公文管理辦法(模板)

PAGE6說明：請負(fù)責(zé)人接到通知后，簽字傳回。簽字：有限公司文件總字[20XX]第001號簽發(fā)人：行政公文管理辦法一、總則為了使****************有限公司（簡稱****公司）的公文管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。本管理辦法是制發(fā)行政公文的基本依據(jù)，各職能管理部門應(yīng)依據(jù)本管理辦法，結(jié)合公司實(shí)際情況，擬制各種公文。本管理辦法由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織執(zhí)行。各職能管理部門可根據(jù)本管理辦法的要求及規(guī)定，結(jié)合各自的實(shí)際情況制定實(shí)施。本管理辦法增補(bǔ)、修訂及解釋權(quán)屬公司總經(jīng)辦。二、公文的適用范圍及種類1、公文的適用范圍向上級的請示或報告；發(fā)布公司的重大決定和通知；頒布有關(guān)公司政策、法令、人事、培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)編制等方面重要的管理規(guī)定、條例、制度和辦法；具有政策性、規(guī)定性的文件。主題詞：公文管理通知抄送：××× 抄報：×××錄入：××× 密級： ××× 共印×份2、公文種類請示：適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)及部門請求指示和批準(zhǔn)。報告：適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)及部門匯報工作及反映情況。指示：適用于對下級部門布置工作，闡明工作的指導(dǎo)原則。布告：適用于公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件。通知：適用于傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)。通報：適用于表揚(yáng)好人好事，批評錯誤。函：適用于平行的或不相隸屬的公司之間互相商洽工作。會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議議定事項(xiàng)及主要精神，要求相關(guān)部門共同遵守執(zhí)行。三、公文標(biāo)準(zhǔn)格式1、文件模版：以公司名義對內(nèi)、對外發(fā)文；在正文結(jié)束后，在右下方用中國數(shù)字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）標(biāo)注發(fā)文日期（年、月、日），并在日期上加蓋公司公章。（請見附頁1）2、公文字體：文件正標(biāo)題（宋體二號字，加粗）；文件副標(biāo)題（宋體小三號字，加粗）；正文內(nèi)容（仿宋體小四號字）。3、如公文最后一頁僅有日期或單位名稱，無正文內(nèi)容時，須在最后一頁頁首處標(biāo)注“（此頁無正文）”字樣。4、主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目間有一個字的空格，主題詞一般不超過10個字。5、送往上級單位為抄報。送往平級、下級單位為抄送。四、文件編號文件模版統(tǒng)一編號為：“****X字[XXXX]第XXX號”。其中“凱X字”中“X”為擬文部門代字，“[XXXX]”為年份，“XXX”號為序號。例如：20XX年****公司總經(jīng)辦下發(fā)的第1號文件，文件編號即為：****總字[20XX]第001號；（發(fā)文代字詳見附頁2）注：1、文號以百進(jìn)制為單位，不足百位時須在序號前加“00”或“0”。2、每年1月1日為文件編號的起始日；如20XX年總經(jīng)辦下發(fā)的第一號文件，文件編號即為：****總字[20XX]第001號。五、文件性質(zhì)1、文件根據(jù)其內(nèi)容秘密的程度，分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種級別。根據(jù)文件秘密的等級，應(yīng)在公文的首頁右上角處加蓋公司統(tǒng)一刻制的“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”章。非保密公文不必標(biāo)明。2、根據(jù)文件緊急程度，應(yīng)在文件首頁右上角加蓋公司統(tǒng)一刻制的“急件”或“特急”章。非緊急公文不必標(biāo)明。3、如是秘密文件，又是緊急文件，則先標(biāo)注緊急程度，后在其下方標(biāo)注秘密等級。六、文件處理程序1、審核：部門需要以公司名義發(fā)出文件時，由相關(guān)人員擬寫文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，遞交總經(jīng)辦審定；2、登記：文件發(fā)出之前需由發(fā)文部門填寫“發(fā)文審批表”（見附頁3），由總經(jīng)辦統(tǒng)一為文件編號；3、簽發(fā)：以公司名義發(fā)出的文件，應(yīng)由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，并由公司級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。文件簽發(fā)一律用黑色碳素筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆；4、發(fā)文：發(fā)文部門將文件按發(fā)送數(shù)量復(fù)印后，送交財物部蓋章，并由發(fā)文部門人員負(fù)責(zé)文件發(fā)送；5、簽收：各部門收到文件后，由收文人在“文件發(fā)放登記表”（見附頁4）上簽字，發(fā)文完成后，發(fā)文部門負(fù)責(zé)人亦須在“文件發(fā)放登記表”上簽字；6、存檔：以上工作完成后，由發(fā)文部門人員將文件、“發(fā)文審批表”及“文件發(fā)放登記表”一并送交總經(jīng)辦及檔案室存檔；文件原件（即有簽發(fā)人親筆簽字的文件）、“發(fā)文審批表”及“文件發(fā)放登記表”原件送至檔案室存檔。八、文件管理1、文件保管收文部門按照《保密管理制度》相關(guān)規(guī)定指派專人負(fù)責(zé)文件的保管工作。2、文件借閱：保密文件：保密文件由制發(fā)部門專人按《保密管理制度》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；普通文件：對于普通文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，并辦理借閱手續(xù)后方可借閱文件。3、文件銷毀：定期做好文件的鑒定銷毀工作，對失去利用價值的文件檔案，由文件保管部門提出申請，并列出預(yù)銷毀的文件檔案清單（一式二份），經(jīng)部門經(jīng)理審核，及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可協(xié)同檔案室管理人員一同進(jìn)行銷毀工作，文件檔案銷毀清單由申請文件銷毀部門及檔案室各留存一份作長期保存。十、傳閱文件管理由總經(jīng)辦組織文件的傳閱工作，各部門收文人員須在“文件傳閱登記表”上簽字確認(rèn)。（見附頁5）十一、外來文件管理1、范圍：政府機(jī)關(guān)下發(fā)的文件；集團(tuán)公司和集團(tuán)下屬公司發(fā)出的文件；各部門外出開會或因其它公務(wù)帶回公司的外部文件均為外來文件；2、登記：由帶回文件的人員到總經(jīng)辦填寫“外來文件登記表”（見附頁6），并將文件留存于總經(jīng)辦，任何部門或個人無權(quán)扣留文件；3、處理：對于待處理文件，總經(jīng)辦需與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)進(jìn)行處理工作；4、編號：由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；并將編號規(guī)則報至檔案室；5、存檔：由總經(jīng)辦統(tǒng)一送交檔案室進(jìn)行存檔。十二、會議記錄管理1、會議記錄格式現(xiàn)分為兩種：公司級“會議紀(jì)要”格式（見附頁7）和部門級“會議紀(jì)要”格式（見附頁8）。2、會議記錄格式的使用方法：公司級會議，使用公司級“會議紀(jì)要”格式，（會）字號統(tǒng)一向總經(jīng)辦申請，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；部門內(nèi)部會議，使用部門級“會議紀(jì)要”格式。3、公司級“會議紀(jì)要”或部門級“會議紀(jì)要”，要送至檔案室一份，以便存檔查閱。十三、圖文傳真格式對外發(fā)傳真統(tǒng)一使用****公司傳真格式。（見附頁9）附頁1小四號字，宋體，加粗****************有限公司小四號字，宋體，加粗手簽名文件手簽名×字[××××]第×××號簽發(fā)人：×××標(biāo)題黑體，三號，居中，2倍行距，段前1行四號字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距標(biāo)題黑體，三號，居中，2倍行距，段前1行四號字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距××××（單位或部門名稱）：一、××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距（1）正文，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距特此通知。附件：（如果有附件）1、2、小四號字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距××部小四號字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距年月日主題詞：發(fā)至：抄送：（董事長）、（總經(jīng)理）手簽名手簽名發(fā)自：時間：手簽名手簽名錄入：審核：共印份PAGE10與會人員簽名：

附頁2********公司各部門發(fā)文代字表部門部門代字總經(jīng)辦總財務(wù)部財行政部行人力資源部人質(zhì)量管理部質(zhì)生產(chǎn)制造部生技術(shù)部技銷售管理部銷客服中心服安全委員會安附頁3文件發(fā)放登記表文件名稱文件編號序號領(lǐng)用部門（人）簽收(傳閱)人簽收日期備注抄送1人力資源部2行政辦3總工辦4開發(fā)一部5開發(fā)二部6生產(chǎn)部7調(diào)度中心8機(jī)加車間9型加車間10電子車間11組裝車間12設(shè)備科13質(zhì)量管理部14****部15物資部16工程設(shè)計部與會人員簽名：附頁7****************有限公司（公司級會議紀(jì)要）時間：年月日午時至月日午時地點(diǎn)：___________主持人：_______編號：（會）字號參加會議人員（共人）會議議程決議事項(xiàng)記錄人_________________(本記錄共頁)附件8****************有限公司會議紀(jì)要（部門級）四號字，宋體，加粗，1.5倍行距會議時間：四號字，宋體，加粗，1.5倍行距會議地點(diǎn)：參加人員：主持人：記錄人：會議主題：一、××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距1、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距說明：請負(fù)責(zé)人接到通知后，簽字傳回。簽字：附頁9圖文傳真****************有限公司郵編：電話：傳真：Email：小四號字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距發(fā)至：抄報：小四號字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距發(fā)自：日期：關(guān)于：頁數(shù)：四號字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距四號字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距××××（單位或部門名稱）：一、××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距1、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距×××部200年月日頁腳，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)0字符頁腳，小四號字，宋體，首行縮進(jìn)0字符PAGEPAGE13****