庫存管理操作手冊范本

手冊名稱：庫存管理應用操作手冊適用部門：總調室、多媒體部、生產

車間、采購部門

編寫人員：版本號1.0編寫日期2003年5月20FI

業(yè)務總調室業(yè)務問題、操作問題

對多媒體業(yè)務問題、操作問題

□質檢部業(yè)務問題、操作問題

支財務部門業(yè)務問題

持技術財務部軟件問題、錯誤提示

計算機網絡、硬件、系統(tǒng)故障

目錄

一、部門職責：1

二、部門崗位劃分：1

三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：2

四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：2

1、日常業(yè)務類型的界定：2

2、普通銷售業(yè)務日常處理：3

3、特殊業(yè)務：7

4、月末結帳：9

一、部門職責：

采購部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：

1、采購部門向供給商進展訂貨后，供貨商按照約定的日期進展送貨；辦理相關材料報關、

運輸等接貨手續(xù)：貨物送到時.采購人員在采物管理楨塊錄入采購到貨單,通知庫房

人員和質檢人員進展入庫檢驗。

2、根據庫房實際點收入庫材料數量，索要采購發(fā)票；對未到達材料?，督催供給商發(fā)貨。

3、如果出現質量問題，負責和供給商的商務協(xié)調，進展換貨或退貨處理。

4、根據約定的付款條款到財務部門請款。

庫房管理部門：

1、負責公司日常物料的實物出入庫管理。

2、負責公司庫存物資的保養(yǎng)和維護。

3、負責公司物資的定期盤點，保證賬實一致。

質檢部門：

1、按照采購合同約定規(guī)格標準，進展入庫檢驗。

2、按照生產的設計標準，進展成品的完工入庫檢驗。

3、按照相關外協(xié)加工標準，對外協(xié)加工產品進展入庫檢驗。

財務部門：

1、核算原材料出入庫本錢。

2、核算半成品的加工本錢、領用本錢。

3、核算外協(xié)加工半成品本錢，進展掛帳處理。

4、核算最終產成品本錢，統(tǒng)計銷售毛利情況。

二、部門崗位劃分：

庫管人員：庫存物資的管理和出入庫

庫房記賬人員：對庫存出入庫單業(yè)務進展登賬，統(tǒng)計實物結存.

庫房主管：進展庫存出入庫單據審核、月末結帳。

質量檢驗員：按照采購合同約定規(guī)格標準，進展入庫檢驗；按照生產的設計標準，進展成品

的完工入庫檢驗：按照相關外協(xié)加工標準，對外協(xié)加工產品進展入庫檢驗。

三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：

1、采購部門在采購管理模塊根據采購訂單錄入采購到貨單；

2、到貨單錄入后，質檢部門進展質量檢驗，檢驗合格填寫質檢單。

3、庫房管理人員根據到貨單和質檢單合格實際數量，在庫存管理模塊依據到貨單填制采購

入庫單。

4、總調部門填制發(fā)貨通知單，進展復核確認后，通知庫房進展發(fā)貨。

5、車間完工入庫經檢驗合格后，錄入產成品入庫單。

6、車間根據算料員計算手工填制材料領用單，到庫房進展領料（一式四聯，庫房、車間、

記賬、財務）。

7、根據總調通知進展外協(xié)加工半成品的發(fā)出和收回。

8、在庫存管理系統(tǒng)進展物料的組裝、拆卸、調撥、盤點等特殊業(yè)務處理。

四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：

1、日常業(yè)務類型的界定：

采購入庫：采購入庫單是根據采購到貨簽收的實收數量填制的單據。

材料領用：料出庫單是領用材料時所填制的出庫單據，當從倉庫中領用材料用于生產時,

就需要填制材料出庫單。

銷售出庫：銷售出庫業(yè)務的主要憑據，在?庫存管理?用于存貨出庫數量核算。

產品完工入庫處理：產成品入庫單一般指產成品驗收入庫時所填制的入庫單據，產成品

在入庫時無法確定產品的總本錢和單位本錢，所以在填制產成品入庫單時，只有數量，

沒有單價和金額。

組裝、拆卸：組裝指將多個散件組裝成個配套件的過程，拆卸指將個配套件拆卸成

多個散件的過程。

盤點業(yè)務：為了保證企業(yè)庫存資產的平安和完整，做到賬實相符，企業(yè)必須對存貨進展

定期或不定期的清查，查明存貨盤盈、盤虧、損毀的數量以及造成的原因，并據以編制

存貨盤點報告表，按規(guī)定程序，報有關部門審批。

外協(xié)加工業(yè)務處理：由外單位進展產品中某道工序的加工，支付外協(xié)加工廠加工費用的

業(yè)務。

備品管理：對庫存中大量的無本錢備用件單獨設計的解決方案。

2、庫存管理業(yè)務日常處理：

?1）根底檔案填加：

■存貨分類增加：原那么2-2-2-2-2

＞按照約定原那么增加分類

操作路徑：【庫存管理】一【初始設置】一【存貨分類】

■存貨檔案增加：原那么2-2-2-2-2

＞增加考前須知：

操作路徑：【庫存管理】一【初始設置.】-【存貨檔案】

注明：增加的存貨編碼、存貨代碼、存貨名稱、所屬分類、存貨屬性、計量單位

■倉庫檔案增加：原那么2

＞增加內容：

倉庫編號：兩位數，I開頭為公司實際庫房，24開頭為外協(xié)加工倉庫，5為虛擬倉庫

倉庫名稱：

倉庫計價方法?先進先出

操作路徑：【庫存管理】一【初始設置】-【倉庫檔案】

■倉庫存貨對照：

＞目前為了提高工作效率，減少發(fā)出材料庫房選擇誤差。需要進展倉庫存貨的對照，在

系統(tǒng)中進展對照設置。

操作路徑：【庫存管理】一【初始設置】一【對照表】一【倉庫存貨對照表】

點擊選擇，增加相應存貨大類到倉庫中。

02）日常單據處理：

■采購入庫：【口常業(yè)務】一【入庫】…【采購入庫單】一【生單】一采購訂單、采購

到貨單

在單據顯示狀態(tài)，單擊K生單1按鈕，系統(tǒng)顯示參照單據界面。

可設置過濾條件，點擊K過漉1按鈕后，系統(tǒng)顯示符合條件的參照單據。

點擊K選擇％顯示對號那么選擇當前行：再點擊，那么取消選擇；選擇窗口左下方的“顯

示表體"，那么窗口下部顯示所選擇單據的表體記錄，默認為全選，可進展修改。

錄入入庫日期、入庫倉庠進展確認生單。

備注：多媒體倉庫的局部商品在入庫時需要增加產品序列號管理，以便在出庫時進展

產品跟蹤處理。

■產成品入庫：【日常業(yè)務】一【入庫】一【產成品入庫】

進入產成品入庫單單據界面。

按K增加%增加一張新的單據：輸入表頭倉庫，再按表頭生產訂單號欄目的參照按鈕,

彈出“選擇生產訂單和生產的存貨”窗口：錄入過濾條件，按K過濾》顯示符合條件的

生產訂單列表：生產訂單號：參照錄入、方案員：參照錄入、訂單日期：錄入日期區(qū)

間、委外供給商：杳詢委外生產訂單，選擇委外供給商、生產部門：查詢自制生產訂

單，選擇生產部門、貨物：參照錄入：選擇一個生產訂單，在父項選擇窗口下方帶入

該生產訂單的父項產品，默認全選父項產品，可修改：按K確定》系統(tǒng)將選擇的內容

帶入產成品入庫單；按工保存"那么保存當前單據；按R審核加那么審核當前單據。

■其它入庫單：【日常業(yè)務】一【入庫】…【其他入庫單】

用來處理和領用、銷售等沒有直接聯系的物資增加比方盤虧、借入歸還、調賬等情況。

進入其他入庫單單據界面。點擊R增加）進入單據錄入狀態(tài)：可以生單的，按R生

單工進展參照生單。輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。填寫完畢,

發(fā)現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進展修改。在單據保存前，可以放棄當

前單據，返回單據查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據尚未保存，確定退出

嗎？"如選擇是，那么不保存單據退出：否那么返回錄入界面。保存單據，單據狀態(tài)

為未審核。未審核的單據可以修改、刪除。審核單據：未審核的單據可以審核，單據

狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單據，可被其他單據、其他系

統(tǒng)參照使用。有下游單據生成的，系統(tǒng)視為該單據已執(zhí)行，不能棄審。棄審單據：已

審核的單據可以棄審，棄審后單據狀態(tài)為未審核。

■材料出庫：【日常業(yè)務】一【出庫】…【材料出庫】

進入單據界面，系統(tǒng)顯示所選的單據格式，及最后一次操作的單據。

單擊K增加“按鈕，系統(tǒng)自動新增一張空白的單據。

如果用戶新填制的單據為紅字單據，用鼠標點擊單據右上角的紅字單據選擇框。

手工輸入單據表頭和表體內容：需要必須輸入得工程有領料部門、領料日期、領料人

員、生產訂單號，出庫類別；表體錄入或參照存貨，錄入存貨后系統(tǒng)自動帶入相關信

息。根據業(yè)務規(guī)那么，不同單據有不同的必填欄目，如為空系統(tǒng)提示用戶輸入。

材料出庫單在領用時一定要區(qū)分清楚出庫類別的界定：

機加車間：分為機加車間鋼板領用、機加車間鋁型材領用、機加車間其他材料領用。

機加車間半成品領用。

材料領用應用以上類別：機加車間鋼板領用、機加車間鋁型材領用、機加車間其他材

料領用。

工程部領用：材料領用、半成品領用，需要指定本錢對象（工程目錄）。

轉播車領用：材料領用，指定相應的本錢對象（工程目錄）

系統(tǒng)集成領用：材料領用、指定相應的本錢對象（工程目錄）

■銷售出庫：【日常業(yè)務】一【出庫】一【銷售出庫】

銷售管理模塊與庫存管理模塊集成時，銷售出庫單在銷售管理生成，并且不允許超發(fā)

貨單發(fā)貨，這種情況下不可手工填制和手工修改銷售出庫單。只能對銷售出庫單進展審

核和棄審處理。

注意：對于多媒體倉庫為局部商品在出庫時需要選擇相應的入庫序列號，以便進展跟

蹤處理；對于轉播車產品需要進展_L程核算，在銷售發(fā)貨單上需要指定對應的本錢對象

（工程）

■其它出庫單：【日常業(yè)務】一【出庫】一【其他出庫】

用來處理和領用、銷售等沒有直接聯系的物資增加比方盤虧、借入歸還、調賬等情

況。

進入單據錄入界面。點擊（增加X,進入單據錄入狀態(tài)：可以生單的，按K生單》

進展參照生單。輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。填寫完畢，發(fā)現

單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進展修改。在單據保存前，可以放棄當前單據,

返回單據查詢界面：如未果存退出，系統(tǒng)提示“此單據尚未保存，確定退出嗎？"如選

擇是，那么不保存單據退出；否那么返回錄入界面。保存單據，單據狀態(tài)為未審核。未

審核的單據可以修改、刪除。審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態(tài)為已審核，

不能修改、刪除。已審核的單據為有效單據，可被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用。有下

游單據生成的，系統(tǒng)視為該單據已執(zhí)行，不能棄審。棄審單據：已審核的單據可以棄審，

棄審后單據狀態(tài)為未審核。

■調撥單：【日常業(yè)務】一【調撥】

調撥單是指用于倉庫之間存貨的轉庫業(yè)務或部門之間的存貨調撥業(yè)務的單據（對于外

協(xié)加工情況參照特殊業(yè)務進展處理〕。同一張調撥單上，如果轉出部門和轉入部門不同，

表示部門之間的調撥業(yè)務：如果轉出部門和轉入部門一樣，但轉出倉庫和轉入倉庫不同，

表示倉庫之間的轉庫業(yè)務。

【操作流程】

調撥單手工增加，也可以參照生產訂單填制，出庫類別：調撥出庫入庫類別：調撥

入庫。

調撥單可以修改、刪除、審核、棄審。

調撥單審核后自動生成其他出庫單、其他入庫單。

■組裝單：【日常業(yè)務】一【組裝拆卸】---【組裝】

組裝指將多個散件組裝成一個配套件的過程，拆卸指符一個配套件拆卸成多個散件的過程。

配套件和散件之間是一對多的關系，在產品構造中設置之間的關系。用戶在組裝、拆卸

之前應先進展產品構造定義，否那么無法進展組裝。

【操作流程】

組裝單錄入：

出庫類別：半成品領用入庫類別：產成品入庫

在表體最后一列需要指定對應的本錢對象（工程合同）（如果按照產品構造生成，

自動帶出本錢對象（工程））

組裝單可以修改、刪除、審核、棄審。

組裝單審核后自動生成其他出庫單、其他入庫單。

■盤點業(yè)務：【日常業(yè)務】一【盤點】

為了保證企業(yè)庫存資產的平安和完整，做到賬實相符，企業(yè)必須對存貨進展定期或不定期的

清查，查明存貨盤盈、盤虧、損毀的數量以及造成的原因，并據以編制存貨盤點報告表，按

規(guī)定程序，報有關部門（總調、財務部、總經理）審批。

【業(yè)務流程】

>選擇盤點方式，增加一張新的盤點表。

>打印空盤點表。

>進展實物盤點，并將盤點的結果記錄在盤點表的盤點數和原因中。

>實物盤點完成后，根據盤點表，將盤點結果輸入計算機的盤點表中。

出庫類別：盤虧出庫入庫類別:盤盈入庫

>打印盤點表，并將打印出的盤點報告按規(guī)定程序報經有關部門批準。

>將經有關部門批準后的盤點表進展審核處理，系統(tǒng)自動產生其他入庫單、其

他出庫單調節(jié)庫存結余數。

■單據審核方式：

>審核/棄審單據：

在實際業(yè)務過程中，審核常常是對當前業(yè)務完成確實認。有些單據只有經過審核，才是有

效單據，才能進入下一流程，被其他單據參照或被其他功能、其他系統(tǒng)使用。

單據審核后，可以棄審。有卜游單據生成，或被其他功能、其他系統(tǒng)使用，視為單據已經

執(zhí)行，已執(zhí)行的單據不可棄審。單據只能整張審核/棄審，不可拆單。

審核/棄審單據有三種方法：

/在單據卡片界面進展審核/棄審。

/在單據列表界面雙擊單據記錄，進入單據卡片界面進展審核/棄審。

/在單據列表選擇單據記錄，進展批量審核/棄審。

單據工具欄K審核》、K棄審》

單據列表菜單一工具欄K審核》、K棄審》

【操作步驟】

>在單據界面進展審核/棄審：

/進入單據界而，系統(tǒng)顯示所選的單據格式，及最后一次操作的單據。

/用鼠標點擊K上張》、K下張』、K首張』、K末張』按鈕，查找需要審核/棄審

的單據；或點擊K定，立?按鈕，利用定位功能查找需要審核/棄審的單據。

/審核當前單據：點擊［（審核》按鈕，系統(tǒng)將當前單據審核，并將當前操作員寫入表

尾“審核人"，同時R審核》按鈕置灰。

/棄審當前單據：點擊R棄審》按鈕，系統(tǒng)將當前單據交審，取消“審核人”，同時

K棄審』按鈕置灰。

/審核/棄審完當前單據，再重復2-4步驟，直至所有需要審核/棄審的單據審核/棄

審完畢。

在單據列表界面選擇要審核/棄審的單據

/進入單據列表界面，顯示過濾界面。

/輸入過濾條件，按K過濾?可過濾出符合條件的單據列表記錄；用戶可以按工具欄

K查詢】按鈕重新查洵。

/將光標移到要審核/棄審的單據的任一行，或點擊K定位W按鈕，利用定位功能查

找要審核/棄審的單據，雙擊單據行進入該單據查詢狀態(tài)，進展單據審核/棄審，操

作說明見上。

>在單據列表界面進展批量審核/棄審

,進入單據列表界面，顯示過濾界面。

/輸入過濾條件，按［［過濾》可過濾出符合條件的單據列表記錄；用戶可以按工具欄

K過濾1按鈕重新查洵。

/點擊K選擇》，那么選擇當前行：再點擊，那么取消選擇：單擊K全選工，再單擊

K全選】取消所有選擇。

/選單完畢，按K確認］那么所選單據被審核/棄審，執(zhí)行完畢系統(tǒng)提示成功/失敗信

息。

3、特殊業(yè)務：

■外協(xié)加工處理：

日常應用處理：

首先將每個外協(xié)加工廠作公司倉庫管理，倉庫編號為20-5（）之間：在每個需要外協(xié)的存貨

上增加自定義項''外協(xié)核算單位數量（例如：需要噴塑的那么為噴塑面積）"；外協(xié)加工

廠需要在供給商檔案中進展維護，增加一個外協(xié)加工廠類，每個外協(xié)加工廠作為供給商進

展維護，在供給商中那么加自定義項“加工費用單價"，以備統(tǒng)計計算應用。

處理流程：

>機加車間生產半成品完畢，車間手工填加完工通知單（一式兩份，分別轉質檢、財務），

在入庫時由質檢部進展質量檢驗，檢驗合格后質檢部門填加質檢單，倉庫記賬人員依

據完工通知單、質檢單填制完工產品入庫單（一式四聯，轉庫保、庫房記賬、財務、

車間），所入倉庫為機加車間倉庫。

>需要進展外協(xié)加工的半成品由車間提出申請，總調室確定外協(xié)加工廠，卜.達外協(xié)加工

任務單，將半成品調撥到外協(xié)加工廠倉庫；出庫類別為委外加工出庫，入庫類別為委

外加工入庫。

>總調室將此調撥單進展打印出來，交倉庫進展發(fā)貨，實物出庫后，庫管人員在調撥單

上進展手工簽字：庫房記賬人員在系統(tǒng)生成的其他出庫單上進展審核，總調人員在其

它入庫單上進展簽字確認.

>外協(xié)加工完成后，外協(xié)加工廠將貨物送到公司半成品庫，質檢部進展質量檢驗，檢驗

合格后庫存記賬員填制外協(xié)加工入庫單將外協(xié)加工產品調撥回半成品倉庫，庫房管理

人員對系統(tǒng)產生的其他入庫單進展簽字確認后，在庫存管理模塊進展簽字確認。

出庫類別：委外加工出庫入庫類別：委外加工入席委外加廠商

在外協(xié)加工入庫單上增加三列，外協(xié)費用種類、外協(xié)加工單價、外協(xié)加工費用

>根據外協(xié)加工入庫數量和外協(xié)費用單價（采購部門確定）進展統(tǒng)計外協(xié)加工費用。財

務往來會計據此在應付賬款錄入應付單，列制造費用，掛應付賬款。

>根據查詢表，系統(tǒng)自動統(tǒng)計當月的各產品各種外協(xié)費用發(fā)生情況。

■備品件管理：

>管理對象：

,針對工程采購，其全部本錢已經全部轉入到工程中，在實際使用中只使用其中一局

部零件，造成庫存結存?zhèn)淦妨慵少~外物資。

/在采購時，因為成套外的緣故，造成使用某局部零件，采購時不得不采購整套設備,

在生產車間領用所需部件后，剩余備件結存庫房，賬面

存在而實物不完整。日應用處理：

增加虛擬庫房單獨管理備用件，參加運算。

實際業(yè)務處理中，針對情況區(qū)別處理：

/針對第一種情況，零件采購應用正常處理流程，在做材料領用時，將整個產品套件

本錢全部轉入到工程本錢中；對于結存的備品零部件，通過其他入庫單增加到備

用部件庫，單價為。；以后需要使用時直接從備品部件庫進展領用。

/針對第二種業(yè)務情況：在商品購進后，在庫存系統(tǒng)按照整個套間的構造進展拆卸，

分為具體明細部件名稱，領用時直接領用所需的零部件名稱、數量結轉對應本錢;

剩余的備用部件在原有庫房進展繼續(xù)管理，材料核算會計根據拆卸情況，單獨核

算每個備件本錢。借出物資管理：

>前提：

因為借出物資在所有權上仍然為公司所有，所以增加虛擬庫房“借出物資倉庫”

管理主要為公司之間的借出借入管理物資，部門借入借出零星物資不予管理。

發(fā)生借出業(yè)務，必須經相關部門進展報告