檔案補錄服務投標方案

第六章檔案數(shù)字化處理方案第一節(jié)檔案數(shù)字化前拆裝整理一、確定掃描頁《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中規(guī)定“原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注”。按要求把需要掃描的和不需要掃描的頁面區(qū)分開，區(qū)分的原則是：無關和重復的頁面可以剔除，在具體操作過程中，有些單位對同時存有正本、定稿、草稿的檔案進行數(shù)字化的掃描界定范圍是只掃描正本，如果沒有正本的，掃描定稿，無正本無定稿的，掃描草稿。有些單位則認為，正本、定稿、草稿、修改稿等都是檔案完整形態(tài)的一部分，不能人為地割裂檔案的前后形成關系。沒有草稿、修改稿等也就沒有最終的正本，它們作為一份完整的檔案應全部掃描。應該說，數(shù)字化成果就是紙質(zhì)檔案存在的另一種形式，它比紙質(zhì)檔案擁有更多的優(yōu)點就是查閱利用更方便、更快捷。我們應該尊重檔案原貌，盡可能地讓數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案相符，盡量客觀地進行檔案數(shù)字化工作。二、清查檔案內(nèi)容確定掃描頁后，應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。重新編制頁號時，應在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。負責清查檔案的人員，應逐卷、逐件、逐頁地對所選檔案進行清查，凡是有內(nèi)容缺失、目錄漏寫、頁碼次序顛倒，以及珍貴檔案出現(xiàn)破損的，都應準確登記，并提請檔案所屬單位進行妥善處理。三、目錄數(shù)據(jù)準備有些檔案文件目錄與文件內(nèi)容不相符，究其原因，一是立檔單位歸檔（移交）工作疏忽，二是在早期進行檔案條目著錄時著錄人員工作疏忽。如果在數(shù)字化時對這樣的錯誤不進行修正，將錯就錯，那么數(shù)字化的目的最終將無法達到，也失去了對檔案進行數(shù)字化的意義。處理對策是：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。在具體操作中可對待數(shù)字化的檔案進行一次校對與修正，對有文件而沒有目錄的要補充目錄；對有目錄而沒有文件或者檔案有缺失、缺頁等情況的，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作人員必須如實填寫《庫藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，由管理中心或保管部門相關人員簽字認可，并在進行檔案原件掃描時將《備查表》掃描在所缺內(nèi)容位置，這樣在查閱該卷檔案時，其缺失、不完整等情況就一目了然，其檔案信息也更完整地得到體現(xiàn)。四、拆除裝訂逐卷（盒）拆除檔案中的裝訂物。拆除時不得損壞檔案包裝原件，對排列順序不準確的檔案進行重排，對拆卷后難以復原的珍貴原件和法律憑據(jù)性文件，應請示檔案所屬單位，決定是否拆卷。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。目前按裝訂方式來分，檔案有兩大類：一類是2001年以前“立卷”方式整理的檔案，其文件大都是依照三點一線進行裝訂組卷，稱為“立卷”檔案；另一類是在2001年1月1日開始實施國家檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）后推行的“不立卷”方法整理的檔案，即每份文件裝訂后裝盒，免去立卷、裝訂案卷等復雜環(huán)節(jié)，也就是所謂的“不立卷”檔案。不論是“立卷”檔案還是“不立卷”檔案，在檔案掃描前都要拆除裝訂物，待掃描結束后再重新裝訂還原。1.通過拆除裝訂物，可以把原來卷（件）中頁碼順序混亂情況進行重新更正，確保了文件結構的連續(xù)性。2.拆除裝訂物后進行掃描的圖像質(zhì)量比不拆除裝訂物的要好。比如一卷（件）很厚的檔案，在掃描其前部分或后部分時可能影響不大，但是在掃描中間部分的頁面時，很難將其內(nèi)容掃描完整；對于接近裝訂線的那部分內(nèi)容，不拆除裝訂物的話也很難把內(nèi)容掃描完整。3.雖然拆除裝訂物后重新裝訂看似費時費力，但是拆除裝訂物后的檔案，可有效避免用平板掃描儀或高速掃描儀進行掃描時產(chǎn)生的漏光，節(jié)省人工翻頁處理的時間和精力消耗。4.若檔案拆除裝訂物后不進行再次裝訂，只是按照卷（件）原來順序存放的話，雖然在檔案利用或?qū)n案原件進行仿真復制等比較方便，但是從檔案保護的角度來看，是存在一定隱患的。檔案散放保存，很容易因整理人員疏忽或人為偷竊等造成順序混亂、內(nèi)容缺失等。有需要的單位，可在檔案拆除裝訂前，逐卷加貼條形碼，以便在隨后流程中通過識別條形碼對掃描檔案進行準確、高效的控制，并為以后檔案借閱利用提供便利。五、紙張?zhí)幚砑垙堎|(zhì)量關系到掃描儀的選擇和掃描效果。對嚴重破損、褶皺不平、字跡模糊的檔案，應及時做好登記，并分別進行處理。比如，對破損殘缺的文件需及時進行修補，對褶皺的檔案要進行壓平處理，如需熨燙，熨燙溫度要根據(jù)檔案保護技術規(guī)范要求進行選擇，具體操作時結合不同熨斗技術參數(shù)在熨斗低溫區(qū)選擇最合適的溫度。對被污染的紙張要在通風環(huán)境中，用軟毛刷輕輕刷去浮塵或霉菌。六、技術修復《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）中規(guī)定：“破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案，應先由專業(yè)技術人員進行技術修復。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術處理。”字跡退化、紙張皺褶和破損殘缺的頁面，都直接影響著檔案的可讀性和可理解性。在進行檔案掃描之前，可以采用逐頁恢復阻塞化字跡，熨燙紙張皺褶和修復破損殘缺頁面等技術方法修復檔案原件。熨燙紙張皺褶時，熨燙溫度不能太高；修復破損的紙張一般的方法是在原來的紙張后面粘上一張白紙。在操作時應注意以下幾點：選用的膠水質(zhì)量要好；粘貼用紙不要太厚，否則將會因紙張?zhí)穸荒軖呙?；粘貼時要小心，不能損壞原件；對于不能修復的頁面，可采用數(shù)碼翻拍儀對檔案進行數(shù)字化。七、前處理登記在上述工作完成后，認真填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單》。第二節(jié)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)處理一、圖像處理將掃描圖像與檔案原件進行對照，如圖像模糊，應當重掃。對有偏斜等問題的圖像，應采用計算機自動處理或人工處理方式進行優(yōu)化。1.糾偏對出現(xiàn)偏斜（如圖像傾斜度大于1度）的圖像應進行糾偏處理（也可批量糾偏），以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確、不符合閱讀習慣的數(shù)字圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原。如：出現(xiàn)圖像倒置、反轉(zhuǎn)等應進行90度或180度旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。2.去污對圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如在掃描過程中產(chǎn)生的黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理，以底色填充。對原件邊上有遮字的圖像要放出白邊。在處理過程中，應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。3.圖像拼接對大幅面紙質(zhì)檔案進行分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且建議采用標板、標尺等方式明確說明分幅方法、起止頁、原件大小等信息；分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，后期可通過應用Photoshop等軟件自動拼接的方式進行拼接處理，合并為一個完整的圖像。一般情況下相鄰圖像之間應留有100mm的重疊，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的完整性，拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。4.裁邊處理采用白色做底色的彩色模式掃描的圖像，應進行拉框或裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外沿至少2至3毫米處裁剪圖像。5.圖像優(yōu)化對字跡褪變的文件，在掃描后應該采用圖像處理技術，調(diào)整亮度和對比度，使字跡變得清晰。6.OCR掃描后形成的圖像文件，雖然能保持紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和版面原貌，但是不便于編輯修改和全文檢索。為此，如有需要，可采用OCR技術進行字符識別，將以圖像方式表達的文字信息，轉(zhuǎn)換成以字符方式表達的文字信息。二、圖像質(zhì)量檢查1.質(zhì)檢掃描完畢后應及時進行圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)圖像不符合質(zhì)量要求時，應重新進行處理。發(fā)現(xiàn)掃描、格式轉(zhuǎn)換有問題時，應及時整改。對掃描或轉(zhuǎn)換后圖像質(zhì)量不理想的，應對相應參數(shù)進行調(diào)整，如亮度、對比度、飽和度、色階、色彩平衡等，調(diào)整所選擇的參數(shù)類型和數(shù)值，以調(diào)整后的圖像不失真、效果最清晰完整為準。質(zhì)量檢查，一共包括以下幾個內(nèi)容：（1）頁數(shù)檢查頁數(shù)檢查是指，將掃描圖像文件與檔案原件的頁號、頁數(shù)進行對比，當發(fā)現(xiàn)掃描圖像文件的排列順序，與檔案原件不一致時，要及時進行調(diào)整，發(fā)現(xiàn)掃描圖像文件有漏頁時要重新進行補掃，發(fā)現(xiàn)重復和空白圖像文件時要及時進行刪除。（2）命名檢查命名檢查是指檢查掃描圖像文件是否按照規(guī)范要求進行命名，發(fā)現(xiàn)命名有誤要予以改正。（3）一致性檢查一致性檢查是指檢查掃描圖像文件與原件是否一致，字跡是否清晰，圖像是否有多余的黑點、黑線、黑框和黑邊等，對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。如發(fā)現(xiàn)不符應退回圖像處理流程重新進行處理。（4）偏斜度檢查偏斜度檢查是指檢查掃描圖像文件是否有偏斜，如有偏斜應立即進行糾偏。（5）清晰度檢查清晰度檢查是指檢查掃描圖像文件是否清晰，因人為造成的圖像模糊現(xiàn)象應該重新掃描或進行圖像處理。（6）目錄對照檢查這項檢查是指將檔案的電子目錄與紙質(zhì)檔案目錄，進行逐一對照檢查，如發(fā)現(xiàn)不符，應重新掃描或進行人工錄入。（7）填寫檢查記錄表填寫檢查記錄表是指詳細記錄檢查的結果和處理意見，并及時注明質(zhì)檢人員的名單和檢查日期。2.檢查記錄質(zhì)量檢查完畢后應及時、認真填寫相關質(zhì)量檢查記錄表，詳細記錄質(zhì)量檢查的結果和處理意見，以便于日后查詢。數(shù)字圖像處理工作單全宗號目錄號案卷號件號圖像處理完成情況圖像處理特殊情況記錄總體質(zhì)量檢查備注圖像處理人：整體質(zhì)檢人：完成時間：第三節(jié)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲一、存儲格式的選擇檔案數(shù)字化成果，包括有檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和檔案目錄數(shù)據(jù)兩大類。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的存儲容量大，是非結構化的數(shù)據(jù)。而檔案目錄數(shù)據(jù)，是存儲容量相對較小，但信息的增加、刪減、改動次數(shù)較頻繁的文件。內(nèi)容數(shù)據(jù)存儲格式的選擇，應該從保真性強、兼容性好、存儲容量小這幾個方面進行綜合考量，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。正常情況下多選擇TIF、JPEG、PDF和OFD四種文件格式進行保存。二、目錄數(shù)據(jù)庫建立1.制定數(shù)據(jù)規(guī)范檔案的最小單位是文件的件（頁）數(shù)，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫是一項基礎性工作，建立完整、準確的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，可以有效地利用計算機實現(xiàn)檔案以件（頁）為基本單位的管理，提高檔案的查全率、查準率。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息至少要達到四項質(zhì)量標準，即數(shù)據(jù)的準確性，數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性，數(shù)據(jù)的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。為此，應首先制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)范，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求（值域）等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)范的制定應符合《檔案著錄規(guī)則》對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建設工作中均應嚴格遵守。2.數(shù)據(jù)庫格式選擇選擇數(shù)據(jù)庫時應考慮建立在計算機環(huán)境下，能夠有效、準確、完整、安全，并可以上網(wǎng)利用的格式，且此格式可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。如：在目錄建庫時可以選擇能直接或間接通過XML文件格式進行數(shù)據(jù)交換的數(shù)據(jù)庫類型。3.設計庫結構科學合理地設計數(shù)據(jù)庫結構應包括確定檔案目錄的著錄項、必輸項和選輸項、字段類型、長度和值域范圍等內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫結構的設計還應特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。4.檔案著錄檔案保管機構的檔案來自各個立檔單位，檔案目錄等檢索工具是由文檔等人員在檔案管理規(guī)范標準指導下形成的。但是，由于文檔人員變動頻繁、檔案業(yè)務指導面多線長，加之個別文件形成時的先天不足或是檔案整理工作的缺失給檔案著錄帶來諸多問題。因此，在進行目錄數(shù)據(jù)錄入前，如確有必要，可以結合實際拋開原有的紙質(zhì)檔案案卷目錄、文件目錄，依據(jù)整理糾正后的檔案實體，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求據(jù)實著錄，把題名不反映主題、目錄與實體不符等一系列問題一并處理。5.數(shù)據(jù)錄入按照檔案著錄的結果進行文件目錄及案卷目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范輸入。此外，還應將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進行修改、補充的備注結果一并錄入數(shù)據(jù)庫，形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范錄入應滿足四方面需要：一是準確，各著錄項數(shù)據(jù)輸入準確，符合檔案著錄要求。可以采用單機或雙機錄入目錄數(shù)據(jù)，通過人工校對或軟件自動校對錄入結果，以確保目錄數(shù)據(jù)錄入的準確性。為有效降低出錯率，推薦采用雙機錄入的方法提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。二是完整，文件題名、責任者、時間等必輸項無遺漏，并能夠滿足檔案檢索的需要。三是檔案出庫、前處理、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段無遺漏。四是數(shù)據(jù)錄入、校對、質(zhì)檢、驗收、交接等標明責任的字段自動生成。6.檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應及時進行修改或重錄。為確保數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量，目錄數(shù)據(jù)的檢查可以全宗的一個或多個目錄為單元，對條目數(shù)量及其著錄項內(nèi)容的準確性進行逐條、逐項檢查。能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%o對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。檢查完成后，填寫《數(shù)據(jù)錄入工作單》，示例見下表：數(shù)據(jù)錄入工作單全宗號目錄號卷號起止件號特殊情況記錄總體質(zhì)量檢查備注數(shù)據(jù)錄入人：完成時間：整體質(zhì)檢人：完成時間：三、數(shù)據(jù)掛接1.數(shù)據(jù)掛接的含義及作用數(shù)據(jù)掛接是將經(jīng)過質(zhì)檢的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像，掛接到檔案目錄數(shù)據(jù)庫中去，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關聯(lián)，以便于利用者通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫直接調(diào)閱檔案全文。數(shù)據(jù)掛接應借助相關軟件。掛接后應逐條檢查掛接結果的準確性。檔案數(shù)字化過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與數(shù)字圖像，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。在數(shù)據(jù)掛接時應逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。2.數(shù)字圖像的調(diào)閱形式數(shù)字圖像的調(diào)閱形式有兩種：單機調(diào)閱及網(wǎng)絡遠程調(diào)閱。（1）單機調(diào)閱規(guī)模相對較小且工作人員較集中的檔案保管機構可采取這種快捷調(diào)閱方式。掛接完成的數(shù)據(jù)可以形成單個的數(shù)據(jù)庫文件，我們可以在調(diào)閱的計算機上安裝相應的調(diào)閱軟件對數(shù)據(jù)進行單機調(diào)閱查詢，可以根據(jù)需求對電子數(shù)據(jù)進行復制，保證每一臺設備都可以進行電子數(shù)據(jù)的調(diào)閱查詢。這種調(diào)閱方式的優(yōu)點是調(diào)閱速度快，數(shù)據(jù)只在小范圍內(nèi)流動，安全性及保密性較高等特點，但是無法滿足多人、同時、遠程和異地利用。（2）網(wǎng)絡遠程調(diào)閱網(wǎng)絡遠程調(diào)閱是針對調(diào)閱者人數(shù)較多、分布較廣，相同電子數(shù)據(jù)利用頻率較高的一種大規(guī)模、多用戶、遠程集中查閱的調(diào)閱方式。將掛接生成的數(shù)據(jù)文件導入到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫服務器中，調(diào)閱者就可以利用網(wǎng)絡進行遠程調(diào)閱。這種調(diào)閱必須賦予調(diào)閱者以讀取權限，單個調(diào)閱者就可以通過本地計算機進行遠程聯(lián)網(wǎng)調(diào)閱。這種調(diào)閱方式可以實現(xiàn)遠程訪問，便于數(shù)據(jù)的更新，易于集中管理，但同時也必須加強網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全防護。第四節(jié)檔案數(shù)字化后處理一、數(shù)字化成果驗收（一）驗收方式根據(jù)檔案數(shù)字化的組織加工方式，成立專門的驗收組對檔案數(shù)字化成果進行驗收，并采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收檢驗。1.我公司檢驗數(shù)據(jù)掛接是整個檔案數(shù)字化加工過程中非常重要的一步，是對整個數(shù)字化工作的成果歸納，數(shù)據(jù)掛接的質(zhì)量好壞直接關系著數(shù)字化整體質(zhì)量的高低。為了防止人為出錯，合并掛接一般都采用針對單個項目專門開發(fā)的專業(yè)掛接軟件進行批量處理，掛接后的數(shù)據(jù)要再次用專業(yè)檢查軟件進行核查，必要時還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數(shù)據(jù)利用的效率和質(zhì)量。我公司對掛接后的數(shù)據(jù)首先要用數(shù)據(jù)庫檢查軟件全面檢查數(shù)據(jù)結構的完整性及與圖像文件的對應關系是否正確，然后再用調(diào)閱軟件抽查掛接后的數(shù)據(jù)是否可正常調(diào)閱、查詢等，發(fā)現(xiàn)問題需立刻整改，通過全面細致的檢查，確保數(shù)據(jù)的完整正確，做到數(shù)據(jù)“能用、不錯、不多、不缺”。2.采購單位驗收數(shù)據(jù)的完整是數(shù)字化加工的基本要求，采購單位要多方面核查，確保驗收的數(shù)據(jù)完全合格。我公司在完成自查后，需要提交成品及簡易個性化查詢工具給采購方，采購方按照掛接要求對數(shù)據(jù)進行抽樣檢查，達到合格率（如規(guī)定的合格率為100%）后給予驗收合格，不合格則全部退回我公司整改，再次重新抽檢直至達標。（二）驗收內(nèi)容按照不同的驗收方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量進行抽檢和驗收，如發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的，應重新進行加工處理，驗收完畢后要及時進行登記。1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。已進行OCR文字識別的，應同時移交OCR識別形成的文件，文件的命名方式參照圖像文件命名。2.應對目錄數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應確保著錄項目與著錄內(nèi)容的完整、準確與規(guī)范。同時，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。3.應對元數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。4.應對數(shù)字圖像進行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質(zhì)量等符合國家有關規(guī)定。5.應對數(shù)據(jù)掛接進行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。6.應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。7.應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無計算機病毒等。數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和OCR識別形成的文件必須有機統(tǒng)一，即四者之間必須是有機聯(lián)系的，目錄對應相關數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)和OCR識別文件，聯(lián)系四者的紐帶就是以檔號為基礎的命名規(guī)則。（三）驗收指標當紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，數(shù)字化加工部門，可采用在線方式或移動硬盤、光盤等脫機載體，向檔案所屬單位離線移交數(shù)字化成果。若采用離線移交方式的，脫機載體的質(zhì)量也是數(shù)字化成果的驗收指標之一。數(shù)字化加工部門應確保離線移交載體的質(zhì)量。數(shù)字化成果脫機存儲后，應進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性、安全性，應與原始數(shù)據(jù)進行校驗，確保移交數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標簽面標注全宗號、光盤編號等索引信息。以光盤為例，由于光盤是不能用眼睛直接識別內(nèi)容和判別載體質(zhì)量好壞的，它必須借助于相應的設備和軟件才能進行檢查和檢驗，所以光盤中隱藏的質(zhì)量問題往往不易被發(fā)現(xiàn)。目前已發(fā)現(xiàn)的光盤質(zhì)量問題主要有：內(nèi)容讀不出、已刻錄的數(shù)據(jù)不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數(shù)據(jù)攜帶計算機病毒等。導致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質(zhì)量不好、光盤刻錄設備與閱讀設備不兼容、刻錄機磨損嚴重、刻錄時所用的計算機帶病毒、刻錄時沒有按規(guī)定操作、缺少數(shù)據(jù)校驗等。要確保移交光盤的質(zhì)量，必須根據(jù)光盤刻錄的原理，從數(shù)據(jù)刻錄的各個環(huán)節(jié)上把好關：一是要把住載體和硬件關，購置質(zhì)量好的光盤，要注意刻錄機與光驅(qū)的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機和閱讀光驅(qū)，刻錄機磨損要及時更換。二要配備能夠校驗刻錄數(shù)據(jù)的軟件，并對刻錄數(shù)據(jù)做強制性校驗。三是確保刻錄用的計算機安全，不能感染計算機病毒。四是對刻錄完成的光盤移交入庫時必須再次進行質(zhì)檢，查驗數(shù)據(jù)是否可讀、完整、準確和安全。驗收單位可以具體進行以下兩方面的檢查：1.光盤內(nèi)容檢查。檔案數(shù)字化加工軟件一般帶有自動校驗數(shù)據(jù)是否正確的功能，對每張光盤的內(nèi)容進行檢查，是否具有損壞的數(shù)據(jù)。2.抽樣檢查。對每張光盤的數(shù)字化檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進行抽樣檢查。能夠用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應的準確性，抽檢合格率也應為100%。（四）驗收結論每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達到要求的，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后須填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表》，經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，須經(jīng)相關方審核、簽字后方有效。二、檔案裝訂與歸還入庫（一）檔案裝訂還原檔案數(shù)字化工作完成后，對拆除過裝訂物的檔案要進行重新裝訂，恢復檔案原貌。重新裝訂過程中一是要耐心、細致，謹防缺頁以及頁序顛倒等現(xiàn)象的發(fā)生，并對檔案原件的完整性做一次檢查，做到準確、無遺漏；二是在重新裝訂過程中要注重檔案安全，實施對檔案的保護，盡量減少因第二次裝訂對檔案的破壞。具體操作中在可能的情況下，盡可能利用檔案上原有的針孔進行重裝。三是對嚴重破損的卷皮、卷盒要重新更換，對由于檔案自身的老化或者操作原因而產(chǎn)生的破損，應該給予及時修補，并在修補時注意對其原貌的保護。確有需要的單位，裝訂人員可將裝訂好的檔案，貼上專用封條并加蓋數(shù)字化專用章。（二）檔案的清點交還檔案數(shù)字化加工完畢，要對紙質(zhì)檔案進行清點，并重新裝訂還原成卷或件。清點無誤后交還給檔案管理部門，按照檔案入庫要求履行檔案入庫手續(xù)確保檔案的完整性。在工作中由于不細心可能會出現(xiàn)檔案丟失以及裝訂錯誤等情況的發(fā)生，應該及時發(fā)現(xiàn)，并采取補救措施。在移交過程中，檔案保管機構和數(shù)字化加工承包單位雙方都應當核對檔案數(shù)量、質(zhì)量，確定其是否與交接時雙方確認的情況相同，在確認無誤的情況下，履行有關交接手續(xù)，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單》。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應該對檔案進行必要的處理。如對檔案進行消毒、殺蟲，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對庫房中其他檔案造成感染和破壞。三、數(shù)字化成果移交驗收合格的數(shù)字化成果應按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時移交。移交的數(shù)字化成果，應包含三方面內(nèi)容，即：目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)和OCR識別形成的文件，以及數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文檔等。數(shù)據(jù)移交方式有在線移交和離線移交。離線移交一般采取光盤刻錄移交或硬盤拷貝移交。采用光盤移交方式的數(shù)字化加工部門，可采用一次寫入型DVD光盤、一式兩套（數(shù)字化外包合同另有約定的按其約定），向檔案所屬單位移交數(shù)字化成果。在移交載體上須標明數(shù)字化檔案的起止編號。移交的電子數(shù)據(jù)必須要保證數(shù)據(jù)的可讀性、準確性及完整性，移交后的數(shù)據(jù)應按要求導入到指定的數(shù)據(jù)服務器中。一般數(shù)據(jù)移交會采用分批次移交方式，這樣移交的數(shù)據(jù)量相對較小，對數(shù)據(jù)的檢查工作也會加快，不易出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂、移交工作忙亂的現(xiàn)象。檔案保管機構要對業(yè)務承包單位移交的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收檢查，檢驗合格后方能接受紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，并辦理交接手續(xù)，由雙方簽章確認，其中一份由檔案保管機構留存，一份由業(yè)務承擔單位保存。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單批次全宗號內(nèi)容描述移交數(shù)字圖像數(shù)量（頁）移交條目數(shù)（條）數(shù)字化工作文檔（件、冊）載體起止順序號移交載體類型、規(guī)格檢驗內(nèi)容單位名稱移交單位：接收單位：準確性檢驗完整性檢驗可用性檢驗安全性檢驗載體外觀檢驗填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日四、數(shù)字化成果管理（一）數(shù)據(jù)管理數(shù)字化加工完成后的各項成果要集中起來統(tǒng)一管理，主要分為電子數(shù)據(jù)管理和加工文檔管理，其中以電子數(shù)據(jù)管理為主。數(shù)字化加工最終要得到的是通過驗收的電子數(shù)據(jù)。為確保數(shù)據(jù)安全，承建方事先應對每一批通過驗收的數(shù)據(jù)進行備份，待所有數(shù)據(jù)全部通過驗收并移交給業(yè)主方后，再根據(jù)業(yè)主要求進行數(shù)據(jù)存檔或存儲設備的管理。數(shù)據(jù)的安全保密管理主要有安全加密、權限控制、日志管理等。1.安全加密安全加密主要分為兩種：數(shù)據(jù)加密及服務器加密。數(shù)據(jù)加密是對數(shù)據(jù)庫或圖像文件進行加密；服務器加密主要是指對存儲數(shù)據(jù)的服務器進行加密，調(diào)閱者必須通過密碼驗證才能訪問，另外調(diào)閱軟件也可以設置登錄密碼，或配合相應的密鑰實現(xiàn)調(diào)閱功能。2.權限控制對每一位用戶進行身份識別，嚴格管理電子數(shù)據(jù)的用戶及其權限，監(jiān)控非授權用戶的登錄與操作行為，確保只有授權用戶才能對數(shù)據(jù)執(zhí)行讀取、刪除、修改等操作，這樣可以明確管理和利用的職責和要求，規(guī)范操作行為，確保數(shù)據(jù)安全。3.日志管理系統(tǒng)自動記錄每一位訪問者的具體信息，比如訪問時間、IP、用戶名、訪問內(nèi)容等，并形成日志。這樣有利于審計每一位訪問者的操作行為，萬一出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密也可以準確定位到人，確保信息的安全可控、可追溯。（二）數(shù)據(jù)備份經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行數(shù)據(jù)備份，將數(shù)字化成果轉(zhuǎn)存到磁盤、光盤或磁帶等載體上，這樣可以保證多套備份的異地安全保存，防止硬件損壞及人為操作失誤等造成數(shù)據(jù)損毀等不必要的損失。為保證數(shù)據(jù)安全，一般采取硬盤、光盤等載體進行數(shù)據(jù)備份，根據(jù)需要還可以進行磁帶及膠片打印備份等。備份完畢后，應對存儲設備妥善處理，以防檔案信息外泄。1.硬盤備份硬盤是數(shù)據(jù)的主要存儲工具，硬盤的使用頻率很高，時間久了很可能出現(xiàn)機械故障，比如數(shù)據(jù)丟失、亂碼等情況。所以在以硬盤為備份載體的前提下，一定要進行重要數(shù)據(jù)的雙備份，而且備份數(shù)據(jù)必須存在不同計算機的不同硬盤中，兩塊硬盤的生產(chǎn)日期不要隔得太近，防止同批次產(chǎn)品出現(xiàn)相同瑕疵，最好能采取不同廠家生產(chǎn)的相同容量的硬盤進行存儲。平時對備份的數(shù)據(jù)要多留意，發(fā)現(xiàn)異常要及時重新備份，發(fā)現(xiàn)硬盤損壞要及時更換硬盤，換下的硬盤應進行回收封存，不宜用作其他數(shù)據(jù)拷貝和使用，做到萬無一失，確保備份數(shù)據(jù)的安全完整。2.光盤備份在以硬盤為主存儲介質(zhì)的情況下，還可以對硬盤數(shù)據(jù)進行光盤備份，備份光盤可采取檔案級的一次性寫入型光盤或藍光光盤，備份多套，重要的數(shù)據(jù)光盤實施異地保存?？啼浨耙獙Υ啼浀碾娮訑?shù)據(jù)進行檢查，并將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成ISO映像文件后再刻錄，刻錄完成后要對刻錄的光盤進行數(shù)據(jù)驗證，確保刻錄的內(nèi)容正確無缺損。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果主要由數(shù)字圖像所組成，與電子檔案相比，數(shù)字圖像的文件格式相對統(tǒng)一，結構簡單，背景信息和元數(shù)據(jù)也較少，因此，受計算機系統(tǒng)環(huán)境制約因素也較小，比較適宜脫機保存。脫機保存的載體有多種，發(fā)展迅速，產(chǎn)品成熟，應用普及，成本急劇下降，對于數(shù)字圖像存儲而言也是一種選擇。3.膠片打印備份在以硬盤為主存儲介質(zhì)的情況下，對硬盤數(shù)據(jù)進行膠片打印備份，膠片的存儲年限為500年，相對較長，所以有條件的還可以考慮對電子數(shù)據(jù)進行膠片打印備份。膠片打印后要有特定的保存環(huán)境，保持恒溫、恒濕、無塵、無靜電，確保膠片不粘連，膠體不出現(xiàn)化膠等老化現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)有老化的膠片要及時撤除，并將附近的膠片也一并重新打印。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成的數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等等，這些是整個數(shù)字化的核心成果，對這些成果的維護尤為重要。（三）軟硬件系統(tǒng)維護對于存儲著數(shù)字化電子數(shù)據(jù)的主機存儲等硬件設備，我們一定要采取各種措施保證其正常運轉(zhuǎn)。通常采取的措施有：服務器要配備后備電源，防止因斷電造成的冷關機導致數(shù)據(jù)丟失；服務器要安置在恒溫恒濕、通風良好的無塵環(huán)境中，平時盡量減少硬件的搬運及振動；確保不在開機狀態(tài)下移動設備，硬盤數(shù)據(jù)要進行雙機熱備；對接入網(wǎng)絡的服務器要安裝企業(yè)級防火墻及專業(yè)殺毒軟件，防止黑客及間諜軟件的攻擊；防病毒軟件的病毒庫應處于最新狀態(tài)。服務器的外殼上要安裝電子鎖或指紋識別鎖，確保只有特定的人才能打開外蓋操作服務器；服務器存放環(huán)境要做好防火防潮工作，實時監(jiān)控、防范各種安全隱患。系統(tǒng)軟硬件管理還應參照國家有關計算機信息系統(tǒng)保密管理和信息安全等級保護管理的相關規(guī)定執(zhí)行。（四）加工文檔管理數(shù)字化加工過程中生成的表單如：工作流程單、移交確認單、現(xiàn)場每日記錄單、工作周報等，在數(shù)字化工作完成后要統(tǒng)一回收，按照檔號、日期、批次等標準整理成冊，以便日后查閱。采取外包方式實施時，還應收集項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等文檔。數(shù)字化文檔的管理同樣重要，這些原始的文檔為以后的查詢提供了最直接的信息，文檔管理主要分為收集、歸類、存檔等。1.收集作為管理人員，對數(shù)字化加工過程中產(chǎn)生的所有文檔都有義務進行收集，特別是加工涉密檔案時更應該做好這項工作。文檔的遺漏不僅不能保持數(shù)字化工作的完整性，更有可能造成泄密。2.歸類因收集的文檔會出現(xiàn)很多類，比如數(shù)字化加工的流程單、數(shù)據(jù)移交簽收單、數(shù)據(jù)驗收單等，這就要求收集人員對收集的文檔進行分類保存，比如按時間先后順序存放等。涉密文檔要單獨放置，區(qū)別管理，確保無關人員無法接觸到核心文檔，防止泄密。3.存檔歸類后要按規(guī)范要求將文檔整理、裝訂成冊，封皮上要注明本冊文檔的簡介內(nèi)容，方便日后的查找。裝訂好后的文檔要按類排放整齊，建議同意放置到加工全宗的全宗卷后。第七章檔案安全控制在整個檔案整理和數(shù)字化加工方案的設計和實施中，我們都將保證檔案的安全、完整和保密放在首位。在整個項目中，我們非常重視資料的安全。我們將通過在掃描現(xiàn)場安裝監(jiān)控設備、使用資料暫存管理等手段，保證檔案原件不丟失、不損毀、不混亂、不混淆；保證電子檔案（索引和影像）數(shù)據(jù)不外流、不遺失、不失真、不失效，保證檔案的內(nèi)容和雙方工作等信息不外傳、不泄露。首先，在資料的交接和運輸環(huán)節(jié)我們將使用專業(yè)的運輸車輛來運送檔案材料，并委派專人押車，保證在檔案交接過程中檔案資料的安全。其次，為確保實體資料在整個數(shù)字化生產(chǎn)過程中的安全，我們還開發(fā)了專門的“檔案跟蹤子系統(tǒng)”，并設置了專職“資料暫存”管理員，用以對實體檔案進行實時、全過程的跟蹤和管理。并且還建立嚴格的現(xiàn)場實體資料管理制度和操作規(guī)范來保護原始材料的安全，保證紙質(zhì)資料在掃描加工過程中不會丟失和損壞，以確保原始材料100%不缺失。此外，為了確保所有提交給客戶的數(shù)字化加工數(shù)據(jù)是絕對可靠的，我們將針對每一批完成的檔案材料數(shù)據(jù)，均依據(jù)10%的比率進行實體抽檢。如果沒有通過抽檢，我們將會對整批檔案材料再次進行檔案全檢，處理相應問題后再次提交實體抽檢，直到通過抽檢后，該批檔案數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)才可提交給客戶。最后，我們還承諾將嚴格遵守安全保密條款，保證不私自攜帶、泄露、偷竊、保存客戶的檔案信息，不對任何人泄露房地產(chǎn)登記檔案內(nèi)容；保證檔案在我方流轉(zhuǎn)過程中的安全，確保檔案資料完好無損，否則愿意承擔相關法律責任。第一節(jié)加工場地安全控制本項目將在我司文檔數(shù)字化處理中心（XX市）場地內(nèi)進行，我們會XX市文檔數(shù)字化加工中心對XX市民政局的檔案資料集中、統(tǒng)一的整理和數(shù)字化加工處理。我司早在建設我司文檔數(shù)字化處理中心（XX市）時，嚴格按照根據(jù)檔案整理和數(shù)字化加工的需要和相關安全要求，對加工中心場地進行了專門的設計、建設和裝修，并配備相應的專業(yè)設備，使其達到檔案整理加工的要求。一、場地布局設計首先，我們結合ISO9001—2000的管理要求，按照紙質(zhì)最短流轉(zhuǎn)原則、工作區(qū)域劃分等原則來對場地布局進行設計。其次，我們采用了多區(qū)域控制方法。劃分了作業(yè)區(qū)域和非作業(yè)區(qū)域，單獨隔離出一塊地方作為員工的茶水間和吸煙區(qū)，并禁止在作業(yè)區(qū)域內(nèi)吸煙或?qū)⑺瓗搿？傮w上，我們的檔案數(shù)字化加工場地的布局設計大致如下：二、場地建設標準同時，我們會嚴格按照檔案數(shù)字化加工的安全要求對加工場地進行裝修和建設，使場地條件達到可以進行資料數(shù)字化加工的要求。加工場地以計算機及掃描儀等設備為主，因此對掃描加工場地的建設嚴格參照《計算機場地安全要求》中的基本要求，嚴格按規(guī)章制度執(zhí)行防火、防水、防靜電等安全措施。具體我們加工場地的相關條件能夠達到如下要求或標準：（一）基本條件1.良好的通風條件、采光；2.配有標準強弱電；3.配有防火系統(tǒng)，包括：消防栓、滅火器等；4.配有防水系統(tǒng)；5.配有通風設備，保證工作場地內(nèi)始終保持干燥，可防止紙質(zhì)資料發(fā)霉；6.有防靜電設計保證生產(chǎn)環(huán)境對于硬件設備的損耗達到最小。（二）溫度要求1.溫度20－25℃；2.相對溫度：40％－60％；3.機房最大溫度變化率：10℃/小時。（三）網(wǎng)絡要求1.具備完整的網(wǎng)絡布線，保證數(shù)字化加工設備的接入；2.場地的網(wǎng)絡布線滿足100M以太網(wǎng)標準，保證數(shù)據(jù)交換的穩(wěn)定性。（四）安全要求1.全部區(qū)域無盲點攝像頭24小時監(jiān)控；2.設有24小時門衛(wèi)保；3.整個場地對外有兩個出入口，一個出入口供人員出入使用，另一個專門提供進出檔案材料使用，人、物分離。三、場地安全保障我們采取了禁止無關人員進入加工場地，外來檢修人員及公務人員進入掃描加工場地要嚴格執(zhí)行身份登記制度，并始終有加工中心管理人員陪同；進出加工場地的任何物品都應進行檢查和登記，禁止攜帶與整理操作無關的物品進、出加工場地；以及在加工場地內(nèi)建立獨立的網(wǎng)絡系統(tǒng)等安保措施，來確保整個加工場地的安全，杜絕檔案資料在場地內(nèi)外泄的可能性。具體我們對加工場地的安全保障措施有：（一）安檢系統(tǒng)管理安裝了專業(yè)的門禁和安檢系統(tǒng)，并指派專人每天對進入樓層辦公區(qū)域工作人員進行安檢，內(nèi)部工作人員必須佩戴工作進入工作區(qū)域，無工作證須由內(nèi)部人員陪同并佩戴臨時工作證方可進入。（二）視頻安全監(jiān)控視頻控制通過使用內(nèi)部現(xiàn)有專業(yè)攝像監(jiān)控軟件和硬件對場地內(nèi)所有重要位置做到實時監(jiān)控，包括：進出口、作業(yè)區(qū)、臨時庫房等關鍵重要地點，以及有紙區(qū)的每個角落都有安裝監(jiān)控設備。確保無盲點24小時的攝像頭監(jiān)控，保證檔案材料和數(shù)據(jù)在場地內(nèi)的安全。（三）網(wǎng)絡安全控制加工場地內(nèi)只搭建內(nèi)部局域網(wǎng)，物理隔離Internet網(wǎng)絡，僅提供檔案數(shù)字化工作所需要的內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境。如需要與外網(wǎng)通信，如：收發(fā)郵件等，將安排在其他有互聯(lián)網(wǎng)的、專門的辦公區(qū)域。（四）工作電話配置為了加快辦公效率和聯(lián)系速度，工作環(huán)境配置3了部電話，分別放置在經(jīng)理辦公室、數(shù)字化加工作業(yè)區(qū)、門衛(wèi)安檢處，以起到管理層與作業(yè)區(qū)和安檢處的及時聯(lián)系。四、日常安全管理（一）進入工作加工場地由項目經(jīng)理接待進行管理；（二）我公司管理人員和生產(chǎn)操作人員進出工作場地，必須攜帶掛牌并出示工作證件；（三）其他辦事人員進入工作場地，必須填寫會客單，并由項目經(jīng)理簽字確認后帶入工作場地；（四）有客戶需要參觀、監(jiān)督、檢查工作時，負責接待的人員應提前做好準備，統(tǒng)計進入工作場地的人員數(shù)量并填寫統(tǒng)一的入場證明；（五）項目管理人員和生產(chǎn)操作人員不得在工作場地安排與生產(chǎn)管理無關的會客；（六）操作人員和外部人員嚴禁攜帶紙質(zhì)檔案材料出入工作場地；（七）嚴禁攜帶具備存儲或拍攝功能的電子設備（包括：光盤、U盤、相機、手機等）出入工作場地；（八）工作場地內(nèi)嚴禁吸煙、喝水、進食等可能對檔案材料造成損毀的行為，所有人員統(tǒng)一在休息區(qū)域內(nèi)飲水；（九）工作區(qū)域不可以放液體物品（膠水除外），確保檔案材料在加工中心的安全性；（十）每天開工前進行現(xiàn)場清潔，確?，F(xiàn)場干凈整潔，認真執(zhí)行5S管理。第二節(jié)檔案資料安全控制通過對XX市民政局在本項目中對婚姻檔案紙質(zhì)檔案資料相關安全等要求進行深入的分析，我公司認為：為保證檔案材料的安全性和保密性，必須在項目實施過程中，通過建立一套完整的紙質(zhì)檔案管理工作流程，確保檔案材料100％不會遺失和泄露。一、交接運輸安全為了確保檔案資料在交接和運輸過程中的安全，我們將派專人進行檔案交接的工作。在交接過程中，檔案資料經(jīng)核對后將裝箱密封，并運輸至加工現(xiàn)場。在整個過程中，將有專人看管檔案資料，杜絕在檔案交接和運輸過程中出現(xiàn)檔案內(nèi)容外泄、丟失或損壞的可能性。（一）尋求合理交接方式檔案交接分為出庫交接和入庫交接二個環(huán)節(jié)，入庫交接還包含XX市民政局對檔案整理和還原質(zhì)量進行驗收的過程。檔案交接方法是否合理，直接影響檔案安全與完整，也影響著工作效率。（二）設置獨立的交接組我們在項目小組下，專設交接組。交接組獨立于生產(chǎn)組，以保證有足夠的權力，對檔案的完整與安全負責。（三）檔案資料交接方案1.我司在項目服務團隊內(nèi)，設立專門的檔案暫存交接組，與XX市婚姻檔案庫房管理人員對口聯(lián)系，負責XX市婚姻檔案材料的交接工作。2.對在XX市民政局的業(yè)務處理過程中，可能出現(xiàn)“在加工”檔案被借調(diào)使用的情況。與之對應，工作流程中分為三個子流程，即檔案材料領出流程、檔案材料歸還流程和臨時調(diào)用流程。3.在進行檔案交接時，交接組需向庫管員提供領取交接單、提供歸還單，經(jīng)雙方核對無誤，簽字確認后，交接成功完成。4.我司工作人員到XX市民政局中心交接的過程和要求：（1）交接組到XX市民政局借檔案材料，借檔案材料時先清點數(shù)目，再將檔案材料按照一定的數(shù)量裝入流轉(zhuǎn)箱中，流轉(zhuǎn)箱密封，卡車密封，所有交接人員均簽署保密協(xié)議并接受嚴格培訓；（2）檔案材料安全到達數(shù)字化加工中心，再由交接人員對檔案材料進行交接，將檔案材料的數(shù)量完整無誤地輸入到電腦中，系統(tǒng)中就會有此批次檔案材料的數(shù)量。交接過程中還會生成工作單和卷標，工作單上有整箱檔案材料的數(shù)量，以便后面每個環(huán)節(jié)都能清楚明了地知道流轉(zhuǎn)箱中檔案材料的數(shù)量；（3）交接結束以后，再將檔案材料轉(zhuǎn)給暫存，暫存區(qū)域嚴格執(zhí)行消防標準，通過多次地區(qū)消防救援部門檢查合格。二、暫存管理機制檔案材料進入生產(chǎn)場地后，將由交接人員組箱并存放于暫存庫房。所有人員需要使用（或處理）檔案時，都必須從先要暫存庫房中借出來（配有專職的暫存庫房管理員進行管理），并在使用（處理）完成后歸還到檔案暫存庫房中。操作人員在借出檔案時，暫存庫房管理員將通過檔案材料暫存軟件模塊記錄使用人、使用時間等信息，而在全部處理完成后在將檔案放入待歸還倉庫并統(tǒng)一歸還?？傊?，在整個檔案處理過程中的每一步都有責任人可以跟蹤，確保檔案材料在進出XX市民政局庫房之間是絕對安全和可靠的。（一）設置檔案暫存崗位檔案材料在交接后進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)也要有序管理起來，我們將每個步驟細分成：待整理、待高速掃描、待歸檔，所有需要用到原始檔案材料的崗位必須通過檔案材料暫存人員進行借用登記，這樣不僅將檔案材料的流轉(zhuǎn)管理的非常嚴密，同時如果XX市民政局要查詢?nèi)魏我痪碓谏a(chǎn)中的檔案材料會變得非常便捷。（二）檔案加工流轉(zhuǎn)過程要進行檔案數(shù)字化處理，首先需要對檔案進行交接，之后再將檔案放入到暫存庫房中進行管理，然后各檔案加工處理節(jié)點人員再分別從暫存庫房中將檔案資料借出，并在處理完成后歸還到暫存庫房中。在我司的檔案數(shù)字化加工處理過程中，整個紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)過程大致如下：（三）檔案流轉(zhuǎn)安全保護為了保證檔案材料的安全性，方便檔案運輸和處理操作，我們將交接后的檔案材料按箱進行存放，并根據(jù)卷大小定制了具有特定防火、防水功能的檔案材料流轉(zhuǎn)箱，并將每卷檔案材料用硬塑料袋進行存放，將所有的設計都融入了“一切以客戶檔案材料安全為出發(fā)點”的指導思想。三、檔案安全管理為保證檔案材料100％不會遺失和泄露，除了建立檔案材料交接工作流程和暫存管理制度外，還應在整個數(shù)字化加工過程中通過以下手段，加強對檔案材料的有效管理，以確保保護檔案材料安全目標的實現(xiàn)。（一）所有檔案材料進入項目實施場地后，應連同流裝箱一起裝入可完全封閉的防水物流袋內(nèi)，保證檔案材料的完整性和安全性；（二）交接組應按規(guī)定數(shù)量，將檔案材料裝入可完全封閉的防水物流箱內(nèi)，并根據(jù)檔案材料交接生成的卷封面，隨檔案材料實體及物流箱一同流轉(zhuǎn)；（三）檔案材料在項目實施場地內(nèi)，由專人負責檔案在各工序之間的流轉(zhuǎn)工作，每次檔案的使用均需要通過檔案材料交接的借用方能實行；（四）每位會接觸到檔案材料的員工或員工以上級別的都必須要通過相應的手續(xù)才可借閱檔案材料（到暫存?zhèn)}庫通過自己的工號借閱）；（五）每位借閱到檔案材料的人都必須要當場清點數(shù)目。數(shù)目完全吻合的情況下才能將檔案材料帶離開檔案材料暫存?zhèn)}庫；（六）每次歸還檔案材料前要清點好數(shù)目以后再歸還，暫存工作人員在借閱檔案材料的人員歸還檔案材料后，也要對檔案材料進行清點數(shù)目；（七）在項目實施區(qū)域內(nèi)，所有檔案材料分區(qū)存放，防止混淆；（八）提交檔案材料前暫存人員再對流轉(zhuǎn)箱中檔案材料進行清點，數(shù)目清點吻合后，此批次檔案材料再安全地運送回XX市民政局中心檔案庫房。四、加工作業(yè)安全為確保紙質(zhì)資料的安全，我們要求檔案加工作業(yè)人員在對紙質(zhì)檔案進行加工（包括：整理、掃描、裝訂等）時，要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落或銷毀用戶文件資料，并不允許將客戶文件資料帶離現(xiàn)場，做到原始檔案資料100%不缺失、不損毀。具體措施包括：（一）首先所有加工數(shù)據(jù)工作人員必須戴上棉質(zhì)手套，禁止用手直接接觸原始紙質(zhì)文件，防止資料發(fā)霉或被損壞；（二）整理和掃描時要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落或銷毀用戶文件資料；（三）根據(jù)對其他紙質(zhì)資料的加工服務，對污損、殘缺、油印等資料掃描時，使用平板掃描儀，為了達到最佳掃描效果，我們對部分紙質(zhì)文件使用平板掃描儀進行掃描；（四）遇到因為掃描儀故障導致的紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復原；（五）如果發(fā)現(xiàn)破損嚴重的文件，工作人員將立即報知XX市民政局相關人員，并根據(jù)XX市民政局人員相關要求及時進行處理。第三節(jié)檔案信息安全控制我公司將會對XX市婚姻檔案內(nèi)容和檔案數(shù)據(jù)進行全面的保密防護，保證數(shù)據(jù)不會因為檔案數(shù)字化加工而泄密，并以此書面形式提供保密承諾。一、終端設備管理為了確保檔案數(shù)據(jù)安全，我們對員工所使用的終端設備（PC機）進行了嚴格的管理和安全控制，并會對所有進入加工現(xiàn)場的計算機設備做相應的處理。確保員工無法通過所使用的終端設備獲取、泄露或破壞客戶的檔案資料內(nèi)容和電子檔案數(shù)據(jù)。具體措施包括：（一）設備登記管理1.采用終端登記管理機制，對員工使用的電腦全部進行信息的信息登記，包括：主機mac地址、ip地址、使用者等；2.只有登記過的合法電腦終端設備才可以接入到加工場地局域網(wǎng)絡。（二）數(shù)據(jù)接口限制1.對所有員工使用的電腦禁止安裝光驅(qū)；2.生產(chǎn)應用的計算機不允許存在對外數(shù)據(jù)連接方式，均不配置“撥號上網(wǎng)設備”、“可寫光驅(qū)、軟盤驅(qū)動器”等存儲設備；3.封閉所有應用與生產(chǎn)環(huán)境計算機的USB口，限制移動外設的接入；4.只有特定的人員，特定的電腦才可以進行光盤刻錄，移動設備接入的操作。（三）使用權限限制操作員使用的操作電腦，我們都進行了權限控制，員工只能使用檔案數(shù)字化加工相關的程序，防止員工盜取數(shù)據(jù)。同時，我們通過在生產(chǎn)軟件中設置相關的“禁止保存、復制、打印”等限制措施，使得生產(chǎn)人員或外來人員無法通過生產(chǎn)計算機“非法”獲得電子數(shù)據(jù)。（四）使用過程監(jiān)控我們會使用終端管理控制系統(tǒng)，對員工的電腦操作進行全面、有力的監(jiān)控，各終端的相應操作都會在系統(tǒng)中形成記錄。確保當局域網(wǎng)中出現(xiàn)異常操作或安全威脅時，可以通過終端管理系統(tǒng)快速定位到對應的計算機，從而找到并解決問題同時，在我們的工作平臺上還會實時對操作人員的（檔案數(shù)字化加工）系統(tǒng)操作進行監(jiān)控，詳細記錄各操作人員的操作日志并統(tǒng)一保存，進一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全。二、存儲設備管理我們會在加工現(xiàn)場配備專用的數(shù)據(jù)存儲服務器，所有服務器和存儲設備都不會與其他部門共用。并且，數(shù)據(jù)存儲服務器上的硬盤以及所有加工場地內(nèi)其他計算機上的硬盤都不得帶離加工現(xiàn)場。同時，對生產(chǎn)現(xiàn)場配置的光盤刻錄設備實行專人保管，專人使用的措施，嚴禁外借、私自刻錄的現(xiàn)象發(fā)生。并且嚴格控制現(xiàn)場光盤的數(shù)量，每天清點；即使“刻壞”的光盤也要當時收繳上來，予以銷毀。此外，我們嚴禁非數(shù)據(jù)管理人員（普通員工或其他人員）攜帶任何帶存儲功能的電子設備（移動硬盤、U盤、光盤、手機等）進入生產(chǎn)現(xiàn)場。三、網(wǎng)絡安全保障（一）禁止外網(wǎng)訪問數(shù)字化加工場地中的網(wǎng)絡與Internet網(wǎng)物理隔離，加工中心局域網(wǎng)絡無法與外部網(wǎng)絡直接連接。加工場地內(nèi)所有計算機和服務器設備都禁止接入互聯(lián)網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)安全性，防止病毒侵害。（二）病毒防護方案病毒、木馬是廣為人知的網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)安全威脅之一，是目前影響軟件和網(wǎng)絡正常運行的不可忽視的因素。當網(wǎng)絡上的一臺計算機被感染時，網(wǎng)絡上的其他計算機就非常有可能感染到這種病毒，這就影響到了數(shù)據(jù)安全。我們采用主流殺毒軟件并采用單控制臺提供單一解決方案，降低了安全管理的復雜性。它提供全面的威脅防護、集中的管理和可擴展的網(wǎng)絡訪問控制。這種集成的方法通過前瞻性地攔截已知和未知的攻擊以及控制不符合安全要求的終端，使之能夠保護數(shù)據(jù)和確保業(yè)務連續(xù)性。通過在易用的控制臺中進行集中的部署、配置和策略設置，以及對整個企業(yè)的安全狀況進行嚴格監(jiān)控，這種統(tǒng)一的管理平臺能夠使您的運營更加有效和高效。作為行業(yè)首款真正集成的安全解決方案，它可以幫助企業(yè)節(jié)省大量的許可支出并且為整個企業(yè)提供單點支持。因此，為保證整個檔案加工系統(tǒng)的安全穩(wěn)定以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全地運行，我們會在檔案加工中心內(nèi)全面部署和安裝防病毒軟件。具體包括：1.每臺計算機上均必須裝有殺毒軟件，且保證病毒數(shù)據(jù)庫是最新的，系統(tǒng)管理人員負責定期殺毒及重點查毒；2.任何外來的移動存儲介質(zhì)在數(shù)字化加工中心的計算機上使用前，都必須由網(wǎng)絡管理人員進行查毒，檢查安全后方可使用。四、數(shù)據(jù)安全保障任何保證檔案加工所得影像數(shù)據(jù)的安全，是整個檔案數(shù)字化加工項目中的一個關鍵因素，而我司在這個方面有多年的技術研究，目前已經(jīng)很好地解決了這個問題。（一）數(shù)據(jù)加密保護首先，我們會對掃描加工所得到的檔案資料影像和索引數(shù)據(jù)進行加密處理，以密文的方式保存。這樣，即使有人“非法”得到檔案數(shù)據(jù)，也無法打開和閱讀，進而保證了電子檔案內(nèi)容的安全。同時，在整個檔案加工系統(tǒng)中對于資料影像文件在網(wǎng)絡傳輸過程中都進行了SSL的加密處理，防止資料影像數(shù)據(jù)被竊取或被篡改，確保檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容安全。（二）數(shù)據(jù)安全存儲在電子檔案數(shù)據(jù)的存儲方面，我們通過建立統(tǒng)一的檔案加工系統(tǒng)平臺，集中來存儲和管理所有加工所得到的影像，并提供統(tǒng)一、標準的接口來實現(xiàn)影像的寫入和調(diào)閱。系統(tǒng)將效率和安全融為一體來考慮，讓檔案資料影像只有通過系統(tǒng)并有一定權限才能打開，在確保檔案數(shù)據(jù)安全的同時，還保證了檔案加工操作的高效性?？偟膩碚f我司檔案加工系統(tǒng)的影像存儲的安全性和高效性主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.對生產(chǎn)的影像等進行統(tǒng)一規(guī)范的壓縮和打包處理，使得影像所占用的存儲空間更小、存儲的效率也更高；2.影像文件在操作系統(tǒng)目錄、文件權限的基礎上增加檔案影像管理系統(tǒng)的訪問權限；3.管理員可選擇性對具體數(shù)據(jù)進行自動實時備份和維護；4.系統(tǒng)與后臺存儲設備具有很強的整合能力，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全；5.系統(tǒng)支持海量影像數(shù)據(jù)的CAS存儲架構。（三）數(shù)據(jù)及時備份為保證掃描加工過程中數(shù)據(jù)保存的可靠性、安全性與數(shù)據(jù)恢復的高效和方便性，我們將充分利用數(shù)據(jù)庫的備份功能，每天都會在加工現(xiàn)場進行相應的數(shù)據(jù)備份。并多份拷貝、異地存放，以用于系統(tǒng)萬一出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失后進行數(shù)據(jù)的恢復，從而真正做到數(shù)據(jù)萬無一失。數(shù)據(jù)能做到實時的數(shù)據(jù)備份及災難恢復，數(shù)據(jù)的備份與恢復由該維護人員發(fā)出指令，系統(tǒng)自動完成，不需要過多人為干預。數(shù)據(jù)備份人員在備份完成之后需對備份數(shù)據(jù)進行校對檢驗，備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等；備份結束后，如需要把備份介質(zhì)存貯至別的介質(zhì)的，應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽并對備份數(shù)據(jù)也做好相應檢驗工作。1.在線備份數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合XX市婚姻檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務要求，做到與XX市婚姻檔案綜合管理系統(tǒng)的無縫銜接，并將檔案數(shù)據(jù)完整準確地裝載到該系統(tǒng)。數(shù)據(jù)經(jīng)測試運行正常后，配合XX市民政局將電子檔案（影像和索引）數(shù)據(jù)采用磁盤陣列、磁帶庫等載體實行在線存儲備份，保證檔案的利用與安全。2.光盤備份每完成一批數(shù)據(jù)的驗收后，將檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)以光盤的方式移交給XX市民政局進行備份。光盤由我方提供，將采用XX市民政局認可的檔案級名牌光盤。同時，我們還將提供光盤單盤數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，為用戶提供多項查詢、瀏覽圖像、放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印等功能。另外，每片光盤包裝盒內(nèi)及盤片上將附光盤標簽和光盤內(nèi)目錄索引信息、編號、檔案的分類信息以及所對應的硬盤編號，并保證同一份文件不能跨越兩張DVD。3.硬盤備份提供單個容量為2T的正版品牌的移動硬盤，每完成一批數(shù)據(jù)的驗收后，要將檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)以硬盤備份方式移交XX市民政局保存。（四）容災環(huán)境建立為了確保系統(tǒng)的高可用性和數(shù)據(jù)的安全，我們在文檔數(shù)字化加工中心建立了包括服務器和存儲設備全套系統(tǒng)的在線熱備，確保任何在線設備由于硬件損壞對整個系統(tǒng)和數(shù)據(jù)沒有任何影響。1.備用服務器數(shù)字化加工現(xiàn)場務將配置相應的備用服務器，備用服務器的配置與主服務器配置保持一致，數(shù)據(jù)與主服務器保持數(shù)據(jù)同步，一旦發(fā)生不可預知的意外事件導致主服務器不能正常工作，備用服務器可以迅速投入使用而不影響整個項目的進度。2.資料內(nèi)容安全檔案數(shù)據(jù)安全不僅是包括電子檔案數(shù)據(jù)（影像和索引）本身的安全，同時還包括檔案資料內(nèi)容的安全，我們在確保電子檔案數(shù)據(jù)不會被竊取、泄露和破壞的同時，還要保證檔案資料的內(nèi)容不會被泄露。在我司的檔案數(shù)字化加工方案中，我們采取了以下方法和措施，來確保檔案資料內(nèi)容的安全：（1）所有員工都不能將檔案材料帶離工作崗位和加工場地；（2）嚴禁所有人員攜帶任何具備拍照或攝像功能的電子設備（包括：相機、手機等）進入生產(chǎn)現(xiàn)場，防止資料內(nèi)容被翻拍和復制，保護資料內(nèi)容安全；（3）嚴禁所有操作人員在加工場地內(nèi)復印或傳真檔案資料（如XX市民政局需要借閱檔案資料，需由專門的資料借閱管理人員進行相應的資料復印或傳真）；（4）通過對客戶端和應用程序進行嚴格的操作權限控制，確保各生產(chǎn)工序操作人員無法復制、截取（截屏等）或打印檔案資料影像，防止資料內(nèi)容被竊取或泄露；（5）檔案數(shù)字化加工軟件采用了切片和分組等處理技術，每個操作人員只能看到檔案資料影像的一部分，而無法看到完整的資料內(nèi)容。保證呈現(xiàn)給每一個操作員的檔案內(nèi)容都是局部的不完全的，最大程度保證檔案材料的安全性和保密性。第四節(jié)檔案生產(chǎn)安全管理一、最短物流原則我們在數(shù)字化加工生產(chǎn)中執(zhí)行“物流最短”原則，在掃描流程中，只有掃描工序和補掃工序使用檔案原件，而其他工序則對照已掃描的影像進行操作。在空間位置上，我們將使用檔案原件的崗位，置于相鄰的位置，以最大限度地減少物流程行程。二、現(xiàn)場監(jiān)督執(zhí)行1.上述措施由加工現(xiàn)場負責人（項目經(jīng)理）負責監(jiān)督執(zhí)行；2.對于違規(guī)操作者，由現(xiàn)場負責人進行批評教育和經(jīng)濟處罰，違規(guī)操作達三次者，將調(diào)離生產(chǎn)現(xiàn)場，直至開除。三、生產(chǎn)過程管理1.各工種生產(chǎn)操作人員實行掛牌制度，并使用自己的工號和密碼登錄操作程序，嚴禁對外透露個人的工號和密碼，嚴禁使用他人的工號和密碼登錄；同時個人的密碼將定期進行更換。2.各工種生產(chǎn)操作人員離開自己的操作崗位半小時以內(nèi)的情況，必須退出應用程序操作界面；離開操作崗位半小時以上的情況，必須關閉計算機。嚴禁出現(xiàn)程序運行但無人操作的情況。3.生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)現(xiàn)場要清場，并封閉。嚴禁非工作時間進入現(xiàn)場，如有特別需要，需要在生產(chǎn)現(xiàn)場負責人的陪同下方可進入，離場后現(xiàn)場仍然必須封閉。4.為了保證生產(chǎn)的順利進行，生產(chǎn)現(xiàn)場所有的設備均采用“N+1”的備份方式，并對損壞機器及時進行修理（所供設備維修時間均低于1周）。注重設備的日常保養(yǎng)，每天都由專人進行設備維護工作。生產(chǎn)現(xiàn)場配備必要的不間斷電源、防火等設施。每天生產(chǎn)結束后，由專人做“數(shù)據(jù)備份”工作，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。當數(shù)據(jù)提交給用戶后，立即刪除備份信息。5.生產(chǎn)場所設有無盲點24小時攝像頭監(jiān)控。四、項目安全措施為了保障本次XX市婚姻檔案整理與數(shù)字化加工項目順利進行，確保相關資料（實體檔案和電子數(shù)據(jù)）的安全，除了上述相關措施和方法外，我公司在保證檔案資料的安全方面還將做如下相關工作：1.所有到民政局進行檔案交接和搬運的人員，都是我公司內(nèi)部員工；2.所有和實體檔案資料由接觸的人員和崗位，都制定了詳細的工作管理條例和安全操作規(guī)范；3.在文檔數(shù)字化中心配備了多名保安人員，進行全天24小時值班；4.在文檔數(shù)字化中心的各個明顯區(qū)域配備了滅火器和消防設備；5.在文檔數(shù)字化中心的各個和檔案資料相關的區(qū)域都設置了監(jiān)控攝像頭，進行全天24小時監(jiān)控；6.我公司設置了有紙區(qū)、無紙區(qū)、管理區(qū)等區(qū)域，嚴格執(zhí)行有紙區(qū)、無紙區(qū)的進出規(guī)范，嚴格要求員工不能擅自離崗、串崗；7.嚴格要求操作員工不能將手機、照相機等器材帶進加工現(xiàn)場，違反者嚴懲；8.所有外來人員來文檔數(shù)字化中心的，都要進行前臺登記、外來人員手機及照相機等器材要交于前臺進行保管；9.所有操作人員都身穿我司工作服以及佩戴我司胸卡；10.不得在生產(chǎn)區(qū)域內(nèi)現(xiàn)場喝水、吃零食等。（水杯等統(tǒng)一在茶水間）；11.每天開工前進行現(xiàn)場清潔，確?，F(xiàn)場干凈整潔，認真執(zhí)行5S管理；12.在整理區(qū)域，我們放置了裁剪專用垃圾桶，用來放每個批次婚姻檔案中可能不要的檔案，防止垃圾檔案外流；13.操作員使用的操作電腦，我們都進行了權限控制，員工只能使用相關的程序，同時操作電腦的USB口都被封閉掉，防止員工盜取數(shù)據(jù)。第五節(jié)項目保密工作制度我公司管理人員和生產(chǎn)操作人員對XX市民政局的檔案材料和數(shù)據(jù)負有安全保密義務，不得對外泄漏檔案材料數(shù)據(jù)的內(nèi)容，不得因任何原因造成檔案損毀。為加強管理，確保檔案資料和檔案內(nèi)容的安全和保密，在檔案數(shù)字化加工的過程中我們將嚴格遵守國家相關的保密要求，遵守XX市民政局的相關保密制度。為此，我司在和所有員工簽訂了保密協(xié)議的同時，還頒布了《保密制度》，對加工場地和檔案運輸、加工中的安全、保密作了嚴格的規(guī)定，并要求每個員工嚴格遵守。一、項目保密承諾我公司一方面從制度約束角度入手，制定嚴格的員工保密制度，和每一個員工簽訂《員工保密責任書》，另一方面從員工素質(zhì)角度入手，定期對員工進行專項培訓，努力培養(yǎng)員工的自主保密意識，確保從源頭杜絕客戶資料外泄的可能性。另外，我們將提供詳細的本次組成掃描加工服務中心的組織機構表（包括多少管理人員及多少操作人員等）。所有進入加工場地的工作人員實行掛牌制度，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為，杜絕工作人員對檔案內(nèi)容進行查看及討論。本項目加工所得的數(shù)字化產(chǎn)品（資料影像、索引信息等）的所有權歸XX市民政局所有，在未經(jīng)檔案局同意、授權的情況下，不得擅自將產(chǎn)品轉(zhuǎn)讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔一切經(jīng)濟和法律責任。并且，在進行數(shù)據(jù)移交時，工作站上的數(shù)據(jù)必須在XX市民政局工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管記錄。具體在本項目中我們將遵守以下保密承諾：1.遵守《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國公司法》等有關法律法規(guī)中規(guī)定的保密的條款；2.所有工作人員不得偷盜客戶檔案原件，不得以任何形式復制、摘抄、抄錄客戶檔案中記載的任何內(nèi)容，不得以任何形式向外界公布電子檔案或?qū)嵨餀n案中記載的任何內(nèi)容；3.所有工作人員不得以任何形式竊取和向外界發(fā)布公司的商業(yè)機密，包括重要文書、資料等；4.我方在進行檔案掃描錄入工作中指派專人負責檔案的借還工作，并負責采取必要的安全措施并全程監(jiān)控；5.我方工作人員不得以任何形式向外界透露我司的軟件（包括正式版和演示版）及軟件相關的文檔資料等；6.對于機密以上的檔案資料，限于一定范圍的人員接觸。機密級的商業(yè)秘密，經(jīng)過批準的人員才能接觸；7.對所有工作人員進行保密教育，樹立保密意識，定期檢查保密工作；8.當我方結束在貴方的工作時，我方應及時將所有與貴方有關的文件、檔案、工作記錄、流程單交給XX市民政局指定的人員；9.凡違反上述規(guī)定的，故意或者過失泄露檔案信息的，情節(jié)嚴重的將移送司法機關追求其相關的法律責任；不夠刑事處罰的，將酌情給予行政處分。二、員工保密協(xié)議檔案記錄了歷史，檔案是保密資料，包括科技檔案、文書檔案，涉及了國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。除此之外，完成項目后，所有從事檔案數(shù)據(jù)加工的人員保證均對本項目的技術情報和數(shù)據(jù)資料保密承擔責任。具體保密協(xié)議主要內(nèi)容如下：1.嚴禁以各種形式將客戶檔案資料私自帶出、損壞、涂畫、丟失，嚴禁將與客戶相關的資料、電子文件進行復制、刻錄或?qū)⑸鲜鲑Y料帶離加工現(xiàn)場，對于違紀者將視情節(jié)處X?X元的罰款，對于情節(jié)，嚴重者將追究其法律責任；2.與項目無關人員禁止出入項目現(xiàn)場，如需進入需要項目經(jīng)理和用戶溝通，同意方可進入；3.嚴禁攜帶易燃易爆危險物品進入加工現(xiàn)場，員工違反規(guī)定所造成的嚴重后果由其本人承擔全部責任，同時將肇事者送交法律部門處理，數(shù)字化中心負責人將處以X元以上罰款，保留對違紀人員及數(shù)字化中心負責人的處理以至開除的權利；4.嚴禁將加工現(xiàn)場的辦公用品私自攜帶外出，如必須攜帶物品，應先報由數(shù)字化中心經(jīng)理審批同意簽字后方可執(zhí)行，同時在數(shù)字化中心負責人處登記注冊，歸還時到現(xiàn)場管理員處注銷。違紀輕者批評教育，嚴重者罰款X元，同時數(shù)字化中心負責人將被罰款X元人民幣；5.遵守客戶以及數(shù)據(jù)加工中心現(xiàn)場的管理規(guī)章制度，現(xiàn)場加工單位辦理的各種證件要妥善保管，如有遺失要及時報告數(shù)據(jù)加工中心負責人，證件遺失者視情況將被處以X元人民幣的罰款，并必須立即停止原有證件的使用，同時申請補發(fā)新的證件；嚴禁將辦理的任何證件借予無關人員使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情況將給予警告、罰款、開除等處分，并扣發(fā)當月全額獎金。在加工結束或離職時，各種證件要交還部門經(jīng)理；6.復制屬于國家秘密的文件、資料和其他物品，或者摘錄、引用、匯編其屬于國家秘密的內(nèi)容一切國家機關武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務。7.所有檔案加工人員必須遵守有關保密規(guī)定，不得泄露國家秘密。違反本規(guī)定，故意或者過失泄露國家秘密，情節(jié)嚴重的，依照刑法的規(guī)定追究刑事責任；8.本公司的檔案加工人員必須簽訂本公司的保密協(xié)議書。同時嚴格遵守各項條款，并同意在本協(xié)議中簽字。三、項目安全保密制度1.項目安全管理工作由所在項目經(jīng)理全面負責，凡我司服務場所，需設安全管理員X名，負責所在工作場所的安全保密工作。2.嚴禁以任何形式保存、復印、翻拍、打印、惡意涂改或破壞各類檔案資料；嚴禁向他人泄露檔案的內(nèi)容，否則將依照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》追究相關人員責任。3.檔案工作人員上崗前須經(jīng)公司和客戶單位組織的業(yè)務培訓和保密教育；檔案管理人員要定期進行保密教育，樹立保密意識，充分認識到檔案管理工作的重要性。4.辦公場所須安裝安全防護設施，非檔案工作人員一律不得進入庫房，嚴防失密泄密或丟失、損毀事件的發(fā)生。5.防盜、報警、監(jiān)控裝置應處于24小時工作狀態(tài)，任何人未經(jīng)客戶單位負責人批準，嚴禁接觸或關閉相關安全設備。6.檔案庫房的安全設施需符合規(guī)定要求，做到防盜、防水、防火、防潮；嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度。7.項目經(jīng)理每天應進行一次庫房環(huán)境安全情況（水、電、門、窗、鎖等）檢查并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時匯報并采取相應措施。8.生產(chǎn)網(wǎng)絡只與內(nèi)網(wǎng)連接，嚴禁與外網(wǎng)（包括撥號上網(wǎng)）連接；所有的工作人員不經(jīng)客戶單位同意，嚴禁攜帶任何存儲設備（如U盤、MP3.軟盤、空白光盤等）進入加工場地；嚴禁攜帶存儲設備及任何檔案資料離開工作場地。9.對違反以上規(guī)定，造成案件卷宗和檔案失密泄密或者丟失損壞的，公司將提請客戶單位或有關部門直接追究其行政或刑事責任，并處X—X萬元罰款。第六節(jié)安全保密性管理措施我公司有為眾多政府機關、企事業(yè)單位及大型國有企業(yè)提供檔案服務的豐富經(jīng)驗，并在長期的服務過程中形成了一套行之有效的安全風險控制機制，在組織、技術、流程及現(xiàn)場管理等各個方面形成了事先預防、過程管理和應急處理的管控模式，確保檔案實體及檔案信息的安全。一、組織保障措施1.我司將和采購單位簽署《保密協(xié)議》，我公司承擔自身派遣團隊所有成員因違反保密協(xié)議而造成的所有責任；2.我公司參與本項目的所有工作人員需通過采購單位的審核并備案。項目服務合同簽訂后我公司將向采購單位提供《項目工作人員登記表》、工作人員身份證復印件，（每人一式一份）及骨干成員檔案崗位資格證書復印件（部分人員一式一份）。3.我公司參與本項目的所有工作人員將接收采購單位組織的檔案保密安全教育，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，對在檔案整理及數(shù)字化服務過程中涉及的檔案內(nèi)容承擔保密義務，保證采購方檔案文件資料的安全、完整，不攝制、翻印、復制或以任何方式對外透露或公布采購方的檔案內(nèi)容；4.我司在本項目的所有工作人員除遵守采購方的相關保密規(guī)定外，還將與我司簽訂公司內(nèi)部保密協(xié)議。二、技術保障措施1.良好的信息安全保證措施的有效性在很大程度上取決于設施、設備的配置和技術管理。采購單位負責項目實施現(xiàn)場的安全保障措施，如視頻實時監(jiān)控系統(tǒng)等；2.我司負責組建的內(nèi)部網(wǎng)絡，將斷絕和采購方單位內(nèi)部局域網(wǎng)及外網(wǎng)的連接，保證信息安全；3.信息接收工作依靠存儲介質(zhì)傳遞，整個過程由采購單位技術部門負責，項目組協(xié)助信息的導入工作；4.屏蔽USB接口、光驅(qū)等移動存儲介質(zhì)的使用，防止非法下載數(shù)據(jù)及預防外來病毒入侵網(wǎng)絡系統(tǒng)，項目組內(nèi)部的數(shù)據(jù)傳遞依靠局域網(wǎng)完成；5.在系統(tǒng)應用安全層面做到身份認證、訪問控制、授權；在數(shù)據(jù)安全層方面實行數(shù)據(jù)加密；6.對服務器的關鍵操作和運行狀況，實行日志記錄，用以檢測無意或者惡意的非法操作。三、流程控制措施檔案安全控制的關鍵點在于檔案實體本身和檔案信息流轉(zhuǎn)過程中兩個環(huán)節(jié)或系統(tǒng)的交互節(jié)點。因此，檔案安全管理的重點是動態(tài)安全管理，信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩砸揽考夹g手段來解決，檔案流轉(zhuǎn)狀態(tài)下的安全則有賴于工作流程的控制。建立《檔案流轉(zhuǎn)登記表》進行狀態(tài)監(jiān)控，隨時跟蹤每一份處于流程中的檔案所在工序和具體位置。使整個處理過程交接清晰，責任明確，杜絕安全風險。1.現(xiàn)場管理控制（1）項目組所有人員需穿著我公司工作服，發(fā)放專用證件或IC卡，以清晰辨別與項目無關的人員進入。每次進出均需進行登記。（2）撤離項目人員時將回收其專用證件，取消其進入該操作間的門禁權限及系統(tǒng)中的ID。（3）所有的第三方人員包括客戶方出入檔案加工現(xiàn)場均需獲得采購單位授權人員同意，辦理登記手續(xù)，佩戴“訪客”胸牌，并由項目主管帶領進入及全程陪同。（4）我公司工作人員未經(jīng)采購單位的同意，不得將手袋、提包、錢包、磁盤（含U盤、軟盤及硬盤等）、刻錄光盤、手機、MP3.MP4.報刊、紙張及其他隨身物品帶入檔案加工場地，也不得將加工場地內(nèi)的物品擅自帶出場地外。（5）嚴格遵守保密要求，不將檔案帶離工作現(xiàn)場，不以任何形式將檔案加工成品私自拷貝、留存，嚴禁私自提供給任何第三方，確保檔案的安全。（6）加工場地內(nèi)的無關物品、材料必須集中存放、集中處理，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清理出加工場地外。（7）我公司所有工作人員不會以任何方式非法向外人泄露檔案中所涉及的國家機密，否則按國家有關規(guī)定處理，情節(jié)嚴重的要承擔相應的刑事責任，同時公司自愿接受X萬元/案件的賠償。第八章檔案保護技術第一節(jié)安全保管工作設施設備—、檔案室用房安全要求（一）選址、布局和功能設置檔案用房是檔案保管的最基本物質(zhì)條件，它直接影響檔案的保護效果。1.選址檔案用房的選址要重點考慮以下幾個方面的要求：（1）檔案用房應設立在辦公區(qū)域附近，方便檔案的利用。（2）不要靠近水源（如衛(wèi)生間、洗刷間、熱水房）、火源（如廚房），遠離易燃、易爆物品和有害氣體源等。（3）無特別防護，一般不宜設置在地下或頂層。若因條件限制只能設置在地下室，必須采取防潮、防水措施.并設置機械通風或恒溫恒濕設備；設置在頂層時，屋頂應采取保溫隔熱措施.并做好防水處理。（4）平房做檔案室的應高于周圍地勢。2.檔案室布局檔案庫房建筑設計要遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，符合中華人民共和國行業(yè)強制性標準《檔案館建筑設計規(guī)范》的要求。布置各類檔案用房，要按照功能區(qū)分原則，力求達到功能合理，流程便捷。（1）標準布局：檔案庫房、檔案業(yè)務工作室和閱檔室三分開，力求達到安全保密、布局合理、方便實用，實現(xiàn)內(nèi)外相互聯(lián)系與分隔。（2）理想布局：在辦公條件允許的情況下，還可專門設立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數(shù)字化、縮微、安全監(jiān)控以及陳列室等用房。3.庫房功能設置要求（1）檔案庫房要符合檔案防護要求，即防火、防潮、防水、防高溫、防強光、防塵和防污染、防盜、防有害生物（霉、蟲、鼠）、抗震。（2）檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。檔案庫房承重：檔案庫房樓面均布活荷載標準值應不小于5KN/m2，安裝密集架時不應小于12KN/m2。若辦公室改建為檔案庫房的，特別是安裝密集架時，必須加固使樓面均布活荷載達到以上要求。（3）檔案庫房布置：檔案庫房應集中布置，自成一區(qū)。且不宜采用串通或套間布置方式.檔案其他用房之間的通道也不得穿越庫區(qū)。（4）檔案庫房門、門窗：檔案庫房門應具防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大于5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施；當采用高窗時，墻的下部應增設通風口，通風口設金屬網(wǎng)。檔案庫房外門、外窗均應安裝鐵欄桿或防盜網(wǎng)等安全防護措施。（5）檔案庫房地面：檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨，不易生塵，應有防潮措施。（6）檔案庫房墻體：具有隔熱、防潮、防塵、防火功能，檔案庫凈高不應低于2.60m，墻體不小于24mm厚。為不影響辦公樓整體外觀，有大開窗的檔案庫房應在外墻窗洞內(nèi)側筑一道內(nèi)墻以減少窗洞面積。（7）檔案用房建筑設備：檔案庫內(nèi)嚴禁設置明火設施，庫房的電源開關應設于庫房外，并應設有防止漏電的安全保護設置，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式。空調(diào)設施和電熱裝置應單獨設置配電線路，并采用穿金屬管保護；給、排水管道不應穿越庫區(qū)；上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內(nèi)墻上。4.檔案閱覽室及陳列室設置要求（1）閱覽室應鄰近檔案室辦公地點和庫房，環(huán)境安靜。選址應考慮工作人員監(jiān)管和取放檔案方便，紙質(zhì)檔案、縮微膠片、電子檔案閱覽的需求以及復印、打印、拍照等不同方式的利用，為閱覽人員提供舒適的環(huán)境。（2）陳列室是通過檔案內(nèi)容展示、反映單位歷史、文化以及榮譽的場所和窗口，一般應設置在對外服務區(qū)。（二）外圍護結構要求檔案室的外圍護結構應滿足以下條件。如目前不具備這些條件，檔案人員應及時向分管領導反映解決。1.當需要設置采暖設備時，外圍護結