會計實務(wù)：會計電算化過程中若干問題的探討

會計電算化過程中若干問題的探討摘要:會計電算化已成為一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實用技術(shù)。利用電子計算機進(jìn)行會計核算和財務(wù)管理‚實現(xiàn)會計電算化‚已成為現(xiàn)代會計的發(fā)展方向。筆者就多年的會計電算化實踐‚提出一些淺薄意見和建議以供參考。

關(guān)鍵詞:會計;電算化;會計核算;財務(wù)管理

會計電算化是會計發(fā)展史上的一次革命‚對會計工作的各個方面都將產(chǎn)生深刻的影響。從表面上看‚會計電算化只不過是將電子計算機應(yīng)用于會計核算工作中‚減輕會計人員的勞動強度‚提高會計核算的速度和精確度‚以計算機代替人工記賬。而實際上‚會計電算化絕不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)‚而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變‚促進(jìn)會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)、會計工作效率和質(zhì)量的全面提高‚節(jié)省會計人員的時間和精力‚轉(zhuǎn)變會計職能‚推動會計理論和會計技術(shù)的進(jìn)步‚提高整個會計工作水平‚大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益‚使會計理論和實務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的變化。會計電算化已成為一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實用技術(shù)。利用電子計算機進(jìn)行會計核算和財務(wù)管理‚實現(xiàn)會計電算化‚已成為現(xiàn)代會計的發(fā)展方向。

發(fā)展會計電算化‚有利于促進(jìn)會計工作的規(guī)范化‚提高會計工作質(zhì)量‚減輕會計人員的勞動強度‚提高會計工作效率‚更好地發(fā)揮會計的職能作用。因此‚會計電算化以其高效、自動、方便、準(zhǔn)確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。會計電算化的普及也發(fā)展很快‚但在此過程中也存在一些問題有待進(jìn)一步規(guī)范和提高‚筆者就多年的會計電算化實踐‚提出一些淺薄意見和建議以供參考。

1目前會計電算化應(yīng)用中存在的一些問題

1.1財會專業(yè)人員計算機知識的欠缺

大部分會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富‚但計算機知識較匱乏‚雖說能夠基本利用計算機處理會計業(yè)務(wù)工作‚但對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練‚對軟件的認(rèn)識有局限性‚對軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除‚一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時‚就束手無策‚即使廠家在安裝會計軟件時都做了系統(tǒng)的培訓(xùn)‚但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢‚而且在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作‚一旦出錯‚可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流‚使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失‚導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行‚更嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。因此‚既懂電腦又懂會計理論知識的復(fù)合型財務(wù)人員的缺乏已成為各單位實施會計電算化工作的主要障礙之一。

1.2現(xiàn)行會計分工模式不利于會計電算化的發(fā)展

目前部分單位實現(xiàn)會計電算化后‚會計人員的崗位仍機械的套用原來的分工模式‚這種分工使得各崗位之間不能起到相互制約、相互監(jiān)督、相互控制的作用‚因此傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。

1.3會計電算化后‚會計制度沒有作相應(yīng)的修改

現(xiàn)行的會計制度主要是以手工核算為基礎(chǔ)的‚應(yīng)用會計電算化后‚從賬戶設(shè)置、賬戶登記方法和賬務(wù)處理程序到會計工作的組織、會計系統(tǒng)設(shè)計、內(nèi)部管理和控制、會計檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了變化‚因此必須根據(jù)會計電算化的特點‚對財務(wù)會計制度做出相應(yīng)的修改‚以完善制度‚規(guī)范管理。

1.4數(shù)據(jù)備份隱患多

部分單位不能堅持每天備份‚致使機器一旦出現(xiàn)故障‚部分賬務(wù)數(shù)據(jù)丟失‚而且備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查‚一旦發(fā)生問題沒有相應(yīng)的補救措施。絕大多數(shù)單位只用軟盤備份‚而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷。

1.5會計電算化后檔案管理的缺陷

會計電算化檔案的保管是重要的會計基礎(chǔ)工作‚計算機替代手工記賬后‚會計檔案增加了新的內(nèi)容‚必須對電算化會計資料的范圍、存儲方式、存放環(huán)境等建立相應(yīng)的會計檔案管理制度‚以加強實施電算化后對會計電算化檔案的管理。而現(xiàn)在有很多單位不能把會計檔案單獨建立會計檔案室‚使會計原始憑證、帳表和會計電算化備份后的資料也難以得到好的保管。

1.6目前使用的財務(wù)管理軟件缺乏審計功能

現(xiàn)在絕大多數(shù)的會計軟件缺乏對其系統(tǒng)控制、電算過程和結(jié)果進(jìn)行審計‚無法解決會計事項的原始數(shù)據(jù)是否真實這一至關(guān)重要的問題‚電算化只是對已輸入會計數(shù)據(jù)的計算上和報表賬本生成上替代了人工‚加上實現(xiàn)會計電算化后內(nèi)部控制本質(zhì)上的變化‚對會計信息系統(tǒng)事實上存在著人為干預(yù)和利潤調(diào)節(jié)的可能‚以及提供原始數(shù)據(jù)虛假性的可能‚會計電算化軟件并不能有效地防止作假賬和會計信息失真的問題。

2針對會計電算化存在的問題提出以下建議

2.1培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才‚以適應(yīng)會計電算化的要求

會計電算化的應(yīng)用‚給會計工作增添了新內(nèi)容‚對會計人員提出了更高的要求‚既要求會計人員要掌握一定的會計專業(yè)知識和財務(wù)管理知識‚還要掌握相關(guān)的計算機知識‚以及財務(wù)軟件的使用技術(shù)及保養(yǎng)、維護。只有掌握了豐富的會計知識、財務(wù)管理知識以及計算機知識‚才能根據(jù)本單位的自身特點‚利用會計電算化知識‚做好會計核算工作并為單位預(yù)測和控制等經(jīng)營管理工作服務(wù)‚因此‚各單位在實行會計電算化的過程中‚更應(yīng)注重培養(yǎng)會計電算化管理的復(fù)合型人才‚以達(dá)到一專多能‚促進(jìn)會計電算化的順利發(fā)展。

2.2根據(jù)會計電算化工作的要求‚會計崗位應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整

根據(jù)會計電算化工作的特點‚企業(yè)實現(xiàn)會計電算化后應(yīng)由傳統(tǒng)的以總賬報表崗位為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵到y(tǒng)管理崗位為核心的崗位架構(gòu)。具體地說‚會計電算化設(shè)置的會計工作崗位和工作職責(zé)如下:①電算主管:負(fù)責(zé)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。②制證人員:負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)‚輸出記賬憑證。③審核記賬:負(fù)責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核‚操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿‚對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)。④電算維護:保證計算機軟件、硬件的正常運行‚管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。⑤電算審查:負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行‚防止利用計算機進(jìn)行舞弊。⑥數(shù)據(jù)分析:負(fù)責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析‚為單位預(yù)測、決策和控制提供可靠的信息。

2.3依據(jù)會計電算化的特點‚應(yīng)重新制定或修正會計制度

實現(xiàn)會計電算化的單位‚應(yīng)及時對下列會計制度進(jìn)行修訂‚即:財務(wù)會計崗位責(zé)任管理、操作管理規(guī)程、定期維護管理、機房管理、檔案管理、財務(wù)管理、計算機病毒的防治等各項規(guī)章制度和保障機制‚確保系統(tǒng)高效、安全運行‚充分體現(xiàn)會計電算化的優(yōu)勢。

2.4做好日常數(shù)據(jù)備份工作‚是確保會計電算化工作安全運行的前提

實現(xiàn)會計電算化的單位‚在日常工作中‚應(yīng)遵循會計電算化法規(guī)的要求‚堅持做到每天進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)備份‚并分處分人保管‚隨著光盤存儲技術(shù)的日趨成熟和價格的逐步下調(diào)‚各單位應(yīng)采用光盤存儲數(shù)據(jù)。

2.5加強電算化會計檔案管理‚是提高財務(wù)管理水平的關(guān)鍵

電算化會計檔案是指在一定的時間間隔內(nèi)‚如一個會計年度‚把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上‚從而脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作‚我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點‚分別做好會計檔案的收集、管理、保存和利用等方面的工作。

財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好‚以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。由于會計電算化檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的‚根據(jù)這些信息載體的物理特性‚在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“ＡＢ備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份‚并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名‚存放在兩個不同的地點‚以防止意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場‚注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案‚還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制‚防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失‚造成無法挽救的損失。

此外‚還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同‚這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或產(chǎn)生某些意料外的錯誤。因此‚會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外‚還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本‚二者的一致性是非常必要的。

2.6加強會計電算化環(huán)境中內(nèi)部管理和控制

由于會計電算化軟件缺乏審計功能‚因此各單位在實現(xiàn)會計電算化后‚必須根據(jù)計算機軟硬件的特點建立新的內(nèi)部控制制度‚如:企業(yè)內(nèi)部操作管理制度;計算機硬件和軟件管理制度以及加強防止電算化犯罪的法制建設(shè)等。通過各種有效的方法和程序‚保證會計電算化環(huán)境提供的數(shù)據(jù)正確、公正和安全。有效地