管理者如何提升工作效率

管理者如何提升工作效率?一、引言二、管理者常見(jiàn)的時(shí)間陷阱三、時(shí)間管理工具

四、時(shí)間管理六步2目錄一大堆便條，張張都貼著“緊急”；電話(huà)鈴響個(gè)不停，差不多個(gè)個(gè)都要馬上處理；報(bào)告、表單和各種資料，堆滿(mǎn)了桌子；再過(guò)三分鐘就要開(kāi)會(huì)了，可還是一點(diǎn)準(zhǔn)備都沒(méi)有；越忙越添亂，好多事情手下幫不上忙，早該給他們培訓(xùn)了，可一直找不到時(shí)間……3該如何提高工作效率？做高效的時(shí)間管理“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理”

——（美）杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，“時(shí)間管理”就是“自我”管理時(shí)間管理的概念時(shí)間管理就是管理時(shí)間？一寸光陰一寸金，一輩子有多少時(shí)間在工作？項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余睡眠8小時(shí)13.3年一日三餐2.5小時(shí)4.2年交通1.5小時(shí)2.5年電話(huà)1小時(shí)1.7年看電視、上網(wǎng)3小時(shí)5年看報(bào)、聊天3小時(shí)5年刷牙、洗臉、洗澡

1小時(shí)1.7年休假、白日夢(mèng)鬧情緒、身體不適2小時(shí)3.3年平均80歲壽命我們只有3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值,我們?nèi)绾喂芾硭?？一寸光陰一寸金?xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余睡眠8小時(shí)13.3年26.7一日三餐2.5小時(shí)4.2年22.5交通1.5小時(shí)2.5年20電話(huà)1小時(shí)1.7年18.3看電視、上網(wǎng)3小時(shí)5年13.3看報(bào)、聊天3小時(shí)5年8.3刷牙、洗臉、洗澡

1小時(shí)1.7年6.6休假、白日夢(mèng)鬧情緒、身體不適2小時(shí)3.3年3.31-20、60-80——忽略不計(jì)，余40一、引言?二、管理者常見(jiàn)的時(shí)間陷阱三、時(shí)間管理工具

四、時(shí)間管理六步8目錄管理者常見(jiàn)的時(shí)間陷阱9由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯(cuò)、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時(shí)，沒(méi)有明確最后期限。不速之客的干擾；常被電話(huà)打斷工作?；ㄝ^多時(shí)間替下屬拿主意。長(zhǎng)時(shí)間面談。繁多、冗長(zhǎng)、低效的會(huì)議。缺乏細(xì)致的實(shí)施計(jì)劃。過(guò)多文書(shū)記錄。過(guò)于注重細(xì)節(jié)；追求完美。下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”.1你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2你通常把工作帶回家嗎？3你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4如果沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？9在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12

你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍？15你是否太忙于一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與目標(biāo)一致的大事？16你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？測(cè)測(cè)你的時(shí)間安排是否合理總結(jié)你的時(shí)間掌控12——16

“yes”

救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)8——12“yes”4——8

“yes”0——4“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法一、引言二、管理者常見(jiàn)的時(shí)間陷阱?三、時(shí)間管理工具

四、時(shí)間管理六步12目錄記事便條、工作筆記每天計(jì)劃和規(guī)劃分出事情優(yōu)先順序挖掘人的資源、重視人時(shí)間管理的工具一、引言二、管理者常見(jiàn)的時(shí)間陷阱三、時(shí)間管理工具?四、時(shí)間管理六步14目錄

一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣時(shí)間管理六步15你必須要有一張“個(gè)人清單”

；詳細(xì)地計(jì)劃明天的工作?！耙蝗罩?jì)不在于晨，而在于昨夜”！工作計(jì)劃-----------------為每天的2-3件事項(xiàng)留出完整的時(shí)間制訂每日工作計(jì)劃

前一天晚上或每天早上，用5分鐘的時(shí)間將你當(dāng)天的工作任務(wù)逐一寫(xiě)下來(lái)，然后排序，做完一項(xiàng)勾選一項(xiàng)！學(xué)會(huì)使用工作筆記一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌

二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣時(shí)間管理六步18高效能人士的七個(gè)習(xí)慣19因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳?duì)我們最重要,所以每件事好像都很重要；因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾?，所以我們不得不每件事都做；有些人看到我們每件事都?所以，他們期望我們什么都做；每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒(méi)有時(shí)間去考慮：究竟什么對(duì)我們最重要？忙人的告白

時(shí)間管理二八定律20用80%的時(shí)間做20%重要的事情！每天至少要有半個(gè)小時(shí)到1個(gè)小時(shí)的“不被干擾的時(shí)間”

時(shí)間管理四象限21緊急不緊急重要不重要ABCD重要的事：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。限時(shí)完成的重要會(huì)面或工作影響深遠(yuǎn)的事情……做計(jì)劃、中長(zhǎng)期規(guī)劃工作溝通與協(xié)調(diào)思考工作方法和流程的改進(jìn)向上司或公司提建議……有些電話(huà)有些信函、報(bào)告有些無(wú)謂之請(qǐng)托、邀約大部分會(huì)議許多迫在眉睫的小事符合別人期望的事忙碌瑣碎的小事有些文件資料之處理有些交際應(yīng)酬……緊急

重要

不重要

防患未然

改進(jìn)產(chǎn)能

建立人際關(guān)系

發(fā)掘新機(jī)會(huì)

做規(guī)劃

繁瑣的工作

某些信件

某些電話(huà)

浪費(fèi)時(shí)間之事

有趣的活動(dòng)‘重要’與‘緊要’之區(qū)別從容人無(wú)用人

危機(jī)

急迫的問(wèn)題

有期限壓力的計(jì)劃壓力人

不速之客

某些電話(huà)

某些信件與報(bào)告

某些會(huì)議

必要而不重要的事

受歡迎的活動(dòng)無(wú)聊人不緊急ABCD緊急

重要

不重要

偏重第一類(lèi)事務(wù)，結(jié)果

壓力

精疲力竭

危機(jī)處理

忙于收拾殘局不緊急緊急重要不重要不緊急

偏重第二類(lèi)事務(wù)，結(jié)果

有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想

平衡

紀(jì)律

自制

少有危機(jī)

偏重第三類(lèi)事務(wù)，結(jié)果

短視近利

危機(jī)處理

被視為巧言令色

輕視目標(biāo)與計(jì)劃

缺乏自制力，怪罪他人

人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急

緊急重要不重要不緊急偏重第四類(lèi)事務(wù)，結(jié)果

全無(wú)責(zé)任感

工作不保

依賴(lài)他人維生Diarize（定出做的時(shí)間）

變?yōu)镈oitlatter（呆會(huì)做）4D原則Doitnow?。R上就做）Don`tdoit。（別去做了）重要緊迫Delegate授權(quán)別人去做ABCD為什么整天忙個(gè)不停卻得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可？28要追求“利益最大化”，但是對(duì)于不重要的事情我們又不能放棄，那我們?cè)撛趺崔k？29一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一

三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣時(shí)間管理六步30

在工作中，有哪些東西應(yīng)該化繁為簡(jiǎn)？31比如：簡(jiǎn)化會(huì)議主題、簡(jiǎn)化工作流程、人員職責(zé)明確等等把下一個(gè)工作流程的對(duì)象當(dāng)作自己的客戶(hù)對(duì)待！簡(jiǎn)化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈高效，也愈不會(huì)出問(wèn)題。所以要善于將復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化。32一個(gè)人可以完成的事情不要分配給兩個(gè)人做；一個(gè)人可以承擔(dān)的責(zé)任不要讓兩個(gè)人承擔(dān)；要懂得適當(dāng)?shù)厥褂昧魉€(xiàn)式的管理與崗位責(zé)任制的管理方式！一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)

四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣時(shí)間管理六步33

如果你從來(lái)不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時(shí)，你的工作品質(zhì)勢(shì)必會(huì)大受影響。NO！NO！NO！培養(yǎng)說(shuō)“不”的能力1、學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客35問(wèn)題1：黃經(jīng)理正在處理三件A類(lèi)事情，林總又過(guò)來(lái)安排一件C類(lèi)工作，王經(jīng)理該怎么說(shuō)？問(wèn)題2：黃經(jīng)理整天被領(lǐng)導(dǎo)追問(wèn)每件工作的進(jìn)度，忙得不亦樂(lè)乎，他如何擺脫這種困境？問(wèn)題3：在每天的工作中，黃經(jīng)理總會(huì)被各種電話(huà)、各個(gè)突然而至的人打擾著，無(wú)法集中精力做好手上最重要的工作。黃經(jīng)理頭上都冒煙了！黃經(jīng)理該如何應(yīng)付這些打擾？（授權(quán)別人去做）（定期匯報(bào)）（學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”）2、甩掉背上的猴子你在走道上碰到一位部屬，他說(shuō)：“我能不能和您談一談？我碰到了一個(gè)問(wèn)題?！庇谑悄惚阏驹谧叩郎蠈?zhuān)心聽(tīng)他細(xì)述問(wèn)題的來(lái)龍去脈，一站便是半個(gè)小時(shí)，既耽擱了原先你要做的事，也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息并不足以做出任何決策。于是你說(shuō)：“我現(xiàn)在沒(méi)時(shí)間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談?！焙镒釉驹诓繉俚谋成希勗?huà)時(shí)彼此考慮，猴子的兩腳就分別搭在兩人背上，當(dāng)你表示要考慮一下再談時(shí)，猴子便移轉(zhuǎn)到你背上。你接下了部屬的角色，而部屬則變成了監(jiān)督者，他會(huì)三不五時(shí)跑來(lái)問(wèn)你：“那件事辦得怎樣了？”如果你的解決方式他不滿(mǎn)意，他會(huì)強(qiáng)迫你去做這件原本他該做的事。這樣的猴子，你收得愈多，他們給的就愈多。于是你飽受堆積如山、永遠(yuǎn)處理不完的問(wèn)題所困擾，甚至沒(méi)有時(shí)間照顧自己的猴子。36

——摘自《別讓猴子跳回背上》

規(guī)則１．猴子要么被喂養(yǎng)，要么被處決。否則，他們會(huì)餓死，而管理者則要將大量寶貴時(shí)間浪費(fèi)在尸體解剖或試圖使他們復(fù)活上。

規(guī)則２．要控制猴子的數(shù)量在整個(gè)團(tuán)隊(duì)力所能及的范圍內(nèi)。對(duì)來(lái)自下屬的猴子，管理者要把處理時(shí)間控制在每次5-15分鐘。

規(guī)則３．猴子只能在約定的時(shí)間喂養(yǎng)。經(jīng)理無(wú)須四處尋找饑餓的猴子，抓到一只喂一只。

規(guī)則４．應(yīng)確定每只猴子下次喂養(yǎng)時(shí)間和下屬的主動(dòng)性級(jí)別。這可以由管理者和下屬共同修改并達(dá)成一致，但不要模糊不清。否則，猴子或者會(huì)餓死，或者將最終回到管理者的背上。猴子的照料與喂養(yǎng)規(guī)則：37一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”

五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣時(shí)間管理六步381、給自己的目標(biāo)、計(jì)劃設(shè)定清晰的期限

39例如：減肥402、與別人約定期限，讓別人監(jiān)督提醒帕金森定律：如果你安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分配的時(shí)間。413、這個(gè)期限最好是合理而又稍偏緊的。一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”五、明確期限

六、改進(jìn)方法和習(xí)慣時(shí)間管理六步42這幾個(gè)故事可以給我們什么啟發(fā)？43一個(gè)企業(yè)的董事長(zhǎng)走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過(guò)一個(gè)正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長(zhǎng)長(zhǎng)的掃把，費(fèi)力地掃著。而那把掃把實(shí)在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長(zhǎng)停下來(lái)問(wèn)：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了?！北崋T頭也不抬地忙乎著他的活?！澳銥槭裁床蝗}(cāng)庫(kù)領(lǐng)一把呢？”“倉(cāng)庫(kù)離我這兒太遠(yuǎn)了，來(lái)回要花不少時(shí)間，我還有很多地要掃。”保潔員用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說(shuō)話(huà)的竟是董事長(zhǎng)，不禁有些不知所措。“噢，董事長(zhǎng)，我不知道是您，我這就去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)一把?！笨粗崋T離去的背影，董事長(zhǎng)十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開(kāi)除他?！鼻趧诘谋崋T44猶太人漢弗特在加拿大渥大華開(kāi)設(shè)了一家豪華賓館。年終時(shí)，他讓賓館分別評(píng)選出10名最勤快和10名最“懶惰”的員工。漢弗特叫人把10名“懶惰”的員工叫到他的辦公室。這些員工心里七上八下，心想老板肯定會(huì)要我們滾蛋?？墒撬麄?nèi)f萬(wàn)沒(méi)想到，一進(jìn)門(mén)，漢弗特就說(shuō)道：“恭喜各位被評(píng)為本賓館最優(yōu)秀的員工。”看著他們一個(gè)個(gè)目瞪口呆的表情，漢弗特接著解釋道：“據(jù)我觀察，你們的‘懶’表現(xiàn)在總是一次就把餐具送到餐桌上，習(xí)慣于一次就把客人的房間收拾干凈，一次就把工作干完，討厭多走半步路，討厭做第二次（返工）。因而在別人眼里你們整天閑著，在偷懶。但依我看，最優(yōu)秀的員工全無(wú)例外的都是‘懶漢’，因?yàn)槟銈儭畱小眠B一個(gè)多余的動(dòng)作都懶得去做。而勤快員工的‘勤’，大多表現(xiàn)在他們整天忙忙碌碌，不在乎把力氣花在多余的動(dòng)作上，做一件事不在乎往來(lái)多少趟，花多少時(shí)間，而從來(lái)不停下來(lái)思考一下最便捷的方法，這樣能有效率嗎？”懶惰的員工45甲和乙兩個(gè)學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒(méi)多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說(shuō)：“你到市場(chǎng)上看還有什么賣(mài)的？”乙去了一趟市場(chǎng)回來(lái)說(shuō)：“還有一個(gè)農(nóng)民在賣(mài)土豆?！崩习鍐?wèn)：“多少錢(qián)一斤？”乙又趕去市場(chǎng)，回來(lái)回答老板：“8毛錢(qián)一斤?！崩习逵謫?wèn)：“總共有多少斤？如果全部要了能便宜多少錢(qián)？”乙又急忙來(lái)回奔跑。老板說(shuō)：“好吧，你先坐著。”然后又叫來(lái)甲，對(duì)他說(shuō)：“你去市場(chǎng)看看，看還有什么東西賣(mài)？”不一會(huì)甲回來(lái)說(shuō)：“還有一個(gè)賣(mài)土豆的，8毛錢(qián)一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢(qián)一斤。過(guò)一會(huì)這個(gè)農(nóng)民還要到市場(chǎng)上去賣(mài)西紅柿，我們庫(kù)里不多了，我?guī)Щ亓艘粋€(gè)樣品，把那個(gè)農(nóng)民也帶來(lái)了，你們當(dāng)面談?wù)劙伞！崩习鍖?duì)乙說(shuō)：“這其中的原因你該明白了吧！”乙羞愧地回到廚房干雜活去了。買(mǎi)土豆的兩個(gè)人46“你想把球從洞里挖出來(lái)，卻把洞愈挖愈大。”

——西方諺語(yǔ)47一些好習(xí)慣48第一次就把資料或物品放在正確位置。將各類(lèi)資料物品歸類(lèi)擺放，清晰標(biāo)示。這樣做可避免費(fèi)時(shí)間去找東西，更不會(huì)再有在別人面前翻箱倒柜的尷尬。下班前進(jìn)行清理。輕重緩急符號(hào)化49

在寫(xiě)規(guī)劃時(shí)，為了使工作更加直觀，除了阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、4），還可以用其他符號(hào)表示重要程度：↘緊急

？待重新規(guī)劃的工作

！重要

√

完成任務(wù)○工作往后推移

×放棄的工作ABCD分類(lèi)法：A：必須要當(dāng)天完成的工作B：可稍后處理的工作C：可以請(qǐng)別人代勞