辦公室日常管理制度

辦公室日常管理制度總則為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。本規(guī)定所指行政事務(wù)包括服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、考勤制度、辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度、辦公室用電安全、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、保密制度等。第一條服務(wù)規(guī)范1.儀表：公司員工應(yīng)儀表整潔、大方；2.微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方；3.用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；4.現(xiàn)場接待：遇有客人進入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待；5.電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。接打電話需使用文明用語，“你好！”、“再見！”、“請稍等”。聲音要輕，以不影響第三方為準(zhǔn)則。第二條辦公秩序1.工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗、不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行（大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進行談話的，時間一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊情況除外）。3.辦公室人員在工作接觸中或在接聽電話中要使用文明用語：您好請謝謝對不起再見

4.職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。5.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。6.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即報修，以便及時解決問題。第三條考勤制度1.辦公室全體工作人員必須自覺遵守統(tǒng)一規(guī)定的作息時間，按時上下班，不遲到，不早退，不擅離崗位，認(rèn)真履行各自的崗位職責(zé)。2.公司員工一律實行上下班打卡制，一天兩次，上午上班和下午下班各一次，辦公室人員工作時間因公外出，需填寫《工作時間外出登記表》，由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督；

3.工作時間：每周工作時數(shù)為40小時，上班時間為周一至周五，上午8：30---下午5：30（中午12：30---13：30為用餐時間）。4.上班時間開始10分鐘內(nèi)到班者，按遲到處理，樂捐10元。上班時間開始30分鐘內(nèi)到班者，樂捐30元。上班時間開始60分鐘內(nèi)到班者，樂捐50元。超過60分鐘以上者，按曠工半天處理。無故提前早退按曠工處理。5.上班時間因公外出，需填寫“外出單”，員工需經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意；部門經(jīng)理需經(jīng)主管簽字同意，主管需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意。6.請假1天以內(nèi)，需有部門經(jīng)理批準(zhǔn)，部門經(jīng)理請假需由主管批準(zhǔn)。請假要填寫“請假單”，員工請假3天以上，需報主管審批。7.病假：員工因病請假，須在當(dāng)天9點以前通知部門經(jīng)理或主管。病愈上班后，須填寫員工“請假單”。8.事假：員工因私事請假，須提前填寫員工“請假單”經(jīng)部門經(jīng)理或主管批準(zhǔn)后，交人力資源部留存。因緊急情況不能及時辦理請假手續(xù)的，時候應(yīng)及時補辦。沒有辦理請假手續(xù)的按曠工處理。9.每請假一天，扣發(fā)一天工資。曠工半天扣一天工資;曠工一天扣兩天工資。10.連續(xù)曠工5天以上（含5天）按自動離職處理或除名處理，公司不作任何賠償。11.屬下列情況之一，按曠工處理：未經(jīng)請假或請假未經(jīng)批準(zhǔn)的而擅自不上班或離開工作崗位的；沒有正當(dāng)理由或事前沒有辦理續(xù)假手續(xù)而超假的。第四條辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度1.值日人員負(fù)責(zé)辦公室當(dāng)天的保潔工作。

2.值日人員上、下午應(yīng)提前半小時上班，離開辦公室時，負(fù)責(zé)切斷電源、關(guān)好門窗，做好安全工作。

3.堅持每日輪流清掃衛(wèi)生制度，做到地面、桌面、柜上、窗臺上清潔、整齊、窗明幾凈。4.室內(nèi)不許存放垃圾，及時把垃圾倒入通道。

5.各位員工自已的辦公用品和各種用具存放整齊有序，不準(zhǔn)在室內(nèi)和走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫。

6.辦公室工作人員要講究衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

7.辦公室安排人員輪流值日，每日一小掃，每周一大掃，形成制度，堅持長久。

8.辦公室人員有義務(wù)提醒外來人員：不準(zhǔn)隨地吐痰，亂扔紙屑、瓜果、皮核，禁止從窗戶往外吐痰倒水、亂扔雜物。9.辦公區(qū)域內(nèi)，禁止吸煙。第五條辦公室用電安全1.公用區(qū)域用電安全計算機、電燈、空調(diào)要做到人在才開，人走就關(guān)。下班后請自覺將辦公室電燈關(guān)閉。2.公共電器用電安全復(fù)印機、打印機等電器用完以后請自覺關(guān)機，防止意外事件發(fā)生，同時節(jié)約用電，節(jié)省能源。3.個人用電存在問題及安全使用下班后，計算機關(guān)機，顯示器關(guān)閉；中午休息時請將顯示器關(guān)閉；請保持電源插座附近的清潔、遠(yuǎn)離水源。第六條檔案管理1.歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。2.檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。3.檔案的借閱與索取：(1)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；(2)公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4.檔案的銷毀：(1)任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；(2)若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第七條印鑒管理1.公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。2.公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。3.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。4.公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。5.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第八條辦公用品的管理1.辦公用品的購發(fā)：(1)每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；(2)總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算，經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃地分發(fā)給各個部、室，由部、室主任簽字領(lǐng)回(3)除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；(4)公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部、室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；(5)負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；(6)負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；(7)辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。禁止使用公司電話打私人電話或用公司電話聊天，包括打入的電話。接撥電話言語盡量簡潔，做到長話短說。

2.辦公室傳真機、復(fù)印機由專人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問題及時通知專業(yè)人員維修。不得用傳真機撥打電話，不得傳真復(fù)印個人資料。在使用傳真機或復(fù)印機后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，須及時處理，重要文件應(yīng)予以銷毀，非重要文件應(yīng)回收再利用。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機或復(fù)印機上。3.公司電腦專人使用，并有保密措施。上班時間不得使用電腦練習(xí)打字、玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)內(nèi)容。

4.電腦的日常維護由使用人負(fù)責(zé)，如遇故障影響正常使用的情況，將由工程部派專業(yè)人員對電腦進行維修，不得擅自處理。任何個人不得私自帶盤上機操作及安裝。6.發(fā)現(xiàn)設(shè)備、設(shè)施有問題時，及時通知行政部，由行政部向維修單位說明情況，并協(xié)調(diào)好維修時間，然后根據(jù)設(shè)備、設(shè)施的損害情況做相應(yīng)處理。7.為了維護公司正常的工作秩序，保證公司公共設(shè)備和設(shè)施正常運轉(zhuǎn)，提高維修的時效性，每位員工都賦有在第一時間內(nèi)將發(fā)現(xiàn)的公共設(shè)備、設(shè)施受損情況及時向行政部報告的責(zé)任。第九條請示報告制度1.各成員或工作人員的工作及重要事項，應(yīng)及時請示或報告。

2.請示報告實行逐級負(fù)責(zé)制。

3.各成員及工作人員向組長請示報告的事項：工作任務(wù)的完成情況，病假和事假。第十條信息報送制度1.報送內(nèi)容：各種教育活動開展情況；有關(guān)數(shù)據(jù)報表；需要上報的教育活動領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室的文件；信息專報、簡報。

2.報送時間：工作進展情況上報實行周報制。教育活動報送時限為每周一上午下班前報送到辦公室；有關(guān)數(shù)據(jù)報表按規(guī)定時限報送；信息專報、簡報要及時報送。第十一條辦公室機要規(guī)定1.辦公桌上不準(zhǔn)擺放機要文件和布控圖表；2.墻面上不準(zhǔn)無遮擋暴露緊急事件工作流程圖和處理程序；

3.機要文件的草稿紙應(yīng)立即銷毀，不準(zhǔn)亂丟；

4.各類記錄本不準(zhǔn)亂放，一律置于文件柜內(nèi)固定地方；

5.未經(jīng)允許不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)翻動辦公用品和各種文件；

6.所有部門或公司公文、質(zhì)量管理文件、專用圖表等嚴(yán)禁外借；

7.未經(jīng)部門同意，任何人嚴(yán)禁將所有的機要文件及其復(fù)印件帶回家。8.凡是有密級的文件、電話的接發(fā)，均要逐件登記，嚴(yán)格簽收手續(xù)，實行專人管理。密級來電、上級的文件和其它主要資料，必須專柜加鎖存放，不得借出、復(fù)印、私自抄錄，不得遺漏丟失。

9.會議帶回的有密級的文件、簡報，及時交辦公室專人登記保管，不得自行存放。

10.不得擅自將有密級的文件、電報帶出。不泄露不該公開的內(nèi)容。第十二條文件收發(fā)規(guī)定1.公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理（總經(jīng)理不在的情況下）簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理審核、簽發(fā)。2.已簽發(fā)的文件由辦公室核稿人登記，并按不同類別編