企業(yè)人事檔案管理現存問題與應對策略

企業(yè)人事檔案管理現存問題與應對策略

摘要：本文通過調查研究A公司下屬25家企業(yè)人事檔案管理的基本現狀，分析總結企業(yè)存在的如人事檔案管理人才的缺乏，管理機制的不健全，管理方法的陳舊，職業(yè)防護的不到位等方面的問題，針對此問題，提出了相應高效的優(yōu)化策略，提高了企業(yè)人事檔案管理的質量和效率。關鍵詞：人事檔案;現存問題;應對策略人事檔案管理是人力資源工作的一項重要內容，是指將工作人員的人事檔案信息進行系統、科學化整理、收集、統計、保管以及運用。人事檔案是人事信息的主要載體，在員工的教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督等方面發(fā)揮著重要作用，也是維護員工合法權益的重要依據。因此，企業(yè)應轉變觀念，優(yōu)化策略，提高人事檔案管理水平。為了解人事檔案管理工作在企業(yè)的現狀及存在問題，某人事檔案管理部門通過發(fā)放調查問卷的形式對A公司下屬的43家企業(yè)進行調查，最終共有25家企業(yè)完成調查。根據調查逐步掌握了現存問題，并提出了優(yōu)化解決對策。1企業(yè)人事檔案管理中存在問題1.1人事檔案材料收集和整理機制不完善企業(yè)在人事檔案材料收集過程中的問題集中在材料收集被動，大部分企業(yè)沒有完善的材料收集流程;收集的材料不嚴謹、規(guī)范，如沒有材料形成日期，無形成部門的簽章等;收集的材料不屬于歸檔材料，無意義材料，如一套完整的材料未完成，其中的一部分材料不予歸檔。1.2管理機制老舊，管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新在企業(yè)層面，企業(yè)的管理主體主要體現在外部經營，缺乏對人事檔案工作的重視必然會導致缺乏專業(yè)的管理方法，導致企業(yè)在人事管理中采用過時的方法，這很可能在資源分配中引起問題。企業(yè)的用工形式多樣化，人事檔案存放存在多種方式，缺少銜接環(huán)節(jié)，無有效的管理方法。部分企業(yè)在員工轉入時沒有及時進行人事檔案工作，在管理期內沒有專門的管理制度和規(guī)章制度，導致人事信息混亂。從業(yè)人員層面，大多數人事檔案管理人員仍然遵循傳統的人事檔案管理方法，避免使用新興技術，并且不愿創(chuàng)新和學習新的技能和知識，從而導致人事檔案管理利用時效率低。1.3人事檔案庫房設備更新滯后、無法滿足檔案防護需求人事檔案庫房的溫濕度變化是檔案材料老化的關鍵因素，大部分企業(yè)配置普通的壁掛式空調，對環(huán)境溫度進行調控，設備不夠專業(yè)，穩(wěn)定性差，嚴重影響人事檔案的使用壽命，檔案庫房建成后，設備更新資金不足，效用高的新設備無法跟進。1.4人事檔案信息化、數字化建設的迫切性人事檔案管理經歷了許多部門和人員的交接，導致許多企業(yè)中現有員工的大量人事信息丟失，尤其是應存檔的信息缺乏相關記錄。這種現象在企業(yè)中工齡20年以上的員工普遍存在。另外，人事檔案管理工作人員專業(yè)能力不強、職業(yè)危害防護不到位，危害身體健康的問題也普遍存在。2提升企業(yè)人事檔案管理水平的策略2.1嚴把材料“三道關”，大力推進人事檔案工作標準化嚴把材料收集關。材料收集是人事檔案業(yè)務管理工作的首要環(huán)節(jié)，為確保檔案資料收集完整、齊全，檔案部門應以預防為主，對歸檔材料預先提出要求，明確收集范圍，疏通收集渠道，掌握形成規(guī)律，建立收集制度;檔案形成主體應按規(guī)定，規(guī)范填寫檔案材料，確保內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備和移交及時。做到保質保量、主動及時，安全保密、客觀公正、應收盡收，最大限度維護檔案的完整性。嚴把材料交接關。交接的歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，成套材料必須頭尾完整。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名和形成材料日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定同本人見面的材料，一般應有本人簽字。材料形成部門應在規(guī)定期限內主動向人事檔案管理部門移交，并填寫相關移交登記表，嚴格履行移交手續(xù)，確保交接的檔案材料源頭可追溯，責任可落實。嚴把材料認定關。從嚴審核歸檔材料，發(fā)現問題及時反饋，在源頭上避免“有病”的檔案材料入檔。檔案審核工作形成常態(tài)化、制度化，對新轉入檔案“及時會診”，對于補充和搜索的簡歷，年度考核和登記表，學生身份檔案，職稱材料，黨員身份，表彰獎勵，薪金批準表和其他輸入的材料，遵循材料分類要求，仔細檢查，比較和識別，以及嚴格控制。對發(fā)現檔案材料涉嫌造假、真實性存疑等問題時，立即核查，全面取證，嚴格按照有關程序進行認定，科學“把脈”，確保每一份干部人事檔案信息真實準確。2.2完善制度建設，強化制度執(zhí)行根據企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，制定完善各項日常管理制度。為有效預防、及時控制和迅速消除檔案突發(fā)災害事件，確保檔案資源安全，制定《檔案安全管理應急預案》。初步構建成國家法律法規(guī)——行業(yè)標準規(guī)范——企業(yè)規(guī)章制度三個層面的制度體系。在日常檔案管理中推行標準化工作，進一步提升檔案工作制度化水平。2.3不斷升級改造人事檔案庫房設施，完善運維機制更新檔案庫房技術設備。在滿足檔案庫房建設標準的基礎上，隨著科學技術的發(fā)展，檔案庫房管理設備不斷推陳出新，數據采集，視頻監(jiān)控，空氣凈化消毒，定位傳感等技術在檔案庫房管理中得到廣泛應用。設備更新維護資金在企業(yè)人事檔案庫房建設中至關重要，通過對設備的引進，提高檔案庫房的安全性、智能性，監(jiān)測數據的科學性。2.4不斷加強人事檔案管理的數字化、信息化建設將人事檔案的信息化管理提升到企業(yè)戰(zhàn)略水平，統一領導人事檔案的信息化管理，規(guī)范紙質文件和電子文件的書寫規(guī)范，格式要求，修改要求和添加要求，并實現標準化文件內容。任何有價值的人員信息都必須輸入并存檔以改善文件的內容。此外，電子文件管理還需要注意安全性問題。合理使用現代信息技術和計算機技術來使數據庫更加完整和豐富，將有助于信息資源的完整性，全面性和共享性。要推進建設高素質專業(yè)化的人事檔案管理人才隊伍，全面增強職業(yè)防護意識，切實落實防護措施，杜絕職業(yè)危害的發(fā)生。總之，要推進人事檔案管理新方法的探究和實踐，為人事檔