項(xiàng)目管理人員可實(shí)時(shí)獲取工程建設(shè)的最新信息，及時(shí)進(jìn)行決策和管理。八、信息歸檔1.歸檔范圍工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程文件、質(zhì)量驗(yàn)收文件、安全管理文件、變更文件、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。2.歸檔要求歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司的規(guī)定要求。歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)的要求進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，注明文件的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.歸檔時(shí)間工程竣工后，各參建單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成本單位工程資料的整理歸檔工作，并移交項(xiàng)目管理部門(mén)。項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后，按照檔案管理的要求，將工程建設(shè)過(guò)程中的全部資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查項(xiàng)目管理部門(mén)定期對(duì)各參建單位的信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、使用及歸檔等方面。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)單位限期整改。2.考核評(píng)價(jià)建立信息管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各參建單位的信息管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括信息管理工作的完成情況