金華市華麗制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司采購與付款內(nèi)部控制制度現(xiàn)狀....................................1

3公司采購與付款內(nèi)部控制制度存在的問題..............................2

3.1采購計(jì)劃和采購量不合理........................................2

3.2采購合同簽訂與管理問題........................................2

3.3采購驗(yàn)收不嚴(yán)謹(jǐn)................................................3

3.4采購付款審批不合理............................................3

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)................................3

4.1采購計(jì)劃和采購量不合理優(yōu)化設(shè)計(jì)................................3

4.1.1采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)..........................................3

4.1.2實(shí)行安全庫存與最低庫存考核制度............................4

4.2采購合同簽訂和管理優(yōu)化設(shè)計(jì)....................................4

4.2.1優(yōu)化合同簽訂及審批流程....................................4

4.2.2建立合同信息化管理系統(tǒng)....................................5

4.3采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)優(yōu)化設(shè)計(jì)..........................................5

4.3.1加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和考核..................................5

4.3.2建立第三方驗(yàn)收和抽驗(yàn)機(jī)制..................................6

4.4采購付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)......................................6

4.4.1優(yōu)化付款審批流程..........................................6

4.4.2優(yōu)化企業(yè)對賬機(jī)制..........................................7

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)....................................................7

參考資料............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

金華市華麗制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度

優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

金華市華麗制造有限公司創(chuàng)立于1999年，注冊資本5000萬元人民幣，是

一家集創(chuàng)新、制造和銷售為一體的大規(guī)模電動(dòng)工具生產(chǎn)企業(yè)。當(dāng)前擁有角磨

機(jī)、云石機(jī)、電鉆、鋼材機(jī)、電錘、電鎬、電圓鋸、鋸鋁機(jī)等八大主產(chǎn)品及園

林，鋰電系產(chǎn)品，形成了國內(nèi)業(yè)務(wù)銷售的WOLLY華麗、新牌、雷威三大品牌和

國際業(yè)務(wù)銷售的KANO品牌。公司自2019年起每年投入資金3000萬元以上，截

止2021年累計(jì)持續(xù)投入1.2億以上用于企業(yè)研發(fā)和重大技改投入；在2019年

通過浙江制造驗(yàn)收，開展卓越績效管理模式，年產(chǎn)能突破600萬臺(tái)；2021年產(chǎn)

能突破800萬臺(tái)。公司的組織結(jié)構(gòu)如圖1所示

總經(jīng)理

總經(jīng)理助理

市場營銷部財(cái)務(wù)部技術(shù)部采購部物資部人力行政部生產(chǎn)部

銷售部生產(chǎn)車間

客戶服務(wù)部金工車間

圖1公司組織結(jié)構(gòu)

2公司采購與付款內(nèi)部控制制度現(xiàn)狀

公司的采購與付款內(nèi)部控制制度，是根據(jù)其自身的發(fā)展制定的，將公司采

購業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。到目前，公司運(yùn)行的《內(nèi)控制度守則》中一共包含了九項(xiàng)

管理制度，其中有物資采購管理制度（見表1）。

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表1公司現(xiàn)有采購與付款制度

制度名稱內(nèi)容概述起草部門

《物資采購管理準(zhǔn)則》規(guī)定了物資采購的大章及程序。物資部

《存貨管理方案》概括了存貨采購的流程及管理細(xì)則。物資部

《產(chǎn)品集中購買管理方案》規(guī)定了產(chǎn)品實(shí)際購買工作的要求。采購部

《物資購買問價(jià)比價(jià)管理方案》規(guī)定了公司問價(jià)比價(jià)采購的管理方法。物資部

《物資采購清正廉潔從業(yè)要求》規(guī)定了物資采購人員的管理責(zé)任和的物資部

廉政從業(yè)要求。

《采購管理方法》規(guī)定了采購相關(guān)要求。采購部

《規(guī)格型號物資供應(yīng)商治理方規(guī)定了規(guī)格型號物資供應(yīng)商治理方面物資部

法》的要求和程序。

《生產(chǎn)重要物資集中購買準(zhǔn)則》規(guī)定了生產(chǎn)重要物資采購工作的步驟物資部

和要求。

《采購成本核算》規(guī)定了物資采購成本的核算方法及流財(cái)務(wù)部

程要求。

3公司采購與付款內(nèi)部控制制度存在的問題

3.1采購計(jì)劃和采購量不合理

物資采購計(jì)劃的制定與完善，牽扯到企業(yè)生產(chǎn)過程中的各個(gè)方面，它是通

過對本企業(yè)所有部門過去生產(chǎn)經(jīng)營所需物資數(shù)據(jù)的匯總整理，并結(jié)合企業(yè)當(dāng)前

的庫存情況，來制定的本企業(yè)的物資采購計(jì)劃。在采購計(jì)劃的制定過程中可能

存在物資采購計(jì)劃缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性以及物資使用審批機(jī)制缺失和計(jì)劃不合

理的問題。

公司采購物資的數(shù)量主要依賴于采購員和倉庫管理員的經(jīng)驗(yàn)判斷，沒有做

具體的采購計(jì)劃，超采就會(huì)導(dǎo)致庫存積壓。而且在備貨時(shí)，采購員沒有考慮到

車間的完工程度和一般領(lǐng)用周期，僅僅是為了減少采購頻次，降低裝卸費(fèi)用等

考慮。有時(shí)候備貨量甚至超過了一年的用量，這就造成了實(shí)際領(lǐng)用量遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于

采購量，導(dǎo)致庫存量過高。

3.2采購合同簽訂與管理問題

根據(jù)公司的采購合同訂立與審批制度可知，采購合同的訂立需要許多部門

的配合，審批流程比較復(fù)雜。在實(shí)際執(zhí)行過程中，金華市華麗電器制造有限公

司存在多個(gè)部門相互推責(zé)的現(xiàn)象，大大降低了工作效率。

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其次，合同的歸檔比較混亂。公司并沒有專門人員對合同進(jìn)行歸檔管理，

導(dǎo)致采購合同歸置雜亂，當(dāng)有關(guān)人員需要借用合同時(shí)，由于部門人員的不重

視，出現(xiàn)了隨意出借并沒有登記在冊的情形。

3.3采購驗(yàn)收不嚴(yán)謹(jǐn)

由于公司的采購具有一定的局限性，相關(guān)人員只有在生產(chǎn)過程中缺少供給

時(shí)，才會(huì)緊急地進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，所以經(jīng)常會(huì)因?yàn)橘Y金、時(shí)間問題找不到適

當(dāng)?shù)墓?yīng)商。由于供應(yīng)商管理雜亂，導(dǎo)致采購的物資在出品率、缺陷率、及時(shí)

性方面會(huì)出現(xiàn)問題，給企業(yè)生產(chǎn)造成不良影響。

采購驗(yàn)收過程中也容易遇到公司材料驗(yàn)收入庫把關(guān)不嚴(yán)格的問題。公司的

采購與付款相關(guān)內(nèi)部控制制度中，沒有明確在驗(yàn)收過程中相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，

導(dǎo)致收到貨物不能及時(shí)驗(yàn)收；有事訂單與驗(yàn)收數(shù)量不符合時(shí)，沒有及時(shí)上報(bào)；

原材料驗(yàn)收入庫時(shí)抽檢比較敷衍。

3.4采購付款審批不合理

采購員將發(fā)票交付財(cái)務(wù)部門后，財(cái)務(wù)在入賬的時(shí)候只能在系統(tǒng)里面檢查到

倉庫是否有貨，對于收貨數(shù)量以及單位能否和發(fā)票相符合，甚至對材料的使用

狀況、實(shí)際施工時(shí)是否有不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料出現(xiàn)，財(cái)務(wù)都是沒有辦法核實(shí)并且

跟蹤的，而生產(chǎn)部門以及庫管員也未能及時(shí)匯報(bào)，基本都會(huì)直接付款，倘若發(fā)

生了材料不符合標(biāo)準(zhǔn)從而延誤加工進(jìn)程，將會(huì)產(chǎn)生很多不必要的損失。

財(cái)務(wù)部門未能與供應(yīng)商定期去核對貨款，很容易出現(xiàn)重復(fù)付款、到了賬期

未付款等問題。基本上只有在事務(wù)所審計(jì)的時(shí)候，才會(huì)和供應(yīng)商核對往來款

項(xiàng)，但是絕大多數(shù)時(shí)候?qū)ω?cái)務(wù)并沒有足夠重視。存在一些供應(yīng)商，采購合同付

款周期、付款方設(shè)定不合理，在公司資金沒有完全回籠時(shí)可能就要支付采購貨

款，這些情況都有可能影響公司的合理運(yùn)營。

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1采購計(jì)劃和采購量不合理優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1.1采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)

采購計(jì)劃作為采購管理中的第一個(gè)步驟，它的準(zhǔn)確性直接影響著采購工作

的進(jìn)行，為了保障采購部能夠正常進(jìn)行采購活動(dòng)，必須制定良好的采購計(jì)劃。

采購人員在制定采購計(jì)劃時(shí)要考慮計(jì)劃的合理性，既要避免大量采購造成庫存

積壓帶來的資源浪費(fèi)，也要防止漏采影響公司的正常生產(chǎn)運(yùn)營。為了改善這個(gè)

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問題，對公司編制采購計(jì)劃的流程進(jìn)行了優(yōu)化，主要是需求部門分析采購需求

并按實(shí)際需要上報(bào)采購量，庫管員對現(xiàn)有庫存進(jìn)行分析為采購員編制采購計(jì)劃

提供依據(jù)，采購計(jì)劃按照嚴(yán)格的授權(quán)審批程序才得以執(zhí)行。優(yōu)化后的流程圖如

下圖2所示：

需求部門編

采購部門匯總

制請購計(jì)劃采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃執(zhí)行

編制采購計(jì)劃

表

圖2采購計(jì)劃審批流程圖

公司可以將采購計(jì)劃作為各個(gè)部門績效評定的參考依據(jù)。每月月初對上月

采購計(jì)劃，實(shí)際入庫量，各個(gè)部門領(lǐng)用量的全過程進(jìn)行監(jiān)測評價(jià)，對采購計(jì)劃

是否虛高、物資采購員是否經(jīng)驗(yàn)性多采，供應(yīng)商交貨期過長，實(shí)際領(lǐng)用出庫不

足等等進(jìn)行分析評價(jià)，建立采購領(lǐng)用指標(biāo)，納入部門考核，實(shí)行制度化約束。

4.1.2實(shí)行安全庫存與最低庫存考核制度

安全庫存是為了保障日常工作的運(yùn)行和搶險(xiǎn)搶修以及常規(guī)類工程的正常開

展，防止停工這種情況的出現(xiàn)，以免給公司運(yùn)行帶來不必要的麻煩。最低庫存

是指存貨在公司倉庫中應(yīng)該保存的最小數(shù)量，低于此數(shù)量就有可能形成物資短

缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)。對于安全庫存的管理一定不能靜態(tài)化，公司可以使訂

貨數(shù)量大概符合需求數(shù)量，縮短訂貨期，降低供應(yīng)的不確定性和改善需求預(yù)測

來實(shí)行有效的安全庫存。最低庫存管理是各業(yè)務(wù)部門充分分析，根據(jù)每月的消

耗領(lǐng)用情況，對各個(gè)生產(chǎn)車間等下屬部門設(shè)置最低庫存限額以此來保障企業(yè)的

正常運(yùn)行。

4.2采購合同簽訂和管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.2.1優(yōu)化合同簽訂及審批流程

金華市華麗制造有限公司應(yīng)從合同的簽訂到審批進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化，以避免

執(zhí)行過程中出現(xiàn)漏洞和控制不到位的情況。采購合同從制定到定稿，應(yīng)由公司

不同業(yè)務(wù)部門簽字和審核，首先需要合同申請人在發(fā)起部門起草合同然后進(jìn)行

會(huì)簽，達(dá)成一致意見時(shí)確定合同初稿并送到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，工作人員審核無

誤后有關(guān)職能部門進(jìn)行打印、蓋章等，最后拿去檔案管理部門歸檔，具體優(yōu)化

流程如下圖3所示：

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發(fā)起會(huì)簽確認(rèn)法務(wù)審批歸檔

申請形成統(tǒng)

會(huì)簽審核

人起一意見審批

部門相關(guān)歸檔

草合合同定蓋章

評審條款

同稿

圖3合同簽訂審批流程

4.2.2建立合同信息化管理系統(tǒng)

在簽訂合同后，合同原件要交由專業(yè)人員統(tǒng)一保管，合同主管部門留存，

有關(guān)職員對合同做好記錄工作，堅(jiān)決不能隨意外借合同以防合同的丟失，追蹤

采購合同的后續(xù)工作也要做好。利用互聯(lián)網(wǎng)信息管理系統(tǒng)，對合同管理進(jìn)行統(tǒng)

一在線注冊，形成"采購合同臺(tái)賬"。如果有關(guān)人員要翻閱合同，要嚴(yán)格執(zhí)行合

同審批程序，按照所持權(quán)限進(jìn)行網(wǎng)上查閱。實(shí)時(shí)追蹤合同履行情況，包括合同

開始和截止日期、購買數(shù)量、型號規(guī)格、支付方式、到貨日期等。如果發(fā)現(xiàn)任

何異常，要及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，詳細(xì)記錄，保證可以追蹤。最后，各部門

負(fù)責(zé)人要做好對相關(guān)員工的監(jiān)督工作，在簽訂合同中因?yàn)閱T工過失造成的損

失，要采取批評或扣除提成等相應(yīng)的處罰措施。

4.3采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.3.1加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和考核

隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)供應(yīng)商管理模式正在發(fā)生變化：供應(yīng)商

考核和評價(jià)正成為集團(tuán)公司管理中的重要一環(huán)。完善的供應(yīng)商管理質(zhì)量體系是

供應(yīng)商管理質(zhì)量保證的基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)供應(yīng)商的管理和考核，質(zhì)量才有根本的

保障。如何加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量控制、管理與考核，建立互利共贏的合作關(guān)系

已經(jīng)成為企業(yè)必須認(rèn)真面對的問題。為了確保供應(yīng)商選擇、評價(jià)和再評價(jià)的公

正性、科學(xué)性、客觀性，要加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理與評估，使其提供的產(chǎn)品質(zhì)量

及服務(wù)符合我司要求，促進(jìn)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)穩(wěn)步提高。按供應(yīng)商提供的

產(chǎn)品對公司的重要程度，可將供應(yīng)商分為Ⅰ類供應(yīng)商、Ⅱ類供應(yīng)商、Ⅲ類供應(yīng)

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商。如下表2所示：

表2供應(yīng)商分類表

供應(yīng)商類別分類標(biāo)準(zhǔn)

Ⅰ類供應(yīng)商指提供對我公司產(chǎn)品的安全性、穩(wěn)定性有重要影響的供應(yīng)商（即提

供重要零部件和重要存貨的供應(yīng)商）

Ⅱ類供應(yīng)商指提供對我公司產(chǎn)品性能和結(jié)構(gòu)有重要影響的供應(yīng)商（即提供高壓

緊固件、傳送機(jī)等生產(chǎn)工具的供應(yīng)商）

Ⅲ類供應(yīng)商指除Ⅰ、Ⅱ類供應(yīng)商以外的普通供應(yīng)商

實(shí)行供應(yīng)商分類的目的是確保他們可以給公司提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和及時(shí)的

貨源，以最低的成本獲得最好的產(chǎn)品。對于不同類別的供應(yīng)商，在選擇時(shí)，要

把管理資源放在回報(bào)最高的地方，應(yīng)遵循低價(jià)格、重合同、高質(zhì)量、守信用、

就近原則。對重要供應(yīng)商，可以投入大量的時(shí)間進(jìn)行管理，這類供應(yīng)商提供的

產(chǎn)品是企業(yè)的主要物資。另外，采購部門和其他相關(guān)部門必須保證每個(gè)零部件

都應(yīng)具有兩家及兩家以上的穩(wěn)定供應(yīng)商，以保證長遠(yuǎn)穩(wěn)定的供貨。

4.3.2建立第三方驗(yàn)收和抽驗(yàn)機(jī)制

對于重要的貨物可以委托質(zhì)監(jiān)檢驗(yàn)所進(jìn)行檢查、核驗(yàn)、綜合評價(jià),并公正

地做出采購驗(yàn)收結(jié)論，對于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品予以退回。或者也可委托第三方

有信譽(yù)、有實(shí)力、有威望的中介去履約驗(yàn)收,以中介做出的采購驗(yàn)收結(jié)論作為

驗(yàn)收的依據(jù)。此做法已在個(gè)別地區(qū)開展,采購驗(yàn)收質(zhì)量取得了明顯提升,保證

了采購的質(zhì)量。

對于一定額度之下的貨物類別項(xiàng)目,由采購人親自組織驗(yàn)收,可以每年確

定一定的比例委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行抽查核驗(yàn)，監(jiān)管部門再對第三方機(jī)構(gòu)定期考

核查驗(yàn)。

4.4采購付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.4.1優(yōu)化付款審批流程

金華市華麗制造有限公司應(yīng)優(yōu)化采購付款審批流程，避免因?qū)徟h(huán)節(jié)的不

嚴(yán)謹(jǐn)造成資金損失或是影響與供應(yīng)商的關(guān)系。首先，對經(jīng)常不審、審批慢的環(huán)

節(jié)，考慮取消，對串行流程考慮并行。按不同審批內(nèi)容、金額分類，比如某些

特定的內(nèi)容、高于特定金額才需要高層審批。設(shè)置窗口期，集中申報(bào)、集中審

批，解決流程散發(fā)，審批過于低頻的問題。針對優(yōu)化后的付款環(huán)節(jié)流程，公司

可以按照表3執(zhí)行該流程。

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表3采購付款審批流程表

流程步驟工作內(nèi)容流程責(zé)任人

1.付款申請采購員收到發(fā)票之后，先與供應(yīng)商對賬核對金額，采購員

再核對發(fā)票內(nèi)容，核對無誤后提交付款申請單。

2.付款審批首先由采購部主任進(jìn)行審批，然后由財(cái)務(wù)相關(guān)人員采購部主任、財(cái)務(wù)相

核對完該往來，核實(shí)物料實(shí)際情況，再由財(cái)務(wù)部主關(guān)人員、財(cái)務(wù)部主任、

任、主管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由總經(jīng)理審批（以上任意財(cái)務(wù)部主管、總經(jīng)理

環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題則返回給采購員修改）

3.執(zhí)行付款審批流程結(jié)束后，由財(cái)務(wù)核對相關(guān)原始單據(jù)再次核財(cái)務(wù)