員工自購筆記本管理制度

XXXX有限責任公司員工自購筆記本電腦管理制度文件編號：擬稿日期初審日期復審日期標準化日期批準日期XXXX有限責任公司目錄1、目的 22、適用范圍 23、術語和定義 24、相關部門及職責 25、制度說明 26、相關文件 47、相關記錄文件 48、修改記錄 41、目的制訂本制度的目的在于規(guī)范員工辦公用自購筆記本電腦的申請審批、補貼費用報銷、日常使用等。2、適用范圍2.1本制度適用于入司一年以上（以入職時間為準起算）的通信工程、網(wǎng)優(yōu)工程、市場營銷、產(chǎn)品規(guī)劃、商務等崗位，且有移動辦公需要的正式員工。各單位為有移動辦公需要的員工配置筆記本電腦時，原則上應優(yōu)先采取本制度配置方式執(zhí)行。2.2其他崗位員工,若確實因工作需要配備筆記本電腦且申請適用本制度的，經(jīng)公司分管副總經(jīng)理審核通過后，方可適用于本制度。 3、術語和定義本制度將通信工程、網(wǎng)優(yōu)工程崗位的員工統(tǒng)稱為“工程類員工”，除此以外統(tǒng)稱為“商務類員工”。4、相關部門及職責 4.1綜合部行政管理部：負責員工辦公用自購筆記本電腦的歸口管理，包括制度的制定、審批、補貼發(fā)放的組織和審核、臺帳管理等；4.2各部門、分公司：負責本單位員工的需求申報和審批流程，負責組織補貼的集中申報；4.3財務部：負責補貼的報銷審批與發(fā)放。5、制度說明5.1需求申報5.1.1申報時間公司每年定期組織兩次集中申報，每年3月、9月各一次。原則上不單獨受理申報。5.1.2申報程序（1）公司綜合部每年3月和9月上旬分別發(fā)出通知，組織各單位申報。（2）各部門、各分公司按照年度費用預算及實際工作需求，組織本單位符合條件的員工申報并填寫《員工自購筆記本電腦需求申請匯總表》（見附件7.1）。（3）總部各職能部門及直管分公司需經(jīng)各單位負責人及公司分管副總經(jīng)理（除直管分公司之外，其他分公司的需求還需經(jīng)大區(qū)總經(jīng)理審批）審批后，報送至公司綜合部。（4）非直管分公司需經(jīng)各單位負責人及大區(qū)總經(jīng)理審批后，報送至公司綜合部。5.1.3需求審核綜合部根據(jù)公司年度固定資產(chǎn)預算及電腦存量情況，對單位提交的《員工自購筆記本需求申請匯總表》進行審核，報綜合部分管副總經(jīng)理審批后，形成自購筆記本電腦補貼名單表，并將補貼名單表反饋至各單位。5.2筆記本電腦的購買5.2.1自綜合部將補貼名單表發(fā)至各單位后21個工作日內(nèi)，在補貼名單表范圍內(nèi)的員工自行完成筆記本電腦采購，并將筆記本電腦的型號、序列號和發(fā)票原件發(fā)回公司，由綜合部匯總建檔，財務部備案，以作為補貼發(fā)放的依據(jù)。5.2.2員工購買筆記本電腦時，需開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票以公司名稱為抬頭5.2.3員工自行購買的筆記本電腦，采購價不得低于4500元，配置應滿足工作需要。如因購置的電腦性能不能滿足工作需要而影響工作的，公司有權終止補貼發(fā)放，員工應退還前期已發(fā)放的補貼。5.3補貼發(fā)放5.3.1補貼標準員工個人購置4000元以上筆記本電腦，公司分3年3次給給予4000元補貼：第一年發(fā)放1500元，第二年發(fā)放1500元，第三年發(fā)放1000元。若采購價低于4000元的，三年內(nèi)每年的補貼金額分別為采購價的35%、35%、30%，補貼總額不超過采購價。5.3.2補貼發(fā)放補貼由綜合部統(tǒng)一辦理，交財務部審核、發(fā)放。（1）各單位將《員工自購筆記本電腦補貼發(fā)放匯總表》（見附件7.2）經(jīng)各單位負責人審批后發(fā)至綜合部；（2）綜合部根據(jù)補貼名單表審核各單位提交的《員工自購筆記本電腦補貼發(fā)放匯總表》（見附件7.2）并匯總，經(jīng)綜合部總經(jīng)理、綜合部分管副總經(jīng)理、財務部分管副總經(jīng)理審批后統(tǒng)一交財務部；（3）財務部辦理補貼發(fā)放。上半年辦理筆記本電腦自購的員工報銷辦理受理截止時間：購買次年開始，每年4月30日下半年辦理筆記本電腦自購的員工報銷辦理受理截止時間：購買次年開始，每年10月30日5.4自購筆記本電腦的使用時間及歸屬5.4.1員工自購筆記本電腦使用期限為4年，使用期滿后，自購筆記本電腦歸屬個人所有。員工可以選擇繼續(xù)參加新一輪自購筆記本電腦補貼，也可以選擇申領公司的筆記本電腦。5.4.2如果筆記本電腦補貼名單表中已享受補貼的員工因工作需要調(diào)至其它崗位,可繼續(xù)使用原電腦并繼續(xù)享受補貼至使用期結束。5.4.3如果員工在筆記本電腦使用期內(nèi)離職，自購筆記本電腦歸個人所有，公司自離職之日起停止補貼發(fā)放。5.5筆記本電腦的維護與管理5.5.1按本制度規(guī)定領取補貼的員工自行負責其電腦的軟件安裝、保管、保養(yǎng)、升級及維修等，因安裝非法軟件等造成的損失、侵權由員工自行承擔。5.5.2員工若因電腦維修或其他個人原因，延誤工作3個工作日以上者，公司將按120元/月的標準扣減其電腦補貼，并終止其補貼的發(fā)放。5.5.3為避免發(fā)生延誤工作的情況，若因自購筆記本電腦維修需要臨時周轉的，公司可以向員工提供電腦無償使用5個工作日，5個工作日之后按天數(shù)×10元/天計算租金，從補貼中扣除。5.5.4